Guia Módulo 5 Ooperaciones Farmaceuticas

5
Módulo
Auxiliar de Farmacia
Operaciones Farmacéuticas
Auxiliar de Farmacia – Módulo 5
1. Organizar la farmacia ............................................................................................................................. 4

1.1. Gestión en farmacia: .......................................................................................................................... 4
- Cadena de comercialización ............................................................................................................... 4
- Sistema de compras ........................................................................................................................... 5
2. Realizar cálculo farmacéutico, según características de medicamentos. ............................................ 20
- Manejo de unidades de medidas ..................................................................................................... 20
Importancia de saber los datos de la persona ......................................................................................... 21
- Medidas de peso y volumen más usadas en la practica .................................................................. 21
Equivalencia: ............................................................................................................................................ 22
Medidas de Capacidad, para Líquidos ..................................................................................................... 23
3. Manejar registros de inventario por método manual o digital, según procedimientos establecidos. 24
Registros de Inventario: ........................................................................................................................... 24
- Registro. ................................................................................................................................................. 24
Entrada y salida de los medicamentos .................................................................................................... 25
4. Controlar inventario de medicamentos, según métodos de control. ..... Error! Bookmark not defined.
4.1. Inventario: ........................................................................................... Error! Bookmark not defined.
5. Bibliografía: .......................................................................................................................................... 27
INFOTEP 2
MODULO 5:
Operaciones Farmacéuticas
Objetivo:
Al finalizar el módulo, las personas participantes estarán en la capacidad de realizar

operaciones farmacéuticas, según normas de calidad establecidas.
INFOTEP 3
1. Organizar la farmacia
En toda estructura de salud, son indispensables una organización funcional y una

gestión rigurosa para:
– mantener un stock permanente de medicamentos y material renovable esenciales

de calidad;
– reducir los Costos;
– ahorrar tiempo y optimizar el trabajo del personal;
– facilitar la gestión y la evaluación continua del consumo.
En cualquier caso, es necesario tomar en consideración la política farmacéutica
nacional y la reglamentación vigente, en las cuales deben integrarse las actividades
farmacéuticas llevadas a cabo.
1.1. Gestión en farmacia:
- Cadena de comercialización
Para que los productos de la industria farmacéutica y, más importante, sus beneficios
para la salud, lleguen a los pacientes es preciso que existan canales de distribución
adecuados. La distribución de medicamentos, o más precisamente la distribución y
dispensación de medicamentos, participa en la “cadena del valor” de éstos mediante
dos tipos de actuaciones. Por una parte las propias de cualquier sistema de
distribución - compra y venta, financiación, logística del transporte, almacenamiento,
servicio, etc. –, muy similares a las que se llevan a cabo en la comercialización de
otras líneas de productos,
como alimentos cárnicos,
congelados, etc. Por otra, las
genuinamente sanitarias, las
que se engloban en el término
“dispensación”, que se acogen
a las especificidades de una
concreta tradición profesional.
INFOTEP 4
La distribución y dispensación del medicamento está configurada por tres grandes

actores:
- Los laboratorios y las empresas de distribución mayoristas
- La extensa red de farmacia en todo el territorio nacional
- Los servicios farmacéuticos hospitalarios
- Los laboratorios y las empresas de distribución mayoristas
Hemos ubicado a los laboratorios de medicamentos junto a las empresas mayoristas,

porque en nuestro país es común que se maneje todo desde el mismo lugar, es decir,
existen laboratorios que fabrican medicamentos y además importan medicamentos
hechos y existen empresas que se denominan laboratorios, pero son simples
representantes de empresas multinacionales.
El trabajo de ellos es suplir al mercado nacional de los medicamentos necesarios y
- La extensa red de farmacia en todo el territorio nacional

