Dirección de Proyectos

¿Qué es la Dirección de Proyectos?

¿Qué es la Dirección de Proyectos?

Muchos proyectos que parecían exitosos terminan en un estrepitoso fracaso sin que sepamos el porqué. Y es que
hasta las ideas más brillantes pueden encontrar problemas si no se pone el énfasis en su gestión. A eso apunta la
Dirección de Proyectos.

Todos los grandes logros de la humanidad, desde la construcción de las grandes pirámides hasta la llegada del
hombre a la luna, e incluso la ayuda solidaria que recibió Chile después del terremoto de 2010 y el rescate de los
33 mineros ese mismo año, comenzaron y se gestionaron como un proyecto.
Sin lugar a dudas, cuando buscamos fórmulas más eficientes para gestionar un proyecto, sobre todo cuando
existen restricciones de costo, tiempo y recursos, se hace sumamente necesario recurrir a las técnicas y
herramientas que nos ofrece la Dirección de Proyectos. La correcta aplicación de éstas llevará a que nuestras
ideas se concreten y finalicen a tiempo, dentro del presupuesto y cumpliendo con el alcance y la calidad
establecida.
Para determinar la verdadera importancia de esta disciplina basta con mirar el panorama actual y preguntarse:

La creciente importancia de dirigir proyectos en ambientes cada vez más complejos, inciertos y volátiles nos
demuestra su trascendencia. Actualmente, es inquietante observar el gran número de proyectos que no logran sus
objetivos básicos.
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¿Qué es la Dirección de Proyectos?

Quizás el mejor indicador de la demanda de administración de proyectos puede verse en la rápida expansión del
Project Management Institute (PMI, Instituto de la Administración de Proyectos), catalogada como la organización
profesional más grande del mundo que se destaca en esa área. Actualmente, el PMI cuenta con más de 700 mil
miembros distribuidos en 214 países.
Muchos proyectos, que a todas luces parecían exitosos, terminan por no entregar resultados y no sabemos el
porqué. Y es que hasta las ideas más brillantes pueden fracasar estrepitosamente si no se pone el énfasis en su
gestión. A eso apunta la Dirección de Proyectos.

“Fiscalía se ha demorado en revisar el contrato”; “Estoy seguro de que te envié el

correo hace una semana” o “Nos hemos pasado en el presupuesto”, son frases que
más de alguna vez hemos escuchado como explicación a problemas surgidos en la
ejecución de un proyecto.

Estadísticas de empresas especializadas, como por ejemplo Gartner, nos señalan que alrededor del 20% de los
proyectos se finalizan obteniendo el objetivo planteado, en el tiempo y con los recursos estimados. Esta
problemática se da en todo tipo de proyectos, y está particularmente acentuada en aquellos de orden tecnológico.
Según el último informe anual que realiza Standish Group, sólo en el área de Tecnologías de Información falló
alrededor del 71% de éstos. El presupuesto se excedió en un 56% por término medio, mientras que el plazo fue
sobrepasado en un 84% en promedio. Y la cantidad de dinero que se pierde en el mundo como consecuencia de
malos proyectos asciende a billones de dólares.
El Reporte del Caos, un informe que realiza el Standish Group para medir el éxito y fracaso de los proyectos de
tecnología, afirma que solo el 16,2% de los proyectos iniciados fueron completados con éxito, dejando más del
80% de los proyectos con algún tipo de anomalía (tiempo, presupuesto o calidad) o simplemente proyectos que
fueron cancelados.
Generalmente, esto ocurre debido a que la mayoría de los profesionales que asumen la realización de un
proyecto, aunque suelen tener mucha experiencia técnica, poseen un escaso manejo de la gestión y habilidades
interpersonales. Esto se vuelve más crítico aún si consideramos que, para que la dirección de un proyecto sea
exitosa, debemos destinar un 80% del tiempo a las actividades de gestión (o mejor dicho, a las actividades
comunicacionales o relacionales). Este problema de orientación sería la razón de tanto fracaso a la hora de
cumplir los objetivos de un proyecto.
Sin embargo, existe una técnica que mejora la probabilidad de éxito de los proyectos, independientemente de su
tamaño. Algunas estadísticas demuestran que el uso de la metodología Agile incrementa el éxito del proyecto de
un 11 a un 39%, reduciendo considerablemente el porcentaje de fracaso de 29 a 9%.
Aquí radica la importancia de la Dirección de Proyectos que, en términos sencillos, consiste en conseguir la
ejecución de un proyecto en el tiempo establecido, dentro de los alcances delimitados, enmarcado en el
presupuesto y de acuerdo con las especificaciones de calidad.
La cifras abalan la relevancia de esta disciplina. Como ya dijimos, la cantidad de dinero que se pierde a nivel
global como consecuencia de malos proyectos asciende a billones de dólares. Datos del 2020 del informe Pulse
of the Profession del PMI, revelan que el 11,4% de la inversión se desperdicia debido al bajo rendimiento de los
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proyectos.

