6.1.

Organigramas

Un organigrama muestra la estructura interna de una organización o empresa. Los empleados y sus
cargos se representan con rectángulos y otras figuras, a veces incluyen fotos, información de contacto,
correo electrónico y enlaces a páginas web, íconos e ilustraciones.

Los organigramas también se conocen con otros nombres, como diagramas de organización, diagramas
organizativos o gráficos de jerarquía. No te dejes engañar: aunque tienen nombres diferentes, se trata
del mismo diagrama.

Para que se hace la elaboración de los organigramas:

1. Realizar una investigación sobre la estructura organizativa:
2. Funciones o actividades que realizan cada una.
3. Relación o subordinación existente entre las unidades organizativas.

Signos convencionales más usados: Los organigramas deben ser orgánicos, articulados, simétricos,
uniformes y armoniosos.

a. Nivel de Autoridad; Línea Vertical

b. Relación de Mando o Jerarquía; Línea Horizontal

Las divisiones son unidades especializadas que corren al mismo nivel de la línea horizontal indicada
indicando así la correlación existente entre ellas. Las líneas verticales que caen directamente sobre y en
la parte media del recuadro indican “mando”.

c. Relación de Apoyo:

Línea Horizontal:

Cuando la línea horizontal está colocada lateralmente indicará una relación de apoyo, en el ejemplo el
Consejo General colocado al lado de la unidad principal señala relación de apoyo.

d. Relación de Coordinación:
Las líneas no continúas formadas por puntos o segmentos se utilizan para expresar relaciones de
coordinación.

e. Continuidad de la Organización:

La estructura tiene continuidad en el sentido indicado por la flecha o sea que existen otros
departamentos semejantes que no están representados.

f. Relaciones Especiales:

La línea quebrada representa alguna relación espacial, también se utiliza este símbolo para expresar
discontinuidad. En algunas ocasiones para señalar Dependencias que participan en algún organismo
asesor, se coloca un número en su interior con el objeto de identificarlos.

Tipos de organigramas

Los organigramas se diferencian entre si por las características de la organización que presentan. Por
ello pueden mencionarse varios tipos tomando en cuenta una serie de criterios y factores con fines
únicamente didácticos.

Por la forma de representar la estructura por la forma y disposición

· Analíticos Verticales
· Generales Horizontales
· Suplementarios Circulares
1. Organigramas Generales: Muestran la organización completa, dando a primera vista un panorama de
todas las relaciones entre las divisiones y Departamentos o entre los cargos, según su naturaleza. Por
ejemplo el organigrama de un Plantel.

2. Organigramas Suplementarios: Estos organigramas se emplean para mostrar una parte de la

estructura organizativa en forma más detallada. Por ejemplo: el organigrama de una División, de un
Departamento o de una unidad en particular.

3. Organigramas Analíticos: Son organigramas muy específicos, suministran información detallada,

llegando a complementarse con datos anexos y símbolos convencionales referidos a datos
circunstanciales.

4. Organigramas Verticales: Son organigramas que representan la estructura jerárquica, desde arriba
hacia abajo. Son los organigramas más utilizados.

5. Organigramas Horizontales: Son organigramas que representan la estructura organizativa de izquierda

a derecha.

6. Organigramas Circulares: Son organigramas que representan los niveles jerárquicos mediante círculos
concéntricos desde dentro o fuera y orden de importancia.

6.2. Mapas de procesos

El mapa de procesos recoge la interrelación de todos los procesos que realiza una organización. Existen
diversas formas de hacer un mapa de procesos.
Los procesos tienen como propósito ofrecer al cliente o usuario un servicio que cubra sus necesidades y
satisfaga sus expectativas. Un procedimiento es la forma específica de realizar un proceso o una parte
del mismo.

Además, el mapa de procesos permite contar con una perspectiva global-local, ubicando cada proceso
en el marco de la cadena de valor. Simultáneamente relaciona el propósito de la organización con los
procesos que lo gestionan, de modo que sirve también como herramienta de aprendizaje para los
trabajadores.

Tipos de procesos

Procesos claves: son aquellos directamente vinculados a los bienes producidos o a los servicios que se
prestan y, en consecuencia, orientados al cliente/usuario. Centrados en aportar valor, su resultado es
percibido directamente por el cliente o usuario. Por lo general, en la ejecución de estos procesos
intervienen varias áreas funcionales y son los que emplean los mayores recursos.

