3.

FORMULACION DE LAS ACTIVIDADES DE APRENDIZAJE

3.1 REFLEXION INICIAL

¿Por qué son importantes aprender y aplicar las técnicas de digitación y

mecanográficas apropiadas al presentar documentos empresariales?

Es muy importante ya que nos facilitan la tarea de redactar documentos en cuanto

a rapidez y precisión se refiere, pues ahorramos tiempo redactando correctamente
un documento, esto le conviene tanto a la empresa en cuanto a la realización de
nuestro trabajo con mayor eficiencia y a nuestra salud porque evitan que nos
esforcemos menos nuestros músculos y vista.

¿Cree usted que importa la postura que se adopte al momento de elaborar

documentos?

Es de mucha importancia puesto que al adoptar una postura correcta para

redactar documentos se disminuye el riesgo de que se afecte nuestra vista,
músculos, huesos y columna vertebral a medida que realizamos
Nuestras tareas frente al computador durante horas seguidas. Sin embargo al
adoptar una postura inapropiada o incorrecta estaríamos afectando nuestra salud
de manera directa y podríamos más adelante padecer de dolores musculares u
otras enfermedades.

3.3 ACTIVIDADES DE APROPIACION

CONSULTAR:

NOMBRE DE LOS DEDOS DE LAS MANOS.

Pulgar.
Índice o dedo mayor.
Dedo medio, corazón, mayor o cordial.
Anular.
Meñique de la mano.
UBICACIÓN DE LETRAS Y NÚMEROS EN EL TECLADO DEL COMPUTADOR.

TECLAS DE FUNCIÓN:

Es la primera línea Teclas

De teclas y las encuentras en la parte superior del teclado. Se representan como
F1, F2, F3, F4…y te sirven para realizar una función específica o para acceder a
atajos de los programas.

TECLAS DE CONTROL
Se utilizan por sí solas o en combinación con números para acceder a funciones o
realizar determinadas acciones. Las más usadas son Ctrl, Alt, Esc y la tecla con el
logo de Windows.
TECLAS PARA ESCRIBIR O ALFANUMÉRICAS

Aquí están todas las letras, números, símbolos y signos de puntuación. Estas
teclas se encuentran normalmente en una máquina de escribir.

TECLADO NUMÉRICO

Sirve para ingresar datos numéricos de forma rápida. Las teclas y símbolos están
agrupadas de la misma forma como aparecen en la calculadora.
Teclas especiales y de desplazamiento
Estas teclas son las que te sirven para desplazarte por documentos o páginas web
y editar texto. Entre ellas están: Supr, Inicio, Fin, RePág, AvPág, ImpPt y las teclas
de dirección.

ERGONOMIA:

La ergonomía es el estudio de las formas en que la gente utiliza sus cuerpos en el

trabajo. También se encarga del diseño de lugares de trabajo, herramientas y
tareas, de modo que coincidan con las características fisiológicas, anatómicas,
psicológicas y las capacidades de los trabajadores que se verán involucrados.
Busca la optimización de los tres elementos del sistema (humano-máquina-
ambiente), para lo cual elabora métodos de la persona, de la técnica y de la
organización.

Ventajas de la ergonomía:

La ergonomía al ser una parte fundamental en el mejoramiento de las condiciones

de trabajo ofreciendo múltiples ventajas para el mismo, tales como:

Previene riesgos laborales.

Mejora la postura frente al ordenador u otro tipo de máquinas de trabajo.
Disminuye molestias físicas a los trabajadores.
Mejora la comodidad en ambientes de trabajo.
Eleva la productividad del trabajador.
Disminuye la fatiga de los trabajadores.
Permite obtener información de primera mano de los aspectos a mejorar en los
ambientes de trabajo.
Mejora la estabilidad laboral.

Desventajas de la ergonomía:
El esfuerzo que el trabajador debe realizar para desarrollar la actividad laboral se
denomina “carga laboral”
El trabajador adquiere una fatiga física ocasionada por la sobre carga física
muscular, malas posturas, movimientos reiterativos, etc.
Durante la realización de las labores del trabajo se van adquiriendo trastornos ya
sean dolores en los huesos y músculos y lesiones en la espalda, así como
trastornos de las enfermedades superiores e inferiores.

