PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL

Algunas Normas y experiencias PGD

Elaborado por: John Jairo Marulanda Herrera
 Maurice Armitage Cadavid
Alcalde
Hugo Javier Buitrago Madrid
Director
Dpto. Adtivo de Desarrollo e Innovación Inst.
Presidente Comité Interno de Archivo.

Cesar Augusto López López.

Subdirector
Trámites, Servicios y Gestión Documental

Rodrigo Alonso Figueroa Miranda

Líder PGD.
 Algunas normas de la Gestión Documental
en Colombiana:

Constitución Política
Leyes 40 Aprox/.
Decretos 49
Resoluciones N
Acuerdos AGN 30
Circulares AGN 31
Códigos 06
Jurisprudencia N
 Art. 15: Derecho a la Intimidad
personal y familiar y a su buen
nombre, y el Estado debe
respetarlos y hacerlos respetar.

Art. 8: proteger las Art. 20: Derecho de

riquezas culturales y libre expresión
naturales de la Nación.

Art. 23: Derecho de

Petición.

Art. 27: El Estado

garantiza las
Art. 63: Los bienes de uso público, los parques libertades de
naturales, las tierras comunales de grupos enseñanza,
étnicos, las tierras de resguardo, el patrimonio aprendizaje,
arqueológico de la Nación y los demás bienes investigación y
que determine la ley, son inalienables, cátedra.
imprescriptibles e inembargables.
Art. 70: El Estado tiene el deber de promover y fomentar el acceso a la cultura
de todos los colombianos en igualdad de oportunidades, por medio de la
educación permanente y la enseñanza científica, técnica, artística y
profesional en todas las etapas del proceso de creación de la identidad
nacional. ……

Art. 72: El patrimonio cultural de la

Art. 74: Todas las personas
tienen derecho a acceder a los
documentos públicos salvo los
casos que establezca la ley.
Nación está bajo la protección del
Estado. El patrimonio arqueológico
y otros bienes culturales que
conforman la identidad nacional,
pertenecen a la Nación y son
inalienables, inembargables e
imprescriptibles. ....... .
 LEY 80 / 89
Por la cual se crea el Archivo General de la
Nación.
Artículo 1. Créase el Archivo General de la Nación,
como un establecimiento público, del orden
nacional, adscrito al Ministerio de Gobierno, con
personería jurídica, patrimonio propio, autonomía
administrativa y con domicilio en Bogotá, D.E.

Actualmente adscrito al Ministerio

de Cultura.
 Ley 527 / 99
“Por medio de la cual se define y reglamenta el acceso
y uso de los mensajes de datos, del comercio
electrónico …”
Que se entiende por Mensaje de datos: es la información
generada, enviada, recibida, almacenada por medios
electrónicos. (Intercambio Electrónico de Datos, Internet,
correo electrónico).
El Comercio electrónico. es toda relación de índole
comercial, sea o no contractual, estructurada a partir de la
utilización de uno o más mensajes de datos o de cualquier
otro medio similar.
Que se entiende por Firma digital es un valor numérico que
se adhiere a un mensaje de datos que lo origina, y que
utilizando un procedimiento matemático conocido, se vincula
al mensaje del titular.
 Ley 527 / 99
“Por medio de la cual se define y reglamenta el acceso y
uso de los mensajes de datos, del comercio
electrónico ….”
Requisitos jurídicos Mensajes Datos: Capitulo II
1. Conste por ESCRITO y se pueda acceder para su posterior
consulta.
2. Que este FIRMADO y se entenderá satisfecho si:
a) Permite identificar al iniciador para verificar su
contenido.
b) Que el M.D. cumpla con el propósito para el que
fue enviado.
3. Forma ORIGINAL quedara satisfecho si cumple con:
a) Que conserve su originalidad a partir del momento
que se genero por 1er vez.
b) de requerirse la información sea presentada por el
iniciador del mensaje.
 Ley 527 / 99

Requisitos jurídicos Mensajes Datos: Capitulo II

4. Fuerza Probatoria de los mensajes Datos: serán

admisibles como medios de prueba la otorgada por los
artículos: 251 (clases de documentos) 252 (documento
autentico) del Código Proc. Civil.
5. Conservación de los mensajes de datos:
quedara satisfecho si cumple:
a) La información sea accesible para su posterior
consulta.
b) Conservarse en su forma original y se pueda
reproducir.
c) Que se conserve para determinar: origen, destino,
fecha y hora de envío.
 LEY 594 /00

Por medio de la cual se dicta la Ley General de Archivos.