Estas son las empresas de venta de medicamentos conocidas como farmacias que
permiten llegar los medicamentos a los necesitados de forma directa mediante las
prescripciones que emiten los médicos y personal autorizado de clínicas y hospitales.
Reciben los medicamentos de parte de los laboratorios y empresas de distribución.
- Los servicios farmacéuticos hospitalarios
Son las farmacias que operan directamente en los hospitales y clínicas privadas. Estas
farmacias tienen a la mano los medicamentos que necesitan los pacientes internos en
los centros de atención de salud. Reciben la mercancía por parte de los laboratorios y
empresas de distribución.
- Sistema de compras
La gestión de compras es uno de los ejes económicos más importantes de la oficina de

farmacia, puesto que conjuntamente con una política de trato profesional, agradable y
personalizado influye directamente en la calidad de servicio al cliente. En zonas donde existen
varias farmacias en un radio relativamente reducido, si una persona no encuentra el producto
deseado en el momento, se están perdiendo oportunidades de negocio, puesto que es bastante
fácil dirigirse a otro establecimiento. Por ello, si esta situación se repite a menudo, no
solamente disminuirá la dispensación de ciertos medicamentos o productos, sino que los
clientes, por comodidad, acudirán directamente a la oficina de farmacia más surtida.
INFOTEP 5
Por otro lado, desde un punto de vista económico, comprar en exceso implica asumir el riesgo
de que el stock no sea vendido, un Costo financiero importante, así como penalizaciones por
devoluciones de género.
Por ello, conseguir el justo equilibrio entre servir bien a los clientes y optimizar Costos es una
tarea difícil. Además, como agravante, las previsiones de compras son más complejas que
en otro tipo de negocios, al depender de las dolencias o enfermedades del momento y del
criterio de la prescripción médica. Es muy importante conocer a fondo el entorno de la oficina
de farmacia, así como su competencia.
Análisis del entorno
Analizar los aspectos principales que influyen en la elección y estructuración de la tipología de

actividades que desarrolla el titular de la oficina de
farmacia puede ser tremendamente útil. Por
ejemplo, existen poblaciones donde la gente se
enferma de asuntos propios del clima del lugar,
entonces es necesarios tener siempre
medicamentos para estas dolencias en vez de otros
que casi o nunca la gente demanda.
Estudio de la clientela potencial
El primer elemento a considerar es el estudio de la población que existe en la zona en

que se encuentra ubicada la farmacia, puesto que nos ayudará a centrarnos en la
tipología de productos que hemos de ofertar. Se analizarán aspectos como los
siguientes:
- Edad (población infantil, juvenil, ancianos).
- Poder adquisitivo.
- Clase social.
- Hábitos de compra.
INFOTEP 6
- Tipología del cliente (cliente de paso, cliente de la zona).
Por otro lado, la población de un mismo poder adquisitivo y edad

puede tener distinto comportamiento en función de la localización
de la oficina de farmacia (por ejemplo, probablemente se vendan
más cosméticos en una zona de alto poder adquisitivo que en un
barrio o se dispensen más productos de zoofarmacia en una zona
rural que en un área urbana). Por ello, debemos pensar en qué categoría de farmacia nos
encontramos:
• Farmacia rural o urbana.

• De interior o de costa.
• ¿Zona turística?
• ¿Zona céntrica/comercial?
• ¿Zona periférica?
Estudio de la competencia de otros canales de distribución
También la competencia de otros canales puede incidir en que se elimine una actividad
que se está realizando y que no
acabamos de rentabilizar. Por ejemplo,
si existe una óptica especializada en
nuestro barrio, es mejor que
desarrollemos otro tipo de actividades
como dietética, ortopedia, etc.
Por ello, conviene centrarse en los siguientes canales:
• Tiendas de dietética.
• Supermercados y grandes superficies.
• Herbolarios.
• Perfumerías.
• Droguerías.
• Otros («teletiendas», venta directa multinivel).
INFOTEP 7
Estudio del entorno institucional
Las instituciones cercanas también influyen en dispensación de medicamentos:
• Centros médicos, dispensarios, consultas privadas.