PAUSAS ACTIVAS.
Se llama pausas activas a los ejercicios físicos y mentales que realiza un
trabajador por corto tiempo durante un receso en la jornada de trabajo con el fin de
revitalizar la energía corporal y refrescar la mente, además generan mayor
productividad, inspiran la creatividad y mejoran la actitud de los colaboradores,
pues son ejercicios recomendados para evitar que algunos miembros corporales
se atrofien o sufran lesiones.

USOS: Son utilizados o puestos en práctica por los trabajadores para oxigenarse,
salir de la monotonía y fortalecer el sistema inmunológico como los músculos y el
sistema nervioso

APLICACIÓN: Durante las pausas activas los trabajadores realizan estiramientos,

flexiones, cambios de posturas, giros a la izquierda y a la derecha , Incluso, cada
30 a 60 minutos, o cuando se sienta cansado, puede realizar mientras está
sentado movimientos articulares por algunos segundos en las manos, cuello,
hombros, brazos, cintura y piernas, o ejercicios de relajación visual de la siguiente
manera: abra y cierre los ojos con fuerza, realice movimientos oculares (derecha
-izquierda, arriba, abajo y en círculos.

La aplicación de los ejercicios físicos en el puesto de trabajo aporta tranquilidad y

relajamiento corrigiendo el vicio de adoptar posturas incorrectas que producen
dolores musculares, de esta manera aumentando la predisposición en el trabajo.

CALIDAD EN LA PRODUCCIÓN DOCUMENTAL.

La calidad en la producción de documental son los procedimientos que
corresponden con las necesidades y exigencias de las personas en cuanto a la
documentación requerida, mejorando los procesos que resguardarían el
patrimonio documental, garantizando la más estricta confidencialidad, seguridad y
calidad en la gestión de los documentos y ponerlos al servicio de las personas.

TRANSCRIPCIÓN:

Se define transcripción como la acción y efecto de transcribir un documento, cuya

función la realiza el transcriptor quien es responsable en primera instancia, del
impacto inicial que un documento produce en el destinatario, pero adicionalmente
debe estar pendiente de otros aspectos, como la corrección, la propiedad y la
exactitud de la comunicación

COTEJO
Una destreza muy importante para un transcriptor es la de cotejo, que consiste en
la ubicación de errores en un documento en preparación, ya sea a máquina o en
computador. Generalmente se lee lo que se cree que debiera decir y no lo que
realmente está escrito.
El cotejo debe realizarse antes de retirar el papel de la máquina o antes de
imprimir.

GRAFÍAS.

Es aquel signo o a la serie de signos con los cuales se representan de manera

escrita, ya sea un sonido o una palabra hablada.
Por otra parte, grafía, es uno de los sufijos de uso más extendido en nuestro
idioma, que dispone de un origen griego y que puede referir cuestiones como ser:
escritura, descripción e imagen.

Errores más frecuentes al transcribir un texto.

Durante la transcripción de un documento, solemos cometer muchos errores
ortográficos, los más comunes son:

o Ortografía: algunas veces los ejecutivos no se toman la molestia de verificar

en un diccionario la escritura de cada una de las palabras que les producen
dudas. El transcriptor debe hacerlo por ellos.

o Falta de propiedad: ciertas palabras son utilizadas con una significación

diferente a la que realmente poseen (por ejemplo: pedir disculpas por
ofrecer disculpas). El transcriptor debe verificarlo.

o Términos repetidos: A veces en un mismo párrafo se utiliza más de una vez

la misma palabra. El transcriptor tiene a su disposición los diccionarios de
sinónimos, para remplazar estos términos.

o Redundancias: hace referencia a expresiones como salir afuera, subir

arriba, muchedumbre de gente, lapso de tiempo, aula de clase y otras.
Algunas veces se cometen por ligereza. El transcriptor dispone del tiempo
suficiente para identificarlas y corregirlas.

