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U1 ADMINISTRACIÓN GENERAL Hoja de información N° 02

Fecha: 16-03-2021

ADMINISTRACIÓN

DEFINICIÓN DE LA ADMINISTRACIÓN.

Ciencia social que permite que por medio de un proceso (planificar, organizar, dirigir y controlar)
utilizar los recursos de una empresa con el fin de alcanzar objetivos

El Objeto De La Administración

Es indiscutible que quien realiza por sí mismo una función no merece ser llamado “administrador”. Pero
desde el momento en que delega en otros, determinadas funciones, siempre que estas funciones se
realizan en un organismo social, dirigiendo y coordinando lo que los demás realizan, comienza a recibir el
nombre de administrador.

Ahora bien. La experiencia nos enseña – y los estudios sociológicos se encargan de justificar esta apreciación
- que el hombre se agrupa en sociedad, principalmente por su insuficiencia para lograr todos sus fines por
sí solo.

La sociedad, - esto es, “la unión moral de hombres, que en forma sistemática coordinan sus medios para
lograr un bien común - es, por lo tanto, el objeto sobre el cual recae la Administración.

1. FINALIDAD DE LA ADMINISTRACIÓN.

La Administración busca en forma directa precisamente la obtención de resultados de máxima

eficiencia en la coordinación, y sólo a través de ella, se refiere a la máxima eficiencia o
aprovechamiento de los recursos materiales, tales como capital, materias primas, máquinas El buen
administrador no lo es precisamente por ser buen contador, buen ingeniero, buen economista, buen
abogado, etc., sino por cualidades y técnicas que posee específicamente para coordinar a todos estos
elementos en la forma más eficiente.

La coordinación es considerada por ello, como esencia misma de la Administración, por la mayor parte
de los autores de importancia.

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Coordinar, implica el ordenamiento simultáneo y armonioso de varias cosas. Supone, por lo mismo, que hay
diferentes personas, y medios diversos, orientados todos ellos a la realización de un fin único.

2. CARACTERISTICA DE LA ADMINISTRACIÓN.

a. UNIVERSALIDAD. El fenómeno administrativo se da donde quiera que existe un organismo social,

porque en él tiene siempre que existir coordinación sistemática de medios. La administración se da
por lo mismo en el estado, en el ejército, en la empresa, en las instituciones educativas, en una
sociedad religiosa, etc. Y los elementos esenciales en todas esas clases de administración serán s
mismos, aunque lógicamente existan variantes accidentales.
b. SU ESPECIFICIDAD. Aunque la administración va siempre acompañada de otros fenómenos de
índole distinta, en fenómeno administrativo es específico y distinto a los que acompaña. Se puede ser
un magnífico ingeniero de producción y un pésimo administrador. La administración tiene
características específicas que no nos permite confundirla con otra ciencia o técnica. La
administración se auxilia de otras ciencias y técnicas, tiene características propias que le
proporcionan su carácter específico, es decir, no puede confundirse con otras disciplinas.
c. SU UNIDAD TEMPORAL. Aunque se distingan etapa, fases y elemento del fenómeno administrativo,
éste es único y, por lo mismo, en todo momento de la vida de una empresa se están dando, en mayor
o menor grado, todos o la mayor parte de los elementos administrativos. Así, al hacer planes, no
por eso se deja de manda r, de controla r, de organizar, etc.
d. SU UNIDAD JERARQUICA. Todos cuantos tienen carácter de jefes en un organismo sociaI,
participan en distintos grado y moda lidades, de la misma administración. Así, en una empresa forma
un solo cuerpo administrativo, desde el gerente general, hasta el último mayordomo.
e. VALOR INSTRUNJENTAL. La administración es un medio para alcanzar un fin, es decir, se utiliza
en los organismos sociales para lograr en forma eficiente los objetivos establecidos.
f. AMPLITUD DE SERVICIO. Se aplica en todos los niveles de un organismo formal, por ejemplo,
presidentes, gerentes, su pervisores, ama de casa, etc.
g. INTERDISCIPLINARIEDAD. La administración hace uso de los principios, procesos, procedimientos
y métodos de otras ciencias que están relacionadas con la eficiencia en el trabajo. Está relacionado
con matemáticas, estadística, derecho, economía, contabilidad, sociología, sicología, filosofía,
antropología, etc.
h. FLEXIBILIDAD. Los principios y empresa o grupo sociaI. Técnicas administrativas se pueden
adaptar a las diferentes necesidades de la empresa.

