F6.P29.

SA 2/21/2019
PROCESO SERVICIOS ADMINISTRATIVOS Versión 2 Pagina 1 de 1

FORMATO PLAN OPERATIVO DEL SISTEMA DE GESTIÓN AMBIENTAL Clasificación de la Información:

PÚBLICA

Regional / Sede Nacional

Responsable del Reporte

Fecha de corte del

reporte

PLAN OPERATIVO SGA AVANCE DE LAS TAREAS

Fechas Programación SEGUIMIENTO- PROFESIONAL SDG

FECHA DE EJECUCION DE LA TAREA Y DESCRIPCIÓN DE LA ACTIVIDAD REALIZADA
Tareas
Responsable de la FRECUENCIA
Proceso - Eje No. Meta No. Actividades No. Tareas Producto
Tarea FECHA DE REPORTE
FECHA DE
Fecha Fecha OBSERVACIONES A LAS % DE CUMPLIMIENTO
ENERO FEBRERO MARZO ABRIL MAYO JUNIO JULIO AGOSTO SEPTIEMBRE OCTUBRE NOVIEMBRE DICIEMBRE REVISIÓN/PUNTO DE
Inicio Final TAREAS DE EJECUCION POR TAREA
CONTROL

Realizar la actualización del Plan de Gestión

1.1.1 Ambiental de acuerdo a las indicaciones del nivel Planes de Gestión Ambiental Referentes / Profesional Ambiental 2/1/2019 3/29/2019 Anual 0%
Actualizar el Plan de central
Gestión Ambiental y el
1.1
Programa de Manejo de
Residuos Realizar la actualización del Programa de manejo
1.1.2 de residuos sólidos de acuerdo a las indicaciones Programa de manejo de residuos solidos Referentes / Profesional Ambiental 2/1/2019 4/30/2019 Anual 0%
del nivel central

Planes de Gestión Ambiental y Realizar la formulación del Cronograma de

1 Implementar las 1.2.1
Programas de Manejo de Residuos
acciones del Plan de
1.2 Gestión Ambiental y
Programa de Manejo de
Residuos
1.2.2
Cronograma de ejecución de PGA formulado Referentes / Profesional Ambiental 2/1/2019 3/29/2019 Anual 0%
Ejecución de PGA para la vigencia
Dar cumplimiento a las actividades del PGA y
Reporte Cronograma de ejecución de PGA
Programa de Residuos establecidas en el Referentes / Profesional Ambiental 2/1/2018 12/15/2018 Mensual (1 Reporte: Abril) 0%
Evidencias de implementación
Cronograma.

Realizar el reporte de los índices de desempeño Cronograma - Mensual

Seguimiento a la Reporte Cronograma de ejecución de PGA
1.3 1.3.1 ambiental establecidos en el Cronograma de Referentes / Profesional Ambiental 4/1/2019 12/15/2019 Índices - Trimestral 0%
implementación Reportes de valija
ejecución ambiental, e indicadores. Agua y energía - Cuatrimestral

Realizar el cumplimiento de las acciones del plan Cuatrimestral

de tratamiento definido para la mitigación de los Matrices de riesgos del eje ambiental 1 Reporte (30 de abril): mayo
2.1.1 Referentes / Profesional Ambiental 2/1/2019 12/15/2018 0%
riesgos identificados en cada regional, así como su Evidencias de cumplimiento 2 Reporte (30 agosto): septiembre
reporte mensual 3 Reporte (15 diciembre): Diciembre
Acciones para promover
2 Matriz de Riesgos 2.1
Riesgos
Realizar la revisión del cumplimiento de los planes Director Regional
Matriz de riesgos del Eje Ambiental
2.1.2 de tratamiento formulados para la presente vigencia Coordinador Administrativo 10/15/2019 12/15/2019 Anual 0%
Acta de reunión
y determinar su actualización Referente / Profesional Ambiental

