EN EXCEL HACER

PROYECTOS

DIAGRAMA PERT CPM Y CALCULAR

RUTA CRÍTICA
IMPORTANTE: El complemento que se muestra en esta publicación no
se encuentra vigente y no funciona correctamente en versiones actuales de
excel. Se recomienda instalarlo en Excel 2016 o versiones anteriores de 32
bits; aun así no se garantiza su correcto funcionamiento. Como alternativa
actual, puedes utilizar nuestra calculadora PERT CPM online.
Bienvenidos a una nueva entrada de Plan de Mejora, el mejor lugar para
aprender, practicar y mejorar. En esta ocasión, como parte de nuestra serie
de entradas de gestión de proyectos, te presentamos un EXCELente
complemento que te permitirá hacer diagramas PERT CPM y calcular la
ruta crítica de tus proyectos en excel de forma automatizada.

 
Si hablamos de software para gestión de proyectos, lo primero que viene a
nuestra mente son herramientas como Microsoft Project y Gantt Project,
entre otros; y tal vez como una de tus últimas opciones pensarías en el uso
de Excel. Y aunque  Excel es una herramienta que se puede moldear para
usarlo en diferentes temas; para la gestión de proyectos se tienen que hacer
algunas adecuaciones a nuestras hojas de cálculo a fin de realizar nuestros
cálculos.
Afortunadamente, te traemos un complemento para gestión de proyectos en
Excel llamado «Project Management» que automatiza gran parte de los
cálculos. Esta herramienta te ayudará a:
 Elaborar un diagrama PERT CPM.
 Calcular la ruta crítica.
 Elaborar un diagrama de Gantt.
 Evaluar actividades con tiempo fijo y tres estimaciones de
tiempos.
 Calculo de las holguras y los tiempos más próximos y lejanos
de inicio y final.
 Cálculo de probabilidad y más.
El complemento de excel «Project Management» puedes descargarlo desde
el siguiente link:
Descargar complemento de proyectos en Excel

Uso de Project Management en Excel:

 Para evaluar el uso del complemento de proyectos en excel, presentamos 2
ejemplos.

 Ejemplo:

 Para completar el ensamble del ala de un avión experimental, Jim Gilbert

ha definido las siete actividades principales involucradas. Estas actividades
han sido etiquetadas de la A a la G en la tabla siguiente, que también
muestra sus tiempos de terminación estimados (en semanas) y sus
precedentes inmediatos. Determine el tiempo esperado y la varianza para
cada actividad:

Artículos Relacionados  Tabla de Distribución Normal Estándar (Tabla Z)

 
 
Considerar también que Jim Gilbert desea determinar la ruta crítica para el
proyecto del ensamble completo del ala, así como el tiempo esperado para
la terminación de todo el proyecto. Además quiere determinar los tiempos
de inicio y terminación más cercano y más lejano para todas las
actividades. Finalmente calcular la probabilidad de que el proyecto finalice
en 19 semanas.

Solución:
 
Nos dirigimos a la pestaña complementos, seleccionamos OM_IE y damos
click en «New Problem». A continuación se muestra la siguiente ventana:

 
 