o Sintaxis: con alguna frecuencia se cae en escollos como los solecismos,

dequeísmos, y mal uso del gerundio. Corresponde al transcriptor la
corrección de tales errores.
 o Tildación: aun cuando el ejecutivo sepa perfectamente tildar las palabras, el
transcriptor debe verificarlo, pues mu-chas veces por ligereza no se tildan
to-das, o tildan las palabras en la sílaba equivocada.

o Puntuación: hay escritos en los que abundan las comas y otros que las
ignoran; el punto y coma escasea en muchos textos escritos, y en
ocasiones de un párrafo podrían salir dos o tres. El transcriptor debe
conocer el uso de los signos de puntuación y comprender muy bien el
mensaje para darle una puntuación adecuada al texto.
Imprecisiones: es relativamente fácil encontrar equivocaciones en nombres,
apellidos, fechas, cifras, direcciones, números de facturas u otros documentos. El
transcriptor tiene, en este aspecto, una gran responsabilidad y una tarea muy
delicada de comparación y verificación

Simbología utilizada.

Cuando se señalen los errores en un borrador, se recomienda que los símbolos se

marquen con lápiz rojo, para que queden bien destacados
NORMAS, CONCEPTO, USO, CATEGORÍAS, REGLAS ORTOGRÁFICAS.

GRAMÁTICA:
Es la ciencia que tiene como objeto de estudio a los componentes de una lengua y
sus combinaciones. El concepto halla su origen en el término en latín gramática y
hace referencia, por otra parte, al arte de dominar una lengua de modo correcto,
tanto desde el habla como con la escritura. Así mismo se puede definir como el
grupo de principios, reglas y preceptos que rigen el empleo de un lenguaje en
particular (al respecto, hay que decir que cada lenguaje posee su propia
gramática). Como ciencia, está contemplada como parte de la lingüística.

NORMAS GRAMATICALES:

o El sustantivo.
Los sustantivos que terminan en -o hacen el femenino en -a: al árbitro, la árbitra, el
comisario, la comisaria, el filósofo, la filósofa.
Los sustantivos de ámbito militar o próximo al ámbito militar: el cabo, la cabo, el
copiloto, el copiloto, el piloto, la piloto, el sargento, el sargento, el sobrecargo, la
sobrecargo.
Los sustantivos que acaban en -a o en -e no cambian para indicar el femenino: el
agente, la agente, el amante, la amante.
Los sustantivos maratón o tiroides pueden usarse como masculinos o como
femeninos: el maratón, la maratón, el tiroides, la tiroides.

Cuando a una palabra terminada en -y se le añade una -s para formar el plural, la

y debe transformarse en una i: escay, escáis, espray, espráis, jersey, jerséis. (Si
acaban en consonante).
Excepciones a esta norma: La palabras agudas o monosílabas de origen
extranjero acabadas en consonante (que no sean -d,-l,-n,-r,-z,-s, o -x) hacen plural
añadiendo -s: airbag, airbags, bistec, bistecs.

o El verbo
Impreso e imprimido Los únicos verbos que en la lengua actual presentan dos
participios, uno regular y otro irregular, son: imprimir (imprimido e impreso), freír
(freído y frito), proveer (proveído y provisto).
Algunos verbos admiten dos formas, una con diptongo y otra sin diptongo:
cimiento, cimento.
Aunque las formas del imperativo de la segunda persona del plural (vosotros)
acabada en -r son incorrectas (*comer la cena, en lugar de Comed la cena) si
llevan pronombre -os detrás, se consideran coloquiales, pero no incorrectas
(Comeros la cena en lugar de Comeos la cena).

o Las preposiciones
El uso de la secuencia de preposiciones a por tras verbos que indican movimiento
(ir, venir, volver, salir…) con el sentido de “en busca de”, se considera ahora
correcto en el español de España: ¿Puedes ir a por pan, por favor?
Sin embargo, en el español de América este uso se percibe como anómalo y sigue
siendo general allí el empleo exclusivo, en estos casos, de la preposición por:
¿Puedes ir por pan, por favor?
La perífrasis de probabilidad “deber de + infinitivo” puede utilizarse también sin la
preposición de. Según la Real Academia no puede considerarse incorrecto porque
su uso se ha extendido mucho en todos los niveles de la lengua: ¿Qué hora es?
Deben (de) ser las cinco.
Los verbos informar, advertir (con el significado de “informar”), avisar y dudar
seguidos de que + oración pueden llevar opcionalmente la preposición de: Me han
informado (de) que no quedan entradas para el concierto. Nos advirtieron (de) que
se había producido un accidente. Cuando el verbo advertir, significa “aconsejar” no
debe usarse con la preposición de: Mi madre me advirtió que cogiera el paraguas
porque iba a llover.