Procesos estratégicos: son aquellos establecidos por la alta dirección para definir cómo opera el negocio
y cómo se crea valor. Constituyen el soporte de la toma de decisiones relacionadas con la planificación,
las estrategias y las mejoras en la organización. También proporcionan directrices y límites al resto de
los procesos. Ejemplos de procesos estratégicos son la comunicación interna, la comunicación con el
cliente, el marketing, el diseño, la revisión del sistema, la planificación estratégica, el diseño de planes
de estudios, entre otros.

Procesos de apoyo o soporte: son aquellos que sirven de soporte a los procesos claves y a los procesos
estratégicos. En muchos casos, estos procesos son determinantes para conseguir los objetivos de los
procesos dirigidos a cubrir las necesidades y expectativas de los clientes o usuarios. Ejemplos de
procesos de apoyo o soporte: formación, compras, auditorías internas, informática, etc.

EJEMPLO:

Mapa de procesos según la nueva ISO 9001 2015

6.3. Diagramas de flujos

Un diagrama de flujo es la representación gráfica del flujo o secuencia de rutinas simples. Tiene la
ventaja de indicar la secuencia del proceso en cuestión, las unidades involucradas y los responsables de
su ejecución, es decir , viene a ser la representación simbólica o pictórica de un procedimiento
administrativo.
Luego, un diagrama de flujo es una representación gráfica que desglosa un proceso en cualquier tipo de
actividad a desarrollarse tanto en empresas industriales o de servicios y en sus departamentos,
secciones u áreas de su estructura organizativa.
Son de gran importancia ya que ayudan a designar cualquier representación gráfica de un
procedimiento o parte de este.

En la actualidad los diagramas de flujo son considerados en la mayoría de las empresas como uno de los
principales instrumentos en la realización de cualquier método o sistema.

Objetivo: Representar gráficamente las distintas etapas de un proceso y sus interacciones, para facilitar
la comprensión de su funcionamiento. Es útil para analizar el proceso actual, proponer mejoras, conocer
los clientes y proveedores de cada fase, representar los controles, etc.

Elaboración: El desarrollo de un diagrama de flujo es una buena herramienta para ser realizada con un
trabajo en equipo, para lo cual se deberán seguir los pasos que a continuación se exponen:

Se nominan los miembros del grupo de trabajo que deberán elaborar el correspondiente diagrama de
flujo del proceso en estudio. Se elegirán dichas personas entre aquellas que estén participando en las
tareas del proceso, junto a sus proveedores y clientes internos, además de una persona ajena del
proceso que , por tanto, sea independiente del proceso. El objeto de incluir esta persona independiente
se debe a la necesidad de las siguientes premisas:
Que haga desaparecer la influencia decisiva de algún miembro del grupo en el resultado.
Que obtenga la participación de todos los miembros del grupo de trabajo y resuelva los conflictos que
pudiera haber, actuando como moderador .
Que ayude al grupo a discriminar la información imprescindible de la que no lo es, con objeto de
aprovechar mejor el tiempo.
6.4. Manuales
Los manuales administrativos son documentos escritos que concentran en forma sistemática una serie
de elementos administrativos con el fin de informar y orientar la conducta de los integrantes de la
empresa, unificando los criterios de desempeño y cursos de acción que deberán seguirse para cumplir
con los objetivos trazados.

Incluyen las normas legales, reglamentarias y administrativas que se han ido estableciendo en el
transcurso del tiempo y su relación con las funciones procedimientos y la forma en la que la empresa se
encuentra organizada.

Los Manuales Administrativos representan una guía práctica que se utiliza como herramienta de soporte
para la organización y comunicación, que contiene información ordenada y sistemática, en la cual se
establecen claramente los objetivos, normas, políticas y procedimientos de la empresa, lo que hace que
sean de mucha utilidad para lograr una eficiente administración.

Son considerados uno de los elementos más eficaces para la toma de decisiones en la administración, ya
que facilitan el aprendizaje y proporcionan la orientación precisa que requiere la acción humana en cada
una de las unidades administrativas que conforman a la empresa, fundamentalmente a nivel operativo o
de ejecución, pues son una fuente de información que trata de orientar y mejorar los esfuerzos de sus
integrantes para lograr la adecuada realización de las actividades que se le han encomendado.

6.4.1. Bienvenida

El manual de bienvenida es un soporte de comunicación imprescindible en el plan de acogida y de gran

utilidad para cualquier colaborador, ya sea trabajador eventual, becario o directivo.

Este manual resume la cultura corporativa de la organización; incluye toda la información necesaria y
útil para que la integración en el puesto y en la empresa sea lo más positiva posible.