• Guarderías, colegios, institutos.
• Empresas, oficinas, etc.
• Bancos, cajas.
• Bares, restaurantes.
• Hogares de jubilados, centros recreativos.
• Paradas de metro/autobús/tren.
Ejemplo de análisis de entorno
Olga es una farmacéutica que viene operando en una población de 12.000 habitantes,
de poder adquisitivo medio-alto, en la que existen otras cuatro oficinas de farmacia.
La farmacéutica ha tenido la suerte de poder ubicarse en el centro comercial de la
localidad. En la misma calle se encuentran varios bancos y cajas de ahorros, tres
supermercados, una perfumería, una droguería, una óptica especializada, dos
despachos profesionales, una escuela, una guardería y una residencia de ancianos.
Los servicios sanitarios (centro de salud, consultas privadas, etc.) se encuentran un
poco alejados. En la figura 1 aparece el cuadro de análisis que se puede emplear en
este caso.
INFOTEP 8
Fig. 1. Análisis del entorno
Análisis Interno
Es importante realizar un análisis completo de la organización interna de nuestra
oficina de farmacia. El análisis interno se basará en tres variables:
• Tecnología aplicada.
• Check-list de actividades y/o productos. Conviene estudiar el tipo de actividades
y productos que se están ofreciendo y reflexionar sobre ellos.
• Optimización del espacio de almacén y organización del almacén.
INFOTEP 9
Almacenamiento
La optimización del espacio de almacén depende de los metros cuadrados de la
farmacia y de la estructura general de la misma.
Utilización de la zona abierta al público
La estructura más común de las oficinas de farmacia es la que reproduce la figura 2.
Fig. 2. Estructuras más comunes de las oficinas de farmacia
Pueden ser útiles los siguientes consejos:
Intentar combinar las necesidades de espacio con una buena política de
merchandising y con la creación de una atmósfera agradable para el cliente, lo que
se conseguirá con un buen diseño previo.
Dentro de la zona abierta al público, una vez reservado cierto espacio para consultas
profesionales, es posible hacer operativas las tres paredes, mediante estanterías o
cajoneras.
Por otro lado, dentro de la zona anterior al mostrador, colocaremos los productos de
administración más frecuente o urgente, para poderlos dispensar con rapidez.
INFOTEP 10
Para conseguir mayor efecto en lo que respecta al diseño, existen en el mercado
estanterías blancas, con iluminación de fondo en la zona de las paredes. También da
buen resultado evitar las vitrinas uniformes, mediante una combinación atractiva de
estanterías y cajoneras.
El espacio de la zona interior también es aprovechable. Si se combina con gusto,
podrían situarse estanterías o columnas. Muchas veces se utilizan formas geométricas
o circulares, a fin de conseguir un toque más informal. Todo dependerá, en última
instancia, de la estructura de la farmacia.
A fin de optimizar Costos, también se podrían comprar estanterías estándar, pero
posiblemente ello le hará perder a la farmacia en calidad de diseño y personalidad.
Organización del almacén
Dentro del almacén puede optimizarse el espacio mediante la creación de altillos,
fijación de estanterías estándar que se adapten completamente a la pared y
estanterías colocadas de forma similar a las grandes superficies.
Es importante tener en cuenta que, en la organización del espacio de almacén, a
diferencia de en la zona abierta al público, prima la operatividad frente al diseño.
Clasificación
La clasificación de los productos en el almacén debe responder a criterios claros:
Planteamiento general. Si en la oficina de farmacia trabajan varias personas, es
conveniente que la clasificación de los productos dentro del almacén no siga un criterio
INFOTEP 11
arbitrario y subjetivo, sino que es recomendable establecer unas normas que han de
cumplir tanto los propietarios como los empleados. De esta manera, si todo el
personal trabaja del mismo modo, será más fácil la dispensación y la explicación del
funcionamiento de las tareas de almacenaje a los trabajadores recién contratados.
Por este motivo, conviene reflexionar y seleccionar el criterio de ordenación que se
adapta más a nuestras necesidades. Posteriormente, habrá que marcar unas normas
de funcionamiento, así como elaborar un índice guía.
Criterios de clasificación. Existen diferentes opciones:
a) Criterio estrictamente alfabético. En muchas farmacias, el criterio de
