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PROCESO GESTIÓN DEL TALENTO HUMANO P36.GTH 25/06/2020

PROCEDIMIENTO PARA AFILIACIONES DE RIESGOS

LABORALES Versión 1 Página 1 de 5

1. OBJETIVO
Estandarizar el procedimiento para realizar afiliaciones de dependientes e independientes
a la de riesgos laborales en el Instituto Colombiano de Bienestar Familiar.

2. ALCANCE
Inicia con la solicitud de afiliación a la Administradora de Riesgos Laborales– ARL del
servidor público, practicante, o contratista de prestación de servicios profesionales o de
apoyo a la gestión y finaliza con la verificación del certificado de afiliación a la
Administradora de Riesgos Laborales– ARL.

3. POLÍTICAS DE OPERACIÓN

3.1 La desafiliación ante la aseguradora de riesgos laborales para servidores públicos es

responsabilidad del Profesional del Grupo Desarrollo del Talento Humano en la
Dirección de Gestión Humana; en regionales del Profesional del Grupo Administrativo,
Gestión de Soporte o Gestión Humana, previa solicitud de desafiliación por parte del
profesional de registro y control, o de los coordinadores administrativos, Gestión
Humana o Gestión de Soporte. Para contratos de prestación de servicios
profesionales o de apoyo a la gestión la desafiliación de riesgos laborales es
responsabilidad del contratista como independiente, incluso si el colaborador solicita
la terminación anticipada de su contrato.

3.2 Cuando se presenten modificaciones de contratación de servidores públicos, se

deberá realizar actualización de datos en la plataforma de afiliación de la ARL lo
realizará en la Sede Dirección General el Profesional del Grupo Desarrollo del Talento
Humano de la Dirección de Gestión Humana; en las regionales el Profesional del
Grupo Administrativo, Gestión de Soporte o Gestión Humana, o quien este delegado
previa solicitud de la dependencia correspondiente.

3.3 En la Sede de la Dirección General y Regionales la solicitud de afiliación de ARL para

contrato de prestación de servicios profesionales y de apoyo a la gestión, deberá
realizarse por parte del enlace de contratación de cada dependencia.

¡Antes de imprimir este documento… piense en el medio ambiente!

Cualquier copia impresa de este documento se considera como COPIA NO CONTROLADA.
LOS DATOS PROPORCIONADOS SERÁN TRATADOS DE ACUERDO A LA POLÌTICA DE TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES DEL ICBF Y A LA LEY 1581 DE 2012
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3.4 Para la afiliación y desafiliación de practicantes, se recibirán las solicitudes por parte
del profesional del grupo de desarrollo humano encargado de practicantes en la Sede
de la Dirección General y en regionales por parte del Coordinador Administrativo, de
Gestión Humana o de Gestión de Soporte.

3.5 Número de documento del contratante: 899999239 (sin el código de verificación).

3.6 Código de la actividad: sí el colaborador hace parte de un centro zonal el código a

ejecutar es l 2851202, en Regionales y Sede de la Dirección General el código será:
1751201. Estos códigos hacen parte del nivel de riesgo asignados para la entidad.

3.7 Para los contratistas de prestación de servicios profesionales y de apoyo a la gestión

que seleccionen una ARL diferente a Positiva, deberán realizar su proceso de
afiliación a la ARL directamente y remitir copia de la afiliación a la Coordinación del
Grupo de Gestión Humana o Grupo Administrativo, para la Sede Nacional se deberá
remitir al enlace de contratación de cada dependencia y al jefe inmediato como
requisito para iniciar cumplimiento de obligaciones contractuales.

4. DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES

No Actividad Descripción de la Actividad Responsable Registro

Remitir en la Sede Dirección General al

Profesional del Grupo Desarrollo del Talento
Humano de la Dirección de Gestión Humana; en
Coordinador de Gestión
las regionales el Profesional del Grupo
Humana, Coordinador Planilla de
Administrativo, Gestión de Soporte o Gestión Administrativo o afiliación
Humana, o quien este delegado, mediante Coordinador de Gestión y/o
Solicitar la correo electrónico la planilla de afiliación digital
1 de Soporte, o profesional Correo
afiliación a ARL
diligencia con los datos completos del servidor del grupo jurídico electrónico
público, practicante o contratista de prestación
de servicios para la afiliación ante la ARL, en la
Sede de la Dirección General la solitud se
presentará a través del enlace de contratación
de cada pendencia.
Ingresar la plantilla Excel de solicitud de Profesional del Grupo
Ingresar a la afiliación trabajadores dependientes o Desarrollo del Talento
2 plataforma de independientes a la plataforma de la ARL Humano de la Dirección No aplica
Positiva ARL Positiva, módulo opción Afiliar Trabajadores, de Gestión Humana
Ingreso Masivo de Trabajadores.