3. INPORTANCIA DE LA ADMINISTRACIÓN.

• La administración se da donde quiera que existe un organismo social, aunque lógicamente sea más
necesaria, cuanto mayor y más complejo sea éste.
• El éxito de un organismo social depende, directa e inmediatamente, de su buena administración, y
sólo a través de ésta, de los elementos materiales, humanos, etc., con que ese organismo cuenta.
• Para las grandes empresas, la administración técnica o científica es indiscutible y obviamente esencial
ya que, por su, magnitud y complejidad, simplemente no podrían actuar si no fuera a base de una
administración sumamente técnica.
• Para las empresas pequeñas y medianas, también, quizá su única posibilidad de competir con otras,
es el mejoramiento de su administración, o sea, obtener una mejor coordinación de sus elementos.
maquinaria, mercado, califícación de mano de obra, etc.
• La elevación de la productividad, preocupación quizá la de mayor importancia actualmente en el
campo económico social, depende, por lo dicho, de la adecuada administración de las empresas, ya
que si cada célula de esa vida económica social es eficiente y productiva, la sociedad misma, formada
por ellas, tendrá que serlo.
• En especial para los países que están desarrollándose, quizá uno de los requisitos substanciales es
mejorar la calidad de su administración, porque, para crear la capitalización, desarrollar la calificación
de sus empleados y trabajadores, etc., bases esenciales de su desarrollo, es indispensable la más
eficiente técnica de coordinación de todos los elementos.

ELEMENTOS DE LA ADMINISTRACIÓN.

a. EFICIENCIA. Es la capacidad de reducir al mínimo la cantidad de recursos usados para alcanzar los
objetivos o fines de la organización, es decir, “HACER LAS COSAS BIEN”. Es un concepto que se refiere
a “insumo-Productos”.
b. LA EFICACIA. Es la capacidad para alcanzar o lograr los objetivos determinados, es decir, cuando se
consiguen las metas que se habían definido “HACER LO QUE SE DEBE HACER”.

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Algunas diferencias entre eficiencia y eficacia

c. EFECTIVIDAD. Es la capacidad de producir el efecto deseado; en un aspecto cuantitativo, es el

equivalente a eficacia, esta expresado en porcentajes.
d. PRODUCTIVIDAD. Es la relación resultado (producto) e insumos, dentro de un periodo con la debida
consideración de la calidad.
Se expresa.
PRODUCTIVIDAD = PRODUCTOS / INSUMOS UTILIZADOS

e. COMPETITIVIDAD. Es la capacidad de una organización pública o privada, lucrativa o no, de mantener

sistemática mente ventajas comparativas que le permitan alcanzar, sostener y mejorar una determinada
posición en el entorno socio económico.
f. RENTABILIDAD. Es la capacidad de obtener resultado adecuado de retorno y utilidad sobre el capital o
inversión.
g. RACIONALIDAD. Es el análisis que requiere de una meta y una comprensión clara de las alternativas
mediante las que se puede alcanzar una meta, un análisis y evaluación de las alternativas en término de
la meta deseada, la información necesaria y el deseo de optimizar.

A qué nos referimos cuándo hablamos de la racionalidad en la toma de decisiones?

