CLASE 1

El Documento y el Proceso o Cadena

documental
Esta clase se encuadra en el proceso documental y las operaciones del
mismo.
Objetivo

 Reconocer cada una de las operaciones del proceso documental.

Para el desarrollo de esta clase, se consideraron los aportes de la
catedrática española María Pinto Molina por ser una de las autoras que
más ha profundizado y desarrollado cuestiones teóricas orientadas al
proceso documental.
Para entender este proceso, partimos de la definición del término
documento, según Otlet “Instrumento acumulador y difusor de la ciencia
y como tal debe ser estudiado”.
Y a su vez, tiene 2 etapas:

 una contenedora del conocimiento (aspecto estático) y

 otra difusora o transmisora de la información contenida (aspecto
dinámico) donde…
…para optimizar el rendimiento de esta segunda etapa, se debe someter
al documento a una serie de operaciones o procedimientos que permitan
representar el mensaje documental, de manera abreviada o condensada
distinta a su estado original.
Chaumier (1986) utiliza el término cadena documental como el conjunto
de operaciones sucesivas, articuladas entre ellas y necesarias para la
puesta a punto de los sistemas documentales, considerando 3 fases:

 Colecta (adquisición, selección , registro)

 Tratamiento (análisis y recuperación)

 Difusión ( justifica la existencia del servicio)

Otros autores, como López Yepes (1981), hablan de proceso documental
en lugar de cadena documental, considerando a dicho proceso como un
proceso informativo que comprende un objeto activo que informa, un
mensaje informativo emitido a través de un canal y un sujeto pasivo que
recibe el mensaje.
Nuria Amat (1988) también habla de “cadena documental”, señalando
que las operaciones o funciones documentales se organizan y trabajan
en forma de cadena y considera que la esencia del tratamiento
documental es el proceso de transformación del documento en la fase
de análisis y el proceso de elaboración y creación de documentos
secundarios como instrumentos de búsqueda.
Para Pinto Molina (1989) el proceso documental es el conjunto de
operaciones que afectan al documento de forma que a través de la
última de ellas, la difusión, éste adquiere la dimensión social que lleva
implícita.
Si bien no todos los autores están de acuerdo con los componentes del
tratamiento documental, la mayoría señala que las fases de análisis y
búsqueda son las que le caracterizan.
Pinto Molina (1990), indica que la primera parte del tratamiento, la fase
de Análisis Documental, tiene su razón de ser en las posibles
recuperaciones “que sólo serán efectivas si se realizan sobre la base de
una acertada y rigurosa actividad analítica previa”, puesto que la función
esencial es poner a disposición de los usuarios los documentos
solicitados.
Si el objetivo de toda unidad de información es ofrecer a los usuarios
información adecuada en respuesta a sus demandas, deberá articular
una serie de operaciones o fases documentales denominadas proceso o
cadena documental, tal lo representado en el siguiente esquema.
El proceso documental (Según Pinto Molina)

Según lo expuesto, la primera fase, Entrada, comprende:

la Selección como el acto de elegir los documentos que la unidad de
información desea adquirir, siendo ésta una operación intelectual
delicada que debe ser realizada por un especialista e idóneo en el campo
correspondiente, con la participación de los usuarios, donde la función
es poner a disposición de los mismos, según sus necesidades, el
material adecuado en el momento en que lo solicita.
Una vez seleccionados los documentos, se procederá a
su Adquisición, a través de las operaciones de compra, canje o
donación y por último, el Registro, tarea meramente administrativa,
que permite preparar un inventario de los documentos que han
ingresado a la unidad de información.
La segunda fase, denominada Tratamiento Documental comprende
las operaciones de Análisis formal y de contenido.
Y la última fase, Salida, con la operación de Difusión, es la que
justifica la existencia de toda unidad de información y pone al usuario en
contacto con la información que necesita.
Tratamiento documental
Con respecto al concepto “Tratamiento documental” hay disparidad
de criterios entre diversos autores. A continuación se abordan los
conceptos de Análisis en la etapa de Tratamiento del Proceso
Documental.
Análisis Documental (AD)
Son las operaciones realizadas en la etapa del tratamiento
documental que tras un estudio intelectual y objetivo del documento,
transforman la información que éste contiene, ofreciéndola como
documentos secundarios que hacen posible la adecuada identificación,
selección, recuperación y utilización del documento original, dentro de
un conjunto documental.
Pinto Molina (1993) expresa que el “Análisis Documental está
constituido por un conjunto de operaciones (unas de orden intelectual y
otras mecánicas y repetitivas) que afectan al contenido y a la forma de
los documentos originales, reelaborándolos y transformándolos en otros
de carácter instrumental o secundario con el objetivo último de facilitar
al usuario la identificación precisa, la recuperación y la difusión de
aquellos. No obstante, esa transformación es el resultado no sólo de una
fase de análisis, previa e imprescindible sino también de un proceso de
síntesis que conduce a la conformación definitiva del documento
secundario”.
Es así como el profesional de la información interpreta, analiza y
sintetiza la información contenida en los documentos haciéndola
disponible al usuario.
Para que el objetivo final del análisis se cumpla, es preciso que reúna
dos requisitos: objetividad y normalización.

