ISFD N 802 - Descripción Documental

UNIDAD 1

PRINCIPIOS GENERALES, FUNDAMENTOS e

INSTRUMENTOS DE LA CATALOGACIÓN

1. NATURALEZA Y OBJETIVOS DEL ANALISIS DOCUMENTAL

Introducción

Ante un catálogo de una biblioteca o ante el de una base de datos bibliográfica buscamos
un autor, un titulo, una materia, una palabra, etc. En general si utilizamos los campos
controlados (de autor, de materia), todas o las mayorías de las referencias que
encontramos serán de documentos pertinentes, que tienen que ver con aquello que
buscamos y que normalmente nos resultarán útiles porque existe una organización del
conocimiento representado por los documentos, llevada a cabo por la intermediación del
análisis documental.

El analista, el catalogador, el bibliotecario, han analizado los documentos para poder

representarlos y sintetizarlos en una serie de referencias bibliográficas. El conjunto de
referencias, realizadas en función de unos criterios y reglas que dan una estructura y una
coherencia, forman una base de datos organizada, como puede ser un catálogo, cuyo
objetivo último es facilitar, hacer posible, la recuperación de los documentos y la
información que contienen.

El análisis de los documentos hace posible, a cualquier persona que lo necesite, el acceso
a la información que contiene, de manera que el resultado de la búsqueda será el más
pertinente para la demanda formulada.

Para Eugenio Tardón consiste en extraer de un documento los términos que sirvan para
una representación condensada del mismo. Es decir, es el conjunto de operaciones
realizadas para representar el contenido de un documento de forma diferente al
documento original.

Tiene como finalidad:

1. Identificar y seleccionar los elementos esenciales de los documentos

2. Expresar de forma eficaz los puntos de acceso para recuperar la información que
contienen los documentos.

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Objetivo:
Identificar el documento mediante puntos de acceso e indicar su contenido para
permitir su recuperación al usuario.

El resultado es la producción de un nuevo documento diferente al original, un documento

secundario: la referencia bibliográfica.

Las operaciones que implica el análisis documental refieren un conjunto de técnicas

bibliotecarias tradicionales: catalogación, indización, clasificación y resumen.

BIBLIOTECA

Fondo bibliográfico

Ordenamiento/Recuperación
y Descripción Bibliográfica

Catalogación Clasificación

Descripción Ordenamiento y
Bibliográfica Recuperación Bibliográfica

Catálogos / Estante y Catalogo

Fig. 1 Procesamiento de la información

El proceso documental

Las distintas operaciones que el analista bibliotecario va a efectuar sobre los documentos
de un fondo, se desarrollan dentro de un proceso de orden lógico, denominado “proceso
o cadena documental”, formado por pasos sucesivos y en cierto modo concatenados, que
son imprescindibles para la puesta a punto de los sistemas documentales, creándose así

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un proceso de circulación de la información que tiende a establecer un vinculo entre los

documentos y los usuarios y cumpliendo de este modo el fin último que cualquier
documento se propone, el de su difusión. En suma el proceso documental va a posibilitar
la dinamización de la información guardada en un documento y para ello cada técnica
presenta métodos específicos que se deberán aplicar rigurosamente.

El análisis en el proceso documental

El análisis documental es una de las fases en el proceso documental: el conjunto de

operaciones que recibe el documento con el fin de hacerlo fácilmente recuperable.

El tratamiento de la documentación seleccionada, consiste en un proceso de

catalogación y clasificación que habitualmente se aplica a documentación monográfica,
pero también de indización y resumen, si se tratan publicaciones periódicas y sus
correspondientes ejemplares y artículos.

El resultado del tratamiento documental, es el procesamiento implícito de la

información y los contenidos del documento, quedando reflejado a modo de ficha de
referencia con los correspondientes puntos de acceso para la recuperación del documento
primario u original. Esto supone que desde el punto de vista de la recuperación de
información, se conforma un fondo, colección o catálogo sobre el cual se puede llevar a
cabo cualquier consulta en función a los aspectos o áreas de descripción bibliográfica del
documento.

La recuperación de información, forma parte esencial para el aprovechamiento de la

información original primaria y secundaria. Es responsable directa de la posterior difusión
de la información y su acceso. Por ello facilita las operaciones de búsqueda bibliográfica,
recuperación de documentos primarios, difusión selectiva de la información, difusión de
publicaciones periódicas y otros materiales de tipo especial que consten en el catálogo,
puesta en marcha de servicios de información y referencia, así como la publicación de
documentación secundaria o terciaria como repertorios, guías, bibliografías
especializadas, etc.

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Entrada de información

Fuentes externa
Selección Selección
Fuentes internas
s
Selección

sDescripción bibliográfica

Indización
Análisis

Resumen

Manual (impresa)

Búsqueda Selección
Electrónica (on line)s

Difusión selectiva

Búsquedas bibliográficas
Difusión
De documentos primarios

Servicio de referencia

Salida de información
Fig. 2 Cadena documental

El análisis documental

El Análisis Documental (AD) consiste en extraer del documento sus elementos más
significativos, al objeto de expresar su contenido en forma abreviada. Puede ser
considerado en dos aspectos: formal y de contenido. Es importante para el control y la
organización bibliográfica. El análisis formal (catalogación) permite la identificación de los
documentos a través de un proceso que consiste en disponer los datos bibliográficos de
acuerdo a ciertas normas, mientras que el análisis de contenido (clasificación) se ocupa de
la descripción de los documentos de acuerdo a la materia o tema que tratan.

