Reunión de Comité de Solidaridad

Acta No.21

Fecha: Neiva, 20 de octubre de 202120

Hora: De las 14:00 horas

LUGAR: Aula 04 Edificio Lara Bonilla

ASISTENTES: Señorita Flor Emilia Blanco, Presidenta

Señora Margarita Torres, Secretaria
Señor Gregorio Granados, Fiscal
Andrés Morales, vocal

INVITADO: Doctor Ramiro Galindo gerente

ORDEN DEL DÍA:

1.Verificación del quórum.

2.Lectura y aprobación del acta anterior.
3.Solicitud de Auxilio.

DESARROLLO:

1. Verificación del quórum

Los cuatro miembros del comité de solidaridad se hicieron presentes.

2. Lectura y aprobación del acta anterior

La secretaria dio lectura del acta anterior la cual fue aprobada por
unanimidad.

3. Solicitud de auxilio

Se leyó la carta presentada por la socia de nuestra cooperativa la señora

Claudia Helena Cruz, en la cual expone en forma detallada, el motivo por el
cual se ve obligada a solicitar la ayuda económica de nuestra entidad.
Una vez analizada y discutida se llegó a la conclusión de auxiliar a esta socia
con un aporte de $1’000.000 (un millón de pesos).

Se anexa la carta.

El señor Gerente expresa los agradecimientos por este acto de solidaridad

para con la compañera; también insinúa realizar algunas actividades con el
fin de incrementar el fondo de solidaridad para en casos de calamidad
familiar de los socios de la cooperativa.

CONVOCATORIA: La próxima reunión se llevará a cabo en el Salón de

Gobernadores, el 30 de octubre de 2021 a las 10:00 horas.

Firma de asistentes.
 REUNIÓN DE JUNTA DIRECTIVA ACTA 002

Acta No. 2

FECHA: Neiva, 20 de octubre de 2021

HORA: De las 10:00 a 12:00 horas

LUGAR: Sala de Juntas:

ASISTENTES: Doctor Luis Perdomo, Presidente/

Señora Olga Cecilia Lozano, Secretaria
Señor Juan Carlos Torres, Tesorero
Señor Francisco Acosta, Fiscal
Señor Fernando Salgado, Vocal
Señorita Carmenza Llanos, Vocal

ORDEN DEL DÍA:

1. Verificación del quórum

2. Lectura y aprobación del acta anterior
3. Informe del jefe de ventas
4. Proposiciones

DESARROLLO:

1.Verificación del quórum

Asistieron todas las personas integrantes de la Junta y los que debían estar
presentes en la reunión.

2.Lectura y aprobación del acta anterior

Se leyó el acta de la reunión anterior la cual fue aprobada por la unanimidad.

3. Informe del jefe de ventas

El señor Darío Gómez, puso en consideración las ventajas de promocionar la
calidad de nuestros productos en otras zonas del país, para así incrementar
el monto total de las ventas.

Además, por medio de un informe demostró los resultados del trimestre

anterior donde las ventas disminuyeron en un 30%.

4. Proposiciones

El señor Nelson Álzate, propuso emprender una campaña publicitaria en sus

almacenes con descuentos especiales.

CONVOCATORIA: La próxima reunión se llevará a cabo en la sala de Juntas

de la Alcaldía Neiva

asistentes.
Departamento de Archivo y Correspondencia 0120-0028

REVISIÓN DEL PROCESO DE PRÉSTAMO DE DOCUMENTOS Y

RADICACIÓN DE CORRESPONDENCIA

RESUMEN

2.1. PRÉSTAMO DE DOCUMENTOS

En repetidas ocasiones se escucha el descontento de algunos empleados por la

demora que siempre se presenta para el préstamo de documentos, a cargo del
señor Miguel Antonio Peña, quien a pesar de que trata de ser una persona muy
eficiente, muchas veces olvida el proceso correcto.

Los inconvenientes se presentan porque no maneja correctamente los recursos

necesarios para el proceso de préstamo de documentos como es la Tarjeta
fuera, en el momento de retirar un documento se debe colocar esta tarjeta en su
reemplazo y al señor Peña se le olvida este paso y por tanto se presenta
desorden y demora para ubicar nuevamente el documento en su puesto. Esta
tarea se aplaza indefinidamente, pues para él es muy demorado empezar a
buscar el sitio de cada documento.

Cuando un empleado llega al Departamento de Archivo a solicitar un

documento, no se sabe con seguridad si el documento está en su lugar correcto
o está fuera de allí porque fue prestado con anterioridad y no se ha regresado a
su lugar. Esto ocasiona mucha demora en su búsqueda y disgusto para los
empleados que necesitan el documento.

FECHA: Bogotá D.C., 29 de junio de 2010

ELABORADO POR: Jairo Alberto Sierra Perea

2.2. RADICACIÓN Y REGISTRO DE CORRESPONDENCIA

En este mismo departamento encontramos problemas en cuanto a la radicación

y registro de la correspondencia recibida, pues desde hace más de un mes, se
llenó el libro de registro de correspondencia, ya se ha hecho solicitud al Jefe
Administrativo, para comprar un nuevo libro, pero esto no se ha realizado.
Al no haber libro de registro, la correspondencia que llega, solamente se radica,
pero no se lleva el registro de los documentos.

OBJETIVOS

1. Determinar las causas de los inconvenientes presentados en el préstamo de

documentos.

2. Revisar el proceso de radicación y registro de la correspondencia recibida.

RECOMENDACIONES

Hacer un llamado de atención al señor Peña, para que responda por la pérdida
de documentos si esto llega a ocurrir y para que ponga al día el archivo de la
empresa.

Pensar en comenzar un proceso de sistematización del registro de la

correspondencia, para estar mejor organizados y no tener problemas de libros
manuales.

JAIRO ALBERTO SIERRA PEREA

Asistente Administrativo

Copia: Manuel Alfonso Sánchez, Jefe de Recursos Humanos

Redactor: Gonzalo Jiménez

Transcriptor: Carmen Elena Toro Fernández
 CONCLUSIONES

Es urgente organizar los documentos que están sin archivar, pues se pueden
ocasionar pérdidas.

También es urgente adquirir un nuevo libro de registro de correspondencia.

A las personas a cargo de estas funciones, les falta más compromiso con la
empresa y con su trabajo

Firma de quien elabora el informe