TEMA 1: EMPEZANDO A TRABAJAR CON EXCEL

Veremos cómo introducir y modificar los diferentes tipos de datos disponibles en Excel, así como manejar las
distintas técnicas de movimiento dentro de un libro de trabajo para la creación de hojas de cálculo
1.1 CONCEPTOS DE EXCEL
Libro de trabajo
Un libro de trabajo es el archivo que creamos con Excel y tienen la extensión .XLSX para que el ordenador
los reconozca como tal.
Cuando se inicia una sesión de Excel automáticamente se abre un nuevo libro de trabajo con el nombre
provisional de Libro1. Eque aparece en la barra de título.

.
Cada vez que empezamos un nuevo trabajo con Excel el número del libro, el nombre que se asigna será
Libro2, el siguiente Libro3, y así sucesivamente. El nombre asignado sólo sirve como referencia para identificar
los trabajos mientras no se hayan guardado. En ningún caso significa que el archivo ya se encuentra guardado.
Un libro de trabajo está formado por una o varias hojas. En principio constará sólo de 1 hoja aunque el
número de éstas puede variar entre 1 y un número bastante alto. En la parte inferior de la ventana de Excel
encontrarás las diferentes hojas del libro de trabajo. Cada una de ellas, según se vayan agregando, serán
nombradas de la forma Hoja1, Hoja2...

Los libros de trabajo son una gran herramienta de organización, ya que por ejemplo todas las hojas referidas
a un mismo proyecto o trabajo podrían agruparse en un solo libro.
Hoja de cálculo
La hoja de cálculo es uno de los distintos tipos de hojas que puede contener un libro de trabajo. Es una
herramienta muy útil para todas aquellas personas que trabajen con gran cantidad de números y necesiten
realizar cálculos u operaciones con ellos y están formadas por columnas y filas.
Es como una gran hoja cuadriculada formada por 16384 columnas y 1.048.576 filas.
Una columna se nombra por letras, por ejemplo A, B, C,.......AA, AB,........IV y es el conjunto de celdas
seleccionadas verticalmente.

Una fila se numera desde 1 hasta 1.048.576 y es la selección horizontal de un conjunto de celdas de una
hoja de datos.

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 La intersección de una columna y una fila se denomina Celda y se nombra con el nombre de la columna a la
que pertenece y a continuación el número de su fila, por ejemplo, la primera celda pertenece a la columna A y
la fila 1; por lo tanto, la celda se llama A1.
Cuando el cursor está posicionado en alguna celda, dicha celda se denomina Celda activa y se identifica
porque aparece más remarcada que las demás.
De igual forma tenemos la fila activa, fila donde se encuentra la celda activa, y columna activa, columna de
la celda activa.
Otro concepto muy importante en una hoja de cálculo es el de Rango, que es un bloque rectangular de una o
más celdas que Excel trata como una unidad. Los rangos son vitales en la Hoja de Cálculo, ya que todo tipo de
operaciones se realizan a base de rangos.
1.2. Movimiento rápido en la hoja
Tan solo una pequeña parte de la hoja es visible en la ventana de documento. Nuestra hoja, la mayoría de
las veces, ocupará mayor número de celdas que las visibles en el área de la pantalla y es necesario moverse por
el documento rápidamente.
 Cuando no está abierto ningún menú, las teclas activas para poder desplazarse a través de la hoja son:

MOVIMIENTO TECLADO

Celda Abajo FLECHA ABAJO

Celda Arriba FLECHA ARRIBA

Celda Derecha FLECHA DERECHA

Celda Izquierda FLECHA IZQUIERDA

Pantalla Abajo AVPAG

Pantalla Arriba REPAG

Celda A1 CTRL+INICIO

Primera celda de la
FIN FLECHA ARRIBA
columna activa

Última celda de la
FIN FLECHA ABAJO
columna activa

Primera celda de la FIN FLECHA IZQUIERDA o

fila activa INICIO

Última celda de la fila

FIN FLECHA DERECHA
activa
 Otra forma rápida de moverse por la hoja cuando se conoce con seguridad la celda donde se desea ir es
escribir su nombre de columna y fila en el cuadro de nombres a la izquierda de la barra de fórmulas:

Por ejemplo, para ir a la celda DF15 deberás escribirlo en la caja de texto y pulsar la tecla INTRO.
Aunque siempre puedes utilizar el ratón, moviéndote con las barras de desplazamiento para visualizar la
celda a la que quieres ir, y hacer clic sobre ésta.

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1.3. Movimiento rápido en el libro
Dentro de nuestro libro de trabajo pueden existir varias hojas de cálculo. Por defecto aparece sólo 1 hoja
de cálculo aunque podemos agregar más haciendo clic cobre el botón .
Métodos para movernos por las distintas hojas del libro de trabajo.
Empezaremos por utilizar la barra de etiquetas.