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El Análisis Documental (AD) es un

conjunto de operaciones intelectuales,
que buscan describir y representar los
documentos de forma unificada
sistemática para facilitar su
recuperación

El profesor José López Yepes, define el Análisis Documental (AD) como “el conjunto de
operaciones que permiten desentrañar del documento la información en el contenida. El
resultado de esta metamorfosis que el documento sufre en manos del documentalista
culmina cuando la información liberada se difunde y se convierte en fuente selectiva de
información. Entonces el mensaje documentado se hace mensaje documental, información
actualizada… Los dos polos que concretan su campo de actuación son el análisis formal y el
análisis de contenidos.

La profesora María Pinto Molina define el AD como “el conjunto de operaciones (unas de
orden intelectual y otras mecánicas y repetitivas) que afectan al contenido y a la forma de
los documentos originales reelaborándolos y transformándolos en otros de carácter
instrumental o secundarios, que faciliten al usuario la identificación precisa, la
recuperación y la difusión de aquellos. No obstante esta transformación es el resultado no
solo de una fase de análisis, previa e imprescindible, sino también de un proceso de
síntesis, que conduce a la conformación definitiva del documento secundario”

Las funciones del Análisis Documental (AD) son:

 Identificar y localizar cualquier documento dentro de una colección y contribuir al

conocimiento de su contenido.
 Transformar los documentos originales en otros secundarios.
 Favorecer la recuperación documental.
 Servir de medio para facilitar la consulta de los usuarios.

El AD y sus niveles:

Los niveles de análisis están en relación directa con los elementos dicotómicos que
integran el documento: contenido (información) y forma (soporte), distinguiéndose, pues,
entre análisis formal o externo y análisis de contenido o interno, ambos con sus campos
teóricos concretos.

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El nivel externo o formal se efectúa sobre el continente, cuya operación es la descripción

física y formal. La descripción formal describe físicamente al documento y recoge sus
datos bibliográficos, en mayor o menor profundidad, con fines de identificación y
localización. (Descripción Bibliográfica)

El nivel interno o de contenido se efectúa sobre el contenido, al igual que el análisis

formal cuenta con sus propias operaciones, las cuales son descripciones característica y
sustancial. Las descripciones característica y sustancial recogen el contenido documental,
donde además de abarcar los fines antes señalados para la descripción formal, pretenden
señalar de que trata el documento, es decir, cual es su contenido temático (Indización), y
dar una visión reducida y elaborada del mismo, esto es, que cosa dice el documento
analizado (Resumen).

 Descripción Bibliográfica –
Análisis Asiento bibliográfico
Formal o
 Catalogación – Catálogos
Externo

ANALISIS
DOCUMENTAL

Análisis  Indización – Indice

Interno o de  Resumen
Contenido
Fig. 3 Niveles del AD

2. DESCRIPCION FORMAL DE LOS DOCUMENTOS

El análisis formal

El análisis formal del documento es aquel que nos lo describe, lo identifica y hace posible
su recuperación mediante los encabezamientos de los responsables (personas o
entidades) o los títulos relacionados con una obra

La técnica de análisis formal se efectúa sobre cualquier soporte físico que cobije un
contenido documental científico.

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Soporte + contenido forman el documento

Dentro de esta fase habrá que distinguir entre la Descripción Bibliográfica y la

Catalogación, operaciones que sin ser contrapuestas, tampoco se pueden considerar,
desde el punto de vista operacional, identificables, ya que la primera se ocupa
exclusivamente de la redacción del asiento bibliográfico, no recogiendo nada sobre
encabezamientos, confección de fichas secundarias y su ordenación en los catálogos, así
como tampoco de la ubicación del documento dentro de una colección determinada,
operaciones estas propias de la catalogación. Adelina Clauso García. En Análisis
documental : el análisis formal

Por consiguiente la fase del análisis formal abarca dos operaciones:

 Descripción bibliográfica
 Catalogación

3. DESCRIPCION BIBLIOGRAFICA

La Descripción Bibliográfica es el conjunto de datos que identifican a un documento a fin

de proporcionar una representación del mismo que lo describa de forma: única, sin
ambigüedad y que permita que sea identificado y localizado en los distintos catálogos.

La operación es llevada a cabo por el analista y el resultado de la Descripción Bibliográfica

es el asiento o referencia bibliográfica que permitirá identificar los datos formales del
documento distinguiéndolo de los demás, y que será completado con la operación de la
catalogación

Pasos que permitirán realizar correctamente la descripción formal:

1. Reconocimiento del documento

2. Elección de la norma adecuada que ha de aplicarse
3. Identificación de los elementos que lo componen
4. Decidir el nivel (profundidad) de descripción que se le va a dar
5. Realización de la descripción, de acuerdo con la norma y el nivel elegidos, sobre un
soporte
6. Verificación de la descripción obtenida

Desarrollo de cada una de las etapas a fin de explicar la metodología:

1. Reconocimiento del documento, es un acercamiento al material que va a ser

objeto de estudio analítico-descriptivo, y lo primero que hay que tener en cuenta
es si este documento pertenece al grupo librario o al no librario y si se compone de
una o de varias unidades físicas.

