EL SISTEMA DE PLANEACION.

En una organización, la planeación es el establecimiento de una estrategia que permita

alcanzar una serie de objetivos preestablecidos. El resultado del proceso de planeación es un
plan que guiará el accionar de la empresa y ayudará a usar los recursos en la forma más eficiente.

Los planes no deben ser excesivamente detallistas y deben ser realistas: sus objetivos deben ser
alcanzables.

Dentro del proceso de planeación se pueden identificar los siguientes pasos:

 Establecer los objetivos de la organización.

 Diseñar posibles escenarios futuros.
 Identificar los cursos de acción más apropiados para cada uno de esos escenarios.
 Diseñar un plan.
 Implementar el plan.
 Evaluar el plan.
 Readaptar el plan.

Principios de la planeación

Los principios a tener en cuenta para que la planeación sea de utilidad son los siguientes:

 Flexibilidad. El plan debe poder adaptarse a los cambios que se registren dentro de la
organización, ya sea porque hubo cambios en las necesidades de la firma, en las
operaciones o a nivel gerencial.
 Inherencia. Toda organización debe contar con un plan que determine cómo resolver
determinados problemas y así alcanzar los objetivos de la forma más eficientemente
posible.
 Racionalidad. Consiste en la comprensión de un problema para luego determinar los
criterios de diseño del plan, el establecimiento de alternativas y su aplicación. Las
decisiones deben tomarse a partir de la lógica y la razón, no según las emociones y los
valores.
 Universalidad. Los planes deben especificar la cantidad de recursos necesarios
(considerando los recursos disponibles dentro de la compañía) para alcanzar los objetivos
establecidos. De este modo, una vez terminado el diseño del plan, puede implementarse
de inmediato.
 Unidad. A cada miembro de la firma le será asignado un objetivo que, a su vez, deberá ser
guiado hacia una meta en común. Si bien hay un plan para cada una de las funciones,
todas deben confluir en un plan principal.
 Compromiso. Para alcanzar la meta se debe calcular el tiempo que implicará el
compromiso de cada recurso.
 Precisión. El plan debe ser exacto, cualquier error puede repercutir en el resto de las
funciones de la firma. Mientras más exactos sean los planes, mayores serán las chances
de lograr los objetivos.
 Factor limitante. El plan debe ser diseñado considerando que ante cada decisión se debe
establecer el factor limitante que puede impedir la concreción de los objetivos.
 Factibilidad. Todo plan debe ser realista: diseñado en base a la experiencia, a hechos
concretos y a los recursos disponibles.
 Tipos de planeación

Existen distintos tipos de planeación:

 Estratégica. Es una planeación a largo plazo que llevan adelante los directivos de la
organización. En ella se analiza cómo los factores externos e internos impactan en los
objetivos establecidos: campañas publicitarias, presencia en los medios, incursión en el
mercado, etc.
 Táctica. Son los planes que se diseñan para hacer frente a una crisis y por eso se vinculan
con decisiones a corto plazo que respondan al plan estratégico.
 Interactiva. En esta planeación se diseñan soluciones para problemas que podrían surgir
a futuro, identificando los recursos necesarios para llevarla adelante.
 Normativa. Consiste en un conjunto de reglas que regulan el funcionamiento de la
organización puertas adentro. En este plan se incluyen jornadas laborales, horario de
descanso, vacaciones y uniforme para el personal.
 Operativa. En este plan se aborda la forma en que se organizarán los recursos,
(incluyendo a los empleados) para la resolución de conflictos. En este plan se asignan los
proyectos para cada área, los pasos a seguir y los plazos para cada uno.

Elementos de la planeación

Los elementos que conforman la planeación son:

 Visión. Lo que la firma proyecta ser en el largo plazo.