3.1.1
Actualizar la  Matriz de
identificación y
Matriz de Aspectos e impactos, valoración de aspectos e
3 3.1
requisitos legales y otros requisitos impactos ambientales, 3.1.2
requisitos legales y otros
requisitos.
3.1.3
Semestral
Actualizar los aspectos e impactos ambientales, Director Regional
Matrices de aspectos e impactos, requisitos 1 Reporte: 30 de Julio
requisitos legales y otros requisitos, de acuerdo al Coordinador Administrativo 5/1/2019 12/15/2019 0%
legales y otros requisitos 2 Reporte: 15 de Diciembre
respectivo procedimiento. Referente / Profesional Ambiental
Formular los planes de acción para los requisitos Semestral
Planes de Acción Coordinador Administrativo
ambientales no cumplidos y los controles de difícil 2/1/2019 8/30/2019 1 Reporte: 15 de marzo 0%
Actas de reunión Referente / Profesional Ambiental
cumplimiento. 2 Reporte: 15 de agosto
Trimestral
Implementar y reportar el cumplimiento de los Coordinador Administrativo 1 Reporte: 30 de junio
Evidencias de cumplimiento 4/1/2019 12/15/2019 0%
planes de acción definidos Referente / Profesional Ambiental 2 Reporte: 30 Septiembre
3 Reporte: 15 Diciembre

Formular y realizar
Semestral
Acciones de mejora del Eje seguimiento a las Gestionar y realizar seguimiento a las acciones de
4 4.1 4.1.1 Reporte de ISOLUCION Referentes / Profesional Ambiental 2/1/2019 12/15/2019 1 Reporte: 30 de junio 0%
Ambiental acciones de mejora del mejora del Eje Ambiental
2 Reporte: 15 de diciembre
eje ambiental

Socializar las obligaciones del eje ambiental y la

EJE AMBIENTAL "cartilla de criterios para la implementación del
Trimestral
Sistema Integrado de Gestión en la Prestación del Listados de asistencia
Socializar y verificar las 1 Reporte: 30 de junio
5.1.1 Servicio de los Programas Misionales" a los Presentaciones Referentes / Profesional Ambiental 4/1/2019 12/15/2019 0%
obligaciones 2 Reporte: 30 Septiembre
colaboradores y operadores; así como el apoyo a Actas de reunión
contractuales del eje 3 Reporte: 15 Diciembre
los equipos de supervisión en el cumplimiento de
5 Obligaciones contractuales 5.1 ambiental establecidas las mismas.
en la Guía de
Adquisición de bienes y
servicios con calidad. Trimestral
Realizar visitas de seguimiento a UDS con el fin de Informes de visitas
1 Reporte: 30 de junio
5.1.2 verificar la gestión ambiental y el cumplimiento de Actas de reunión Referentes / Profesional Ambiental 4/1/2019 12/15/2019 0%
2 Reporte: 30 Septiembre
las obligaciones del Eje Listado de asistencias
3 Reporte: 15 Diciembre
Realizar simulacros del
eje ambiental de Programar y realizar simulacros del eje ambiental Formato Plan de Trabajo Simulacro Semestral
6 Emergencias Ambientales 6.1 acuerdo con la 6.1.1 adecuados a los riesgos propios de la regional y Acta de Reunión Referentes / Profesional Ambiental 2/1/2019 12/15/2019 1 Reporte - 30 Julio 0%
programación del eje centros zonales Informe del simulacro 2 Reporte - 15 Diciembre
Proyectar SST
la información
del desempeño Elaborar el Informe de Revisión por Dirección, en lo Semestral
7 Revisión por Dirección 7.1 ambiental para el 7.1.1 que respecta a la información de desempeño del Informe de Revisión por Dirección Referentes / Profesional Ambiental 2/1/2019 12/15/2019 1 Reporte - 6 de Marzo 0%
Informe de Revisión por eje ambiental. 2 Reporte - 6 de Septiembre
Dirección
Actualizar el contexto Revisar DOFA y partes interesadas, y determinar su
8 Contexto Eje Ambiental 8.1 8.1.1 DOFA y partes interesadas actualizadas Referentes / Profesional Ambiental 10/15/2019 12/15/2019 Anual 0%
del eje ambiental actualización