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2. una vez observado el documento, habrá que elegir la norma correcta en la que ha
de basarse su descripción. Así, si es un libro, recurriremos a la normativa que
estudia la descripción de estos materiales y si es, por ejemplo, un casete,
acudiremos a la estipulada para tales documentos
3. el siguiente paso consiste en examinar bien el documento, ya que las denominadas
“fuentes de información” van a variar según sea su topología. Igualmente habrá
que cerciorarse de si el documento consta o no de todas las “áreas” que
componen la descripción.
4. decidir el nivel de descripción depende de varios factores, tales como disposiciones
del centro catalogador, finalidad que este persiga o condiciones y necesidades de
sus potenciales usuarios. Así pues, la descripción de un documento puede
efectuarse en mayor o menor profundidad y esta viene fijada por la aplicación u
omisión de todos o solo algunos de los elementos que componen cada área, de tal
modo que la descripción más simple tendrá únicamente en sus áreas los
elementos imprescindibles para identificar el documento, circunstancia que no
sucede conforme se va ampliando el nivel de profundidad, ya que se le va
añadiendo a cada área más elementos, dentro de los permitidos para ella..
(Pueden obtenerse tres niveles de descripción)
5. cumplidos los pasos anteriores, puede comenzarse la descripción bibliográfica.

En la Descripción Bibliográfica el conjunto de datos están expresados están expresados de

manera lógica y varían según el tipo de documento. Estos datos están expresados en
áreas, los cuales incluyen elementos importantes que sirven de puntos de acceso a la
información.

Este conjunto de datos, las normas para su aplicación y la aplicación de la puntuación es lo

que se conoce como las ISBD (International Standard Bibliographic Description).

ISBD (International Standard Bibliographic Description).

Las ISBD son un instrumento de comunicación internacional para la descripción

bibliográfica. Estas normas reúnen todos los elementos necesarios para la descripción
según el orden y signos de puntuación establecidos para identificar cada elemento. Estas
normas fueron elaboradas por el Grupo de Expertos de Catalogación de la IFLA, como
resultado de la Reunión Internacional sobre los principios de la Catalogación en 1969.

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Es la norma internacional para la descripción y

presentación de los registros bibliográficos.
La norma ISBD especifica los requisitos para la
descripción y la identificación de los documentos,
eligiendo los elementos que conformar el registro
bibliográfico, asignando un orden a los elementos de esa
descripción, prescribiendo su sistema de puntuación y su
presentación física.

Normas vigentes

ISBD (M) Monografías 1974

ISBD (G) General (norma base) 1977
ISBD (S) Publicaciones seriadas 1977
ISBD (CM) Material cartográfico 1977
ISBD (NBM) Material No Libro 1977
ISBD (PM) Música impresa 1980
ISBD (A) Libros raros y antiguos 1980
ISBD (CP) Partes Componentes de una 1988
publicación
ISBD (CF) Archivos de Ordenador 1990
ISBD (ER) Recursos Electrónicos 1990

Propósitos

 Proporcionar la representación del documento que se describe de forma única,

permitiendo además la identificación, localización e incorporación en ficheros y
catálogos automatizados
 Ofrecer pautas para una descripción bibliográfica compatible universalmente, con
el fin de apoyar el intercambio internacional de registros bibliográficos para el
desarrollo del CBU, como un sistema independiente del idioma, que elimina
barreras lingüísticas.
 Reglamentar las áreas de descripción, el orden de los elementos y la puntuación.
 Permitir la conversión a formatos legibles por computador

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CONTRO BIBLIOGRAFICO UNIVERSAL

Control Bibliográfico

El conjunto de conocimientos e información que la humanidad ha desarrollado y continúa

desarrollando, se registra, para ser transmitido, en entidades concretas, a las que
genéricamente denominaremos entidades portadoras de información o recursos
bibliográficos.

El conjunto de todos los recursos bibliográficos existentes, el universo bibliográfico, es

muy extenso, y se expande cada vez más. Para hacer posible la recuperación del
conocimiento/información contenido en ese universo, es necesario ejercer sobre él un
cierto control, que permita conocer la existencia de los recursos que lo componen,
identificarlos, y recuperarlos cuando sea necesario. Ese control se denomina Control
Bibliográfico.

El control bibliográfico se ejerce sobre los recursos bibliográficos como entidades

portadoras de información, no sobre la información en sí misma. El control bibliográfico
apunta a identificar y organizar las entidades concretas que contienen la información; no
se trata de organizar ideas, sino entes que contienen ideas registradas. El control
bibliográfico no es una organización filosófica del conocimiento (aunque se valga de
algunas herramientas que sí los son), sino una organización de objetos concretos,
tangibles o intangibles, con el fin de hacer que la información contenida en ellos pueda ser
recuperada y utilizada.

DEFINICION

Conjunto de métodos y operaciones mediante los que se registran y organizan los

recursos que componen el universo bibliográfico, para que puedan ser identificados y
recuperados en respuesta a una búsqueda. Implica la creación y almacenamiento de
información bibliográfica según normas establecidas, y su manipulación para la
recuperación.

Por ejemplo hacer una lista de libros o artículos de revistas sobre un tema de nuestro
interés es un intento de controlar una porción del universo bibliográfico. Supone elegir
determinados datos para describir un recurso bibliográfico; ordenar y registrar esos datos
en una unidad de información que representa el recurso, a la que denominaremos
registro; almacenar los registros en un archivo, es decir, guardarlos, organizados de alguna
manera; y operar sobre ellos para recuperarlos cuando sea necesario.

Ronald Hagler identifica cinco operaciones fundamentales del control bibliográfico, que
Arlene Taylor aumenta a las seis siguientes:

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1.- Identificar la existencia de todos los recursos bibliográficos que sea posible, en todos
los soportes.