 Misión. El propósito de la firma.
 Objetivos. Los resultados que la compañía se propone alcanzar. Siempre se deben
detallar los plazos y las acciones necesarias, además de los objetivos de cada empleado
para enfocar sus tareas a ese fin.
 Estrategias. La descripción de la forma en la que se canalizarán los esfuerzos para
alcanzar los objetivos. Aquí se incluyen los de la organización en su conjunto y los de cada
individuo. Un buen plan siempre incluye una serie de alternativas para optar por la más
adecuada en cada circunstancia.
 Políticas. La guía que se diseña para tomar las decisiones de cada una de las áreas de la
compañía.
 Programa. La serie de acciones que deberán llevarse a cabo para ejecutar cada parte del
plan. Debe detallar el tiempo que llevará concretar cada una de las partes.
 Presupuesto. El detalle financiero de lo que costará la implementación de un plan. Ayuda
a llevar un control de su implementación ya que detalla costos, ingresos, egresos, etc.

Importancia de la planeación

En administración, un plan bien diseñado se traduce en beneficios para la compañía. Por un

lado, ayuda a asignar recursos en forma eficiente, sobre todo para aquellas actividades que
habilitarán el alcance de los objetivos preestablecidos.

La planeación es clave para focalizar los esfuerzos y ayuda a identificar cuáles serán las tareas
de cada área y empleado para concretar los objetivos en forma eficiente.
Es un hecho que los problemas no se encuentran aislados en la realidad, por lo que en el proceso
de planear se requiere un enfoque de sistemas. Los sistemas tienden a ser complejos, esto es,
existen interacciones entre los elementos del sistema y de este con otros sistemas, lo que trae
como consecuencia que un problema tenga a su vez interrelaciones con otros problemas dentro y
fuera del sistema. Estas interrelaciones existentes deben considerarse en el planteamiento de
soluciones, pues los cambios propuestos pueden no tener el efecto deseado, incidir en todos
problemas o tener efectos multiplicativos, entre otras dificultades.

Es posible señalar tres problemas que se presentan en la administración y control de sistemas con
un propósito: cómo incrementar la efectividad con que sirven a sus propósitos, los propósitos de
sus componentes y los propósitos de los sistemas de los que forman parte.

La planificación trata de identificar qué objetivos desea alcanzar la organización y cómo. El proceso
de planificación suele ser escrito porque de esta forma es mucho más fácil comunicar los planes y
discutirlos sin ambigüedades. Dentro de un plan, se establecen:
 Objetivos: metas concretas que la empresa desea alcanzar (aumentar la rentabilidad de un 5%
a un 15%, aumentar la cuota de mercado del 20% al 30%, etc.).
 Acciones concretas que deben permitir a la empresa alcanzar sus objetivos.
 Asignación de recursos: cómo se van a obtener los recursos económicos necesarios para llevar
a cabo las acciones.
 Directrices de implementación: reparto de tareas entre los diferentes actores y calendario de
ejecución.
Al principio, la planificación estratégica era básicamente financiera (presupuestos a cinco años) y
se hacía bajo el supuesto de que el entorno iba a ser estable en el futuro. Poco a poco, se fue
teniendo en cuenta la importancia del entorno, y la necesidad de tener una estrategia frente a ese
entorno antes incluso de elaborar los presupuestos: necesidad de debatir las opciones estratégicas
antes de adoptar los presupuestos. Finalmente, se ha ido tomando conciencia de la necesidad de
dar a todos los empleados las herramientas que les permitan contribuir a esa estrategia (esto es lo
que se llama "dirección estratégica").
Existe un esquema desarrollado por David Garvin, un reconocido profesor de la Harvard Business
School, que detalla las cuatro etapas de la planeación estratégica. El diagrama que presentamos a
continuación es simple, sencillo de entender y, a la vez, muy completo.

1. Análisis del entorno. Esta parte está enfocada en el diagnóstico para ver si la industria es
atractiva y qué tan intensa es la competencia. Aquí se trata de identificar, lo más objetivamente
posible, las oportunidades (hechos a los que se les puede sacar provecho) y las amenazas
(circunstancias que pueden ser perjudiciales).

Asimismo, es necesario hacer un autodiagnóstico con humildad, es decir, con objetividad hacia la
empresa y hacia nosotros mismos. Lo anterior permitirá saber cuáles son las fortalezas
(capacidades, competencias o habilidades) que permitirán aprovechar las oportunidades y a
identificar las debilidades (o limitaciones) que pueden evitar que una empresa compita
eficazmente.

Una vez analizada la industria y realizado el autodiagnóstico, vale la pena crear dos o tres
escenarios posibles de situaciones hacerse realidad.

