200 PREGUNTAS Y RESPUESTAS S/CONTABILIDAD DIGITAL 17

CAPITULO I
DOCUMENTOS QUE INTEGRAN LA CONTABILIDAD

1. ¿Qué es lo que integra a la contabilidad para efectos

fiscales?

Se integra por los libros, sistemas y registros contables,

papeles de trabajo, estados de cuenta, cuentas especiales,
libros y registros sociales, control de inventarios y método de
valuación, discos y cintas o cualquier otro medio procesable
de almacenamiento de datos, los equipos o sistemas electró-
nicos de registro fiscal y sus respectivos registros, además
de la documentación comprobatoria de los asientos respec-
tivos, así como toda la documentación e información relacio-
nada con el cumplimiento de las disposiciones fiscales, la
que acredite sus ingresos y deducciones, y la que obliguen
otras leyes; en el Reglamento de este Código se establecerá
la documentación e información con la que se deberá dar
cumplimiento a esta fracción, y los elementos adicionales
que integran la contabilidad.

Tratándose de personas que enajenen gasolina, diesel, gas

natural para combustión automotriz o gas licuado de petróleo
para combustión automotriz, en establecimientos abiertos al
público en general, deberán contar con los equipos y progra-
mas informáticos para llevar los controles volumétricos. Se
entiende por controles volumétricos, los registros de volumen
que se utilizan para determinar la existencia, adquisición y
venta de combustible, mismos que formarán parte de la con-
tabilidad del contribuyente.

Los equipos y programas informáticos para llevar los con-

troles volumétricos serán aquellos que autorice para tal efec-
to el Servicio de Administración Tributaria, los cuales deberán
mantenerse en operación en todo momento.
ARTICULO 28 CFF
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2. ¿Existen distintos tipos de contabilidad?

En realidad no debería ser así, lo que ocurre es que existen

conceptos y registros financieros o internos que nada tienen
que ver con los cálculos fiscales, por eso la costumbre era
realizar conciliaciones o papeles de trabajo para complemen-
tar la información fiscal.

Es importante recalcar que la contabilidad debe ser única

e integral, por eso es que se recomienda la aplicación de nor-
mas de información financiera.

SITIO WEB SAT

3. ¿Qué se entiende por información contable?

Será aquella que se produce de acuerdo con el marco con-

table que aplique ordinariamente el contribuyente en la pre-
paración de su información financiera, o bien, el marco que
esté obligado aplicar por alguna disposición legal o normati-
va, entre otras, las Normas de Información Financiera (NIF),
los principios estadounidenses de contabilidad “United Sta-
tes Generally Accepted Accounting Principles” (USGAAP) o
las Normas Internacionales de Información Financiera (IFRS
por sus siglas en inglés) y en general cualquier otro marco
contable que aplique el contribuyente.

El marco contable aplicable deberá ser emitido por el orga-

nismo profesional competente en esta materia y encontrarse
vigente en el momento en que se deba cumplir con la obliga-
ción de llevar la contabilidad.

REGLA MISCELANEA 2.8.1.4.

4. ¿Qué son las NIF?

Desde sus inicios, la normatividad contable ha tratado

de encontrar un adecuado soporte teórico para sustentar la
práctica contable y para guiar conceptualmente la emisión
de normas particulares, desechando con ello planteamientos
apoyados meramente en la experiencia, uso o costumbre.

La importancia de las Normas de Información Financiera

(NIF) radica en que estructuran la teoría contable, estable-
ciendo los límites y condiciones de operación del sistema de
información contable. Sirven de marco regulador para la emi-
sión de estados financieros, haciendo más eficiente el proce-
200 PREGUNTAS Y RESPUESTAS S/CONTABILIDAD DIGITAL 19

so de elaboración y presentación de la información financiera

sobre las entidades económicas, evitando o reduciendo con
ello, en lo posible, las discrepancias de criterios que pueden
resultar en diferencias sustanciales en los datos que mues-
tran los estados financieros.

NORMAS DE INFORMACION FINANCIERA PUBLICADAS

POR EL INSTITUTO MEXICANO DE CONTADORES PUBLICOS

5. ¿Por qué se recomienda adoptar las NIF en la conta-

bilidad?