La existencia de un recurso bibliográfico no tiene en la práctica ninguna relevancia si no es

conocido. Si un autor publica un libro, pero éste no es distribuido, no tiene ningún valor
como entidad portadora de información. Para que los recursos bibliográficos puedan
transmitir la información que contienen, su existencia debe ser conocida. Los productores
y distribuidores de recurso bibliográficos se valen de distintos medios para darlos a
conocer (catálogos de editoriales, publicidad, reseñas, inclusión en buscadores o
directorios para recursos en la World Wide Web, etc.).

2.- Identificar las obras contenidas en los recursos bibliográficos o como parte de ellos.

Esta es una distinción muy importante para la tarea de controlar el universo bibliográfico.
Es necesario distinguir un recurso bibliográfico, como objeto que contiene información, de
la o las obras que este contiene. Un libro es un recurso bibliográfico, que puede contener
una obra (Hamlet), un conjunto de obras (las tragedias de Shakespeare), o parte de una
obra (fragmentos de Hamlet). El control bibliográfico debe permitir identificar no sólo el
recurso, como entidad portadora de un contenido intelectual, sino cada unidad de
contenido intelectual incluida en él.

3.- Reunir recursos bibliográficos de manera sistemática para formar colecciones.

Esta tarea se asocia generalmente a las bibliotecas, en la actualidad el término de

colección es el conjunto de recursos bibliográficos que una biblioteca posee, o a los que
puede dar acceso.

4.- Producir listas de recursos bibliográficos y obras, preparándolas según reglas

normalizadas.

Estas listas pueden ser de distinto tipo (catálogos de bibliotecas, bibliografías, índices,
catálogos de museo, etc.) y presentarse en distintos formatos físicos (impresas, en
soportes digitales, en línea). Deben ser construidas de acuerdo con normas de aceptación
general, para poder ser utilizadas los más ampliamente posible.

5.- Proveer todos los puntos de acceso necesarios en estas listas, incluyendo al menos
acceso por nombre, título y materia.

Para que las listas tengan realmente utilidad, debe ser posible acceder a la información
sobre los recursos que contienen a través de distintos elementos, aquellos que son los
más comúnmente utilizados para identificarlos (autor, titulo y materia o tema). Para
optimizar los resultados de búsqueda, estos elementos son normalizados para que se
presenten siempre de manera consistente, y se colocan en el registro de forma tal que
actúan como puerta de entrada a la descripción del recurso.

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6.- Proveer los medios para localizar y acceder a cada recurso bibliográfico, o una copia
del mismo.

Identificar la existencia y relevancia de un recurso es, desde la perspectiva del usuario,

sólo una etapa en la búsqueda de información: la búsqueda no estará completa sin el
acceso a ese recurso. En la medida que el usuario disponga de datos sobre la localización
física de los recursos, podrá completar su búsqueda.

Tradicionalmente, los catálogos de aquellas instituciones que disponen de colecciones han

sido capaces de proveer al usuario los medios para que puedan completar su búsqueda,
mientras que otros instrumentos (bibliografías, índices), apuntan solamente a hacer
conocida la existencia de los recursos bibliográficos, sin proveer necesariamente los
medios directos para obtenerla.

Desde una perspectiva amplia, el control bibliográfico excede las tareas que se realizan en
una institución para el control de sus propias colecciones. La definición de control
bibliográfico que ofrece el Glosario ALA de bibliotecología y ciencia de la información lo
sitúa en un contexto más amplio.

“Un término que abarca una serie de actividades bibliográficas: registros bibliográficos
completos para todos los documentos a medida que se publican; normalización de la
descripción bibliográfica, provisión de acceso físico a través de consorcios, redes, u otros
emprendimientos cooperativos; y provisión de acceso bibliográfico a través de la
compilación y distribución de catálogos colectivos y bibliografías temáticas y a través de
centros de servicios bibliográficos.

HERRAMIENTAS DEL CONTROL BIBLIOGRÁFICO

Una de las funciones del control bibliográfico mencionadas anteriormente es la

elaboración de listas de recursos bibliográficos y obras. Esas listas pueden ser más o
menos complejas, y tener diferentes objetivos, pero comparten una base común: todas
implican conformar, para cada entidad portadora de información, un conjunto de datos
que permitan identificarla, un registro bibliográfico. Los registros se reúnen y se organizan
de diferentes maneras para conformar distintas herramientas que facilitan la recuperación
de la información. Esas herramientas pueden clasificarse en los siguientes tipos, cada uno
con sus características particulares: catálogos, bibliografías, índices y bases de datos
bibliográficas.

Todas las herramientas de control bibliográfico apuntan a cumplir con tres funciones
básicas:

1.- Función de identificación: deben permitir que el usuario pueda identificar una cita que
posee con un registro incluido en la herramienta, siempre que el recurso correspondiente

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este cubierto en el alcance de la herramienta (por ejemplo, en un catálogo de biblioteca,

sólo se encontrará un registro si el recurso que describe forma parte de la colección de la
biblioteca

2.- Función de reunión: todos los registros para recursos relacionados o similares deben
poder ser reunidos de alguna manera: todas las obras de un autor tiene que poder
encontrarse juntas, todas las obras sobre un tema tiene que poder encontrase juntas,
todas las versiones de una misma obra tienen que poder encontrarse juntas, etc. Una
manera de poder lograrlo es a través del control de autoridades.