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LOS DATOS PROPORCIONADOS SERÁN TRATADOS DE ACUERDO A LA POLÌTICA DE TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES DEL ICBF Y A LA LEY 1581 DE 2012
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Profesional del Grupo

Administrativo, Gestión de
Soporte o Gestión
Humana

Descargar la planilla del aplicativo, y diligenciar Profesional del Grupo

con los datos personales de la persona a afiliar. Desarrollo del Talento
Seleccionar el tipo de planilla (independiente o Humano de la Dirección
dependiente) de Gestión Humana
Planilla de
Descargar
3. Excel de la
Formato Profesional del Grupo
ARL
Administrativo, Gestión de
Soporte o Gestión
Humana

Se diligencia la plantilla en excel según el tipo de Profesional del Grupo

vinculación (planta o contrato) con los datos Desarrollo del Talento
basicos solicitados: tipo de documento, numero Humano de la Dirección
Diligenciar la
de documento, nombres y apellidos del afiliado, de Gestión Humana
planilla con los
fecha de nacimiento, sexo, correo electronico, Planilla de
4. datos personales
codigo de departamento y municipio, dirección Profesional del Grupo Excel
del colaborador y
de residencia, numero de telefono, cargo u Administrativo, Gestión de
el contrato
ocupación, nit de EPS y AFP. Soporte o Gestión
Humana

Una vez diligenciados todos los campos, guardar Profesional del Grupo
el archivo, y realizar el cargue en la plataforma. Desarrollo del Talento
Humano de la Dirección
de Gestión Humana Planilla de
Cargar la Planilla Excel
5.
a la plataforma Profesional del Grupo
Administrativo, Gestión de
Soporte o Gestión
Humana

Si se presenta el error, se debe verificar el tipo Profesional del Grupo

de error (el sistema describe lo que se debe Desarrollo del Talento
modificar), realizar los ajustes y cargar Humano de la Dirección
nuevamente. de Gestión Humana
Verificar que no
6 Planilla de
se presenten
P.C Profesional del Grupo Excel
inconsistencias.
Administrativo, Gestión de
Soporte o Gestión
Humana

Descargue el certificado de afiliación y verifique Profesional del Grupo

que estén todos los registros descritos en la Desarrollo del Talento
plantilla y remita al enlace o colaborador que Humano de la Dirección
solicitó la afiliación. de Gestión Humana Certificado de
Descargar
Afiliación
7. certificado de
Profesional del Grupo
afiliación
Administrativo, Gestión de
Soporte o Gestión
Humana

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El servidor público y ó contratista de prestación

de servicios profesionales y de apoyo a la
gestión deberá verificar el estado de su afiliación
a la Aseguradora de Riesgos Laborales y Servidor público y Certificado de
reportar si se presenta una novedad al contratista de prestación Afiliación
Verificar la
8. Profesional del Grupo Desarrollo del Talento de servicios profesionales
afiliación
Humano de la Dirección de Gestión Humana, y y de apoyo
en las Regionales al Profesional del Grupo
Administrativo, Gestión de Soporte o Gestión
Humana

P.C Punto de Control

5. RESULTADO FINAL: Afiliaciones a ARL de todos los servidores y contratistas del ICBF
a nivel nacional.

6. DEFINICIONES:

▪ Administradora de Riesgos Laborales: Entidades que tienen como objetivo prevenir,

proteger y atender a los trabajadores contra Accidentes de Trabajo y Enfermedades
laborales que puedan ocurrir en el trabajo que desarrollan.

▪ Afiliación: Proceso mediante el cual las empresas y sus trabajadores ingresan al

Sistema General de Riesgos Laborales.

▪ Afiliados: Trabajadores que tienen cobertura en el Sistema General de Riesgos

Laborales.

▪ Afiliados en Cobertura: Número de trabajadores totales que se encuentran cubiertos

por servicios de la Administradora de Riesgos Laborales.

▪ ARL: Administradora de Riesgos Laborales.

▪ Clase de riesgo: Determina el nivel de riesgo al que está expuesto el trabajador y se

asociada con la clasificación de la empresa según su actividad económica y los centros de
trabajo que tiene la misma. Artículo 25 Decreto Ley 1294 de 1994 se desprende que la
clasificación de la empresa depende de la actividad económica principal, así que para
determinar las clases de riesgo para clasificar los centros de trabajo, se debe contar con un
versión actualizada del RUT (Registro Único Tributario).

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7. DOCUMENTOS DE REFERENCIA:

▪ Decreto Ley 1295 de 1994

▪ Ley 776 de 2002
▪ Ley 100 de 1993
▪ Ley 1562 de 2012

8. RELACIÓN DE FORMATOS:

CÓDIGO NOMBRE DEL FORMATO

N/A N/A

9. CONTROL DE CAMBIOS:

Fecha Versión Descripción del Cambio

N/A N/A N/A

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