ordenación que rige es el alfabético. Se clasifican los productos por su nombre
comercial.
b) Criterio de ordenación por proveedor. Se pueden ordenar los productos
primero por proveedor y después por nombre comercial, pero esta opción sólo es
aconsejable si se trabaja con muchos laboratorios y mayoristas.
c) Criterio de ordenación por forma farmacéutica. Se trata de colocar los
productos tomando como referencia su forma farmacéutica y posteriormente
subclasificarlos por nombre comercial. Éste es el criterio adoptado por la mayoría de
las farmacias (fig. 3).
INFOTEP 12
Fig. 3. Ordenación del almacén por forma farmacéutica
d) Criterio de ordenación por tipologías. Consiste en clasificar los productos por
tipologías y posteriormente, subclasificarlos por funcionalidad. Por ejemplo, dentro
del apartado de medicamentos, habrá que ordenar por patologías y luego efectuar
una subordinación por nombre comercial.
Las tecnologías aplicadas
Otra de las cuestiones clave en la gestión de compras es el sistema de informatización
que se está utilizando para controlar el inventario. A continuación, se describen las
distintas posibilidades.
INFOTEP 13
Control de inventarios por código de barras
El control de inventarios a través de códigos de barras y pedidos por módem (fig. 4)
es el método más operativo y rápido, puesto que el ordenador genera
automáticamente un prepedido cuando el stock se sitúa por debajo del límite de
seguridad. El farmacéutico sólo tiene que validar si está de acuerdo con las cantidades
y productos que se muestran en pantalla, o introducir las variaciones que considere
oportunas. Automáticamente, una vez comprobado el prepedido, se da la orden de
pedido y éste es tramitado directamente al proveedor mediante módem.
Fig. 4. Control de inventarios por código de barras
Posteriormente, una vez el transportista entrega la mercancía, se comprueba que
todo sea correcto y si algo no ha llegado, se introduce un 0 para indicar esta
circunstancia. El producto queda en stock, a partir de este momento.
Por otro lado, las salidas se registran a través del lector del código de barras, sin tener
que introducir ningún dato en el ordenador. De esta manera, se puede obtener en
cualquier momento un inventario final.
INFOTEP 14
No obstante, no todos los productos (ortopedia,
etc.) llevan asociado un código de barras, lo
que implica la necesidad de introducirlos
manualmente. Si se ha optado por esta
modalidad, se recomienda ser pacientes y
registrarlos, puesto que con un poco de
voluntad y disciplina es posible lograr un control de stocks perfecto.
Paralelamente, existen otras ventajas importantes en el uso de la tecnología
informática para el control de existencias, puesto que el sistema guarda en memoria
las ventas del ejercicio pasado, las del ejercicio en curso y calcula automáticamente
rotaciones, permitiendo orientar la política de fijación de los stocks de seguridad.
Un inconveniente es que, si se trabaja con varios proveedores, pueden surgir
problemas de compatibilidad de sistemas informáticos, en los ficheros de envío y
captación de datos. Convendrá estudiar esta cuestión antes de elegir el software.
Control de stocks sin informatizar
Normalmente un control de stocks sin informatizar no suele ser una forma de
organización muy efectiva, puesto que en la mayoría de las ocasiones, por rutina, se
acaba por realizar un inventario físico a final de año y nada más. No obstante, si se
es constante, puede instrumentarse un control de inventario permanente, a través de
hojas de trabajo o fichas.
Estas hojas de trabajo han de estar ordenadas según la clasificación de los productos
de la oficina de farmacia. La figura 6 muestra un ejemplo de su contenido.
INFOTEP 15
Fig. 6. Hoja de control en inventario permanente
Previsión de Ventas
Lógicamente, para terminar de optimizar la gestión de compras se hace necesario
efectuar previsiones y seguimiento de ventas. Pueden utilizarse técnicas de gestión
como las siguientes.
Estadística de ventas
Consiste en apoyarse en las estadísticas de ventas de ejercicios anteriores y del
ejercicio en curso. Como hemos visto, estas estadísticas son automáticas en la
mayoría de programas existentes en el mercado. También lo son si se trabaja con una
base de datos estándar y se ha diseñado previamente un formato de listado de
estadística de ventas.
