¿Que es el mapeo de procesos?

El mapeo de procesos es la actividad que consiste en identificar, entender y describir

los procesos para producir productos o servicios.

Para describir los procesos, comúnmente se elaboran diagramas y documentos de

texto que facilitan su entendimiento.

En un mapa de procesos se identifica un inicio, una secuencia de tareas y el fin que

representa el resultado obtenido.

Clasificacion del mapeo de proceos

1- Diagrama de flujo de procesos

Diagrama de flujo, También conocido como flowchart, es el diseño simplificado de un

proceso que utiliza ciertos símbolos estándar.

Esta característica gráfica, como otras que analizaremos, tiene como objetivo facilitar el
análisis de los procesos con el fin de buscar oportunidades de mejora.

De hecho, el diagrama de flujo es uno de los tipos de mapeo de procesos más sencillo,

con anotaciones algo limitadas y por lo tanto, se substituyó gradualmente por otras
metodologías.

2- Diagrama de flujo horizontal

Debido a algunas limitaciones de los diagramas de flujo, que no les permite representar
perfectamente todas las características de un proceso, se creó otro tipo de mapeo de
procesos llamado diagrama de flujo horizontal.

En este caso, el flujo de trabajo se transfiere a una matriz que indica los procesos en
curso en el eje horizontal, y en el vertical, indica quiénes son los responsables de las
tareas o de los pasos de cada proceso.

3- Mapeo del Diagrama de Flujo

Este es uno de los tipos de  mapeo de procesos  menos conocido, sin embargo es
bastante útil para cualquiera que trabaje con plantas de producción y líneas de
montaje.

Es la unión del diagrama de flujo de procesos con el diseño de una línea de

producción, y lo representa visualmente de manera superpuesta a la planta del sitio
donde ocurren los procesos.

Es especialmente útil para los procesos de producción donde hay una gran cantidad de
movimiento de materiales y existe la necesidad de almacenar los componentes.

4- Diagrama sistemático UML – Unified Modeling Language

En un intento de estandarizar los tipos de mapeo de procesos, se creó el diagrama

UML, que se podría traducir como lenguaje de modelado unificado.

El énfasis de la UML es para poder realizar el seguimiento del proceso de mapeo con
el tiempo, muy utilizado en la gestión empresarial y la programación, utilizando como
elementos principales, la estructura del proceso, el comportamiento y las interacciones.

5- BPMN – Business Process Model and Notation

Actualmente, el tipo de modelado de procesos más utilizado y reconocido

internacionalmente es el BPMN, que incluso tiene una institución normativa oficial.

La gran ventaja del BPMN es que presenta el proceso de una manera muy clara e
intuitiva, algo que era muy difícil de hacer antes de su creación.

Por otra parte, ya que sus símbolos son estandarizados, usando formas y colores
predefinidos, cualquiera que conozca la notación puede entender fácilmente un
proceso modelado que haya utilizado los mismos criterios, lo que facilita la entrada de
nuevos miembros en un equipo, o la presentación del modelado a los clientes internos
y externos.

La notación se basa en el uso de cinco elementos principales:

Objetos de flujo

Objetos de conexión
Carriles de natación (piscinas y rayas)

Artefactos

Objetos de datos

Objetivos

Para que una empresa tenga éxito, primero debe asegurarse de que sea eficaz para
después asegurarse sobre su eficiencia. Este es el objetivo de un mapeo de procesos
BPM:

Poner en práctica la eficacia de los planes generales complejos.

Sin embargo, para comprender en profundidad lo que es un mapeo de procesos BPM

es crucial conocer la definición del proceso: un proceso es una secuencia de tareas o
actividades, que cuando se ejecutan, transforman insumos en algo (resultado) con
valor añadido.

La ejecución de un proceso de negocios consume recursos materiales y / o humanos

para agregar valor a su resultado.

Los insumos son las materias primas, productos o servicios procedentes de los
proveedores internos y externos que alimentan el proceso. Los resultados son los
productos o servicios que satisfagan las necesidades de los clientes internos y
externos.

Un mapeo de procesos BPM tiene como objetivo determinar cómo se tratan y

transforman los insumos recibidos, para promover este proceso con plena eficacia,
(eficiencia + eficacia).