Porque incrementa la calidad de la información financiera

contenida en los estados financieros, asegurando así su ma-
yor aceptación, no sólo a nivel nacional, sino también a nivel
internacional.

6. ¿En dónde debe almacenarse la contabilidad?

La documentación comprobatoria de dichos registros o

asientos deberá estar disponible en el domicilio fiscal del con-
tribuyente.

ARTICULO 28 CFF

7. ¿Qué sucede si el contribuyente está en suspensión

de actividades y deja de utilizar el domicilio que regis-
tró ante el SAT?

El contribuyente que se encuentre en suspensión de activi-

dades deberá conservar su contabilidad en el último domicilio
que tenga manifestado en el registro federal de contribuyen-
tes y, si con posterioridad desocupa el domicilio consignado
ante el referido registro, deberá presentar el aviso de cambio
de domicilio fiscal, en el cual deberá conservar su contabili-
dad durante el plazo que establece el artículo 30 del Código.

ARTICULO 34 RCFF

8. ¿Qué elementos básicos se necesitan para conformar

a la contabilidad?
Básicamente está compuesta por documentos e informa-
ción y registros o asientos contables.

ARTICULO 33 RCFF
20 EDICIONES FISCALES ISEF

9. ¿Cuáles son los documentos que se consideran parte

de la contabilidad?

I. Los registros o asientos contables auxiliares, inclu-

yendo el catálogo de cuentas que se utilice para tal
efecto, así como las pólizas de dichos registros y
asientos;

II. Los avisos o solicitudes de inscripción al registro fe-

deral de contribuyentes, así como su documentación
soporte;

III. Las declaraciones anuales, informativas y de pagos

provisionales, mensuales, bimestrales, trimestrales o
definitivos;

IV. Los estados de cuenta bancarios y las conciliaciones

de los depósitos y retiros respecto de los registros
contables, incluyendo los estados de cuenta corres-
pondientes a inversiones y tarjetas de crédito, débito
o de servicios del contribuyente, así como de los mo-
nederos electrónicos utilizados para el pago de com-
bustible y para el otorgamiento de vales de despensa
que, en su caso, se otorguen a los trabajadores del
contribuyente;

V. Las acciones, partes sociales y títulos de crédito en

los que sea parte el contribuyente;

VI. La documentación relacionada con la contratación

de personas físicas que presten servicios personales
subordinados, así como la relativa a su inscripción y
registro o avisos realizados en materia de seguridad
social y sus aportaciones;

VII. La documentación relativa a importaciones y exporta-

ciones en materia aduanera o comercio exterior;

VIII. La documentación e información de los registros de

todas las operaciones, actos o actividades, los cuales
deberán asentarse conforme a los sistemas de con-
trol y verificación internos necesarios, y
IX. Las demás declaraciones a que estén obligados en
términos de las disposiciones fiscales aplicables.

ARTICULO 33 RCFF
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10. ¿Es necesario que los documentos se encuentren en

medios electrónicos?

Existen documentos que de origen ya son electrónicos

como las facturas (CFDI), los acuses de declaraciones y al-
gunos avisos que forman parte de algunos trámites. Sin em-
bargo, aún se siguen utilizando documentos en papel, por lo
que se recomienda digitalizar esta clase de documentos para
establecer un sistema adecuado de almacenamiento en me-
dios electrónicos para cuando la autoridad pretenda conocer
el contenido de este tipo de soportes contables.

ARTICULO 53-B CFF

11. ¿Qué se entiende por digitalizar?

La digitalización de documentos es el proceso mediante

el cual se puede almacenar, administrar y consultar amplios
volúmenes de documentos en imágenes digitales.

La ventaja principal de la digitalización de documentos es

que permite su almacenamiento en los discos internos de
cualquier computadora en sistemas de almacenamiento ma-
sivo con la facilidad de contar con respaldos en discos CD-R,
DVD o en memorias USB que garantizan un mantenimiento
de los archivos en condiciones óptimas.
12. ¿Existe algún procedimiento para digitalizar docu-
mentos?
22 EDICIONES FISCALES ISEF
200 PREGUNTAS Y RESPUESTAS S/CONTABILIDAD DIGITAL 23

13. ¿Es necesario que alguna autoridad verifique la digi-

talización de un documento?

