Comité/reunión de: REUNION ORDINARIA DE CONSEJO

Fecha comité/reunión: 04 DE OCTUBRE DE 2021

Lugar: SALON SOCIAL
Acta No.: CS No. POTRERITO -2021
Hora de Inicio: 08:12 PM

FIRMA DE PARTICIPANTES:

No NOMBRE CARGO ASISTENCIA FIRMA

1 DIANA LOPEZ ADMINISTRADORA PRESENTE  

2 CESAR MOSQUERA CONTADOR PRESENTE  

3 ANTONIO GUARNIZO PRESIDENTE PRESENTE  

4 JUAN CARLOS CHITIVA VICEPRESIDENTE PRESENTE  

5 GIOVANI PAVOLINNI TESORERO PRESENTE  

6 IGNACIO RAMIREZ VOCAL PRESENTE  

7 ALBERTO GUTIERREZ VOCAL PRESENTE  

8 FERNANDO LOPEZ SUPLENTE AUSENTE  

9 JHON JAIRO CHACON SUPLENTE PRESENTE  

ORDEN DEL DIA:

1. Verificación de Quorum
2. Lectura y aprobación Acta anterior
3. Informe de gestión administración
4. Revisión y aprobación estados financieros Agosto 2021
5. Temas varios
5.1 Proyecto baño portería
5.2 Lámparas solares zona del lago
5.3 Corte de swinglea perimetral

PUNTOS TRATADOS:

Se da inicio a la reunión, el señor Alberto Gutiérrez decide grabar la reunión.

Ningún miembro del Consejo se opone.

1. VERIFICACION DEL QUORUM: Hacen presencia siete (7) miembros del consejo conformando quorum válido
para toma de decisiones.

2. LECTURA Y APROBACION DEL ACTA ANTERIOR: El señor Antonio Guarnizo se dispone a leer el acta con
los comentarios realizados por los consejeros. Cabe resaltar que la última versión es la enviada con los comentarios
realizados por el señor Alberto Gutiérrez, la cual no fue enviada a la administración por medio del correo oficial
jardíndepotrerito@gmail.com por lo tanto la administradora manifiesta no conocerla y solita que estos documentos sean
compartidos. Existen puntos con los que no está de acuerdo.
Una vez leída y conocida por todos los miembros se somete a votación para su aprobación. El señor Giovanni Pavolini
interviene para manifestar que no está de acuerdo con que las actas sean tan largas ya que se hace difícil para su
revisión y lectura; pide que sean sin tanto detalle, que si uno dijo, que si otro dijo; adicionalmente manifiesta que a un
acta así de larga al momento de leerla para su aprobación no se le presta la suficiente atención ya que su aprobación se
realiza un mes después de hecha la reunión y es difícil recordar si esos fueron los puntos y las opiniones tratadas en ese
día; sumado a eso refiere que cuando los textos son así de largos se prestan para diferentes interpretaciones, entre más
cortas se prestan para menos interpretaciones. Sugiere que se compre una impresora para el condominio, para elaborar
el acta el mismo día que sea corta y precisa y se deja firmada después de leída y aprobada. Ignacio Ramírez apoya la
posición de Giovanni Pavolini. Alberto Gutiérrez interviene para manifestarles que en conversaciones sostenidas con
abogados amigos de él, le han manifestado que capturar esos momentos esenciales es difícil, no todos poseen las
cualidades de taquigrafía para hacerlo y hacerlo rápido. Estas actas largas son las ideales para dejar plasmado todo lo
conversado y pactado.