2. Formulación. El marco de referencia de una empresa está definido por la misión (razón de ser),
la visión (cómo pinta el futuro, como me veo, en unos 10 o 20 años) y la filosofía y valores (las
creencias y la cultura de la empresa). En éste marco la empresa tendrá un contexto desde el cual
podrá formular la estrategia con sus tres componentes: objetivos, plan de acción para lograrlos y
capacidades y recursos que me permitirán llevar a cabo dicho plan de acción.

3. Programación. Es la etapa de puente entre la formulación y la ejecución, en donde se

especifican claramente las metas por alcanzar y, con cierta precisión, las actividades para alcanzar
dichos objetivos.

4. Ejecución. Se trata de llevar a cabo los programas implementando las tareas, coordinando las
iniciativas, comunicando las prioridades y dando un buen seguimiento que pueden presentarse.
Esto con la intención de probar o saber si se está preparado para enfrentarlos y para identificar las
posibles señales de alarma que indiquen si estos escenarios pueden.

La tendencia se refiere a aquellas fuerzas que están en capacidad de jalar a la sociedad hacia la
adopción de algunos comportamientos y a la obtención de resultados.
La identificación de tendencias sirve para comprender como se comporta la realidad y para prever
su evolución futura, constituyendo una herramienta fundamental para la planeación.

MÉTODOS DE PRONÓSTICO.
   Toda planeación implica pronosticar o predecir circunstancias futuras. Los
pronósticos son importantes porque si un administrador no detecta las tendencias
y reacciona antes que la competencia, esta podría sacar una ventaja inapreciable.

Ventajas de enfoques cualitativos y cuantitativos

   Los pronósticos se basan en información cualitativa ó cuantitativa. La mayor
parte de los pronósticos para la planeación estratégica se vale de una
combinaci6n de ambos.
  

   Los métodos cualitativos de pronóstico se fundamentan, sobre todo, en

presentimientos. Los métodos cuantitativos de pronóstico suponen el estudio de
datos históricos ó de desarrollo de modelos con el propósito de identificar la causa
de un resultado determinado.  Las predicciones empiezan con un pronóstico
cuantitativo, que ofrece datos básicos de una tendencia futura.
TIPOS DE PRONÓSTICO:
PRONÓSTICOS ECONÓMICOS:  A menudo se necesitan especialistas en
planeación de la empresa para que chequen los estados financieros de una
empresa y no se tengan imprevistos ante un evento no planeado o de emergencia.
PRONÓSTCOS DE LAS VENTAS : Es la base principal de la planeación 
de un negocio, así se puede anticipar y tener un marco de referencia del producto
o servicio y se necesita un pronóstico de ventas seguro para poder capitalizar las
nuevas oportunidades y porque no, si se puede, incurrir en nuevas formas de
ventas o explorar nuevos productos afines.
PRONOSTICOS DE LA TECNOLOGIA:  Predicen nuevos cambios posibles,
adaptando a la empresa con los nuevos cambios científicos, lo que mantiene su
competitividad.
GRAFICAS DE GRANT Y DE HITOS.
   Una gráfica de Gantt ilustra visualmente el avance real y el proyectado del
trabajo,  a lo largo del periodo que comprende un proyecto. La gráfica de hitos es
una extensión de una gráfica de Grant. Contiene una lista de sub actividades que
se deben concluir a fin de realizar las actividades más importantes que se
enumeran en el eje vertical
 

'Método P'ERT
El método pert es una técnica que le permite dirigir la programación de su
proyecto. El método PERT consiste en la representación gráfica de una red de
tareas, que, cuando se colocan en una cadena, permiten alcanzar los objetivos de
un proyecto.
Fue diseñada por la marina de los Estados Unidos para permitir la coordinación
del trabajo de miles de personas que tenían que construir misiles con cabezas
nucleares POLARIS.
En su etapa preliminar, el método PERT incluye lo siguiente:
·         Desglose preciso del proyecto en tareas,
·         Cálculo de la duración de cada tarea,
·         La designación de un director del proyecto que se haga cargo de asegurar
la supervisión de dicho proyecto, de informar, en caso de ser necesario, y de
tomar decisiones en caso de que existan variaciones de las proyecciones.