La migración a una forma digital puede haber sido reali-

zada o supervisada por un servidor público que cuente con
facultades de certificación de documentos en términos de
las disposiciones aplicables o, en su caso, por el particular
interesado, quien deberá manifestar, bajo protesta de decir
verdad, que el documento electrónico es copia íntegra e inal-
terada del documento impreso.

ARTICULO 16 LEY DE FIRMA ELECTRONICA AVANZADA

14. ¿Los documentos que ya son electrónicos tienen que

ser verificados o validados por el contribuyente?

Es importante destacar que el ser humano no puede a

simple vista validar un documento electrónico, por lo que en
varias disposiciones relativas a este tema, se resalta la nece-
sidad de generar de constancias, las cuales aunadas al do-
cumento original, permiten acreditar que dicho documento
se ha mantenido íntegro e inalterado. Conforme al Código de
Comercio y a la Norma Oficial Mexicana 151, el documento
electrónico una vez sellado digitalmente, viaja por internet pa-
ra que una autoridad certificadora valide electrónicamente el
documento y emita la constancia respectiva.

Esta figura es la que prevalece para emitir facturas electró-

nicas (CFDI), ya que los Proveedores de Certificación (PAC)
incluyen la constancia de certificación como parte del timbre
fiscal que se agrega al documento, por lo que en teoría el
comprobante digital por internet ya debe incluir la validación.

ARTICULOS 49 CODIGO DE COMERCIO y 29 DEL CFF

15. ¿Es verdad que todos los comprobantes digitales tim-
brados por un PAC están disponibles en la página del
SAT?

Todos los CFDI’s una vez que son timbrados por el Pro-
veedor de Certificación, emiten una copia para que llegue al
REPOSITORIO DEL SAT.

Los repositorios son archivos donde se almacenan recur-

sos digitales de manera que éstos pueden ser accesibles a
través de internet.
24 EDICIONES FISCALES ISEF

16. ¿Cómo puedo ingresar al repositorio del SAT?

En la página del SAT hay una liga que dice FACTURACION,

entramos ahí y buscamos el siguiente acceso.

A esta herramienta se puede entrar con contraseña o FIEL

y se encuentran todos los CFDI que contengan el RFC del
contribuyente.
200 PREGUNTAS Y RESPUESTAS S/CONTABILIDAD DIGITAL 25
26 EDICIONES FISCALES ISEF

17. ¿En caso de que el contribuyente por alguna razón no

le llegue su factura electrónica o la extravíe la puede
recuperar del repositorio del SAT?

Sí, ya que aquí se encuentran todos los comprobantes emi-

tidos o recibidos por el contribuyente y tiene un módulo de
búsqueda para que sea más sencillo encontrarlo.
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18. ¿Es necesario que todos los comprobantes digitales

estén registrados en la contabilidad?

Lo que ocurre con esta herramienta es que le indica a la

autoridad la existencia de alguna operación, y si dicho com-
probante no se registra (independientemente de que sea de-
ducible), puede generar discrepancia en la información.
19. ¿Los programas contables electrónicos se conectan
con la página del SAT para verificar los comprobantes
registrados?

Existen varias herramientas electrónicas que nos ayudan a

realizar esta conciliación entre los documentos registrados en
nuestra contabilidad y los CFDI de la página del SAT. Por lo
que es recomendable tener un papel de trabajo para integrar
esta conciliación y registrar las observaciones correspondien-
tes.

20. ¿Qué pasa si al comprar me generan un CFDI pero no

aparece en el repositorio del SAT?

En estricto sentido se puede perder la deducción por este

detalle, pero existen varias razones para que esto ocurra, una
de ellas es que posiblemente el PAC que timbró el compro-
bante perdió su certificación, o incluso que a la hora de poner
el RFC algún dato esté equivocado.

Por eso es importante enfatizar que el nombre y el domi-

cilio fiscal ya no son datos obligatorios en el comprobante,
pero lo que de plano no puede fallar es el RFC.