Cuando un administrador se enfrenta a una toma de decisiones, además de comprender la situación que
se presenta deber tener la capacidad de analizar, evaluar, reunir alternativas, considerar las variables, es
decir, aplicar estas técnicas para encontrar soluciones razonables; podemos decir entonces, que se trata
de la toma de decisión sobre el curso a seguir para alcanzar una meta basada en la racionalidad.

h. CALIDAD. Para comprender el concepto de calidad, es útil hacerlos a través del concepto denominado
“paradigmas". Un paradigma se entiende como modelo, teoría, percepción, presunción o marco de
referencia que incluye un conjunto de norma y reglas que establecen parámetros y sugieren como resolver
problemas exitosamente dentro de esos parámetros. Un paradigma viene a ser, un filtro, o un lente a través
del cual vemos el mundo; no tanto en un plano visual propiamente, sino más bien perpetuo, comprensivo
e interpretativo.

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PROCESO ADMINISTRATIVO

OBJETIVOS

• Conocer la clasificación e importancia de las empresas.

• Reconocer los aportes de las escuelas y enfoques de las teorías de Administración.

EL PROCESO ADMINISTRATIVO.

Un proceso es el conjunto de pasos o etapas para llevar a cabo una actividad. Es decir, son las actividades que
el administrador debe llevar a cabo para aprovechar los recursos humanos, técnicos y materiales con los que
cuenta la empresa.

Para comprender mejor el concepto, es necesario que se compare el organismo o grupo social, que es donde se
manifiestan la administración, con un organismo animal. Si se observa cómo se desarrolla la vida en cualquier
ser vivo, se podrán distinguir dos fases o etapas primordiales.

Una primera etapa de estructuración que consiste en la construcción del organismo. Así, a partir de una célula
se diferencia los tejidos y organismos, éste desarrolla plenamente las funciones que lo son inherentes.

De manera similar, este fenómeno se manifiesta al administrar un grupo social. Así se observa, cuando se
administran cualquier empresa, que existen dos fases. una estructural, en la que a partir de uno o más fines se
determinan la mejor forma de obtenerlos, y otra operativa, en la cual se ejecuta todas las actividades necesarias
para lograr lo establecido durante un periodo de estructuración.

A estas dos fases, Lyndall F. Urwich les llama mecánica y dinámica de la administración. Para este autor la
mecánica administrativa es la parte teórica de la administración en la que se establece lo que debe hacerse,
es decir, se dirige hacia el futuro. Mientras que la dinámica se refiere a cómo manejar de hecho el organismo
social.

Aparte George Trry establece que estas fases están constituidas por distintas estas que dan respuesta a cinco
cuestionamientos básicos de la administración.

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Diversos criterios del proceso administrativo.

Es importante reconocer que existen diversas opiniones en cuanto al número de etapas que constituyen el
proceso administrativo, aunque, de hecho, para todos los autores los elementos esenciales son los mismos.

VALORES INSTITUCIONALES DE LA ADMINISTRACIÓN.

De carácter eminentemente social, se rige por una serie de va lores que le proporcionan no solo una validez
moral ante el mundo, sino también información ética que debe orientar la conducta del administrador en la
sociedad. La observación de estos valores influye directa mente en el incremento de la eficiencia en cualquier
grupo social.

Los valores institucionales de la administración pueden ser.

a. Sociales. Estos son de mayor importancia, ya que contribuyen a l bienestar de la sociedad.

Siendo los valores sociales los siguientes:

• Mejoramiento de la calidad y precio del producto y/o servicio para satisfacer adecuadamente las
necesidades reales del ser humano.
• Mejoramiento de la situación socio económica de la población.
• Cumplimiento de obligaciones físicas que permiten sostener a los gobiernos locales y federales.
• Evitar la competencia desleal.
• Promoción del desarrollo a través de la creación de fu entes de trabajo.
• Incrementar y preserva r las riquezas naturales y cultura les de la sociedad.

b. Organizacionales. Aquellos que tienden a mejorar la organización de los recursos con que cuenta el
grupo social.