1. Establece reglas y principios generales de la función
archivística.
2. Se aplica a la administración publica en todos sus niveles,
privadas que cumplen funciones publicas.
3. Articula en S.N.A.
4. Categoriza los archivos
5. Establece la obligatoriedad de conformar y administrar los
archivos.
6. Obligación de capacitar a los S.P. en materia archivística.
7. Establece el deber de elaborar un PGD, contemplando uso
de nuevas tecnologías.
8. Obligación de elaborar y adoptar las TRD.
 LEY 594 /00
9. Obligatoriedad de elaborar inventario documental.
10. Establece el acceso y consulta de los documentos.
11. Establece la salida de documentos del país.
12. Establece control y vigilancia – AGN, en cualquier
momento.
13. Establece pautas para la conservación de
documentos.
14. Apoyo de los órganos de control para cumplimiento
de la ley.

Los archivos son patrimonio

cultural de la Nación.
Ley 397 / 1997 Modificada
por Ley 1185 / 2008.
 LEY 734 / 2002
Por la cual se expide el Código Disciplinario Único.

Art. 34 : Deberes. Son deberes de todo servidor público:

5. Custodiar y cuidar la documentación e información que por
razón de su empleo, cargo o función conserve bajo su cuidado
o a la cual tenga acceso, e impedir o evitar la sustracción,
destrucción, ocultamiento o utilización indebidos.
22. Responder por la conservación de los útiles, equipos,
muebles y bienes confiados a su guarda o administración y
rendir cuenta oportuna de su utilización
Artículo
 LEY 734 / 2002
Art. 35 : Prohibiciones. A todo servidor público le está
prohibido:
8. Omitir, retardar o no suministrar debida y oportuna
respuesta a las peticiones respetuosas de los particulares o
a solicitudes de las autoridades, así como retenerlas o
enviarlas a destinatario diferente de aquel a quien
corresponda su conocimiento.
13. Ocasionar daño o dar lugar a la pérdida de bienes,
elementos, expedientes o documentos que hayan llegado a
su poder por razón de sus funciones.
21. Dar lugar al acceso o exhibir expedientes, documentos o
archivos a personas no autorizadas.
 Ley 872 /2003
Crea el SGC rama ejecutiva del poder público.
El SGC adoptara el enfoque basado Procesos para
atender las expectativas de los DUB. (MOP)
 LEY No 1474 / 2011
Por la cual se Dictan Normas Orientadas a Fortalecer los
Mecanismos de Prevención, Investigación y Sanción de
Actos de Corrupción y la Efectividad del Control de la
Gestión Pública.
1. Establece medidas para combatir corrupción.
2. Designa responsable del control interno en las
entidades del estado.
3. Establece plan anticorrupción y de atención al
ciudadano.
4. Plan de acción de las entidades
5. Estrategia Antitrámites
6. Oficina de Quejas, sugerencias y reclamos.
7. Rendición de cuentas.
8. Crea la comisión nacional para la moralización.
 LEY No 1474 / 2011
Por la cual se Dictan Normas Orientadas a Fortalecer los
Mecanismos de Prevención, Investigación y Sanción de
Actos de Corrupción y la Efectividad del Control de la
Gestión Pública.