Definir la programación de las comunicaciones

internas y externas del eje ambiental
Formato Programación Comunicación
9.1.1 (Aspectos e impactos significativos, riesgos, Referentes / Profesional Ambiental 2/4/2019 3/29/2019 Anual 0%
Interna y Externa Eje Ambiental
requisitos legales, política ambiental, objetivos,
resultados de indicadores, logros, entre otros)

Definir la programación de las actividades de Formato Programación Capacitaciones eje

9.1.2 Referentes / Profesional Ambiental 2/4/2019 3/29/2019 Anual 0%
capacitación del eje ambiental. ambiental
Comunicación y capacitación Comunicar y capacitar
9 9.1
Eje Ambiental sobre el Eje Ambiental
Evidencias de comunicaciones y
Implementar y reportar la programación de las
9.1.3 capacitaciones (presentaciones, listados de Referentes / Profesional Ambiental 3/1/2019 12/15/2019 Mensual 0%
comunicaciones y capacitaciones definidas
asistencias, acta de reunión

Trimestral
Remitir información de las actividades desarrolladas
Correos electrónicos 1 Reporte: 30 de junio
9.1.4 en la Regional, Centros zonales y operadores, para Referentes / Profesional Ambiental 3/1/2019 12/15/2019 0%
Plantilla de publicación 2 Reporte: 30 Septiembre
su publicación en el micrositio
3 Reporte: 15 Diciembre

Realizar los estudios de mercados, estudios previos

Estudios previos
y fichas técnicas de los procesos contractuales de
10.1.1 Estudios de mercado Referentes / Profesional Ambiental 2/1/2019 5/30/2019 Anual 0%
Gestión Ambiental de acuerdo al Plan de compras
Fichas técnicas
aprobado para la vigencia
Planeación y ejecución
10 Recursos del Eje Ambiental 10.1 de los recursos del Eje
Ambiental
Definir las necesidades y requerimientos
Coordinador Administrativo
10.1.2 presupuestales para la gestión ambiental de la Plan de compras aprobado 10/1/2019 11/30/2019 Anual 0%
Referente / Profesional Ambiental
próxima vigencia

RESULTADOS FINAL DE REPORTE

% AVANCE ACUMULATIVO
# ACTIVIDADES SUBDIRECCIÓN DE
CONTROL DE CAMBIOS AL PLAN OPERATIVO CORTE # ACTIVIDADES REALIZADAS % CUMPLIMIENTO % AVANCE DEL CORTE
PROGRAMADA MEJORAMIENTO
ORGANIZACIONAL
ÍTEM FECHA CAMBIO /JUSTIFICACIÓN 1 (16%) 0 1 0% 0% 0%
2 (17%) 0 11 0% 0% 0%
3 (17%) 0 13 0% 0% 0%
4 (17%) 0 9 0% 0% 0%
5 (17%) 0 12 0% 0% 0%
6 (16%) 0 17 0% 0% 0%

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Cualquier copia impresa de este documento se considera como COPIA NO CONTROLADA.

F06.G01.PE01 Versión 4.0

 República de Colombia
Instituto Colombiano de Bienestar Familiar
Cecilia de la Fuente de Lleras
Dirección de Planeación y Control de Gestión

"FORMULACIÓN Y SEGUIMIENTO PLAN OPERATIVO"

Nivel Nacional
Dependencia/Regional
Año Formulación 2018
Fecha de Corte 2/1/2018

PLAN OPERATIVO REGIONALES

Fechas Programación Tareas
Responsable de la
Proceso - Eje No. Meta No. Actividades No. Tareas Producto FRECUENCIA ENERO FEBRERO MARZO ABRIL MAYO JUNIO
Tarea
Fecha Fecha
Inicio Final

Actualizar el Plan de Gestion Actualizar el diagnostico y actividades de los planes de

gestion ambiental y programas de residuos, de acuerdo a la Planes de Gestion Ambiental Esta tarea se
1 Ambiental y Programa de 1 Referentes y profesional ambiental 2/1/2018 3/23/2018 revisara de forma
Residuos ultima actualizacion de matrices y requisitos de la norma anual
ISO 14001.

