Norma de

SECRETARIADO EJECUTIVO competencia

laboral
AUXILIAR ADMINISTRATIVO 210602001
COD.235
MODULO TECNICAS DE ARCHIVO Año: 2021

1. UNIDAD. LA EMPRESA
1.1 La Empresa
1.2 La Estructura Organizacional
1.3 La Recepción de los Documentos
1.4 Tipos de Documentos
1.5 Elementos y Equipos para la recepción de los documentos
1.6 Proceso de Recibo de la correspondencia
1.7 Radicación de documentos
1.8 Registro de correspondencia
1.9 Atomización de los procesos de la empresa
1.10 Software para el manejo de la correspondencia
1.11 Legislación documental para la recepción documental
1.12 Políticas Institucionales para la recepción Documental
1.13 Políticas de Privacidad en Entidades públicas y privadas
1.14 Manual de correspondencia
1.15 Funciones del Departamento de recepción y despacho de
Documentos (Manuel de procesos)
1.16 Análisis y Síntesis de la información.

2. UNIDAD, ENVIO DE DOCUMENTOS

2.1 Envió de Documentos
2.2 Elementos y equipos para el despacho de documentos
2.3 Formatos para el Envió de correspondencia
2.4 Normas para el despacho de la correspondencia
2.5 Software para el manejo de correspondencia documentos
2.6 radicación de los documentos
2.7 Manual de correspondencia
2.8 Servicio de Mensajería
2.9 Servicio Locales, Nacionales e Internacionales
2.10 Servicio de Correo
2.11 Correo Ordinario
2.12 Mensajería Especializada
2.13 Controles de Mensajería
2.14 Servicios Adicionales.

3. UNIDAD. EL ARCHIVO
3.1 El Archivo
3.2 Clases de Documentos
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3.3 Materiales, Elementos, Equipos y Muebles

3.4 Elementos de Archivo
a. Clasificadores
b. Bolsas
c. Legajos
d. Guía de Afuera
e. Perforadora
f. Ganchos de Legajar
g. Engrapadora
h. Carpetas
i. Guías y Marbetes
j. Sello fechador
k. Reloj Radicados de correspondencia
l. Numerador Automático
m. Cajas de Cartón
n. Saca grapas
3.5 Procedimientos para Archivar
3.6 Manual de Archivo de la organización
3.7 Clasificación según el ciclo vital de los documentos
3.8 Archivo de Gestión
3.9 Archivo Central
3.10 Archivo Permanente o histórico
3.11 Clasificación del archivo según su organización
3.12 Archivo Centralizado, Descentralizado y Con control central.

4. UNIDAD. SISTEMAS DE ORDENAMIENTO

4.1 Sistema de Ordenamiento
4.1.2 Alfabético
4.1.3 Numérico
4.1.4 Cronológico
4.1.5 Por Asunto
4.1.6 Geográfico.

5. UNIDAD. SOPORTES DE CONSERVACION

5.1 Inventario de Documentos
5.2 Planillas
5.3 Conservación de Documentos
5.4 Tablas de Retención Documental
5.5 Recuperación
5.6 Normatividad Vigente
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5.7 Microfilmación
5.8 Soportes Documentales Modernos
5.9 Audiovisuales e Informáticos
5.10 Mobiliario para obras de Gran Formatos
5.11 Mobiliario para documentos en otros formatos
5.12 Condiciones Ambientales Técnicas

6. UNIDAD.TRANSFERENCIA DE DOCUMENTOS
6.1 Normas de seguridad en el Archivo
6.2 Transferencia de Documentos, Manejo de Normas sobre las
transferencias
6.3 Eliminación de documentos Innecesario por Organización y espacio
6.4 Análisis de la información Proceso de Producción de información
6.5 Confidencialidad de la información
6.6 Ética en el Manejo de la información
6.7 Servicio de Préstamo. Formatos para los préstamos de Documentos.