HISTORIA DE LA ARCHIVÍSTICA EN COLOMBIA Y

PAUTAS PARA EL DESARROLLO DE UN PROGRAMA DE

GESTIÓN DOCUMENTAL EXITOSO

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Contenido

1. Historia de la archivística en Colombia

2. Planeación de la gestión de documentos
2.1 Articulación entre sistemas
2.2 Requisitos previos
2.3 Planificación
2.4 Planificación estratégica documental
2.5 Planificación del sistema
2.6 Planificación del servicio

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 Historia de la archivística en Colombia

Piedra - Arcilla

REGISTROS Papiro -
ANTEPASADOS Pergamino

Cuero - otros

INFORMACIÓN
REGISTROS Papel – soportes
DE HOY tecnológicos

Sistemas de Comunicación y Registros

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Historia de la archivística en Colombia

Reconocimiento
de títulos
Reconocimiento
de linderos
Reconocimiento NOBLEZA
de propiedades
INFORMACIÓN Reconocimiento de
derechos CIUDADANOS
ciudadanos
Noticias de
fenómenos naturales
Acontecimientos
sociales

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 Historia de la archivística en Colombia

SE REQUIRE PERSONAL COMPETENTE PARA ATENDER LAS

DIFERENTES NECESIDADES DE LA GESTIÓN DOCUMENTAL

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 Historia de la archivística en Colombia

SE REQUIRE PERSONAL COMPETENTE PARA ATENDER LAS

DIFERENTES NECESIDADES DE LA GESTIÓN DOCUMENTAL

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 Historia de la archivística en Colombia

SE REQUIRE PERSONAL COMPETENTE PARA ATENDER LAS

DIFERENTES NECESIDADES DE LA GESTIÓN DOCUMENTAL

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2. Planeación de la gestión de documentos

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 Proceso Transversal

Teniendo en cuenta que la gestión documental es un proceso

transversal a toda la organización, los diferentes aspectos y
componentes de la gestión de documentos deben ser
coordinados por los respectivos Secretarios Generales o
quienes hagan sus veces, a través de las oficinas de Archivo
de cada entidad.

Decreto 2609 de 2012. Art. 4. Decreto 1080 de 2015 Art.

2.8.2.5.4

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 NTC-GP 1000 o ISO 9001 –
Gestión de calidad

MECI

Gestión Ambiental O ISO

14001
Proceso Transversal

30301
Seguridad de Información o
ISO 27001

Gestión del riesgo o ISO

31000
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Seguridad y salud ocupacional

u OSHAS 18001
Gestión documental ISO 15489 o ISO
Proceso Transversal

Armonización con otros sistemas administrativos y de

gestión. El Programa de Gestión Documental (PGD) debe
armonizarse con los otros sistemas administrativos y de
gestión establecidos por el gobierno nacional o los que se
establezcan en el futuro.

Decreto 2609 de 2012, art 15. Decreto 1080 de 2015. Art.2.8.2.5.1.5.

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Proceso Transversal

¿Qué?
¿Quién?
¿Cómo?
¿Porqué?
¿Dónde?
¿Cuándo?

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 Articulación entre sistemas

• Componente ambiente de
control
• Actividades de control
• Componente
• Componente información
administración del riesgo
• Componente comunicación
• Componente
direccionamento
estratégico
P H
Subsistema Subsistema
4. SGC - Requisitos de Control de Control
Generales
5. Responsabilidad de la
Estratégico de Gestión 7. Realización del
producto o Prestación
Dirección
del servicio
6. Gestión de los
Recursos
A V
Subsistema Subsistema
8. Medición, Análisis y
de Control de Control
8. Medición, Análisis y
Mejora de de Mejora
Evaluación Evaluación
• Componente
SGC • Componente planes de autoevaluación
mejoramiento • Componente evaluación
MECI independiente

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 Requisitos previos

Entender la organización

Estructura

Funciones

Procesos

Personal Entorno
reglamentario
Clientes

Tecnología

Información

Recursos

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Planificación

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Planificación

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 Planificación Estratégica Documental

Principios

Planeación estratégica Políticas

Objetivos - Necesidades
- Debilidades y
oportunidades
Planeación estratégica Política de gestión - Requisitos
documental documental - Metas

Objetivos Documentales
documentales

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 Planificación Estratégica Documental

- Necesidades
- Debilidades y
oportunidades Objetivos
- Requisitos
- Metas
IDENTIFICAR
Acciones

¿Cuáles son las fuentes?

Riesgos y
¿Cuáles son las Herramientas? oportunidades

¿Cuáles son las metodologías?

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 Planificación Estratégica Documental

Los objetivos documentales se

deben:

- Desarrollar Estrategias

- Medir
PINAR
Planes de
acción

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Planificación del sistema

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 Planificación del sistema

Establecer procesos

Identificar

Describir

Gestionar

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 Planificación del sistema

Identificar
La gestión documental en las diferentes
entidades públicas en sus diferentes
niveles, debe comprender como mínimo
los siguientes procesos:

• Planeación
• Producción
• Gestión y trámite
Procesos Secuencia • Organización
• Transferencia
• Disposición
• Preservación a largo plazo
• Valoración

Art. 9. Decreto 2609 de 2012. Decreto 1080 de

2015 Art.2.8.2.5.9

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 Planificación del sistema

Describir

Definir
Objeto Alcance Dueño
propósito

Definir Entradas y
Actividades Recursos
interacciones salidas

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 Planificación del sistema

Gestionar

PGD

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 Planificación del servicio

Diseñar programas específicos

Partes
interesadas y Proceso de
sus prestación o
necesidades producción

Producto y Mejoramiento
sus
características

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 Planificación del servicio

Partes interesadas y sus necesidades

Herramientas

¿Quiénes son?

¿Cuáles son sus

necesidades o
expectativas?

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 Planificación del servicio

Producto y sus características

Tipos de productos

Hardware
Para que el
producto y servicio
Material procesado cumpla con los
requisitos, se deben
tener en cuenta las
siguientes
Software características:

Servicio

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 Planificación del servicio

Proceso de prestación o producción

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 Planificación del servicio

Proceso de prestación o producción

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 Planificación del servicio

Mejoramiento

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GRACIAS POR SU ATENCIÓN

Con gusto atenderemos sus inquietudes:

contacto@archivogeneral.gov.co
Teléfonos: 3282888 Ext. 278 y 266
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