Antonio Guarnizo interviene para acotar que él es partidario de las actas largas y completas, se debe dejar plasmado
todo lo dicho y las decisiones tomadas, ya que esta es una herramienta para defenderse ante cualquier situación futura, y
entre más claridad es mejor. El señor Antonio Guarnizo asume que se cometió un error al no haber compartido el acta a
la administración y propone que una vez hechos los comentarios y observaciones se debe enviar nuevamente a los
correos para realizar su aprobación por ese medio. Giovanni Pavolini pregunta a la administración como se va a llevar
el proceso de ahora en adelante. La administradora enfatiza que primeramente, ella no tenía conocimiento de la última
versión del acta, segundo una vez enviada el acta a los correos de los señores consejeros, tienen máximo tres (3) días
calendario para realizar comentarios y sugerencias. Una vez agotado este tiempo se procede a imprimir para su
respectiva firma. Ignacio Ramírez interviene para manifestar que él está de acuerdo con actas cortas donde se deben
poner solamente las proposiciones, decisiones y tareas. Cesar Mosquera manifiesta que en un tema legal los abogados
necesitan la minucia de los hechos por eso es importante dejar todos los detalles escritos. Giovanni Pavolini e Ignacio
Ramírez defienden su posición en que menos es más. Antonio Guarnizo y Alberto Gutiérrez sostienen que se deben
hacer completas. John Jairo Chacón comparte la técnica 1,2 y 3 que se utiliza para este tipo de reuniones que contempla
temas tratados, decisiones y conclusiones. Juan Carlos Chitiva interviene para acotar que infortunadamente en la gran
mayoría de reuniones de consejo se ha caído en el error de querer dar catedra y tomar protagonismos que no
corresponden, y para él no es correcto tomar estas posiciones ya que se torna hasta incomodo porque da la sensación de
que algunos saben tanto que no vale la pena ni siquiera opinar, el objetivo de las reuniones es tomar decisiones y
ejecutar acciones. Hacerlo más concreto y preciso. Giovanni precisa que deben quedar claras las decisiones, establecer
tareas y ejecutarlas.

Se realiza revisión de las tareas planteadas en la reunión pasada.

 Giovanni Pavolini solicita a la administradora poner especial cuidado al libro de actas debidamente legajadas y foliadas;
adicionalmente hace un llamado a los consejeros para realizar el mismo trabajo con las actas de las reuniones sostenidas
entre ellos, recordando que el trabajo no solo es de la administración en este aspecto. La administración pregunta si los
estados financieros también deben imprimirse y Giovanni Pavolini solicita que sí debe realizarse.

3. INFORME DE GESTION MENSUAL: ADMINISTRACION: La administradora da inicio a la lectura del informe

mensual correspondiente al mes de agosto de 2021, el cual fue enviado a los consejeros vía correo electrónico con la
citación a reunión y estados financieros. En dicho informe se relacionan las actividades ejecutadas durante el mes de
agosto, estado legal, laboral, operativo y administrativo del condominio. Adicionalmente el comportamiento financiero de
la copropiedad.

4. REVISION Y APROBACION DE ESTADOS FINANCIEROS AGOSTO 2021: Cesar Mosquera da inicio al informe
de estados financieros del mes de Agosto de 2021. Se revisan los rubros que se encuentran por encima del porcentaje de
ejecución a la fecha. Se identifica en cada uno de ellos cuales fueron los gastos que ocasionaron ese desfase. En el rubro de
piscina está clasificado el gasto del drenaje realizado desde la zona de piscina hasta la casa 21 y la administración propone
reclasificarlo en gasto no presupuestado ya que está afectando significativamente el rubro y es un gasto no recurrente, por lo
tanto no se va a volver a ejecutar ni a tener en cuenta para el presupuesto a realizar del año 2022, esta petición se somete a
votación y se aprueba por unanimidad.

John Jairo Chacón interviene para manifestar su inconformidad porque a su parecer no es correcto que la administración no
asuma el corte de la swinglea lateral de su vivienda ya que esa hace parte de la fachada del condominio, la administración y
el señor Antonio Guarnizo aclaran que dicho corte corresponde a cada propietario, el corte del cual se hace cargo el
condominio es el de la swinglea perimetral, es aquí donde aplica que la swinglea corresponde a zona común de uso privado.
Antonio Guarnizo le solicita comedidamente a John Jairo Chacón la colaboración de cortar mes a mes esta cerca viva por la
estética del condominio.

Juan Carlos Chitiva interviene para manifestar que en varias ocasiones ha conversado con los jardineros (Hernán Lucumi y
Harvey Rivera) para proponer el uso de herramientas para optimizar las tareas de corte y jardinería, pero ellos le han
manifestado que no es una opción viable. Giovanni Pavolini interviene para acotar que él tiene la cotización de estos
equipos (maquinaria para cortar swinglea, carro podador industrial, sopladora); menciona que es una buena opción para
optimizar las tareas propias del mantenimiento de la copropiedad. Adicionalmente menciona que estas maquinarias serian
de gran ayuda si se cumple una estricta programación de las actividades.