INFOTEP 16
Por otro lado, si se lleva control manual mediante hojas de trabajo, se consultará la
columna de salidas. Si no existe ningún registro, lógicamente el farmacéutico perderá
este tipo de información.
Rotaciones
Otra técnica que puede servirnos para instrumentar nuestra política de compras es la
ratio de rotación de stocks. Esta ratio evalúa el número de veces que vendemos
nuestro stock medio en un período considerado (anual, semestral, trimestral,
mensual, etc.).
Para calcularlo se emplea la siguiente fórmula:
Coeficiente de rotación = ventas período (precio Costo)/stock medio
En principio, casi toda la bibliografía sobre rotaciones toma como base para el cálculo
de las ventas y del stock medio el precio de Costo. No obstante, dentro del mundo de
la oficina de farmacia puede resultar más práctico operar con el precio de venta al
público (PVP). Lo importante es que ambas magnitudes estén expresadas de manera
homogénea. Incluso podemos considerar este coeficiente en número de unidades,
puesto que, si dividimos numerador y denominador por PVP o precio de Costo, la
igualdad no varía.
INFOTEP 17
Utilidades del coeficiente de rotación
El coeficiente de rotación es útil para:
Evaluar la coherencia del stock. Dentro del mundo de las oficinas de farmacia se
considera que el valor coherente que debe tener este coeficiente es 6, puesto que ello
nos indica que el stock tarda en venderse 60 días. Si es inferior a 6, podemos estudiar
la posibilidad de comprar menos, puesto que el producto no tiene demasiada salida.
Analizar la conveniencia de adquirir las promociones ofertadas, para no cargarse
inútilmente de productos que no se venden.
Ayudar en la previsión de ventas. Despejando la fórmula del coeficiente de rotación,
podemos obtener indirectamente las ventas previstas.
Realizar una estimación del stock mínimo necesario, a partir de unas ventas previstas
o históricas. Este cálculo también puede ser útil en el momento de inauguración de
una farmacia, puesto que, de manera subjetiva, partiendo de unas salidas previstas
y un coeficiente de rotación de 6, puede averiguarse el presupuesto aproximado para
el stock inicial.
Cabe destacar que las rotaciones las suele calcular automáticamente la mayoría de
los programas existentes en el mercado. Por el contrario, si se lleva una gestión
manual, dado el número de referencias de la oficina de farmacia, puede resultar un
cálculo muy laborioso. No obstante, no es imposible si se llevan fichas donde se
registren las salidas.
INFOTEP 18
Otra fórmula de cálculo basada en el coeficiente de rotación es el número de días que
precisamos para vender nuestro stock:
N.º de días =360
coeficiente de rotación
Stocks máximos y mínimos
Los stocks máximos se establecen para no cargar excesivamente las existencias e
incurrir en más Costos de los necesarios. Pueden determinarse a partir de dos
elementos:
Coeficiente de rotación (normalmente se operará con un valor de 6).
Ventas previstas o efectuadas, tal y como hemos realizado en el ejemplo de la
apertura de la farmacia.
La fijación de stocks mínimos, cuya función es no caer en
el temido stock 0, dependerá del tiempo en que nuestros
proveedores nos reponen lo vendido y de la rapidez de
salida del producto. Para evaluar este último punto,
consultaremos las ventas, rotaciones, y días en que tarda
en venderse el producto. No obstante, como muchos mayoristas sirven en el mismo
día, el farmacéutico puede ajustar bastante las compras, fijando stocks mínimos
bastante reducidos.
Recordemos que fijar los stocks mínimos con corrección es importante, puesto que,
en el sistema de pedidos por módem, el prepedido se calcula tomando
dichos stocks como referencia.
INFOTEP 19
Otros aspectos
Deberán tenerse presentes los cambios del
mercado y de criterio médico a la hora de
prescribir. Por este motivo, convendrá
mentalizar al personal de la oficina de
farmacia de que cuando un producto se
empiece a demandar más de lo habitual nos avise, para poder solicitar un pedido
superior al automático o al que realizaríamos fruto del análisis de estadísticas y
rotaciones. También algunas promociones nos pueden hacer variar el criterio de
demanda de productos.
Por otro lado, adicionalmente nos será útil la ayuda de proveedores y contactos
profesionales (compañeros de profesión, médicos, etc.), para acabar de concretar