3.- Función de selección o evaluación: la herramienta tiene que proporcionar datos

suficientes para que el usuario pueda determinar, entre varios registros, cuál es el más
adecuado a sus necesidades (por ejemplo, la tercera y no la primera o la segunda edición
de un texto de física, o una grabación sonora en disco compacto y no en audiocasette).

CATALOGOS

Estas herramientas cubren los recurso que posee una biblioteca y a los que pueda dar
acceso. La cobertura de los catálogos abarca así una pequeña porción del universo
bibliográfico. El nivel de información que proveen sobre cada recurso es el necesario para
identificarlo y facilitar una selección en base a criterios generales (formato físico,
antigüedad, etc.), pero no proveen un análisis detallado, En general registran un recurso
(libro, publicación seriada, etc.) como una unidad, pero no necesariamente ofrecen acceso
a nivel más específico como podría ser un capítulo de un libro, o una ponencia que está
incluida en las actas de un congreso científico. La forma de presentación de los catálogos
ha ido variando a través del tiempo, desde los catálogos en forma de libro, pasando por
los catálogos en fichas, hasta los actuales catálogos automatizados.

BIBLIOGRAFIAS

Son listas de recursos bibliográficos (libros, artículos de publicaciones periódicas, recursos

electrónicos, etc.) que comparten alguna característica en común: pertenecen a un mismo
autor (una bibliografía de las obras de Borges); tratan sobre un mismo tema (una
bibliografía sobre el cambio climático); han sido publicadas en un lugar determinado (una
bibliografía de recursos publicados en la provincia de Salta); durante un período
determinado (los recursos publicados en Salta durante el siglo XX). A diferencia de los
catálogos, las bibliografías se ocupan de listar lo que ha sido publicado, no lo que posee
una institución en particular. Por ello, hay en general una diferencia básica entra catálogos
y bibliografías: un catálogo dará siempre una clave para llegar al recurso, indicará donde
se encuentra, para que el usuario pueda pasar del registro al recurso si así lo desea. En
cambio, la bibliografía pretende brindar información sobre los recursos existentes que
cumplan con alguna característica definida de antemano (un autor, un tema, un período).

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Las bibliografías cubren en general un área mucho menor del universo bibliográfico que
los catálogos, dada la especificidad de los materiales que incluyen. En contrapartida,
pueden incluir más información sobra cada recurso de lo que generalmente hace un
catálogo: información más minuciosa, comentarios críticos, etc. Puede listar recursos
como una unidad (libros, publicaciones seriadas, etc.), pero también partes componentes
de esas unidades (un capítulo de un libro, un artículo de una publicación periódica, etc.).

Su formato físico ha sido tradicionalmente impreso; en la actualidad también existen

bibliografías en formato digital.

INDICES

Creadas generalmente con fines de lucro, dan acceso a los contenidos de ciertos recursos
bibliográficos: artículos dentro de una revista, capítulos de libros, trabajos incluidos en las
actas de una conferencia, etc. La información que proveen sobre cada parte de un recurso
que registran es en general más reducida que la de un catálogo, y con un menor grado de
elaboración. Los índices, como las bibliografías, no se limitan a la porción del universo
bibliográfico que posee una determinada institución, pero tampoco aspiran a registrar
todos los recursos que responden a la temática del índice; cada índice selecciona un cierto
número de publicaciones sobre las que dará noticia, y solamente incluye información
sobre las partes que integran esos recursos. Al igual que las bibliografías, su objetivo es
informar de la existencia de una parte de un recurso, pero no facilitan el acceso físico a
ella.

BASES DE DATOS BIBLIOGRAFICAS

La utilización de computadoras para tareas de control bibliográfico ha dado origen a un

nuevo tipo de herramienta, que ofrece grandes ventajas con respecto a las herramientas
manuales: permite mayor flexibilidad, actualización, y mejora el nivel de acceso. Es una
categoría general de la que participan diferentes herramientas de control bibliográfico en
la medida en que estén automatizadas. Dentro de este esquema existe un tipo particular
de base de datos bibliográfica que si se diferencia de otros instrumentos de control
bibliográfico de manera notable: aquellas que no solo contienen registros que describen
recursos bibliográficos (como hacen un catálogo, un índice o una bibliografía), sino que
además contienen los recursos mismos. Por ejemplo EBSCO. Estas bases de texto
completo borran los límites entre herramienta de control bibliográfico y colección; al
contener tanto los registros como los recursos que éstos representan, son ambas cosa a la
vez.

En el siguiente cuadro se compara el objetivo y cobertura de las herramientas de control

bibliográfico

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TIPO DE COBERTURA OBJETIVO

HERRAMIENTA
Catálogo Colección de una o varias Informar existencia y
bibliotecas localización
Bibliografía Recursos bibliográficos en Informar existencia
un área
determinada(temática,
geográfica, autor, etc.,)
Índice Partes de recursos Informar existencia
seleccionados dentro de un
área determinada
Bases de Datos Recursos y partes de Informar existencia +
Bibliográficas recursos seleccionados proveer copia del recurso
dentro de un área (en ciertos casos)
determinada

PROCESOS DE CONTROL BIBLIOGRAFICO

Para poder crear herramientas de control bibliográfico, es necesario someter a las

entidades portadoras de información a ciertos procesos que permitan extraer de ellas la
información necesaria para representarlas y recuperarlas. Con esa información se crea
una versión abreviada de la entidad original, el registro bibliográfico.