Funciones del Análisis Documental

 Identificar y localizar cualquier documento, contribuyendo al

conocimiento de su contenido.

 Transformar y reelaborar los documentos originales en otros

secundarios.

 Favorecer la recuperación documental.

Niveles de Análisis Documental

Los niveles de análisis están en relación con los elementos que
integran el documento:

 Forma (soporte)

 Contenido (información o mensaje)

Por lo tanto, podemos distinguir:
➨ un Análisis Documental de la Forma o externo que se efectúa sobre el
soporte del documento.
➨ un Análisis Documental de Contenido o interno que se realiza sobre el
mensaje del documento.

Análisis Documental de la Forma o Análisis Externo

Describe aquellos datos externos del documento que lo distinguen de
los demás comprendiendo dos operaciones: la descripción bibliográfica y
la catalogación, es decir, recoge todos los elementos objetivos del
documento: tipo de documento, autor, título, editorial, edición, lugar,
editorial, fecha e ilustración y los productos de este nivel de análisis son
el registro bibliográfico y el catálogo, respectivamente.
La Descripción bibliográfica, es la operación encargada de escoger todos
aquellos elementos aparentes y convencionales que posibiliten la
identificación precisa y formal de cada documento en una colección
determinada.
La Catalogación es el proceso por el que son transferidos, conforme a
determinadas reglas, ciertos datos técnicos de un documento a un
soporte documental, completando de esta manera los datos obtenidos
en la operación anterior.
Estas operaciones son normalizadas por estándares y normas
internacionales, tales como: ISBD (Descripción Bibliográfica
Internacional Normalizada), AACR2 – Reglas Anglo Americanas de
Catalogación (próxima actualización a RDA), Formatos bibliográficos
(MARC – CEPAL – CCF).

Análisis documental de Contenido o Análisis Interno

Analiza el mensaje del documento a fin de identificarlo e informar
sobre él, permitiendo su recuperación según la demanda del usuario, es
decir, se seleccionan las ideas relevantes de un documento y se expresa
su contenido sin ambigüedad para recuperar la información.
Las operaciones del análisis de contenido son: la Clasificación, la
Indización y el Resumen.
La Clasificación permite la identificación y el agrupamiento sistemático
de documentos semejantes con características comunes.
La Indización es la operación que permite representar al documento
analizado bajo términos unívocos que serán seleccionados de sistemas
de organización del conocimiento (SOC). El objeto es representar los
documentos mediante un conjunto de términos que describan el o los
temas que contienen y que ayudan a realizar una recuperación eficaz.
El Resumen es una síntesis del documento que indicará su contenido, es
decir, es una representación abreviada y precisa del documento.

ACTIVIDAD
Luego de leer el texto de la autora Pinto Molina (1989) comente por
qué afirma que: “...la recuperación será eficaz en función del rigor y
calidad del análisis”.

Elabore su respuesta en el archivo descargable que se

encuentra al final de la clase.
Renombre con su apellido antes de subir la entrega.

BIBLIOGRAFÍA
Amat Noguera, Nuria. (1988). Documentación científica y nuevas
tecnologías de la información. Pirámide.
Chaumier, Jacques. (1986). Análisis y lenguajes documentales. Mitre.
López Yepes, J. y Sagredo Fernández, F. (1981). Estudios de
documentación general e informativa. Seminario Millares Carlo.
Pinto Molina, M. (1993). Análisis documental: fundamentos y
procedimientos. Eudema.
Pinto Molina, M. (1990). Fundamentos de información y documentación.
Eudema.
Pinto Molina, M. (1989). Introducción al análisis documental y sus
niveles: el análisis de contenido. Revista ANABAD, (2), 323-341.