nuestra política de compras. *
2. Realizar cálculo farmacéutico, según características de

medicamentos.
- Manejo de unidades de medidas

La cantidad de medicamento que se administra al enfermo se llama dosis, y ésta
siempre se refiere exclusivamente a la cantidad de principio activo. En la
mayoría de los medicamentos, la dosis se expresa en peso del principio activo
(por ejemplo, miligramos), si bien en la práctica y dado que las formas
farmacéuticas vienen dosificadas por la industria, el médico suele prescribir
un número determinado de comprimidos, cápsulas, supositorios, cucharadas,
etc., por día o por toma (ejemplo, un comprimido al día, una cápsula cada
12 horas, etc.).Sin embargo, otros medicamento s cuya actividad se mide
por métodos biológicos (por ejemplo, la insulina o la penicilina) se dosifican por
INFOTEP 20
Unidades internacionales (UI). Estas unidades indican la actividad real del

medicamento.
Es importante señalar que la dosis que se indica en e l prospecto es sólo orientativa
y que debe ser el médico quien decida la dosis correcta para cada caso individual
así como el tiempo de duración del tratamiento ya que existen una gran
cantidad de variables que pueden influir en la dosis necesaria para cada individuo
y circunstancia.
La dosis debe ser individualizada. Una dosis excesiva puede tener consecuencias
graves. Una dosis insuficiente, también. Por ello, nunca se debe tomar más
cantidad ni más a menudo de lo que le haya indicado el médico. De lo contrario
puede aumentar la posibilidad de que se produzcan efectos secundarios.
Importancia de saber los datos de la persona
a) Edad: No es lo mismo la cantidad de un medicamento para un niño/a que

para una persona adulta. Hay que tener precauciones particulares en los dos
extremos de la vida, porque ciertos medicamentos tienen
problemas para transformarse o eliminarse. Eso puede ocurrir sobre todo en
recién nacidos, prematuro y anciano.
b) Peso: La cantidad de un medicamento para una persona con el peso elevado

puede ser diferente que para una persona delgada. En general, se adapta la dosis
al peso de las personas
.
- Medidas de peso y volumen más usadas en la practica
Los números
0 UNIDAD
1 UNIDAD
2 UNIDADES
3 UNIDADES
INFOTEP 21
10 UNIDADES igual que 1 DECENA
¡CUIDADO! No confundir decena con docena. ¡Docena es igual a 12unidades!
10 DECENAS = 1 CENTENA = 100 UNIDADES
10 CENTENAS = 1 MILLAR = 1000 UNIDADES
Y así va creciendo, siempre de 10 en 10.
MEDIDAS DE PESO
Para medir pesos pequeños, como los medicamentos, se utilizan fundamentalmente

dos medidas: el gramo (g) y el miligramo (mg).
Equivalencias:
1 g = 1.000 mg
Un gramo es igual a mil miligramos.
Ejemplo:
1 tableta de ASPIRINA adultos contiene 500 miligramos de Ácido acetil salicílico
(500 mg ó 0.5 g)
.
1 tableta de ASPIRINA infantil contiene 100 miligramos de Ácido acetil salicílico
(100 mg ó 0.1 g)
Hay medicamentos que los miden en Unidades Internacionales: UI.
Ejemplo:
PENICILINA 1.200.000 UI. (Un millón doscientas mil unidades internacionales)

PENICILINA 400.000 UI. (Cuatrocientas mil unidades internacionales)
Para medir pesos mayores, como a las personas, se debe utilizar normalmente el
Kilogramo (Kg).
Equivalencia:
1 Kg = 1.000 g
Un Kilo o Kilo gramo es igual a mil gramos.
INFOTEP 22
Ejemplo:
Doña Juana pesa 70 kg.
Su hijo Juanito 10 kg y 500 gramos (10.5 kg).
Nota: Las medidas del sistema métrico decimal,

g, mg, Kg, etc., son las que se usan como
referencia en todo el mundo. Hay otra medida
que todavía se usa para expresar el peso la libra
(lb).
1Kg=2.2libras 1lb =454 g
Para pasar de kilogramo a libra. Hay que multiplicar los kilogramos por 2.2
Ejemplo:
Doña Juana pesa 154 libras, o sea, 154 / 2.2 = 70 kg

Juanito pesa 10.5 kg, o sea, 10.5 x 2.2 = 23.1 libras
Medidas de Capacidad, para Líquidos
Son medidas para líquidos como agua, leche, suero oral, jarabe, inyecciones, etc.
Los líquidos toman la forma del recipiente donde lo pongamos. Las unidades de
capacidad de uso internacional son el litro y el mililitro.
El mililitro en el sistema internacional se escribe mL con L mayúscula y se