Para construir el registro bibliográfico que representa un recurso, es necesario obtener del
recurso una serie de datos, traducirlos a un lenguaje estandarizado, ordenarlos y volcarlos
en un soporte. Si ese soporte es digital, será necesario también codificar los datos de
manera que puedan ser interpretados por un sistema automatizado. Los datos son de dos
tipos:

 Aquellos elementos que tiene que ver con la forma del recurso, en un sentido
amplio, no físico exclusivamente; su forma como entidad portadora de
información: cómo se llama, cuándo fue publicado, que extensión tiene, etc., y
también la información sobre la o las obras contendidas en el recurso: quién la
creó, bajo qué nombre es generalmente conocida, etc.
 Aquellos elementos que describen el contenido del documento en cuanto a su
temática: de que trata

Estos datos se obtiene a través de dos procesos diferentes: la catalogación se ocupa de los
aspectos formales de un recurso, y el análisis de temático se ocupa de la o las materias.
Relacionado con estos dos procesos, un tercero se ocupa de mantener consistencia en la
forma de los puntos de acceso, y establecer relaciones entre elementos usados como
puntos de acceso: el control de autoridades.

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PRINCIPIOS GENERALES E INSTRUMENTOS DE

CATALOGACION
1. EL PROCESO DE CATALOGACION

Catalogación

La catalogación comprende un conjunto de operaciones realizadas para representar el

contenido de un documento que refiera al original. El objetivo es organizar los depósitos
documentales y producir herramientas de recuperación de información
Este proceso tiene dos funciones específicas: identificar el documento según su
soporte, y expresar de manera eficaz los puntos de acceso para recuperar la información
que contienen
Situándonos en el proceso o cadena documental, una vez ingresado el material
bibliográfico y habiendo asignado la clasificación y las palabras claves o epígrafes
(encabezamiento de materia o descriptores), se procede a catalogarlo. Mediante la
catalogación se puede describir en fichas o en registros automatizados, según normas o
reglas universales, las características esenciales que identifican y diferencian una obra de
otra.
La catalogación es la operación por la cual se describe el documento en función de sus
características formales y externas, como el autor, el título, el lugar de edición, el editor, el
año de publicación, las características físicas, la colección o seria a la que pudiera
pertenecer, el número normalizado, etc. Se trata de una operación que debe estar sujeta
a normas estrictas de la más amplia extensión posible con el objeto de que los registros
resultantes puedan ser intercambiables y comprensibles a todos los niveles.
Las normas de descripción bibliográfica más conocidas a nivel mundial son las Reglas
de Catalogación Anglo-Americanas (AACR2) y las normas ISBD (International Standard
Bibliographic Description)
Se confeccionará, mediante la catalogación, un registro ordenado de la colección que
posibilitará orientar al usuario y al bibliotecario en la búsqueda de información.

Definiciones de catalogación

“Proceso o acción de describir, en un soporte de información, los datos esenciales de un

ítem, de tal forma que lo identifique y diferencie de otros, de acuerdo con reglas
normalizadas internacionalmente.” (Ana Dobra)

“La catalogación es un proceso técnico que comprende dos etapas: la redacción del
asiento bibliográfico y la ordenación de cada uno de estos para formar el catálogo. La
primera es descriptiva y responde a la necesidad de identificar desde el punto de vista
intrínseco y extrínseco un impreso cualquiera; la segunda, en cambio, es distribuidora,
clasificadora, y se dirige al propósito de sistematizar el conjunto bibliográfico para darle
unidad y coherencia. Según sea el criterio que se aplique en esta tarea de ordenamiento,

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esto es, alfabético, sistemático, de título, etc., será correlativamente el tipo de catálogo.”
(D. Buonocore)

Objeto de la catalogación

Confeccionar un registro bibliográfico/catalográfico (soporte papel o en línea) con los

datos de un documento para permitir que el usuario y el bibliotecario conozcan las
características físicas del mismo y su contenido, según la intención del autor. Dicho
registro pasará a formar parte de los catálogos (manuales/en línea) que posibilitarán la
orientación en la búsqueda de información según los diferentes puntos de acceso: AUTOR,
TITULO, TEMA o MATERIA y todo término que tenga significación especial y relevancia
para el ítem en cuestión. Además proporcionara el lugar físico donde se ubica el
documento.

¿PARA QUE SIRVE CATALOGAR?

De la obra “Cartilla de catalogar” de Teresa Malo de Molina y

Miguel Jiménez

UNA TÉCNICA DEPURADA POR LO AÑOS

Al principio, las bibliotecas se pensaron como lugares donde

guardar y cuidar los libros como lo haría cualquier bibliófilo en
su casa, pero a medida que crecía el número de aquéllos, se
hizo necesario identificarlos de alguna manera, para no tener
que mirar todos cada vez que se buscaba uno; es entonces
cuando se empieza, aunque de forma rudimentaria, a
“catalogarlos”.
En un primer momento, sólo se anotaban uno o dos datos
fundamentales, como el nombre del autor, o el título, pero
conforme al pasó el tiempo, se empezaron a tener en cuenta
más datos, pues los mencionados no bastaban para diferenciar
unos libros de otros: el mismo título podía aparecer en varias
versiones, o por varias imprentas, etc.
Y así, el libro y las bibliotecas se fueron complicando. Los libros
aparecen ahora cada año por decenas de miles y las bibliotecas
ya no se conciben como simple almacenes, sino como centros
difusores de información y cultura en donde se pueden
consultar todo tipo de documentos.
Esta evolución ha traído consigo el desarrollo de unas técnicas
que permiten un mejor aprovechamiento de la información a
nuestro alcance. De todas ellas, la primera es la catalogación.