USO DE LA GRAMÁTICA.

Puede decirse que uno de los aspectos que caracterizan a la humanidad es el

hecho de poder comunicarse mediante sonidos articulados, sonidos que son
capaces de trasmitir nociones de un nivel de complejidad y abstracción
asombroso. Esta capacidad se expresa fundamentalmente en el habla, siendo la
escritura una derivación técnica de la misma, derivación de enorme importancia,
pero supeditada a la oralidad. En este uso concreto que se hace de la lengua
existen reglas que son comunes a todos los idiomas, reglas que algunos autores
especializados se orientan a caracterizar como genéticamente determinadas; por
el contrario, otras reglas dependen de cada idioma en particular, dando cuenta de
la variedad de los mismos.
La gramática pretende señalar cuales son las reglas que ordenan a cada
posibilidad lingüística. No obstante, en ocasiones pueden existir variantes de la
misma que intentan dar cuenta de los principios que las regulan a todas. En
cualquier caso, la gramática sirve como un medio para reflexionar acerca de ese
aspecto tan dejado de lado que es el lenguaje humano. En efecto, todos lo
utilizamos cotidianamente y es por esta misma circunstancia que tendemos a
considerarlo como poca cosa, siendo por el contrario, el aspecto distintivo de la
humanidad.
Estas evaluaciones discrepan un poco con aquellas valoraciones que supeditan la
existencia de una gramática meramente al hecho de generar normas de índole
obligatoria para una correcta utilización del lenguaje. Este uso es común, pero una
gramática va mucho más allá de eso, se enfoca también en describir al lenguaje
como fenómeno concreto. En el caso de las gramáticas de tipo prescriptivo, su uso
es de enorme antigüedad, hecho que seguramente se relaciona con la necesidad
de aprender idiomas distintos del nativo; esta antigüedad, quizá las haya hecho
ver como las únicas o lo normal en lo que respecta a un texto de estas
características.
CATEGORIAS GRAMATICALES:
Las distintas clases de palabras que encontramos en una lengua reciben el
nombre de Categorías Gramaticales.
Las Categorías Gramaticales en Castellano se dividen en dos grandes grupos:

Variables: es decir, palabras que admiten cambios en su forma; y que son:

sustantivos, adjetivos, determinantes, pronombres y verbos.

Invariables: aquellas palabras que nunca modifican su forma. Estas son:

adverbios, preposiciones y conjunciones.

A continuación, veremos cada una de ellas por separado aunque de forma muy
breve puesto que posteriormente le dedicaremos un artículo detallado a cada
palabra o categoría gramatical.

Sustantivos: Son las palabras que utilizamos para nombrar todo lo que percibimos,
ya sean seres (perro, hombre, árbol), objetos (llave, lápiz, mesa), lugares (río,
montaña, calle), sentimientos o emociones (alegría, enfado, simpatía)…

Adjetivos: Son aquellas palabras que dicen algo de los sustantivos – una cualidad
o propiedad -, a los que siempre acompañan y con los que concuerdan en género
(masculino o femenino) y número (singular o plural).
SUSTANTIVO ADJETIVO GENERO Y NUMERO

Maestro Listo Masculino-singular

Maestra Lista Femenino-singular
Maestros Listos Masculino plural
Maestra Listas Femenino-plural

DETERMINANTES: Son palabras que acompañan a los sustantivos (normalmente

los preceden) y los determinan, concretando y delimitando su significado. A su
vez, los determinantes se clasifican en: artículos (la casa), posesivos (mi coche),
demostrativos (esta mesa), cuantificadores (cinco perros), interrogativos (¿qué
libro?), exclamativos (¡qué calor!) y relativos (el armario cuya puerta estaba rota).