recomienda no seguir usando la medida cc. El litro se escribe L.
1 L(Un litro) = 1.000 mL (mil mililitros).
Un litro es igual a mil mililitros.
1 mL =1 centímetro cúbico o cm3 (cc.)
1 L= 1.000 cm3 o cc
Ejemplo:
• 1 suero fisiológico de 1000 mL ó 1 L.
• Una solución salina de 500 mL ó 1/2 L.
• Las jeringas para las inyecciones están marcadas en mililitros y son de varios
• tamaños, de 1 mL , de 5 mL, de 10 mL, et
INFOTEP 23
3. Manejar registros de inventario por método manual o digital,

según procedimientos establecidos.
Registros de Inventario:
Para manejar el inventario de una farmacia o cualquier negocio de venta de

productos lo ideal es tener un sistema computarizado que permita mantener el
control de la cantidad de productos al día. Si no se tiene un sistema profesional
automatizado, al menos llevar estos controles en una hoja de cálculo.
- Registro.
El registro del Inventario se realiza atendiendo a los datos que identifican el producto,
la cantidad, fechas, entre otros datos importantes. Veamos los campos obligatorios
para un buen control.
Campos obligatorios para el formulario de inventario
Campo Descripción
Número de fármaco Es un número que lo identifica dentro del inventario. Esto

puede programarse para que sea automático o puede
asignarse manualmente.
Nombre de la droga Nombre del Medicamento especifico
Fecha de Transacción Ingrese la fecha del día en que se recibe un medicamento

específico en existencias o se envía a la farmacia. Representa
la fecha de la transacción para recibir o dispensar un
medicamento específico.
Unidad de medida Refleja las unidades en las que se mide un fármaco en

particular. Se muestra automáticamente según los valores
registrados previamente definidos durante la configuración del
sistema.
Nivel de orden Este campo refleja la configuración del nivel de pedido

registrado previamente por el administrador del sistema para
un medicamento en particular. Cuando el sistema alcanza el
nivel de pedido predefinido para ese medicamento,
INFOTEP 24
automáticamente agrega el medicamento a la lista de

medicamentos por pedido.
Costo unitario Ingrese el costo por unidad del stock de medicamentos que
está agregando al inventario. El costo unitario es el costo de
una unidad determinada de un producto.
Precio unitario Ingrese el precio unitario registrado previamente para este

medicamento. El valor del precio unitario se registra
previamente durante la configuración del sistema. .
Casillas de verificación El farmacéutico puede (detener) un medicamento si, por

detenidas / ocultas ejemplo, uno de los dos medicamentos que pertenecen a la
misma categoría está siendo recetado en exceso por los
médicos, el farmacéutico puede optar por detener un
medicamento para permitir la dispensación del otro antes de
que expire.
Tipo de stock Es el tipo de stock del menú desplegable de artículos pre

registrados definidos durante el registro.
Cantidad Cantidad física contada e ingresada en el sistema según el tipo

de stock.
Detalles Aquí se registra los detalles específicos del lote de

medicamentos que se agregará al inventario. Por ejemplo, el
nombre del proveedor de medicamentos o una explicación de
por qué el tipo de stock asignado se ha etiquetado como
"recibido" frente a "emitido".
Lote N º. Este campo se refiere al número de lote específico del

medicamento que se recibe.
Fecha de caducidad Fecha de vencimiento del medicamento que se agrega al

inventario (stock).
Entrada y salida de los medicamentos
Cada vez que se adquiere un medicamento en específico, se introduce al almacén,

pero no podrá venderse hasta que se coloque en el sistema de inventario, para
poder llevar un control del mismo.
El producto va saliendo de inventario a medida que se venda y el sistema debe

informar cuando quede una cantidad especifica mínima para solicitar a el encargado
de compras la adquisición de este producto.
- Fechas de fabricación.
Todo medicamento debe especificar la fecha en que se fabricó en el empaque
general y en cada unidad del mismo. Esto permite al usuario saber que tiempo tiene
INFOTEP 25
el medicamento a la hora de adquirirlo. Esta fecha también se registra en el

inventario para llevar el control de
- Fecha de vencimiento.
La fecha de vencimiento se especifica de forma clara para que sea evidente el último
día en que este producto va a funcionar de forma efectiva en el organismo. Esta
fecha también agrega.
- Software farmacéutico.
INFOTEP 26
4. Bibliografía:
- Amado Guirado J. Manual de gestión empresarial. Tomo I y II. Oficinas de

farmacia. Valencia: CISS, 1995.
- https://medicalguidelines.msf.org/viewport/EssDr/latest/organizacion-y-
gestion-de-una-farmacia-22287391.html (DCI).
- http://www.aes.es/Noticias/wpmeneu.pdf
- https://www.elsevier.es/es-revista-farmacia-profesional-3-articulo-gestion-
compras-13053081
INFOTEP 27