La administración informa al señor Giovanni Pavolini que en años atrás, al personal de jardinería se le compro una
herramienta para corte de swinglea, pero a solicitud de ellos fue cambiado (maquina cocodrilo) por una guadaña;
manifestando no poder realizar las actividades con facilidad ya que están acostumbrados a trabajar de diferente manera.
Giovanni Pavolini propone el uso de la sopladora para aseo de calles y recoger el prado resultado del corte, Antonio
Guarnizo interviene manifestando que esta última tarea es muy complicada para realizar con la sopladora ya que el prado
recién cortado es muy pesado y en ocasiones húmedo lo cual retrasaría los tiempos. Giovanni Pavolini menciona que ellos
como residentes deben flexibilizar un poco el tema de la recogida del prado, ya que la propuesta contempla recoger el prado
1 o 2 días después de cortado en cada vivienda mientras el pasto seca y es más liviano. La administración acota que ese es
un tema bastante delicado, en ocasiones anteriores el pasto se ha dejado de recoger de un día para otro por motivo de
emergencias o actividades urgentes no programadas y ha sido evidente el malestar por parte de los residentes. El tema de la
maquinaria queda pendiente

Cesar Mosquera continua con la revisión de los rubros, se recuerdan los gastos que se clasificaron como no presupuestados
y fueron aprobados en reuniones pasadas.

La obra aprobada de las lámparas solares para la zona de la escombrera del lago, se solicita sea incluida dentro del
presupuesto aprobado por la asamblea para la optimización de alumbrado de zonas comunes.

3
Cesar Mosquera menciona el rubro de elementos de aseo, que se encuentra desfasado. Antonio Guarnizo menciona que ese
rubro quedo mal presupuestado. Todos coinciden con el señor Guarnizo.

La administración informa que la cartera disminuyo con relación al mes anterior, se le solicita que se siga realizando la
gestión de cobro ya que se van a gastar dineros importantes en las obras pendientes por ejecutar. El señor Antonio Guarnizo
solicita al contador que sean actualizados los nombres de los propietarios en los recibos de administración. Antonio
Guarnizo solicita a la administración obedecer el mandato de la asamblea en cuanto a la mora, que contempla que los
propietarios que deban más de 3 cuotas de administración se deben enviar a cobro jurídico.

Además trae a colación la deuda antigua de la casa #16 (contrato de transacción con el señor Humberto Vidal); donde la
administración realiza un recuento de las acciones realizadas con el señor Regulo Marín actual propietario de dicha
vivienda; desde la adquisición del documento donde el señor Regulo Marín asume la deuda hasta la última conversación
con él (Julio 2021) donde manifestó ya no tener ninguna deuda con Humberto Vidal por lo tanto no asume el pago de la
deuda. Para retomar este tema el señor Antonio Guarnizo propone que el consejo de administración cite al señor Regulo
Marín para aclarar la deuda pendiente; Juan Carlos Chitiva pregunta a nombre de quien está este predio; los señores
consejeros autorizan a la administración que saque un certificado de tradición y libertad en primera instancia para identificar
al titular del predio; una vez se tenga este documento se tomarán decisiones al respecto.

El señor Antonio Guarnizo aclara que la deuda de la casa 16 se pagó casi en su totalidad y esos 14 millones de pesos
aproximadamente corresponden a las obras pendientes en años atrás pactadas; obras pendientes correspondientes a los
estatutos y construcción de jacuzzi.

Juan Carlos Chitiva pregunta por la zona posterior a la malla en el lago que es propiedad del condominio pero de la cual fue
retirado el alambre que la demarcaba, su preocupación radica en el nuevo proyecto de viviendas que se ha mencionado va a
realizar Constructora Bolívar, la administración informa a los presentes que ese tema se adelantó con las personas que
realizaron el levantamiento topográfico del terreno y se dejó claro hasta donde llega el límite del condominio,
aproximadamente 3 mts después de la malla. Alberto Gutiérrez menciona que él estuvo llamando a la constructora en
mención y tampoco obtuvo ningún tipo de información del proyecto futuro. John Jairo Chacón pregunta que tan complejo es
mover la malla hasta el límite del condominio; Antonio Guarnizo manifiesta que lo complejo del asunto es el costo que
tiene mover la malla actual. Giovanni Pavolini propone que se debe ir pensando en este gasto, es necesario y urgente para
evitar problemas legales a futuro con los propietarios del predio vecino. Adicionalmente pide que cada miembro del consejo
revise minuciosamente la escritura de su vivienda porque ha evidenciado que algunas medidas no corresponden a lo
construido. Todos están de acuerdo. Antonio Guarnizo solicita la autorización para volver a templar el alambre en el cerco
del límite pero la administración informa que ese tema no se soluciona así, es de mover la malla. Se autoriza para buscar las
cotizaciones de dicho trabajo.