¿Qué es un proyecto?

Suele ser difícil encontrar una definición de proyecto consensuada, puesto que este concepto se utiliza en muchas
disciplinas. Esta palabra se asocia principalmente al mundo de la ingeniería, pero también se aplica, por ejemplo,
en el ámbito legal (proyectos de ley), educativo (como la creación de un colegio), político (como el desarrollo de
una campaña política), organizacional (en la implementación de un plan de calidad en una empresa) y social
(como creación de un fondo para la superación de la pobreza), por nombrar algunos.
Según el estándar del PMI, la Guía del PMBOK 6th ed., un proyecto es “un esfuerzo temporal que se lleva a cabo
para crear un producto, servicio o resultado único”.

La IPMA (International Project Management Asociation) dice: "Un proyecto es una operación en la cual los
recursos humanos, financieros y materiales se organizan de forma novedosa, para realizar un conjunto de
tareas según especificaciones definidas, con restricción de costo y plazo, siguiendo un ciclo de vida
estándar, para obtener beneficios definidos mediante objetivos cuantitativos y cualitativos".

Por mi lado y experiencia me gusta definir un proyecto como: “un proceso de gestión y compromisos de un
conjunto de actividades reunidas para lograr un resultado específico y a entera satisfacción del cliente”.
Efectivamente, la componente “cliente” es importante durante el desarrollo de todo el proyecto. Todo lo que
hacemos es para el cliente (que podemos entender como la gestión de operaciones).
Para lograr sus objetivos, tanto la Dirección General como la Dirección de Proyectos se nutren de la planificación,
organización, dirección de recursos humanos y materiales, y de la ejecución y control de los planes. Es por ello
que el conocimiento de los procesos de Dirección General es un fundamento necesario, aunque no suficiente,
para asegurar una dirección exitosa de los proyectos. Los atributos, componentes y características que definen un
proyecto son: los procesos; los temporales; los recursos y productos, y los servicios o resultados únicos.

Procesos
Son el conjunto de actividades interrelacionadas entre sí, compuestas de forma ordenada para la realización de
alguna cosa. Por ejemplo, la gestión de compras, contabilidad, contratación de personal, bodega, etc.

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Temporales
Tienen un plazo definido, acotado en el tiempo, conocido también como vida útil finita. Tiene un tiempo y una
fecha en que debe concluirse. Por ejemplo, el mejoramiento de una escuela básica debe quedar terminado a más
tardar el 20 de junio de 2023.

Recursos
Es el conjunto de personas, bienes materiales, financieros y técnicos para alcanzar los objetivos del producto o
servicio único.

Producto, servicio o resultado único

Puede ser un elemento terminado o una función específica que respalda la estrategia de negocio o a un proceso
productivo. Puede ser el desarrollo de un producto nuevo, la construcción de una casa o la planificación de un
matrimonio, actividades que son únicas, debido a las adaptaciones que exigen.
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En conclusión
Como vemos, los proyectos pueden ser variados y de distinta índole. Algunos ejemplos de proyectos pueden ser:
montar una obra teatral; organizar un matrimonio o evento; modernizar una fábrica; implementar un sistema de
certificación en una empresa; construir un centro comercial; construir una casa o condominio, preparar una
comida para 30 personas; diseñar un nuevo software de gestión; la instalación de una planta de automatización;
la instalación de un sistema de detección y extinción de incendios; la creación de un libro; desarrollar y
confeccionar un curso e-learning o desarrollar una estrategia de comercialización, etcétera.

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