PRONOMBRES: Son palabras que sustituyen al sustantivo y desempeñan su

función.
“Ayer vi a PEDRO (sustantivo). ÉL (pronombre) tenía mala cara”

VERBOS: Expresan acciones, procesos o estados en presente pasado o futuro, y

pueden constituir oraciones por sí mismos.
“Ven” / “Ven a la calle conmigo”
ADVERBIOS: Son palabras que expresan circunstancias diversas: modo, tiempo,
lugar… en las que ocurre lo expresado por el verbo.
“Hazlo así” / “Te veré entonces” / “Ven aquí”

PREPOSICIONES: Funcionan como enlaces dentro de grupos sintácticos más

amplios (siempre grupos preposicionales).
Las preposiciones son: a, ante, bajo, cabe (desuso), con, contra, de, desde,
durante, en, entre, hacia, hasta, mediante, para, por, según, sin, so (desuso),
sobre, tras, versus, vía.

CONJUNCIONES: Exclusivamente unen palabras, grupos sintácticos u oraciones.

“Papel y lápiz” / “Gente buena o gente mala” / “Él quería venir pero no pudo”

REGLAS ORTOGRAFICAS.
Las reglas ortográficas permiten determinar la forma de escritura correcta de
aquellas palabras que incluyen grafías con sonidos muy similares: G/J, V/B, Z/S/C,
etc. Las reglas ortográficas, por otra parte, indican cuándo deben tildarse las
palabras y cómo emplear los signos de puntuación.
Un ejemplo de regla ortográfica es aquella que indica que, después de la letra M,
se escribe la letra B y no la V. Por eso debemos escribir “también”, “cambiar” y
“tambor”, y no “tamvién”, “camviar” o “tamvor”.
De manera similar, una regla ortográfica señala que tras la N, se debe escribir la V
en lugar de la B: “convidar”, “envío” e “invitación”, pero no “conbidar”, “enbío” o
“inbitación”.
Se establece que, además de estas reglas ortográficas expuestas, en castellano
hay otras que están consideradas como las más importantes y significativas:
-Bra, bre, bri, bro y bru siempre se escriben con la letra b.
-Se establece que se escribe con b cuando después hay una consonante.
Ejemplos de esto son obvio y obstruir, entre otras.
-La z nunca se utiliza para escribir con la e ni con la i. Es decir, no se escribe
zepillo sino cepillo.
-Se escribe con j las palabras que acaban en -aje y -eje. Ejemplos: cortometraje y
despeje.
-Sólo se usará doble ere cuando va entre vocales: carro, parra, turrón…
-Se escribe con g los verbos que terminan en -ger, -gir y –igerar Este sería el
caso, por tanto, de coger, dirigir y aligerar.

SIGLA.
Una sigla es una palabra que se forma con las letras iniciales de una frase o de
una expresión. En algunos casos, no se toman todas las palabras, sino sólo los
términos más importantes (sustantivos, verbos y adjetivos). De este modo, se
dejan de lado términos secundarios (conjunciones, preposiciones, etc.).
Ejemplos: ONU, PBI, RAE

ACRONIMO.
Un acrónimo es una palabra formada por la unión de elementos de dos o más
palabras, o una sigla que, debido a su uso extendido, es ya pronunciada como una
palabra.
Ejemplo: Ovni

ABREVIATURAS:
El término abreviatura tiene su origen en la lengua latina, y se trata de un
procedimiento de tipo ortográfico que supone la reducción de una palabra a través
de la supresión de letras finales o centrales y que, por lo general, finaliza con un
punto. Algunos ejemplos son: Atte. (Por “atentamente”), Sr. (por “señor”), Dra. (Por
“doctora”).

SINTAXI.
Es la parte de la gramática que estudia la forma en que se combinan y se
relacionan las palabras para formar secuencias mayores como los sintagmas y las
oraciones, así como la función que desempeñan dentro de éstas.
Ejemplo: La sintaxis estable el orden en que debe de ir el sujeto, verbo y
predicado en una oración, esto para poder entender lo que ahí se dice. Por
ejemplo:

Resfriado me habría la lluvia mojado con me si hubiera.