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 ISFD N 802 - Descripción Documental

Operaciones de la catalogación.

 Descripción bibliográfica.
 Elección y forma de los puntos de acceso.
 El producto de la catalogación: el registro bibliográfico (Ficha bibliográfica, registro
MARC 21).

La catalogación y los instrumentos normalizadores

La normalización es un proceso dinámico y continuo indispensable para facilitar el

tratamiento y la transferencia de la información. Efectuar el análisis y procesamiento de
los documentos, tanto a nivel nacional como internacional, de forma tal que éstos sean
comprensibles y compatibles entre sí es un instrumento esencial, con este fin, se han
desarrollado diferentes normas internacionales en el campo de la bibliotecología.
La normalización documental es para García Gutiérrez (1) “la organización racional de
los conocimientos y sus soportes, y el tratamiento y dinamización del conjunto acumulado
de ellos”

2. NORMALIZACION

Normas internacionales para la descripción bibliográfica: ISBDs

Tal como lo hemos dicho en el Módulo I, las ISBD son un instrumento de comunicación
internacional para la descripción bibliográfica. Estas normas reúnen todos los elementos
necesarios para la descripción y son para Amat Noguera un código estricto que regula la
ordenación de todos y cada uno de los elementos que intervienen en ella, de tal suerte
que siempre ocupan un lugar determinado y los signos de puntuación que emplean son
específicos y normalizados. En efecto, la puntuación establecida permite separar las áreas
y los elementos que la conforman de manera inequívoca, facilitando la búsqueda tanto
manual como automatizada.

La descripción que resulta de la aplicación de las ISBDs, generalmente no se utiliza de

forma aislada, sino que estará formando parte de un registro completo (encabezamiento,
registro de asientos secundarios, número de clasificación y encabezamientos de materia)
en un catálogo.

Fuentes de información

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Cada una de las áreas que componen la descripción bibliográfica, posee una o varias
fuentes de información principales a las que habrá de recurrir, siguiendo un orden de
preferencia fijado.
Cuando la primera fuente no nos suministre la información requerida, se consultará la
segunda, si ésta tampoco nos la suministra, se pasa a consultar la tercera y si con ella
ocurre lo mismo y hay más fuentes de información, se pasará a la cuarta. Si un dato se
toma de fuera de la fuente de información propia para el área, se indica entre corchetes o
se da en área de notas.
Las fuentes de información variarán en consonancia con el tipo de material a describir.
Citamos las pertenecientes a publicaciones monográficas, y por orden de preferencia.

1) Portada o sustituto de la portada (cubierta, portadilla o anteportada).

2) Otros preliminares: Portada(s) o sustituto de la portada, el verso de la portada, la
contraportada, todas las páginas anteriores a la portada(s), anteportada(s), y el
colofón.
3) Resto de la publicación: cubierta, lomo, prefacios, texto, apéndices, etc.
4) Fuentes externas: bibliografías, obras de referencia, catálogos, etc.

Áreas del asiento bibliográfico Fuentes de información principales

1ª Área de título y mención de responsabilidad Portada o subtituto de la portada
2ª Área de edición Portada o subtituto de la portada
Área específica de material (no se utiliza en
3ª
monografías)
Portada o subtituto de la portada
4ª Área de publicación
otros preliminares y colofón
5ª Área de descripción física La publicación en sí misma
Cualquier fuente dentro de la
6ª Área de serie
publicación
7ª Área de notas Cualquier fuente
Área de nº normalizado y condiciones
8ª Cualquier fuente
adquisición

Aplicación de las ISBD

La aplicación de las normas ISBD apoya al Control Bibliográfico Universal (CBU), ya que
la descripción uniforme de los materiales bibliográficos constituye uno de los objetivos del
CBU, que deben cumplir los organismos encargados de producir bibliografías nacionales.

La ISBD constituye la norma principal en el ejercicio de la catalogación.

Normas para la catalogación

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La catalogación se efectúa de acuerdo con unas normas, que tienen su origen en las
Reglas de Catalogación Angloamericanas – AACR – de 1967, producto de la “Conferencia
Internacional sobre Principios de Catalogación”, de 1961 (1), en la que se logró llegar a un
acuerdo entre todos los países sobre la elección y forma de los encabezamientos, tanto
para autores como para obras anónimas, así como determinar cuando estos serían por
título.
En 1971, tras la Reunión Internacional de Expertos en Catalogación de 1969, bajo la
protección de la UNESCO y el control de la ISO, ve la luz la edición preliminar de las
Normas Internacionales de Descripción Bibliográfica – ISBD – que se incorporaron a las ya
citadas Reglas Angloamericanas. De esta simbiosis nace la segunda edición de las mismas
en 1978, con la idea de ser código normalizador internacional.

RDA: Descripción y acceso a recursos

En el contexto de cambios conceptuales y mayor internacionalización, el Joint

Steering Committee for the Revision of AACR está redactando un nuevo código de
catalogación que reemplazará a las AACR.

Con este nuevo código, cuyo título tentativo es Resource Descrption and Access
(Descripción y Acceso a Recursos) se pretende simplificar, clarificar y actualizar las Reglas
de Catalogación Angloamericanas. No implicará, según sus redactores, un cambio
revolucionario, pero si una mejora en la estructura del código que facilite su aplicación a
los nuevos tipos de recursos, una mayor consistencia en la resolución de situaciones
similares, y una simplificación para hacer más sencillo su uso.