9. Crea las comisiones regionales para la moralización

10. Crea la comisión nacional ciudadana para la lucha contra la
corrupción.
11. Responsabilidad de los supervisores e interventores de los
contratos.
12. Establece inhabilidad para contratar de quienes incurran
en actos de corrupción.
Entre otros…..
 LEY ESTATUTARIA 1581 / 2012
Por la cual se dictan disposiciones generales para la
protección de datos personales.
Serán aplicables a los datos personales registrados en
cualquier base de datos que los haga susceptibles de
tratamiento por entidades de naturaleza pública o privada.
 LEY ESTATUTARIA 1581 / 2012
Por la cual se dictan disposiciones generales para la
protección de datos personales.
Clasificación de datos personales
Dato Público:
Calificado como tal en la ley. Dato que no es semiprivado,
privado o sensible (Ej. datos relativos al estado civil de las
personas, su profesión u oficio, su calidad de comerciante
o servidor público y aquellos que pueden obtenerse sin
reserva alguna).
Dato semiprivado:
Dato que no tiene naturaleza íntima, reservada, ni pública y
cuyo conocimiento interesa al titular y a cierto sector o
grupo de personas o a la sociedad en general (Ej. datos
financieros y crediticios, dirección, teléfono, correo
electrónico).
 LEY ESTATUTARIA 1581 / 2012
Por la cual se dictan disposiciones generales para la
protección de datos personales.
Dato privado:
Dato que solo es relevante para su titular (Ej. fotografías,
videos, datos relacionados con su estilo de vida.)
Dato sensible:
Aquellos que afectan la intimidad del Titular o cuyo uso
indebido puede generar su discriminación, tales como
aquellos que revelen el origen racial o étnico, la orientación
política, las convicciones religiosas o filosóficas, la
pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de
derechos humanos o que promueva intereses de cualquier
partido político o que garanticen los derechos y garantías
de partidos políticos de oposición así como los datos
relativos a la salud, a la vida sexual y los datos biométricos.
 LEY ESTATUTARIA 1581 / 2012
Por la cual se dictan disposiciones generales para la
protección de datos personales.
Para el Tratamiento de la información se requiere la autorización
previa e informada del Titular, la cual deberá ser obtenida por
cualquier medio que pueda ser objeto de consulta posterior.
Casos en que no es necesaria la autorización:
a) Información requerida por una entidad pública o administrativa
en ejercicio de sus funciones legales o por orden judicial;
b) Datos de naturaleza pública;
c) Casos de urgencia médica o sanitaria;
d) Tratamiento de información autorizado por la ley para fines
históricos, estadísticos o científicos;
e) Datos relacionados con el Registro Civil de las Personas.
 Ley 1712 / 2014
"Por medio del cual se crea la Ley de Transparencia y del
Derecho de Acceso a la Información Pública Nacional y se
dictan otras disposiciones.

El objeto de la ley es regular el derecho de acceso a la información

pública, los procedimientos para el ejercicio y garantía del derecho y
las excepciones a la publicidad de información.

El Principio de máxima publicidad establece que toda información en

posesión, bajo control o custodia de un sujeto obligado es pública y
no podrá ser reservada o limitada sino por disposición constitucional
o legal.
 Ley 1712 / 2014
Clasificación de la Información
Información pública: Es toda información que un sujeto obligado
genere, obtenga, adquiera, o controle en su calidad de tal.
Información pública clasificada: Es aquella información que
estando en poder o custodia de un sujeto obligado en su calidad
de tal, pertenece al ámbito propio, particular y privado o semi-
privado de una persona natural o jurídica por lo que su acceso
podrá ser negado o exceptuado, siempre que se trate de las
circunstancias legítimas y necesarias y los derechos particulares
o privados consagrados en esta Ley. (D° intimidad – salud-vida
seguridad – secreto comercial , industrial o profesional).
Información pública reservada. Es aquella información que
estando en poder o custodia de un sujeto obligado en su calidad
de tal, es exceptuada de acceso a la ciudadanía por daño a
intereses públicos y bajo cumplimiento de la totalidad de los
requisitos consagrados en esta Ley. (defensa y seguridad nacional).
 Estructura de aplicación de la Ley
1712 / 2014

Divulgación Respuesta
TRANSPARENCIA a TRANSPARENCIA
proactiva de
ACTIVA información solicitudes PASIVA
de acceso

Derecho de acceso a la información pública

Instrumentos 1. Registro de Activos de Información.

para la Gestión 2. Índice de Información Clasificada.
3. Programa de Gestión Documental.
de la
4. Esquema de Publicación de la
Transparencia
Información.
 Que son los Instrumentos para la Gestión
1. Registro de Activos de Información:
- Todas las categorías de información publicada por el
sujeto obligado.
- Todo registro publicado.
- Todo registro disponible para ser solicitado por el público

2. Índice de Información Clasificada:

Los sujetos obligados deberán mantener un índice
actualizado de los actos, documentos e informaciones
calificados como clasificados o reservados, de conformidad
con la ley.
El índice incluirá sus denominaciones, la motivación y la
individualización del acto en que conste tal calificación.
3. Programa de Gestión Documental:
Los sujetos obligados deberán adoptar un PGD en el cual se
establezcan los procedimientos y lineamientos necesarios para
la producción, distribución, organización, consulta y
conservación de los documentos públicos. Deberán
observarse los lineamientos y recomendaciones que el AGN
expida.
4. Esquena de Publicación de la Información: deberá establecer:
a. Las clases de información que el sujeto obligado publicará
de manera proactiva.
b. La manera en la cual publicará dicha información;
c. Otras recomendaciones adicionales que establezca el
Ministerio Público
d. La periodicidad de la divulgación, de conformidad con los
Ppios. administrativos de la función pública.
e. Los CCD que faciliten la consulta de los documentos
públicos que se conservan en los archivos del respectivo
sujeto obligado
 Decretos
DECRETO 2150 / 1995

Por el cual se suprimen y reforman regulaciones,

procedimientos o trámites innecesarios existentes en la
Administración Pública.
1. Suprime autenticaciones.
2. Suprime uso de sellos en las entidades publicas.
3. Prohíbe exigir copia documentos que se poseen en la
entidad.
4. Crea la ventanilla única en las entidades del estado para
regular la recepción de documentos.
5. Firma mecánica. (uso Orfeo – Resolución No.054 de 2016)
 DECRETO 4110 / 2004
Por el cual se reglamenta la Ley 872 /2003 y se adopta
la Norma Técnica de Calidad en la Gestión Pública.

Adopta la Norma Técnica de Calidad en la Gestión Pública,

NTCGP 1000:2004, la cual determina las generalidades y los
requisitos mínimos para establecer, documentar, implementar
y mantener un Sistema de Gestión de la Calidad en las
entidades publicas. Actualizada: NTCGP 1000:2009
 Decreto 2578 / 12
 Articula el SNA
 Comités técnicos AGN
 Consejos Departamentales de archivo
 Crea Comité Interno de archivo
 Les da sus funciones
 Ordena incluir en los planes de acción la G.D. recursos.

Decreto 2609 /2012

 Establece principios del PGD
 Procesos del PGD
 Instrumentos Archivísticos (CCD-TRD-PGD-PINAR-FUID-MODELO REQ.-
MAPA PROC.-TABLAS CONTROL DE ACCESO).

Estas disposiciones hoy compiladas en el Dcto. 1080 / 2015

“Por medio del cual se expide el Decreto Único
Reglamentario del Sector Cultura"
 Decreto 103 / 2015
Por el cual se reglamenta parcialmente la Ley 1712 / 2014 y
se dictan otras disposiciones.
1. Establece directrices publicar la información –
transparencia activa. Link de transparencia en la página
web.
2. Publicar directorio de los S.P. y los P.S.
3. Publicar: trámites, servicios, contratación y el plan de
adquisiciones de la entidad.
4. Accesibilidad en medios electrónicos y espacios físicos
para personas con discapacidad.
5. Regula el acceso a la información publica, clasificada y
reservada.
6. Regula la información mínima que deben tener los
instrumentos de gestión de la información.
7. Publicar los informes de las solicitudes realizadas por
los ciudadanos (PQRS).
 Acuerdos AGN
Acuerdo 060 / 2001
POR EL CUAL SE ESTABLECEN PAUTAS PARA LA ADMINISTRACIÓN
DE LAS COMUNICACIONES OFICIALES EN LAS ENTIDADES
PÚBLICAS Y LAS PRIVADAS QUE CUMPLEN FUNCIONES PÚBLICAS

 Crea las unidades de correspondencias en las entidades, con el fin

de tener control de la información que ingresa y sale de la misma.
 La numeración de los actos administrativos se harán de forma
consecutiva y serán responsables de que no se reserven, tachen o
enmienden números, no se numeren los actos administrativos que
no estén debidamente firmados.
 Acuerdo 042 / 2002
Por el cual se establecen los criterios para la organización de los
archivos de gestión en las entidades públicas y las privadas que
cumplen funciones públicas, se regula el Inventario Único
Documental y se desarrollan los artículos 21, 22, 23 y 26 de la
Ley General de Archivos 594 de 2000.