No se entiende ya que las palabras se encuentran en desorden, la sintaxis

correcta de esta oración es:
Si me hubiera mojado con la lluvia me habría resfriado.

LA ORACIÓN

Este término se refiere a la palabra o al conjunto de palabras con autonomía

sintáctica. Esto quiere decir que se trata de una unidad de sentido que expresa
una coherencia gramatical completa. La oración es el constituyente sintáctico más
pequeño posible que puede expresar una proposición lógica.

Clases de oraciones: oración lógica y oración gramatical

Oración Lógica:
La oración lógica es aquella que tiene una relación congruente entre el sujeto y el
predicado. Sin embargo, estas dos partes de la estructura de la oración, no
siempre son fácilmente localizables. Así pues, la oración, según su estructura se
clasifica en:
Oración Unimembre: Es aquella que no admite la división en sujeto y predicado.
Dentro de esta clasificación se encuentran las oraciones impersonales.

Oración Bimembre: Es aquella que se puede dividir en sujeto y predicado.

Es la persona o cosa de la cual decimos algo.
Luisa tiene novio. El cigarrillo daña la salud.
Sujeto Sujeto

ORACION GRAMATICAL:
Oración gramatical es la expresión de un juicio o pensamiento completo. La parte
de la Gramática de la Lengua que estudia las oraciones se llama Sintaxis.
Ejemplos: la luna no salía, Manolo es estudioso, Juan trabaja en una fábrica.

ORACIONES GRAMATICALES: SIMPLES Y COMPUESTAS

SIMPLES:
Son las que tienen solamente un verbo conjugado.

Ejemplo:
Dejé el rollo de la cámara.
Yo siempre me mareo en el avión.
¿Nos servirán desayuno?

COMPUESTAS:
Son las que tienen más de un verbo conjugado o más de una oración simple.

Ejemplo:
Quiero que me traigan la cuenta.
Tú mandas y yo obedezco
Llegaste tarde: no alcanzaste bizcocho.

CONJUNCIONES.

Las conjunciones son una clase de palabras que funcionan como enlaces o nexos
entre palabras, oraciones o sintagmas. Tienen la característica de ser palabras
invariables; es decir, su forma se mantiene siempre igual en cualquiera de las
formas en que las utilicemos. Veamos algunos ejemplos:

Ejemplos de conjunción que une palabras: “La casa verde y roja”, “El amable e
inteligente hombre”.

Ejemplos de conjunción que une sintagmas: “Mi hermana y yo fuimos de paseo”.

Ejemplos de conjunción que une oraciones: “Fuimos a buscarlos, mas no
encontramos nada”.

PRONOMBRES.
Los pronombres son palabras que pueden tener diferentes usos o funciones
dentro de la oración como son:

Substituir al sustantivo
Definir o variar el número
Definir o variar el género
Definir o variar la persona

Tipos de pronombres:
Personales:
Posesivos:
Demostrativos
Indefinidos
Relativos
Interrogativos
Exclamativos

TERMINOLOGÍA TECNICA GTC 185:

Abreviatura. Representación de una palabra o grupo de palabras, obtenida por
eliminación de algunas de las letras, sílabas finales o centrales de su escritura
completa, y que siempre se cierra con un punto.

Acrónimo. Vocablo conformado por diferentes letras iniciales y no iniciales de una

razón social. EJEMPLO CAFAM: Caja de Compensación Familiar

Acta. Documento escrito que contiene lo sucedido, tratado y acordado en una

reunión o situación específica.

Anexo. Documento o elemento que se adjunta a la comunicación o al informe;

sirve para complementar y aclarar.

Asunto. Síntesis del contenido de la comunicación.

Bibliografía. Relación alfabética de fuentes documentales sobre una materia o

asunto determinado, registrados en cualquier soporte físico, consultadas por el
investigador para sustentar sus escritos.
Capítulo. División que se hace en los libros y en cualquier otro escrito para
organizar y facilitar la comprensión del texto.

Cargo. Nombre de la posición que ocupa la persona responsable de expedir el

documento. 3.9 Carta. Comunicación escrita que se utiliza en las relaciones entre
organizaciones y personas naturales; igualmente, en las relaciones entre las
organizaciones y sus empleados. En algunas entidades se denomina oficio.