Hemos agregado nuevas hojas de cálculo y ahora tenemos un total de 8, siendo la hoja activa, es decir, la
hoja en la que estamos situados para trabajar, la Hoja4.
Haciendo clic sobre cualquier pestaña cambiará de hoja; es decir, si haces clic sobre la pestaña Hoja3
pasarás a trabajar con dicha hoja.
Si el número de hojas no caben en la barra de etiquetas, tendremos que hacer uso de los botones de la
izquierda de dicha barra para visualizarlas:
Si este botón está situado a la izquierda de las hojas, nos servirá para visualizar a partir de la Hoja1.
Para visualizar la hoja anterior a las que estamos visualizando.
Para visualizar la hoja siguiente a las que estamos visualizando.
Si el botón está situado a la derecha de las hojas, lo podremos usar para visualizar las últimas hojas.
Una vez visualizada la hoja a la que queremos acceder, bastará con hacer clic sobre la etiqueta de ésta.
Si todas las hojas del libro de trabajo caben en la barra, estos botones no tendrán ningún efecto y
aparecerán desactivados.
También se pueden utilizar combinaciones de teclas para realizar desplazamientos dentro del libro de
trabajo, como pueden ser:

MOVIMIENTO TECLADO

Hoja Siguiente CTRL+AVPAG

Hoja Anterior CTRL+REPAG

1.4. Introducir datos

En cada una de las celdas de la hoja es posible introducir textos, números o fórmulas. Los pasos a seguir
serán los siguientes:
Situar el cursor sobre la celda donde se van a introducir los datos y teclear los datos que desees introducir.
Aparecerán en dos lugares: en la celda activa y en la Barra de Fórmulas, como puedes observar en el
dibujo siguiente:

Para introducir el valor en la celda puedes utilizar cualquiera de los tres métodos siguientes:
 INTRO: Se valida el valor introducido en la celda y además la celda activa pasa a ser la que se
encuentra justo por debajo.

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  TECLAS DE MOVIMIENTO: Se valida el valor introducido en la celda y además la celda activa
cambiará dependiendo de la flecha pulsada. Por ejemplo, si pulsamos FLECHA DERECHA será la
celda contigua hacia la derecha.
 CUADRO DE ACEPTACIÓN: Es el botón de la barra de fórmulas. Al hacer clic sobre él se valida
el valor para introducirlo en la celda pero la celda activa seguirá siendo la misma.
Si antes de introducir la información cambias de opinión y deseas restaurar el contenido de la
celda a su valor inicial, sólo hay que pulsar la tecla Esc del teclado o hacer clic sobre el botón
Cancelar de la barra de fórmulas,la celda seguirá con el valor que tenía.
Si hemos introducido mal una fórmula posiblemente nos aparezca un recuadro dándonos
información sobre el posible error cometido, con la posibilidad de leerlo detenidamente para
comprender lo que nos dice y aceptar la corrección o no.
Otras veces la fórmula no es correcta y no nos avisa, pero aparecerá algo raro en la celda.
Tendremos que comprobar la fórmula en la barra de fórmulas para encontrar el error.
 En ocasiones, es posible que nos interese introducir varias líneas dentro de una misma celda,
pero al pulsar INTRO para realizar el salto de línea lo que ocurre es que se valida el valor y
pasamos a la celda inferior. Para que esto no ocurra deberemos pulsar ALT+INTRO.
1.5. Modificar datos
Se puede modificar el contenido de una celda al mismo tiempo que se está escribiendo o más tarde,
después de la introducción.
Si aún no se ha validado la introducción de datos y se comete algún error, se puede modificar utilizando
la tecla Retroceso del teclado para borrar el carácter situado a la izquierda del cursor, haciendo retroceder
éste una posición. No se puede utilizar la tecla FLECHA IZQUIERDA porque equivale a validar la entrada de
datos.
Si ya se ha validado la entrada de datos y se desea modificar, seleccionaremos la celda adecuada,
después activaremos la Barra de Fórmulas pulsando la tecla F2 o iremos directamente a la barra de fórmulas
haciendo clic en la parte del dato a modificar.
La Barra de Estado cambiará de Listo a Modificar.
En la Barra de Fórmulas aparecerá el punto de inserción o cursor al final de la misma; ahora es cuando
podemos modificar la información.
Después de teclear la modificación pulsaremos INTRO o haremos clic sobre el botón Introducir .
Si se desea reemplazar el contenido de una celda por otro distinto, se selecciona la celda y se escribe el
nuevo valor directamente sobre ésta.
1.6. Tipos de datos
En una Hoja de cálculo, los distintos TIPOS DE DATOS que podemos introducir son:
 VALORES CONSTANTES, es decir, un dato que se introduce directamente en una celda. Puede ser un
número, una fecha u hora, o un texto.
 FÓRMULAS, es decir, una secuencia formada por: valores constantes, referencias a otras celdas,
nombres, funciones, u operadores. Es una técnica básica para el análisis de datos. Se pueden
realizar diversas operaciones con los datos de las hojas de cálculo como +, -, *, /, Sen, Cos, etc. En
una fórmula se pueden mezclar constantes, nombres, referencias a otras celdas, operadores y
funciones. La fórmula se escribe en la barra de fórmulas y debe empezar siempre por el signo =.
1.7. Errores en los datos
Cuando introducimos una fórmula en una celda puede ocurrir que se produzca un error. Dependiendo del
tipo de error puede que Excel nos avise o no.