Herramientas
Benefifios

Un mapa de procesos documenta un proceso y comunica gráficamente cómo funciona

tu negocio. Como tal, proporciona varias ventajas específicas: puede mostrar cómo se
puede purgar el desperdicio de recursos, ya que podría descubrir áreas donde se
puede agregar valor a tu producto o servicio, se asegura de que todos los involucrados
en el sistema entiendan todo el proceso, registra un diagrama para los futuros
empleados a seguir, y establece un punto de referencia para medir la efectividad de los
cambios realizados en el proceso, incluyendo maneras de volver sobre tus pasos para
el procedimiento original si es necesario.

Etapas del mapeo de procesos

1. Determinar los objetivos:

Dentro de toda la cadena de valor de la empresa, cada proceso posee un objetivo

específico que cuando se tiene en cuenta en todas las actividades de la organización,
contribuye para alcanzar sus objetivos finales.

En este aspecto, tenemos que comprender la función que cumple dentro del proceso,
respecto a los límites de su actividad: ¿cuál es el motivo de su existencia?

2. Identificar las entradas del proceso.

Las entradas o “inputs” son todos los elementos ingresantes que se modifican durante
el proceso de añadir valor a la cadena de producción. Pueden ser recursos físicos,
recursos humanos o de información y datos, por ejemplo. Pueden clasificarse de la
siguiente forma:

En serie: es el resultado o la salida de un sistema anterior con el cual el sistema en

estudio se relaciona de forma directa.

Aleatorio: representan entradas potenciales al sistema.

Retroacción o retroalimentación: entradas que modifican el funcionamiento futuro del
sistema, a partir del control de las salidas producidas dentro del sistema.

3. Identificar los clientes del proceso.

Identifica a los clientes y su jornada en el proceso. Luego, presta atención a los

“momentos de la verdad”, que son aquellas interacciones con tus clientes que crean
una percepción del valor.

4. Identificar las salidas del proceso.

Las salidas o “outputs” son las entregas que se producen al final de cada proceso. Las
mismas agregan valor a lo largo de la cadena de producción, hasta culminar en el
producto final o servicio de la empresa.

Muchos se confunden y ven las salidas como algo físico y tangible, como una parte o
un producto. De hecho, las salidas pueden ser de varios tipos, tales como gráficos,
datos, toma de decisiones, aprobaciones y muchas otras.

5. Identificar los componentes del proceso.

Todos los recursos utilizados en el proceso y que colaboran en la transformación de

entradas en salidas se consideran componentes del proceso y pueden ser materiales,
energía, maquinaria, recursos humanos, metodologías, tecnologías y muchos otros.

6. Identificar los proveedores del proceso.

Si hay entradas, hay alguien encargado de encaminarlas al inicio del proceso. Solo así,
esa persona podrá empezar a transformarlas en salidas. Al igual que los clientes, hay
dos tipos de proveedores:

Proveedores internos: individuos o grupos dentro de una empresa que entregan las

entradas o los componentes de un proceso.

Proveedores externos: empresas o particulares que suministran la organización con los

insumos, servicios y materias primas.

7. Comprender los límites del proceso.

Los límites son los puntos extremos de un proceso, es decir, cuando se inicia y cuando
finaliza. El inicio del proceso se caracteriza por la recepción de las entradas y su
terminación ocurre con la entrega de las salidas.

Debe tenerse en cuenta que los involucrados en el proceso solo empiezan a tener
control sobre este al recibir las entradas y, del mismo modo, ya no tienen más control
en el momento en que se efectúan las salidas.

8. Documentación del proceso realizado.

Para documentar los procesos, una de las formas que se recomiendan es la

implementación de un diagrama de flujo. En este punto, es muy importante que toda la
información recopilada hasta la fecha esté documentada y sea analizada por todos los
involucrados, que deben estar de acuerdo con lo determinado por el equipo de trabajo.

9. Identificar y seleccionar las mejoras que necesita el proceso.

Llegado a este paso, para determinar la eficacia de un mapeo de procesos, se debe

atender a lo que funciona y a lo que no funciona en el proceso, señalando obstáculos,
retrasos o incumplimientos que ayuden a identificar aquellas actividades problemáticas
o críticas de las que verdaderamente aportan valor.

A continuación, se deberás supervisar cada mejora aplicada a un proceso y evaluar los

resultados en el tiempo.

Esta guía resumida reúne los principales pasos a seguir para realizar un mapeo de
procesos de manera completa y específica. Te permitirá establecer e identificar las
prioridades y necesidades que tu empresa busca impulsar, a instancias de hacer tus
procesos más productivos y de mayor alcance para tus clientes.

Como se realiza un mapeo de procesos