Certificado. Documento de carácter probatorio, público o privado, que asegura la

veracidad y la legalidad de un hecho o acto solemne.

Circular. Comunicación escrita de interés común, con el mismo contenido o texto,

dirigida a un grupo específico de personas tanto interna como externamente.

Cita. Pasaje, párrafo o proposición que proviene de alguien diferente al autor del
informe, para apoyar o corroborar la propia idea o para compararla.

Código. Sistema convencional que identifica el departamento, el área o la sección

que produce el documento con sus respectivas series. Éste responde al sistema
de clasificación documental establecido en la entidad. Hace referencia a la
identificación numérica, alfabética, alfanumérica y otros, de la dependencia en la
organización, seguida de la serie documental, en caso de que exista. NOTA Antes
llamado también número, referencia o consecutivo.

Conclusiones. Juicio crítico y razonado del análisis sobre los resultados del
informe, presentados de manera directa, clara, concisa y lógica.

Constancia. Documento de carácter probatorio, que no requiere solemnidad.

Contenido. En esta página se enuncian los títulos de primero, segundo, tercer y

cuarto nivel y la relación de los materiales complementarios del trabajo, en el
mismo orden en que aparecen y los números de las páginas donde se encuentran.

Convocatoria. Acuerdo de fecha, hora y lugar para la siguiente reunión.

Copia. Fiel reproducción del documento.

Cubierta. Parte exterior que cubre las hojas internas; suele reproducir los datos de
la portada.

Desarrollo. Descripción de los asuntos tratados en una reunión.

Despedida. Palabra o frase de cortesía con la cual se finaliza una comunicación.

Destinatario. Persona a quien va dirigida la comunicación.

Encabezado. Título de la comunicación que se realiza. Línea de identificación
para indicar la continuidad del documento.

Encabezamiento. Conjunto de palabras con que se inicia un documento, según

el tipo de comunicación. Palabras fijas que sirven de guía para establecer el inicio
de un documento.

Espacio. Distancia horizontal de la escritura, entre palabras o cifras, o ambas.

Esquema. Representación gráfica y simbólica de la distribución que deben tener

los textos de los documentos.

Estilo. Distribución de las diferentes líneas que conforman la comunicación.

Experiencia. Práctica que proporciona conocimiento, habilidad o competencia

para hacer algo.

Figura. Gráficos, dibujos, planos, fotografías, mapas, diagramas o esquemas.

Foliar. Acción de numerar las hojas.

Folio. Hoja.

Fuente o tipo de letra. Tamaño de los caracteres utilizados en la edición de un

documento.

Fuente bibliográfica. Lista de fuentes consultadas que están relacionadas con el

tema.
Glosario. Lista alfabética de términos con sus definiciones y explicaciones,
necesarias para la comprensión del documento.

Ilustración. Representación de un objeto. Tabla, figura u otro material gráfico que

aparece en el cuerpo del documento para ampliar, complementar y ejemplificar el
texto.

Índice. Lista opcional pormenorizada y especializada de los diversos términos

precisos (geográficos, onomásticos, autores, temas y otros) que se incluyen en el
documento, para facilitar su ubicación en el texto.

Informe. Documento que describe o da a conocer datos precisos sobre el estado

de cualquier actividad, estudio o proyecto, relativo a un caso concreto para
conocer resultados de procesos administrativos.

Interlínea. Distancia vertical entre dos renglones.

Interlínea libre. Renglón sin escritura.

Introducción. Escrito, como preámbulo, que expone brevemente el contenido, el
alcance y objetivos del informe extenso.

Líneas especiales. Línea de anexos, copia e identificación del transcriptor. NOTA

No están presentes en todos los documentos organizacionales.

Logotipo. Símbolo que identifica a la organización. Proyecta la imagen

corporativa y hace fácil la identificación de la entidad que genera o produce la
comunicación.

Márgenes. Distancia que queda en blanco en cada uno de los cuatro lados de una
página impresa.