ARTICULO 29-A CFF

21. Si por alguna razón entro a buscar la factura de al-
guna compra, que yo tengo almacenada y registrada
pero en el repositorio aparece como cancelada, ¿qué
debo hacer, también debo cancelar mi deducción?

Estas son de las cosas que no están bajo el control del

contribuyente, y puede deberse a un error del emisor o que a
propósito cancele la operación para no pagar sus impuestos,
el punto es que la operación fue real y en estos casos lo que
puede ayudar a demostrar la deducción es contar con el EX-
PEDIENTE COMERCIAL.
28 EDICIONES FISCALES ISEF

Los comerciantes están obligados a conservar por un pla-

zo mínimo de diez años los originales de aquellas cartas, tele-
gramas, mensajes de datos o cualesquiera otros documentos
en que se consignen contratos, convenios o compromisos
que den nacimiento a derechos y obligaciones.

ARTICULO 49 DEL CODIGO DE COMERCIO

22. Existen contribuyentes que se publican en la página

del SAT porque aparentemente sus operaciones son
inexistentes, suponiendo que yo veo a uno de mis
proveedores ahí, ¿qué debo de hacer?

Hay que solicitar en términos de la regla que aparece en la

imagen, un caso de aclaración en donde la autoridad solicita
toda clase de información para dar veracidad a la operación y
por eso es necesario contar con EXPEDIENTE COMERCIAL.

Regla Miscelánea 1.4.

10 días
El SAT
Publicación para atender emite
Lista Negra requerimiento resolución
20 días

El SAT
Cliente 30 requiere
días aportar datos o
pruebas información
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23. ¿Qué debo hacer si en el repositorio del SAT aparece

algún comprobante que no sea mío?
Lo mejor es introducir un caso de aclaración en el portal
del SAT, indicando los datos del CFDI y haciendo mención
que dicho comprobante no será registrado en la contabilidad.
Esto para evitar que la operación genere discrepancia fiscal
para el contribuyente.
24. ¿Los documentos que soportan a los registros conta-
bles se tienen que adjuntar a cada póliza?
No precisamente, la idea es que el registro permita la
identificación de cada operación, acto o actividad y sus ca-
racterísticas, relacionándolas con los folios asignados a los
comprobantes fiscales o con la documentación comproba-
toria.
ARTICULO 33 RCFF
25. ¿En el caso de no tener el soporte documental del
comprobante fiscal, se debe vincular la póliza con el
folio fiscal?
En este caso la referencia es otra clase de documento, y
posiblemente si la operación es en territorio nacional, se re-
gistra contablemente pero el gasto no reuniría requisitos fis-
cales.
26. ¿Es necesario que los documentos que se incorporan
a las pólizas sean un CFDI?
No, ya que existen soportes que se basan en documentos
internos como un papel de trabajo, o en un contrato, inclu-
so las operaciones en el extranjero se plasman en notas o
tickets. Por lo tanto, lo importante es señalar de forma clara
el documento soporte y en su caso contar con un expediente
comercial para integrar correctamente la póliza.
27. ¿Qué pasa con las operaciones en donde no se cuen-
ta con el folio único del CFDI, ya que su origen es un
CBB?
Este caso sería raro ya que este tipo de comprobantes se
dejaron de emitir en abril de 2014, pero el formato de póliza
considera este tipo de referencia.
ANEXO 24 DE LA RESOLUCION MISCELANEA FISCAL
30 EDICIONES FISCALES ISEF

28. ¿Se pueden utilizar discos ópticos compactos o cin-

tas magnéticas para almacenar la contabilidad?

Los contribuyentes que opten por microfilmar o grabar

parte de su contabilidad, podrán utilizar discos ópticos, com-
pactos o cintas magnéticas, siempre que cumplan con los
requisitos siguientes:

I. Usar en la grabación de la información discos ópticos

de 5.25” ó 12”, discos compactos o cintas magnéticas,
cuyas características de grabación impidan borrar la in-
formación.

