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INFORME DE AUDITORiA,
Version 00
COlClENCIAS SEGUIMIENTO Y EVALUACION DE
Feeha 2010-03
ACTIVIDADES INSTITUCIONALES
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DEPENDENCIA 0
PROCESO FUNCIONARIO FECHA DE LA
ANO ENTIDAD
AUDITADO RESPONSABLE AUDITORIA
RESPONSABLE
Caja menor de
Direccion de
viaticos y gastos de Nelsy Rocio Julio a Noviembre
2016 Recursos y
desplazamiento- Jimenez Villalobos 3 de 2015
Logistica
Regalias
2016
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SEGUIMIENTO Y EVALUACION DE
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ACTIVIDADES INSTITUCIONALES
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CONTENIDO
No. Pag
1. Introduccion................................ 3
7. Acciones de Mejoramiento..................................................... 14
8. Papeles de Trabajo 14
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1.INTRODUCCION
2.1 Velar por el manejo y custodia de los recursos asignados a la Caja Menor
Viaticos de Regalfas, mediante el cumplimiento de las normas
establecidas en el Decreto 0146 del 06 de febrero de 2013 del MHCP, y
las Resoluciones Nos. 0007 y 469 del 5 enero y 2 de julio de 2015 de
Colciencias, respectivamente.
TOTALCAJA 21.698.118
Mas: Saldo Libro de Baneos a corte: 03/11/2015 11.301.882
SUBTOTAL 33.000.000
DIFERENCIA 0
CONCILIACION ENTRE L1BRO DE BANCOS Y SAL DO BANCARIO
,
Saldo en Libras 11.301.882
DIFERENCIA 0
RECONOCIMIENTO DE VIATICOS
Nro.
CONCEPTO %
COMISIONADOS
5.2.1 HALLAZGO
5.2.1.1 RECOMENDACION
A continuacion se cita las polfticas por las cuales se rige la legalizacion de los
recursos entregados para viaticos de la caja menor de Regalfas
La Caja Menor de Regalfas, esta regida por el Decreto 0146 de 2013 del MHCP,
por la cual regula la constitucion y funcionamiento de las cajas menores de los
organos del Sistema General de Regalfas, y en el cual cita en algunos de sus
artlculos, en los paragrafos, 10 correspondiente a legalizacion.
"Articulo S. Destinacion. EI dinero que se entregue para cajas menores debe ser utilizado para
sufragar los gastos previstos en Gastos Generales del Plan de Cuentas del Sistema General de
Regalfas que tengan cankter de urgente. De igual forma los recursos podran ser utilizados para
el pago de viaticos y gastos de viaje, los cuales solo requeriran de autorizacion del jefe del
organo respectivo 0 su delegado del nivel directivo".
"Paragrafo. Los dineros entregados para viaticos y gastos de viaje se legalizaran dentro de los
diez (10) dras siguientes a la realizacion del gasto y, en todo caso, antes del 29 de diciembre de
final del bienio".
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"No se podra entregar nuevos recursos, hasta tanto no se haya realizado el gasto
anterior",
Correo
electronico NOTIFICAR AL COMISIONADO EL GIRO DE
RECURSOS DE VIATICOS
Colaborador
Notificacion de Notificar mediante la plantilla de abono de
Grupo
15 abono recursos y D recursos A102PR08F04 y por correo electronico 1 a 3 dias
Financiero-
solicitud al comisionado, el giro de recursos de viaticos
DGRL
cumplido de de la comision informando numero de
comision resolucion de autorizacion.
A102PR08F03
LEGALIZAR COMISION
Cumplido de
Diligencia y firma el formato cumplido de Maximo 5
comisi6n
comisi6n A102PR08F03. Lo radica ante el area dias una
A102PR08F03
Financiero-DGRL. vez ha
17 Comisionado D
En el evento que el comisionado no haya culminado
Correo
legalizado al dia quinto (5) el sistema Web Safi la
electr6nico de
envia correo electr6nico de alerta de comisi6n
alerta (si aplica)
legalizaci6n vencida.
5.3.1 HALLAZGO
5.3.1.1 RECOMENDACION
5.3.2.1 HALLAZGO:
5.3.2.2 HALLAZGO
Se detecto que las alertas que se generaron, se realizaron con la fecha del
registro en el sistema del cumplido, y no con la fecha real que se radicada en
el cumplido.
5.3.2.1 RECOMEDACION
5.4 PARTICIPACION
SUBTOTAL 99%
En el cuadro, se refleja las ciudades que mas se viatica, entre las cuales se
encuentran segun los rangos altos (9.6% a 6.7%), Santa Marta, Monteria,
Neiva, Valledupar y Cartagena, respectivamente.
5.4. 3 RECOMENDACION
5.7 PROCESO
5.7.1 HALLAZGO
Se detecto 10 siguiente:
5.7.1.1 RECOMENDACION
6. RECOMENDACIONES V SUGERENCIAS DE
MEJORAMIENTO
Para cada uno de los hallazgos se ha realizado una recomendacion, con el fin
de dar cumplimiento a los lineamientos que rigen el manejo de las cajas
menores, espedficamente en este caso, la Caja Menor de Regalfas.
7. ACCIONES DE MEJORAMIENTO
8. PAPELES DE TRABAJO