Material complementario. Parte agregada o anexa a una obra que la

complementa directa o indirectamente; separada físicamente del documento que
contiene la parte principal de la misma y que, con frecuencia, es de naturaleza
diferente de ésta, por ejemplo: mapas, folletos, disquetes, casetes, videos, discos
compactos, libros de respuesta, diapositivas, planos entre otros.

Membrete. Inscripción impresa del conjunto de datos que identifican a una

persona natural o jurídica.

Memorando. Comunicación escrita que se emplea en las organizaciones para

tratar asuntos internos.

Mensaje electrónico. Comunicación escrita, a través de la Internet.

Modelo. Esquema de distribución de zonas que le permite a la organización la

diagramación de su papelería. 3.49 Nota de pie de página. Aclaración del autor del
informe para ampliar o completar una idea expresada en el texto.

Nivel. Ubicación, dentro de la jerarquía, de los elementos temáticos que

conforman un documento. También se refiere a cada uno de los numerales que
forman parte del documento.

Objetivo. Describe la finalidad del informe corto.

Orden del día. Relación de temas que se han de tratar en una reunión.

Página. Cara de una hoja. Lo escrito o impreso en una cara del papel.

Paginar. Acción de numerar páginas.

Portada. Primera página del informe; contiene los datos requeridos para la
identificación del documento.
Radicación. Procedimiento por medio del cual las entidades asignan un número
consecutivo a las comunicaciones recibidas o producidas, dejando constancia de
la fecha y hora de recibo o de envío, con el propósito de oficializar el trámite y
cumplir con los términos de vencimiento que establezca la ley. Estos términos se
empiezan a contar a partir del día siguiente de radicado el documento.

Razón social. Nombre que identifica a una organización.

Recomendación. Formulación concisa de acciones necesarias, como resultado

directo de las conclusiones que se consideran alcanzadas.

Redactor. Persona que genera y plasma ideas en una comunicación.

Referencia bibliográfica. Conjunto de datos suficientemente precisos ordenados,

los cuales facilitan la identificación de una fuente documental o parte de ella.

Registro. Procedimiento por medio del cual las entidades ingresan en sus
sistemas de correspondencia, todas las comunicaciones producidas o recibidas,
registrando datos tales como: nombre de la persona, entidad remitente o
destinataria, nombre o código de la(s) dependencia(s) competente(s), número de
radicación, nombre del funcionario responsable del trámite, anexos y tiempo de
respuesta (si lo amerita), entre otros.

Remitente. Nombre, apellidos y cargo del firmante.

Renglón. Serie de palabras o caracteres escritos en sentido horizontal.

Resumen ejecutivo. Exposición sucinta de un tema que debe quedar por escrito.
Informe breve que se limita a precisar el desarrollo de acciones ejecutivas.

Rúbrica. Rasgo o rasgos de figura determinada, que cada persona escribe como
parte de la firma, después de su nombre o título.

Saludo. Frase de cortesía con la cual se inicia la comunicación.

Sigla. Abreviatura conformada por las letras iniciales de cada palabra de una
razón social.

Sobre. Cubierta que guarda y protege un documento, para su entrega o envío.

Soporte. Medio físico para registrar información escrita, sonora, visual,

electromagnética; este material puede ser papel, metal, pergamino, madera, filme,
cinta magnética, disco óptico, entre otros.

Subdivisión. Cada parte en que se fracciona un capítulo. Corresponde a temas y

subtemas.
Tablas. Serie de números, valores, unidades y datos relacionados entre sí,
presentados en columnas para facilitar su interpretación. Representa información
cuantitativa en columnas.

Tabulado. Espacio determinado para escribir datos en columnas.

Tercio. Cada una de las tres partes en que se visualiza el sobre.

Texto. En las comunicaciones organizacionales, es el contenido del mensaje.

Título. Palabra o frase con la cual el autor denomina e identifica un documento o

cada uno de los temas, divisiones o subdivisiones de un escrito o una publicación
y que a menudo (aunque no necesariamente) lo distingue de otro documento.

Transcriptor. Persona responsable de elaborar, digitar o transcribir la

comunicación.

Viñeta. Símbolo que se coloca para separar series o párrafos que no están
numerados en un trabajo escrito.

Zona. Espacio predeterminado para ubicación de un conjunto de datos impresos o

Escritos.