1. Problema Name (Nombre del Problema): se usa para

nombrar la hoja de trabajo y varios rangos en la hoja de trabajo;
por lo tanto debe ser un nombre de Excel legítimo. No debe
contener espacios ni puntuación además debe comenzar con una
letra. Para nuestro caso colocaremos «Ejemplo».
2. Number of Activities (Número de Actividades): es el
número de tareas que comprende el proyecto, incluyendo el
inicio y final. En nuestro ejemplo tenemos 7 actividades, pero
agregamos 2 mas para inicio y final teniendo en total 9.
3. Max Predecessors (Predecesores máximos): es la
cantidad máxima de actividades predecesoras para cualquier
actividad en el proyecto. Para nuestro ejemplo, la actividad con
mas predecesores es E con 2.
4. Number of Resources (Número de Recursos): Hace
referencia a los recursos necesarios para cada actividad
(personas, tiempo, dinero). Para nuestro ejemplo no será
necesario evaluar recursos y colocamos cero.
5. Variable Activities (Actividades variables): estas
actividades no tienen un tiempo fijo, sino que su duración está
determinada por los tiempos de inicio y final de otras
actividades. Estas actividades pueden ser aceleradas agregando
más recursos. En nuestro ejemplo no se presentan este tipo de
actividades.
6. Time Measure (Medida de tiempo): Son las unidades de
tiempo de las actividades. Se debe colocar la medida
correspondiente en inglés: «Hours» para horas, «Days» para
días, «Weeks» para semanas, etc. En nuestro ejemplo, la unidad
de tiempo es semanas (Weeks).
7. En las casillas de verificación de la sección 7 tenemos
las siguientes opciones:
 Cash Flow (Flujo de Caja): permite hacer un
análisis de flujo de caja de ingresos y salidas de
dinero durante el proyecto.
 Random Data (Datos aleatorios): sirve para
generar un problema aleatorio. Puedes utilizar esta
opción para probar su funcionamiento.
 Calendar (Calendario): relaciona los tiempos del
proyecto con las fechas del calendario. En nuestro
ejemplo no es necesario el uso de ninguna de estas
opciones.
8. En las casillas de verificación de la sección 8 tenemos
las siguientes opciones:
 Work Breakdown Schedule (Programa de
desglose del trabajo): esta opción proporciona
niveles en las actividades para ordenarlas como una
estructura jerárquica.
 Freeze Window (Congelar ventana): divide la
pantalla para que los títulos permanezcan fijos
mientras el usuario se desplaza a varias partes de la
ventana. Esto es especialmente útil para problemas
grandes.
 Hide Computations (Ocultar cálculos): se
ocultan las columnas que contienen información de
parte de los cálculos realizados. En nuestro ejemplo
no es necesario el uso de ninguna de estas opciones.
9. Activity Times (Tiempos de actividad): permite que los
tiempos se especifiquen como cantidades fijas (Fixed),
representadas por tres estimaciones (Random) o descritas por
distribuciones de probabilidad (Distribution) seleccionando la
 opción correspondiente. Usamos la opción Random para nuestro
ejemplo.
10. Distribution (Distribución): esta opción se habilita
cuando seleccionamos «Distribution» en el cuadro de tiempos de
actividad. Se escoge el tipo de distribución estadística que tendrá
el tiempo de cada actividad.

Artículos Relacionados  Gestión del tiempo del proyecto: probabilidad de

terminar en el plazo

Una vez ingresados los datos, damos clik en «OK» y obtendremos la

siguiente hoja de cálculo:

Las celdas de color amarillo realizan cálculos automáticos. Se deben

registrar los valores en las celdas color blanco, según se muestra en la
siguiente imagen:
En la parte superior izquierda de nuestra hoja de cálculo tenemos las
siguientes opciones:
 Change (Cambio): Permite agregar o eliminar actividades en
nuestro modelo, según la siguiente imagen:

 
 
 Solve (Solucionar): Al dar click el complemento realizará los
cálculos para solucionar el problema. Para nuestro ejemplo
obtendremos lo siguiente:
También veremos los datos de los tiempos más próximos y lejanos de
inicio y final, además de las holguras. Para ello mostramos las celdas R, S,
T, U, V que se encontraban ocultas en la vista anterior:

En la parte superior izquierda usaremos los siguientes botones:

 
  Critical: Esta opción resalta de color rojo las celdas al costado
de las actividades que pertenecen a la ruta crítica:

 Graph: Esta opción elabora el diagrama de redes PERT-CPM, además nos

permite seleccionar si se desea que en el gráfico se muestren algunos datos
de las actividades. Los nodos resaltados de color verde corresponden a las
actividades críticas.

Ruta Crítica del Proyecto simple

 Ruta Crítica con datos adicionales

  Gantt: Elabora un diagrama de Gantt simple con las actividades de

nuestro proyecto.

 
Finalmente para calcular la probabilidad de terminar el proyecto en 19
semanas ingresamos el valor en nuestra hoja de cálculo (en nuestro ejemplo
es la celda P2):

 La celda P6 calcula automáticamente la probabilidad, que para nuestro

ejemplo sería el 50%.
En el siguiente link puedes descargar el archivo excel del problema:
Reflexión Final

 Si bien existen software más completos para la gestión de proyectos, este
complemento se presenta como una herramienta alternativa de fácil manejo
para resolver ejercicios de gestión de proyectos en excel, especialmente
para el ámbito académico