• Impulsar la innovación, investigación y desarrollo tecnológico.

• Optimizar la coordinación de recursos.
• Maximizar la eficiencia en métodos, sistemas y procedimientos.
• Conciliar intereses entre los diferentes miembros del grupo social.

c. Económicos. Son los que se orientan a la obtención de beneficios económicos.

• Generar riqueza.
• Máxima obtención de utilidades.
• Manejo adecuado de los recursos financieros.
• Desarrollo económico del grupo social.
• Promover la inversión.

Los partidarios de la escuela del proceso administrativo consideran la administración como una actividad
compuesta de ciertas sub-actividades que constituyen el proceso administrativo único.

Este proceso administrativo formado por 4 funciones fundamentales, planeación, organización, ejecución y
control. Constituyen el proceso de la administración. Una expresión sumaria de estas funciones fundamentales
de la administración es.

1. La Planeación para determinar los objetivos en los cursos de acción que van a seguirse.
2. La Organización para distribuir el trabajo entre los miembros del grupo y para establecer y reconocer las
relaciones necesarias.
3. La Ejecución por los miembros del grupo para que lleven a cabo las tareas prescritas con voluntad y
entusiasmo.
4. El Control de las actividades para que se conformen con los planes.

1. PLANEACIÓN

Para un gerente y para un grupo de empleados es importante decidir o estar identificado con los objetivos que
se van a alcanzar. El siguiente paso es alcanza nos. Esto origina las preguntas siguientes: ¿De qué trabajo
necesita hacerse? ¿Cuándo y cómo se hará? ¿Cuáles serán los componentes necesarios del trabajo, las
contribuciones y cómo logramos? En esencia, se formula un plan o un patrón integrando predeterminando de
las futuras actividades, esto requiere la facultad de prever, de visualizar, del propósito de ver hacia delante.

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Actividades Importantes De Planeación.

a. Aclarar, amplificar y determinar los objetivos.

b. Pronosticar.
c. Establecer las condiciones y sus posiciones bajo las cuales se hará el
trabajo.
d. Selecciona r y declarar las tareas para lograr los objetivos.
e. Establecer un plan genera I de logros enfatizando la creatividad para
encontrar medios nuevos y mejores de desempeña r el trabajo.
f. Establecer políticas, procedimientos y métodos de desempeño.
g. Anticipar los posibles problemas futuros.
h. Modifica r los planes a la luz de los resultados del control.

2. ORGANIZACIÓN

Después de que la dirección y formato de las acciones futuras ya hayan sido determinadas, el paso siguiente
para cumplir con el trabajo, será distribuir o señalar las necesarias actividades de trabajo entre los miembros del
grupo e indicar la participación de cada miembro del grupo. Esta distribución del trabajo este guiado por la
consideración de cosas tales como la naturaleza de las actividades componentes, las personas del grupo y las
instalaciones físicas disponibles.

Estas actividades componentes están agrupadas y asignadas de manera que un mínimo de gastos o un máximo
de satisfacción de los empleados se logre o que se alcance algún objetivo similar, si el grupo es deficiente ya
sea en él número o en la calidad de los miembros administrativos se procuraran tales miembros. Cada uno de
los miembros asignados a una actividad componente se enfrenta a su propia relación con el grupo y la del grupo
con otros grupos de la empresa.

Actividades Importantes De Organización.

a. Subdividir el trabajo en unidades operativas (deptos.)

b. Agrupar las obligaciones operativas en puestos (puestos reg. X depto.)
c. Reunir los puestos operativos en unidades manejables y relacionadas.
d. Aclarar los requisitos del puesto.
e. Seleccionar y colocar a los individuos en el puesto adecuado.
f. Utilizar y acordar la autoridad adecuada para cada miembro de la administración.
g. Proporcionar facilidades personales y otros recursos.
h. Ajustar la organización a la luz de los resultados del control.