ANÁLISIS DEL PUNTO DE EQUILIBRIO

   El punto de equilibrio forma parte de la planeación financiera de una empresa,
digamos que la prioridad de una empresa es que haya más utilidades y beneficios,
que pérdidas, el punto de equilibrio ayuda a diagnosticar la situación financiera de
una empresa, la empresa tratará de que las ventas sean mayores que sus costos,
y que los gastos disminuyan, recuerda que los costos forman parte directa del
producto o van incluidos dentro del producto o servicio vendido, los costos no se
pueden evitar, pero se pueden negociar y disminuir, y los gastos representan
como su nombre lo dice gastos o pérdidas que son indirectos y no son
recuperables a lo que me refiero es que no forman parte directa del producto o
servicio pero que ayudan a que estos sean terminados, digamos la luz, los
sueldos, el gas, etc; a lo que voy es que si no se analiza la situación financiera
con el punto de equilibrio no se podrían tomar buenas decisiones o planes de
acción a seguir por la empresa.

Ventajas
- Buena toma de decisiones.
- Mejora las ventas.
- Evitar pérdidas y aumentar utilidad.
- Análisis de factores que no permiten el desarrollo de la empresa.
 - Minimizar costos y gastos.
- Se pueden proponer planes a seguir a corto y mediano plazo.
- Aumentar el periodo de vida de la empresa
- Estandarizar precios.
- Mejorar áreas de la empresa.
- Ayuda a proponer planes de contingencia.

CICLO DE LA PLANEACIÓN

El ciclo de planificación describe tu proceso de planificación y la relación entre tus diferentes

planes.

Planificación estratégica
El plan estratégico describe el sueño colectivo de la organización y una hoja de ruta de 3-5 años
hacia el logro del mismo. Incluye:

 Marco de tiempo: período que cubre nuestro plan estratégico, generalmente entre 3 y 5 años
 Visión – el sueño (por qué hacemos lo que hacemos)
 Misión – lo que hacemos para lograr el sueño
 Organización y Programas: cómo nos organizamos para cumplir nuestra misión.
 Objetivos o metas: menos de 5 cosas cualitativas/cuantitativas que desea alcanzar dentro del
marco de tiempo establecido para avanzar hacia el sueño
 Estrategias: iniciativas generales para lograr cada objetivo, con su año de implementación.

Planificación operacional
La organización crea un Plan Operacional anual para describir las estrategias y los procesos para
ese período de 1 año. Incluye:
 Tareas para lograr cada estrategia marcada en el Plan Estratégico para ese año (qué, quién,
cuándo, métricas)
 Tareas recurrentes relacionadas con la misión de la organización (por ejemplo, si diriges una
escuela, éstas estarían relacionadas con el calendario escolar: Cosas como preparativos para
exámenes estandarizados, calificaciones, matricula, pedidos de libros, etc.)
 Presupuesto para el año.

Planificación de acción
Cada tarea en el Plan Operacional se compone de pasos más pequeños llevados a cabo por una
persona o un equipo pequeño. Estos equipos desglosan la tarea en un plan de acción individual.
Estos planes de acción suelen ser listas de pasos con sus fechas de vencimiento, persona
responsable y otros detalles.

LA PLANIFICACIÓN CORPORATIVA.

La planificación corporativa es un enfoque sistemático para la clarificación de los objetivos

corporativos, toma de decisiones estratégicas y control de los progresos hacia estos objetivos.
Un plan de empresa es un conjunto de instrucciones a los directores de una organización que
describe el papel que cada departamento espera cumplir en el logro de los objetivos de la
organización (Gubbins, 2003, p. 98).

Según Malagón expresa que: la planificación estratégica corporativa aborda el problema de la

planificación e intenta establecer un equilibrio dinámico entre recursos financieros, resultados y
opciones estratégicas, para las distintas áreas de la organización.

Saavedra define que: la planificación corporativa es un proceso que se refiere a la planificación

de productos y mercados y a la posición competitiva de la empresa u organización en el medio.

Cambar considera que: la planificación corporativa es la práctica competitiva de la planificación

estratégica empresarial que surge de la mercadotecnia.

ACTIVIDAD A REALIZAR.
Cuestionario