Los fundamentos de RDA

RDA está basado en dos modelos conceptuales desarrollados por la Federación

Internacional de
Asociaciones de Bibliotecarios y Bibliotecas (IFLA) – Requisitos funcionales para los
registros bibliográficos (FRBR) y los Requisitos funcionales para los datos de autoridades
(FRAD). FRBR y FRAD identifican las relaciones que una obra puede tener con su creador,
así como las relaciones con las traducciones, interpretaciones, adaptaciones o formato
físico de dicha obra.

Un esfuerzo cooperativo

El desarrollo de RDA reconoce que actualmente las bibliotecas trabajan dentro de un

entorno digital basado en el Web, lo que implica la relación con los creadores de

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metadatos y con los usuarios fuera del sector bibliotecario. RDA apoyará la integración de
los registros bibliográficos con aquellos producidos por otras comunidades de metadatos,
facilitando que los registros creados por las bibliotecas se utilicen de maneras novedosas.
RDA ha implicado la consulta a grupos fuera y dentro de la comunidad bibliotecaria,
además de los grupos de trabajo que elaboran FRBR y FRAD. El Joint Steering Committee
(JSC) también trabaja con:
 La comunidad Dublin Core y de la Web semántica, con el fin de comparar los
modelos conceptuales y las normas utilizadas por ambas comunidades
(Actualmente trabaja para la armonización con las recomendaciones que
resultaron de una reunión de estos grupos).
 La Library of Congress Network Development and MARC Standards Office (Oficina
MARC) para asegurar la compatibilidad de RDA con MARC 21. (Bajo los auspicios
de la British Library, la Library and Archives Canada, y la Library of Congress, se ha
establecido recientemente un Grupo de Trabajo para coordinar RDA con MARC
21).
 La Reunión IFLA de Expertos sobre un Código Internacional de Catalogación (IME
ICC) que es responsable de revisar y actualizar los ‘Principios de Paris’ – en los que
se basa RCAA –en unos principios para el siglo XXI.
 La comunidad editorial, que ha desarrollado una lista de terminología para
soportes basado en su norma ONIX para que se puedan utilizar en ambas
comunidades tanto editorial como bibliotecaria.

La labor del JSC se basa en la más amplia consulta posible dentro de la comunidad
bibliotecaria. El contenido del borrador está disponible dentro del sitio Web del JSC
http://www.collectionscanada.gc.ca/jsc/rda.html para comentarios principalmente de los
constituyentes y quienes tienen mayor interés en su éxito. Sin embargo instituciones de
países además de los representados por los miembros del JSC también están invitadas a
enviar comentarios. RDA se desarrolla con la perspectiva de que necesita ser adaptable al
nivel internacional posibilitando que otros países puedan fácilmente traducirlo y ajustar
las pautas a las necesidades locales.

Ventajas de usar RDA

RDA ayudará a las bibliotecas a progresar hacia el entrono digital proporcionando pautas para
la catalogación digital además de los recursos tradicionales. Se fortalece con lo mejor de RCAA2 y
se centra en las tareas de los usuarios de encontrar, identificar, seleccionar y obtener los recursos
que ellos necesitan. Apoya el intercambio de metadatos entre las comunidades que usan
diferentes esquemas además de promover el uso innovador de registros bibliográficos dentro de
los servicios en línea.

RDA es una norma nueva para la descripción y acceso del recurso diseñada para el mundo
digital

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 RDA se centra en la información necesaria para describir un recurso y no para la

visualización de esa información.
 Los usuarios podrán utilizar el contenido de RDA con muchos otros esquemas de
codificación (por ejemplo, MODS (Metadata Object Description Standard), MARC 21 o
Dublin Core). RDA es adaptable y flexible, con el potencial de poder ser utilizado por
otras comunidades además de las bibliotecas.

La estructura de RDA está formada sobre los modelos conceptuales FRBR y FRAD con el
objeto de ayudar más fácilmente a los usuarios a encontrar la información que ellos
necesitan.

o El uso de las entidades de FRBR por parte de RDA hace posibles mejores
diseños de visualización en los catálogos a través de la agrupación de
información sobre el mismo título (por ejemplo, traducciones, resúmenes,
diferentes formatos físicos).

RDA provee un marco flexible para el contenido de la descripción de recursos digitales y

a la vez sirve a las necesidades de organización de recursos tradicionales de las
bibliotecas

o RDA ofrece la flexibilidad en la descripción de múltiples aspectos de una obra

dado que se utiliza el modelo conceptual FRBR.
o RDA ha identificado y agregado elementos no incluidos en RCAA2, que se
utilizan comúnmente para la descripción de recursos digitales.

RDA ofrece una mejor adaptación a las emergentes tecnologías de las bases de datos y
esto permitirá añadir eficiencia a la captura de datos y su recuperación.

o RDA da énfasis a ‘tome lo que vea’, para fomentar la captura por maquina
(digitalización) sin tener que perder tiempo con la redacción y de esta manera
se ahorra el tiempo de los catalogadores.

RDA se fortalece con lo mejor de RCAA2

o Los registros creados con RDA serán compatible con los registros creados con
RCAA2. En la mayoría de casos no será necesaria la re-catalogación de
registros creados bajo las reglas anteriores.
Las pautas RDA para la elección y forma del asiento han evolucionado desde RCAA2. La forma de
algunos encabezamientos cambiaran como resultado de RDA; la implementación de los cambios
será facilitada por los sistemas en línea cada vez más sofisticado.

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