3. EJECUCIÓN.

Para llevar a cabo físicamente las actividades que resulten de los pasos de planeación y organización, es
necesario que el gerente tome medidas que inicien y continúen las acciones requeridas para que los miembros
del grupo ejecuten la tarea. Entre las medidas comunes utilizadas por el gerente para poner el grupo en acción
está dirigir, desarrollar a los gerentes, instruir, ayudar a los miembros a mejorarse lo mismo que su trabajo
mediante su propia creatividad y la compensación a esto se le llama ejecución.

Actividades Importantes De La Ejecución.

a. Poner en práctica la filosofía de participación por todos los afectados por la decisión.
b. Conducir y retar a otros para que hagan su mejor esfuerzo.
c. Motivar a los miembros.
d. Comunicar con efectividad.
e. Desarrollar a los miembros para que realicen todo su potencial.
f. Recompensar con reconocimiento y buena paga por un trabajo bien hecho.
g. Satisfacer las necesidades de los empleados a través de esfuerzos en el trabajo.
h. Revisar los esfuerzos de la ejecución a la luz de los resultados del control.

4. CONTROL

Los gerentes siempre han encontrado conveniente comprobar o vigilar lo que sé está haciendo para asegurar
que el trabajo de otros está progresando en forma satisfactoria hacia el objetivo predeterminado. Establecer un
buen plan, distribuir las actividades componentes requeridas para ese plan y la ejecución exitosa de cada
miembro no asegura que la empresa será un éxito. Pueden presentarse discrepancias, malas interpretaciones y

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obstáculos inesperados y habrán de ser comunicados con rapidez al gerente para que se emprenda una acción
correctiva.

Actividades Importantes De Control.

a. Comparar los resultados con los planes generales.

b. Evaluar los resultados contra los estándares de desempeño.
c. Idear los medios efectivos para medir las operaciones.
d. Comunicar cuales son los medios de medición.
e. Transferir datos detallados de manera que muestren las comparaciones y las
variaciones.
f. Sugerir las acciones correctivas cuando sean necesarias.
g. Informar a los miembros responsables de las interpretaciones.
h. Ajustar el control a la luz de los resultados del control.

Interrelación entre las Funciones.

En la práctica real, las 4 funciones fundamentales de la administración están de modo entrelazadas e

interrelacionadas, el desempeño de una función no cesa por completo (termina) antes que se inicie la siguiente.
Y por lo general no se ejecuta en una secuencia en particular, sino como parezca exigirlo la situación. AI
establecer una nueva empresa el orden de las funciones será quizás como se indica en el proceso, pero en una
empresa en marcha, el gerente puede encargarse del control en un momento dado y a continuación de esto
ejecutar y luego planear.

La secuencia deber ser adecuada al objetivo específico. Típicamente el gerente se haya involucrado en muchos
objetivos y estará en diferentes etapas en cada uno. Para el no gerente esto puede dar la impresión de deficiencia
o falta de orden. En tanto que en realidad el gerente tal vez está actuando con todo propósito y fuerza. La
ejecución efectiva requiere que se hayan asignado actividades a las personas o hayan realizado las suyas de
acuerdo con los planes y objetivos generales, de igual manera el control no puede ejercerse en el vació debe
haber algo que controlar.

En realidad, la planeación está involucrada en el trabajo de organizar, ejecutar y controlar. De igual manera los
elementos de organizar se utilizan en planear, ejecutar y controlar con efectividad. Cada función fundamental de
la administración afecta a las otras y todas están relacionadas para formar el proceso administrativo.

Importancia Del Proceso Administrativo.

Permite que la empresa esté orientada al futuro.

✓ Ofrece un marco de trabajo conceptual.

✓ Se obtiene flexibilidad ante cualquier situación.
✓ Reduce los riesgos.
✓ Facilita la toma de decisiones.
✓ Propicia el crecimiento de la empresa.

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