1 Planes de Gestion Ambiental

Dar cumplimiento a las actividades establecidas en el Esta tarea se

Implementar el Plan de cronograma de ejecución del PGA y el cargue de las
2 Gestión Ambiental 1 Reporte de Cronograma de PGA Referentes y profesional ambiental 4/1/2018 12/15/2018 revisara de forma
respectivas evidencias. mensual

Actualizar los aspectos e impactos ambientales, requisitos

legales y otros requisitos de acuerdo con los cambios en la Matrices de aspectos e impactos ambientales, Esta tarea se
1 normativa, así como, el cargue de las evidencias de requisitos legales y otros requisitos, y sus evidencias Referentes y profesional ambiental 2/1/2018 12/15/2018 revisara de forma
implementación de los controles operacionales y acciones de cumplimiento. cuatrimestral
Actualizar y  realizar para el cumplimiento de los requisitos. 
socialización y seguimiento a
Matriz de Aspectos e impactos, requisitos la  Matriz de identificación y
2 legales y otros requisitos 1 valoración de aspectos e
impactos ambientales,
requisitos legales y otros
requisitos.
Socializar y promover el cumplimiento de los Requisitos Actas de reunión Esta tarea se
2 Referentes y profesional ambiental 3/1/2018 12/15/2018 revisara de forma
Legales Listados de Asistencia cuatrimestral

Realizar seguimiento mensual al registro y cargue de las

Acciones para promover evidencias correspondientes al plan de tratamiento Matrices de riesgos del eje ambiental, y sus Esta tarea se
3 Matriz de Riesgos 1 Riesgos 1 definido para la mitigación de los riesgos identificados en evidencias de cumplimiento. Referentes y profesional ambiental 2/1/2018 12/15/2018 revisará de forma
mensual
cada regional

Brindar soporte durante la preparación para la auditoria Está tarease

EJE AMBIENTAL 1 interna y externa Actas de reunión y listados de asistencia Referentes y profesional ambiental 3/1/2018 12/31/2018 revisará de forma
cuatrimestral

Apoyar durante las auditorias

1 internas y externas
Realizar las mesas de trabajo para la la formulación de los
planes de acción resultado de las auditorias, para Está tarea se
Auditorias y formulación de planes de 2 Actas de reunión y listados de asistencia Referentes y profesional ambiental 3/1/2018 12/1/2018 revisará de forma
4 mejora implementar las acciones correctivas producto de las mensual
auditorias internas y externas

Generar y realizar seguimento a las acciones de mejora

Formular y realizar producto del incumplimiento de los requisitos, procesos de Está tarea se
2 seguimiento a las acciones de 1 auditoria interna y externa y demás resultados del eje Planes de mejora cargados en ISOLUCION Referentes y profesional ambiental 2/1/2018 12/15/2018 revisará de forma
mejora del eje ambiental semestral
ambiental.

Apoyar las actividades de

socialización y verificacion de
las obligaciones
contractuales del eje Socializar las obligaciones del eje ambiental y apoyar a los Está tarea se
5 Obligaciones contractuales 1 ambiental establecidas en la 1 equipos de supervisión si se requiere la verificacion de las Actas de reunion Referentes y profesional ambiental 2/1/2018 12/15/2018 revisará de forma
evidencias y/o soportes de cumplimiento semestral
Guía de Adquisición de
bienes y servicios con
calidad.