Acuerdo 002 / 2014

"Por medio del cual se establecen los criterios básicos para
creación, conformación, organización, control y consulta de los
expedientes de archivo y se dictan otras disposiciones"
Hoja de control

Acuerdo 007 /2014

"Por medio del cual se establecen los lineamientos para la
reconstrucción de expedientes y se dictan otras disposiciones"
 Circulares
004 / 2003 DAFP y AGN
Organización de las Historias Laborales – hoja
de control

Circular conjunta No.018 de 03 sept. 2015

Procuraduría y Contraloría

Cumplimiento de Leyes 951 de2005 , 1151 de

2007 y 1551 de 2012 Proceso de empalme entre
mandatarios entrantes y salientes.
 Resolución No.1995 / 1999
Organización de las Historias Clínicas.
( H.C = 5 + 15 = 20 años)

Resolución: No.839 23 marzo / 2017

Por la cual se modifica la Resolución 1995 / 1999 y
se dictan otras disposiciones
(H.C. = 5 + 10 = 15 años )
Para las historias clínicas de víctimas de violaciones de derechos
humanos o infracciones graves al Derecho Internacional
Humanitario, los términos de retención y conservación
documental se duplicarán .

Guía Técnica Colombiana – GTC 185 (Documentación

Organizacional).
Experiencias en el PGD en la
Alcaldía de Santiago de Cali
2007 – 2017.
Ventanilla Única
2009
4 ventanillas - Sala
espera 28 sillas -
fichas manual.
Ventanilla Única – 2014
SGD Orfeo
Ventanilla Única

30 ventanillas – sala espera

100 sillas – área control de
calidad y distribución.
mensajería para los CD –
turnero automático.
 Ventanilla Única y
área de distribucción
Centros de documentación

2013
Centros de documentación
Centros de documentación
Centros de documentación
Centros de documentación
Centros de documentación
Centros de documentación
ARCHIVOS DE GESTIÓN
HACIENDA 2006 - TALLERES MPIO.

HACIENDA 2015
 ARCHIVOS DE GESTIÓN
Sria. Educación

Educación 2008 - Taller Piloto Educación 2015 – Taller Piloto

Equipo Técnico de Archivo – ETA. Apoyo al Comité Interno

Archivo.
El Comité Tecnológico Operativo – CTO. Apoyo al DATIC.
 Proceso Eliminación de
Historias Clínicas – 17.500
EAS Mpio en Liquidación (2004).

Entrega de historias clínicas.

Noticia creada hace 3 años ago - por Mónica Montano Navia
Se informa a todos los servidores públicos que en su momento
pertenecieron a la Entidad Adaptada de Salud del Municipio de
Santiago de Cali (también conocida como “Servicio Médico ó
Unidad de Salud Laboral”), que podrán reclamar las historias
clínicas en el Archivo de Gestión, ubicado en el sótano 2 de la torre
de la Alcaldía de Cali, únicamente por su dueño con previa
identificación, en horario de oficina.
Esta decisión obedece a la necesidad de descongestión de archivo
y etapa de modernización que actualmente vive la Administración
Municipal.
Informó: Macroproceso de Talento Humano.
 Proceso Eliminación de
Historias Clínicas
EAS Mpio en Liquidación.
Vence plazo para reclamar las historias clínicas

Noticia creada hace 3 años ago por Mónica Montano Navia

Hasta el 3 de 0ctubre del 2014 tendrán plazo de reclamar los expedientes de
su Historia Clínica los Servidores Públicos que pertenecieron a la Entidad
Adaptada de Salud del Municipio de Santiago de Cali, de lo contrario se
eliminarán dichos documentos.
Según Juan Fernando Reyes Kuri, Director de Desarrollo Administrativo, “la
Administración en pro de modernizarse requiere descongestionar el archivo
y dando cumplimiento de la Ley se cita a los interesados para que soliciten la
respectiva documentación que es de carácter personal”.
Los expedientes del conocido Servicio Médico o Unidad de Salud Laboral,
como también se le conocía a este servicio médico, serán entregados
únicamente a sus dueños tras previa identificación, en el sótano 2 del CAM
Torre Alcaldía en horario de oficina.
Informó: Macroproceso de Talento Humano
CELEBRACION DIA NACIONAL DE
LOS ARCHIVOS 9 OCTUBRE 2008
INTRANET
INTRANET
Taller de Digitalización
 Plan de Incentivos - Ley 909 / 2004
Premios a Mejores Equipos de Trabajo

Viaje a San Andrés

2011

Viaje eje cafetero

2 veces.
2012-2013

Viaje Panamá
2014
 John Jairo Marulanda Herrera
Dpto. Adtivo de Desarrollo e Innovación
Institucional
Subdirección de Trámites, Servicios y Gestión
Documental.
john.marulanda@cali.gov.co
Decreto No. 2609 / 2012.
jotalasmi@hotmail.com