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 Cuando nos avisa del error, el cuadro de diálogo que aparece tendrá un aspecto similar al que ves
a la derecha:
Nos da una posible propuesta que podemos aceptar haciendo clic sobre el botón Sí o rechazar
utilizando el botón No.
Dependiendo del error variará el mensaje que se muestra.
 Podemos detectar un error sin que nos avise cuando aparece en la celda un símbolo en la esquina
superior izquierda similar a este: .
Al hacer clic sobre el símbolo aparecerá un cuadro como que nos permitirá saber más sobre el
error.
Dependiendo del tipo de error, al hacer clic sobre el cuadro anterior se mostrará un cuadro u
otro, siendo el más frecuente el que aparece a continuación:

Este cuadro nos dice que la fórmula es incoherente y nos deja elegir entre diferentes opciones.
Posiblemente el error sea simplemente que la fórmula de la celda no tiene el mismo aspecto que
todas las demás fórmulas adyacentes (por ejemplo, que ésta sea una resta y todas las demás
sumas).
Si no sabemos qué hacer, disponemos de la opción Ayuda sobre este error.
Si lo que queremos es comprobar la fórmula para saber si hay que modificarla o no, podríamos
utilizar la opción Modificar en la barra de fórmulas.
Si la fórmula es correcta, se utilizará la opción Omitir error para que desaparezca el símbolo de
la esquina de la celda.
 Puede que al introducir la fórmula nos aparezca como contenido de la celda #TEXTO, siendo
TEXTO un valor que puede cambiar dependiendo del tipo de error. Por ejemplo:
##### se produce cuando el ancho de una columna no es suficiente o cuando se utiliza una
fecha o una hora negativa.
#¡VALOR! cuando se ha introducido un tipo de argumento o de operando incorrecto, como
puede ser sumar textos.
#¡DIV/0! cuando se divide un número por cero.
#¿NOMBRE? cuando Excel no reconoce el texto de la fórmula.
#N/A cuando un valor no está disponible para una función o fórmula.
#¡REF! se produce cuando una referencia de celda no es válida.
#¡NUM! cuando se escriben valores numéricos no válidos en una fórmula o función.
#¡NULO! cuando se especifica una intersección de dos áreas que no se intersectan.

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Ejercicio paso a paso.
 Empezaremos por trabajar con valores constantes.
1. Si no tienes abierto Excel 2016, ábrelo para realizar el ejercicio.
2. Sitúate en la celda A1 y escribe 1995
3. Pulsa la tecla INTRO
Este es un dato de tipo número, y por defecto Excel lo alinea a la derecha.
4. Sitúate en la celda A2 y escribe 1.995 y pulsa la tecla INTRO.
Los números se pueden escribir con o sin punto de miles. Excel también lo alinea a la derecha.
5. Sitúate en la celda A3 y escribe 1995,12
6. Pulsa FLECHA ABAJO
Excel por defecto admite como símbolo decimal la coma "," y sus reglas corresponden a las de
cualquier número decimal. Observa también que al pulsar FLECHA ABAJO, al igual que con la tecla
INTRO, se introducirá el valor de A3 y automáticamente el cursor se posicionará en la celda inferior.
7. Escribe 12345678901234 en la celda A4
8. Pulsa FLECHA ABAJO
Si el número no cabe en la celda, Excel lo visualizará con formato Exponencial, aparecerá
1,23457E+13 que equivale a 1,234567*1013.
9. Escribe -2950 en la celda A5
10. Pulsa INTRO
Para introducir un valor negativo, basta con escribir el signo "-" delante del valor numérico.
11. Sitúate en la celda A6 y escribe (2950)
12. INTRO
Excel también lo tomará como un valor numérico negativo y lo modificará por -2950 tanto en la
celda como en la Barra de Fórmulas.
13. Sitúate en la celda A7 y escribe 12%
14. Pulsa INTRO
Excel también nos permite introducir un número como un porcentaje, realmente 12% equivale a
0,12.
15. Sitúate en la celda A8 y escribe 12,7%
16. Pulsa INTRO
Excel también admite decimales en los porcentajes, pero en la celda le asignará dos dígitos para
los decimales.
17. Sitúate en la celda A9 y escribe 1200€
18. Pulsa INTRO
Excel visualizará en la celda el valor tal y como se introdujo, añadiendo el punto de los miles, pero
en la Barra de Fórmulas el valor será 1200. Recuerda que para comprobar el valor en la Barra de
Fórmulas basta con volver a situarse en la celda y mirar arriba en la Barra de fórmulas. El símbolo
monetario (€) deberá escribirse correctamente, sino Excel lo tomará como dato tipo texto y lo
alineará a la izquierda.
19. Sitúate en la celda A10 y escribe 12/12
20. Pulsa INTRO