Realizar simulacros del eje Programar y realizar simulacros del eje ambiental Formato Plan de Trabajo Simulacro Está tarea se
6 Emergencias Ambientales 1 ambiental de acuerdo con la 1 adecuados a los riesgos propios de la regional y centros Acta de Reunión Referentes y profesional ambiental 2/1/2018 12/15/2018 revisrá de forma
programación del eje SST zonales Informe del simulacro semestral

Proyectar la informacion del

desempeño ambiental para Elaborar el Informe de Revision por Direccion, en lo que Está tarea se
7 Revisón por Dirección 1 el Informe de Revision por 1 respecta a la informacion de desempeño del eje ambiental. Informe de Revision por Direccion Referentes y profesional ambiental 2/1/2018 12/15/2018 revisará de forma
semestral
Dirección

Implementación SGA en unidades de Promover el Sistema de Está tarea se

8 serviciso 1 Gestión Ambiental en las 1 Realizar visitas de seguimiento a UDS Lista de Chequeo aplicada con observaciones para los Referentes y profesional ambiental 1/31/2018 12/15/2018 revisará de forma
Unidades de servicios supervisores de las UDS y grupo de asistencia técnica trimestral

Informes trimestral (presentación)

F06.G01.PE01 Versión 4.0

 Responsable de la
Proceso - Eje No. Meta No. Actividades No. Tareas Producto FRECUENCIA ENERO FEBRERO MARZO ABRIL MAYO JUNIO
Tarea
Fecha Fecha
Inicio Final

RESULTADOS DE ACUERDO A LA FECHA DE CORTE

Número Avance
Meta 2018 Actividades Número Tareas Vencidas Número Tareas a Realizar Tareas Realizadas Avance Real
Tareas Esperado

Actividad No. 1 1 0 1 0 100% 0%

Planes de Gestion
Ambiental Actividad No. 2 1 0 0 0 0% 0%

Matriz de Aspectos e 1 0 0 0 0% 0%
impactos, requisitos
Actividad No. 1
legales y otros
requisitos 2 0 0 0 0% 0%

Matriz de Riesgos Actividad No. 1 1 0 1 0 100% 0%

1 0 0 0 0% 0%
Auditorias y Actividad No. 1
formulación de 1 0 0 0 0% 0%
planes de mejora
Actividad No. 2 1 0 1 0 100% 0%

Obligaciones
Actividad No. 1 1 0 1 0 100% 0%
contractuales

Emergencias
Actividad No. 1 1 0 1 0 100% 0%
Ambientales

Revisón por
Actividad No. 1 1 0 1 0 100% 0%
Dirección

Implementación SGA
en unidades de Actividad No. 1 1 0 1 0 100% 0%
serviciso

Total Plan Operativo 12 0 7 0 58% 0%

CONTROL DE CAMBIOS AL PLAN OPERATIVO

ÍTEM FECHA CAMBIO /JUSTIFICACIÓN

ELABORÓ: ____________________________________ REVISÓ: ______________________________________ APROBÓ:__________________________________

CARGO: ______________________________________ CARGO: ______________________________________ CARGO:___________________________________

F06.G01.PE01 Versión 4.0

 mbia
nestar Familiar
de Lleras
ntrol de Gestión

EGUIMIENTO PLAN OPERATIVO"

SEGUIMIENTO

Estado Tarea

Avance real
%Avance Observaciones a la Ejecución de la
JULIO FRECUENCIA
Actividad Tarea

Esta tarea se revisara de

E 0 0
forma anual

Esta tarea se revisara de

0 0 0
forma mensual

Esta tarea se revisara de

0 0 0
forma cuatrimestral

Esta tarea se revisara de

0 0 0
forma cuatrimestral

Esta tarea se revisará de

E 0 0
forma mensual

Está tarease revisará de

0 0 0
forma cuatrimestral

Está tarea se revisará de

0 0 0
forma mensual

Está tarea se revisará de

E 0 0
forma semestral

Está tarea se revisará de

E 0 0
forma semestral

Está tarea se revisrá de

E 0 0
forma semestral

Está tarea se revisará de

E 0 0
forma semestral

Está tarea se revisará de

E 0 0
forma trimestral

F06.G01.PE01 Versión 4.0

 Estado Tarea

Avance real
%Avance Observaciones a la Ejecución de la
JULIO FRECUENCIA
Actividad Tarea

LAN OPERATIVO
CAMBIO /JUSTIFICACIÓN

APROBÓ:__________________________________

CARGO:___________________________________

F06.G01.PE01 Versión 4.0