5. TEMAS VARIOS:

 BAÑO PORTERIA: El señor Antonio Guarnizo hace un llamado a los asistentes de la reunión para explicar la
opción de modificación del baño elegida por el comité de obras, conformado por él, Gustavo Tello casa 36 y Pablo
Buitrago casa 46. El arquitecto Pablo Buitrago en una reunión pasada presentó 3 opciones de modificación, las
cuales fueron descartadas por los altos costos que implicaban. Posteriormente, los señores Antonio Romero,
Antonio Guarnizo y Alberto Gutiérrez socializaron un diseño que se ajustaba a la necesidad y al presupuesto
aprobado por la asamblea. Seguido el comité de obras, se reúne en varias ocasiones para determinar el diseño más
apropiado, y una vez concertado se procede a conseguir las 3 cotizaciones (mano de obra) para ser presentadas a
los señores consejeros. Ante la exposición de estas 3 cotizaciones, el señor Giovanni Pavolini manifiesta que él se
siente imposibilitado para elegir sobre esas cotizaciones, ya que es de vital importancia conocer en detalle los
argumentos por los cuales fueron descartados los anteriores diseños y así tener clara la explicación que se le va a
dar a la asamblea en una próxima reunión. La administración toma la palabra para recordar que el presupuesto
aprobado por la asamblea fue de hasta 10 millones de pesos del fondo de imprevistos para ejecutar el proyecto del
4
 baño y de la optimización de luminarias de zonas comunes; dicho esto se deja claro que por temas de presupuesto
fueron descartadas las anteriores propuestas. John Jairo Chacón manifiesta tener otra opción de modificación del
baño y desea compartirlo con todos. Alberto Gutiérrez interviene para expresarle al señor Antonio Guarnizo que
sinceramente es muy difícil entender el diseño sin un plano a escala; por lo cual él se compromete a realizarlo para
compartirlo. Antonio Guarnizo interviene para solicitar a los consejeros realizar una visita al sitio (baño Portería)
para poder ampliar la explicación del diseño; se coordina la visita para el día martes 05 de octubre a las 4:30 pm.
Todos están de acuerdo. Juan Carlos Chitiva pregunta cuál es el tiempo estimado de ejecución de esta obra; se
informa que son 15 días hábiles aproximadamente.

 PERRO DANIEL: Infortunadamente durante el desarrollo de la reunión, llegó el perro “Daniel” a la sede y todos
los presentes pudimos observar cómo se orino en una de las columnas; a raíz de esta situación se retoma el tema de
la opción de adopción del perro. Giovanni Pavolini solicita a la administradora dar una solución definitiva a este
tema, para ello la administración se compromete a citar a comité de convivencia, casa14, casa 07, casa 30, casa 08,
casa 17, casa 50; quienes hasta la fecha se han hecho cargo del perro en manutención.

No siendo más se da por terminada la reunión.

Término de la Reunión: 10:52 PM

ACCIONES DEFINIDAS
ACCION RESPONSABLE FECHA NOVEDAD
Cotizar movimiento de malla zona del lago Diana L. 31-oct Creada
Certificado de tradición y libertad casa 16 Diana L. 31-oct Creada
Averiguar en cámara y comercio sobre la obligatoriedad del
Diana L. 31-oct Creada
registro de libro de actas
Averiguar el precio $ del registro de estatutos de PH Antonio G. 31-oct Creada
Elaboración de Planos de opción de modificación del baño de
Alberto G. 6-oct Creada
portería
hablar con los encargados de las obras casa 16 y casa 09 para dar
Diana L. 15-oct Creada
orden a los materiales y trabajos que se están realizando
Reunión con comité de convivencia y casas que se encargan del
Diana L. 20-oct Creada
cuidado del perro Daniel

Revisión de escrituras para confirmar medidas del condominio Consejo 31-oct Creada