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 Queríamos introducir la fracción 12/12; sin embargo, Excel lo ha tomado como fecha y visualiza la
fecha correspondiente a la fracción introducida. Para escribir una fracción, hay que colocar delante
un 0 y un espacio en blanco. Si no dejamos el espacio en blanco, Excel lo tomará como un texto.
Como el valor introducido no es correcto, para sustituirlo por otro valor basta con situarse sobre
la celda a modificar e introducir el nuevo valor

Ejercicio 1: Moverse por la hoja de cálculo

1. Sitúate en la celda B1, utilizando únicamente el teclado. Luego, desplázate a la B2, C2, C1,y B1.
2. Utilizando el cuadro de nombres, sitúate en la celda AB200, a continuación a la C3, B99 y P87.
3. Utilizando una combinación de teclas ve directamente a la celda A1.
4. Utilizando las barras de desplazamiento disponibles accede a la celda K80, a continuación a la B7 y
T120.

Ejercicio 2: Moverse por el libro

1. Agrega dos hojas nuevas.
2. Cambia de hoja y accede a la Hoja3 y, a continuación, a la Hoja2.
3. Utilizando una combinación de teclas cambia a la hoja siguiente (Hoja3), a continuación a la hoja
anterior (Hoja2).

Ejercicio 3: Introducir datos

1. Escribe el número 100 en la celda A1.
2. Escribe 200 en la celda B1.
3. Multiplica el contenido de la celda A1 por el contenido de la celda B1 y escribe el resultado en la
celda D1.
4. Modifica el valor de la celda A1 por 2. Observa el resultado de la celda D1.
5. Escribe el texto Esto es una prueba en la celda A3.
6. Escribe 30 en la celda B3. ¿Qué pasa con lo que hay en la celda A3?
7. Escribe el número 1234567890123456789 en la celda A5. ¿Qué pasa?
8. Cierra el libro sin guardar los cambios.

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 TEST TEMA 1: EMPEZAR A TRABAJAR CON EXCEL

1.Una hoja de cálculo de Excel 2016 está formada por tres hojas diferentes.

a) Verdadero.

b) Falso.

2. El número de hojas de un libro puede variar entre 0 y 255.

a) Verdadero.

b) Falso.

3. Si pulsamos la combinación de teclas CTRL+INICIO la celda activa pasará a ser la A1.

a) Verdadero.

b) Falso.

4. Una fórmula es una operación que deberá realizar Excel y que siempre empieza por el signo =.

a) Verdadero.

b) Falso.

5. Para ir a la última fila de la columna en la que nos encontramos, pulsamos...

a) CTRL+FIN

b) FIN y a continuación FLECHA ABAJO

c) FIN

d) AV PAG

6. Si estamos escribiendo datos en la celda A1, para introducirlos en la celda y situarnos en la celda siguiente,
A2...

a) Pulsamos INTRO.

b) Hacemos clic sobre el cuadro de aceptación de la barra de fórmulas.

c) A y B son opciones válidas.

d) A y B no son opciones válidas.

7. Si queremos modificar el contenido de una celda seleccionada...

a) Pulsamos F2.

b) Hacemos clic directamente en la barra de fórmulas.

c) A y B son opciones válidas.

d) A y B no son opciones válidas.

Unidad 1 – pág. 8
8. De las siguientes fórmulas, ¿cuál es correcta?

a) 10+25

b) =A1:10

c) =A1+D4

d) Todas son correctas.

9. Si estamos modificando el contenido de una celda y pulsamos la tecla ESC...

a) Se borrará lo que había escrito en la celda

b) Saldremos de Excel.

c) Cerraremos el documento.

d) Aparecerá en la celda el valor que había antes de modificarlo.

10. El botón sirve para...

a) Visualizar la última hoja del libro de trabajo.

b) Visualizar la Hoja siguiente.

c) Reproducir un vídeo dentro de la hoja de Excel.

d) Pasar a la siguiente celda.

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