Procesos de operación

A continuación explicaremos a detalle cada uno de los procesos que se realizan

en el Centro Psicológico Interdisciplinario Kairos S.A.S (CePIK):

1. Llamadas al centro
2. Informes sobre consultas
3. Agendar cita de pre consulta
4. Confirmación de citas
5. Cancelación de consulta
6. Reagendacion de consulta
7. Informes por Facebook
8. Asesorías de tesis
9. Revisión de agenda
10. Llegada de paciente a consulta
11. Pre consulta
12. Asignación de costo al proceso terapéutico

A continuación explicaremos cada uno de ellos:

1.-Llamadas al centro:

Aquel jefe, terapeuta o residente que se encuentre en el área de recepción deberá

contestar el teléfono, seguido de la frase “CePIK buenos días o en su caso CePIK
buenas tardes”. Posteriormente dependerá de la solicitud de la persona que nos
haya contactado; esta puede derivarse a las siguientes peticiones:

2.- Informes de consultas: Cuando un cliente no haya solicitado información sobre

las consultas se le debe mencionar lo siguiente –Claro que sí, antes de asignarle
un terapeuta específico para su caso es necesario realizar una pre consulta para
conocer sus necesidades y así mismo poder asignarle un costo y un terapeuta
capacitado en lo que usted nos está solicitando. La pre consulta tiene 2 costos;
(Revisar anexo 1)

3.- Agendar una cita para pre consulta: Se deberán proporcionar el horario y el
día, posteriormente revisaremos la agenda para verificar que el horario esté
disponible y poder agendar esa pre consulta. Posterioemtne pedir nombre
completo y numero de celular en donde podamos contactar al paciente.

Una vez agendada un día antes de la cita confirmar su asistencia, si es así colocar
en la agenda las siglas correspondientes a la confirmación.

En caso de que el contacto sea por WhatsApp o Messenger se tendrá que seguir
el siguiente protocolo:
Al momento de la llegada del mensaje ya existe un mensaje predeterminado por la
misma aplicación, dependiendo de la solicitud del paciente se envía la imagen
sobre la manera de agendar una cita (Revisar anexo 2) y se le menciona que si
llega a tener alguna duda estamos allí para resolverla. Si desean agendar una cita
se le preguntara si la desea de manera virtual o presencial. Posterior a la
respuesta se le pregunta en que horario desea asistir mencionado el anexo 1.

El paciente nos mencionara el horario y revisaremos la agenda para poder

agendar la cita. Y posterior solicitaremos nombre, edad y número de la persona
que solicita la consulta y procedemos a agendarla.

En caso de que soliciten la dirección del centro la proporcionamos (Revisar anexo

3)

4.- Confirmación de citas: Con 24 horas de anticipación debemos realizar la

confirmación a la cita programada, esto se realiza vía WhatsApp, enviando un
mensaje al paciente. Al momento de la confirmación debemos revisar agenda y
poner la opción de confirmación en la agenda

5.- Cancelación de consulta:

Al momento de realizar la confirmación de la cita, el paciente va a pedir la

reagendacion de la cita debido a que no puede asistir. En esta situación debemos
poner en la agenda la cancelación.

6.- Reagendacion de consulta: Al momento de cancelar la cita se le debe pedirle al

paciente en día y hora de su nueva cita. Al momento de darla revisarlo en la
agenda, posterior a esto debemos avisarle al terapeuta la cancelación y el nuevo
horario de la cita, si es posible realizar la consulta en el nuevo horario acordado se
acepta el cambio y se le avisara al paciente que ese horario y día quedan
agendados.

7.- Informes por Facebook: Aquellas personas que estén capacitadas para
contestar podrán realizar la actividad de primer contacto con las personas que
soliciten los servicios, en este caso sería la agendiacion de citas, la información
sobre los servicios, etc.

8.- Asesorías de tesis: Aquellos alumnos de la licenciatura en psicología o carreras

afines podrán asistir para apoyarlos en la temática de tesis, esta con la finalidad
de brindar un apoyo para la metodología, marco teórico o planteamientos que le
surjan al momento de desarrollar dicha tesis.
9.- Revisión de agenda: En este caso tenemos que revisar diariamente que las
consultas, estén confirmadas o canceladas, la revisión es del próximo día para así
poder realizar la confirmación de citas, la renta de cubículos, etc. Para realizar la
revisión en la computadora de recepción irnos a la aplicación OPERA, en esta se
encuentra abierta la agenda, en la parte superior

10.- Llegada de pacientes a consulta: En caso de que la consulta sea presencial,

primero deberemos cubrir con el protocolo de sanitizacion, el cual es pasar por el
tapete sanitizante, posteriormente regalar gel antibacterial y sanitizar al paciente.
Pedirle que tome asiento en la sala de espera, verificar que el cubículo este
sanitizado y listo para poder ser ocupado.

11.- Pre consulta: Al realizar una pre consulta se debe comenzar pasando al
sujeto al consultorio, en este al entrar debemos crear empatía con el sujeto
(Rapport), tenemos un formato de Pre consulta (Anexo 4), Debemos comenzar
preguntando todos los datos generales (nombre, edad, dirección, contacto de
emergencia, etc.), posterior a ello debemos preguntar el motivo de consulta con
alguna frase como “En que podemos apoyarte”, “Que podemos hacer por ti”, de
esta forma conoceremos el motivo de consulta, posterior a ello debemos retomar
todos los aspectos, como área de familia, sexual, preguntar si toman algún
medicamento, si existe algún padecimiento: entre otras áreas a explorar. Al
finalizar se hace una retroalimentación con alguno de los jefes inmediatos para
poder determinar la teoría a utilizar y el terapeuta para el paciente.

12.- Asignación de terapeuta: Posterior a la realización de la pre-consulta el

resumen es enviado con el director, la administradora y el gerente general,
posterior a ello conociendo los perfiles y de los terapeutas pertenecientes al
centro. Se toma la mejor decisión y se asigna al terapeuta capacitado para el
diagnóstico del paciente. Posterior a ello se le envía un mensaje el terapeuta para
que vea el caso y decida si lo trata o no. Si la respuesta es afirmativa se agenda la
cita.

13.- Renta de consultorios: Los clientes mandan mensaje a cualquiera de los

números de contacto, preguntando por las rentas de consultorio. Nosotros
enviamos el catalogo en donde están especificados los costos y la distribución de
los consultorios, posterior a eso ellos eligen el consultorio, nos proporcionan hora
y día para su renta y se anota en la agenda.
Anexos:

Anexo 1: Horarios de atención.

Horario normal de lunes a viernes de 8 a 17hrs y sábados de 8 a 14 horas con un

costo de 250 pesos.

Horario especial de lunes a viernes de 17:20 a 20hrs, sábados de 14 a 20hrs y

domingos de 9 a 15 hrs con un costo de 300 pesos.

Anexo 2: Imagen para información de citas

Anexo 3:

Dirección de CePIK:

Calle Ignacio López Rayón 309, casi esquina con Lerdo, a lado del Cosmovitral.

Anexo 4:

Formato de Pre consulta

Anexo 5:

Formato de entrevista socioeconómica