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1. Organizar la farmacia ............................................................................................................................. 4

Al finalizar el módulo, las personas participantes estarán en la capacidad de realizar

En toda estructura de salud, son indispensables una organización funcional y una

– mantener un stock permanente de medicamentos y material renovable esenciales

1.1. Gestión en farmacia:

La distribución y dispensación del medicamento está configurada por tres grandes

- Los laboratorios y las empresas de distribución mayoristas

- La extensa red de farmacia en todo el territorio nacional

- Los servicios farmacéuticos hospitalarios

- Los laboratorios y las empresas de distribución mayoristas

Hemos ubicado a los laboratorios de medicamentos junto a las empresas mayoristas,

El trabajo de ellos es suplir al mercado nacional de los medicamentos necesarios y

- La extensa red de farmacia en todo el territorio nacional

- Los servicios farmacéuticos hospitalarios

La gestión de compras es uno de los ejes económicos más importantes de la oficina de

Análisis del entorno

Analizar los aspectos principales que influyen en la elección y estructuración de la tipología de

Estudio de la clientela potencial

El primer elemento a considerar es el estudio de la población que existe en la zona en

- Edad (población infantil, juvenil, ancianos).

- Tipología del cliente (cliente de paso, cliente de la zona).

Por otro lado, la población de un mismo poder adquisitivo y edad

• Farmacia rural o urbana.

Por ello, conviene centrarse en los siguientes canales:

Estudio del entorno institucional

Las instituciones cercanas también influyen en dispensación de medicamentos:

• Centros médicos, dispensarios, consultas privadas.

Ejemplo de análisis de entorno

de poder adquisitivo medio-alto, en la que existen otras cuatro oficinas de farmacia.

La farmacéutica ha tenido la suerte de poder ubicarse en el centro comercial de la

localidad. En la misma calle se encuentran varios bancos y cajas de ahorros, tres

supermercados, una perfumería, una droguería, una óptica especializada, dos

despachos profesionales, una escuela, una guardería y una residencia de ancianos.

Los servicios sanitarios (centro de salud, consultas privadas, etc.) se encuentran un

poco alejados. En la figura 1 aparece el cuadro de análisis que se puede emplear en

Fig. 1. Análisis del entorno

Es importante realizar un análisis completo de la organización interna de nuestra

oficina de farmacia. El análisis interno se basará en tres variables:

• Check-list de actividades y/o productos. Conviene estudiar el tipo de actividades

y productos que se están ofreciendo y reflexionar sobre ellos.

• Optimización del espacio de almacén y organización del almacén.

La optimización del espacio de almacén depende de los metros cuadrados de la

farmacia y de la estructura general de la misma.

Utilización de la zona abierta al público

La estructura más común de las oficinas de farmacia es la que reproduce la figura 2.

Fig. 2. Estructuras más comunes de las oficinas de farmacia

Pueden ser útiles los siguientes consejos:

Intentar combinar las necesidades de espacio con una buena política de

merchandising y con la creación de una atmósfera agradable para el cliente, lo que

se conseguirá con un buen diseño previo.

profesionales, es posible hacer operativas las tres paredes, mediante estanterías o

administración más frecuente o urgente, para poderlos dispensar con rapidez.

Para conseguir mayor efecto en lo que respecta al diseño, existen en el mercado

estanterías blancas, con iluminación de fondo en la zona de las paredes. También da

El espacio de la zona interior también es aprovechable. Si se combina con gusto,

podrían situarse estanterías o columnas. Muchas veces se utilizan formas geométricas

o circulares, a fin de conseguir un toque más informal. Todo dependerá, en última

instancia, de la estructura de la farmacia.

A fin de optimizar Costos, también se podrían comprar estanterías estándar, pero

posiblemente ello le hará perder a la farmacia en calidad de diseño y personalidad.

Organización del almacén

Dentro del almacén puede optimizarse el espacio mediante la creación de altillos,