Los discos ópticos, compactos o cintas magnéticas,

deberán tener una etiqueta externa que contenga el
nombre, la clave en el RFC, el número consecutivo
de dichos medios, el total de los documentos gra-
bados, el período de operación y la fecha de gra-
bación. Los documentos deberán ser grabados sin
edición alguna y en forma íntegra, mediante un digi-
talizador de imágenes que cubra las dimensiones del
documento más grande, con una resolución mínima de
100 puntos por pulgada.

II. Tener y poner a disposición de las autoridades fiscales,

un sistema ágil de consulta que permita a las mismas
localizar la documentación de una manera sencilla y
sistemática.
La consulta de documentos grabados en los dispo-
sitivos mencionados, deberá ser tanto por los expe-
didos como por los recibidos.

El último documento grabado en el dispositivo, de-

berá contener el valor total de los asientos de diario,
identificando el total de créditos y cargos del mes.

III. Tratándose de documentos que contengan anverso y

reverso, grabarlos consecutivamente, haciendo refe-
rencia o anotando en el anverso que la información se
complementa con la contenida en el reverso del mis-
mo documento y haciendo referencia o anotando en el
reverso de cada uno de ellos, los datos que permitan
identificar el anverso.

Cuando se trate de documentos que contengan varias fo-

jas, las mismas se grabarán consecutivamente y en la prime-
200 PREGUNTAS Y RESPUESTAS S/CONTABILIDAD DIGITAL 31

ra de ellas deberá señalarse el número de fojas de las que

consta.

REGLA MISCELANEA 2.8.1.2.

29. ¿La autoridad puede tener acceso al funcionamiento

de mi sistema contable?

El contribuyente deberá conservar y almacenar como parte

integrante de su contabilidad toda la documentación relativa
al diseño del sistema electrónico donde almacena y procesa
sus datos contables y los diagramas del mismo, poniendo a
disposición de las Autoridades Fiscales el equipo y sus ope-
radores para que las auxilien cuando éstas ejerzan sus facul-
tades de comprobación y, en su caso, deberá cumplir con las
normas oficiales mexicanas correspondientes vinculadas con
la generación y conservación de documentos electrónicos.

ARTICULO 34 RCFF

30. ¿Qué tan necesario es que se realicen validaciones

del funcionamiento del sistema de contabilidad?

Hay que comprender que las computadoras tienen fallas

por distintas causas (algunas hasta esotéricas) como un res-
paldo que no se alcanza a subir, fallas eléctricas, un virus, etc.
Por lo tanto, es importante generar reportes que nos ayuden
a verificar lo cierto de la información.
31. ¿Cuál es el procedimiento en caso de DE INUTILIZA-
CION, DESTRUCCION, PERDIDA O ROBO de la con-
tabiidad?

Cuando los libros o demás registros de contabilidad del

contribuyente se inutilicen parcialmente deberán reponerse
los asientos ilegibles del último ejercicio pudiendo realizarlos
por concentración. Cuando se trate de la destrucción o inuti-
lización total de los libros o demás registros de contabilidad,
el contribuyente deberá asentar en los nuevos libros o en los
registros de contabilidad de que se trate, los asientos relati-
vos al ejercicio en el que sucedió la inutilización, destrucción,
pérdida o robo, pudiéndose realizar por concentración.

En los casos a que se refiere este artículo, el contribuyente

deberá conservar, en su caso, el documento público en el que
32 EDICIONES FISCALES ISEF

consten los hechos ocurridos hasta en tanto no se extingan

las facultades de comprobación de las Autoridades Fiscales.

ARTICULO 35 RCFF

32. ¿Qué se consideran documentos técnicos que inte-

gran la contabilidad?

La información contable se integrará con cortes mensuales

en archivos XML con el detalle de la contabilidad electrónica
conforme a lo establecido en el Anexo 24 de la Resolución de
Modificaciones a la Resolución Miscelánea Fiscal 2014.

Esta información está compuesta por lo siguiente:

- Catálogo de cuentas

- Balanza de comprobación

- Pólizas del período

- Auxiliar de folios de comprobantes fiscales

- Auxiliar de cuenta y subcuenta

- Sello Digital Contabilidad Electrónica

Sitio web SAT