Objetivos del Manual:

Acoger y entusiasmar al nuevo colaborador con el estilo de gestión y la cultura corporativa

Orientar y ofrecer documentación adicional y complementaria a la información ofrecida por otros

canales (entrevista personal, vídeo-bienvenida), con la finalidad de informar sobre las reglas y
normativas internas de la empresa, estilo de gestión y cultura corporativa.

6.4.2. De políticas
El manual de políticas de una empresa sería como el prospecto de un medicamento o el libro de
instrucciones de un aparato electrónico. Este documento marca las líneas generales sobre el
funcionamiento de una organización o un departamento y, como tal, es una herramienta de gran
relevancia para la buena marcha del negocio.

Para comprender en qué consiste el manual de políticas de una empresa, hay que comenzar
entendiendo qué es una política; “una declaración de principios generales que la empresa u
organización se compromete a cumplir, en la que se dan una serie de reglas y directrices básicas acerca
del comportamiento que se espera de sus empleados”.
Es decir, las políticas empresariales son guías básicas para la acción por parte de todos los profesionales
que conforman la organización y actúan como hoja de ruta del desempeño laboral dentro de la
compañía.

6.4.3. De organización
El Manual de Organización y Funciones, más conocido como MOF por sus siglas, es un documento
formal que las empresas elaboran para plasmar parte de la forma de la organización que han adoptado,
y que sirve como guía para todo el personal. El MOF contiene esencialmente la estructura
organizacional, comúnmente llamada Organigrama, y la descripción de las funciones de todos los
puestos en la empresa. También se suele incluir en la descripción de cada puesto el perfil y los
indicadores de evaluación. Hoy en día se hace mucho más necesario tener este tipo de documentos, no
solo porque todas las certificaciones de calidad (ISO, OHSAS, etc), lo requieran, si no porque su uso
interno y diario, minimiza los conflictos de áreas, marca responsabilidades, divide el trabajo, aumenta la
productividad individual y organizacional, etc.

Además, es la piedra angular para implantar otros sistemas organizacionales muy efectivos como:
evaluación de desempeño, escalas salariales, desarrollo de carrera y otros.

6.4.4. De procedimientos
Un manual de procedimientos es un documento que brinda información respecto a las distintas
operaciones que realiza una organización, empresa o un departamento específico de ella. Es preparado
por la misma institución u organización donde es utilizado y presenta su información de forma detallada,
ordenada, sistematizada y comprensible.

Está diseñado como una herramienta administrativa de uso cotidiano, ya que permite orientar el
desempeño del trabajador ante cualquier duda. Por otro lado, también es instrumento que facilita el
control interno de la organización, ya que detalla las labores que se deben llevar a cabo.

Cuando hablamos de procedimientos, en este ámbito, nos referimos no sólo a acciones concretas y
conjuntos de labores, sino también a los materiales que involucran, al orden en que deben realizarse, al
tiempo que normalmente deben tomar y al conjunto sistemático y concatenado de procesos que tienen
como resultado la producción de la empresa o del departamento.

6.4.5. De calidad
Básicamente, se trata de un documento corporativo que expone los aspectos principales del sistema de
calidad implantado por la empresa. Si así lo desea la organización, puede adoptar la forma de
documento público que se puede presentar a clientes reales o potenciales, proveedores y otros agentes
interesados.

Sus finalidades principales son comunicar los logros y objetivos en el ámbito de la calidad de la
organización para que se conozcan sus intenciones y compartir conocimientos y experiencias en el
ámbito tanto interno como externo.

Por otro lado, el manual de calidad permite a la empresa realizar un ejercicio de transparencia,
conformidad e implicación con la consecución de altos niveles de calidad y mejora continua de acuerdo
a una serie de parámetros previamente establecidos. Es el documento más auditado, pues se encuentra
en el vértice más alto de la documentación de las compañías.
6.5. Distribución de espacios de trabajo.
La distribución de espacio se refiere a la disposición física de los puestos de trabajo, de sus componentes
materiales y a la ubicación de las instalaciones para la atención y servicios tanto para el personal, como
para los clientes

Objetivos: El estudio de la distribución de espacio busca contribuir al incremento de la eficiencia de las

actividades que realizan las unidades que conforman una organización; así como también proporcionar
a los directivos y empleados el espacio suficiente, adecuado y necesario para desarrollar sus funciones
de manera eficiente y eficaz, y al mismo tiempo permitir a los clientes de la organización obtener los
servicios y productos que demandan bajo la mejores condiciones; y procurar que el arreglo del espacio
facilite la circulación de las personas, la realización, supervisión y flujo racional del trabajo y además, el
uso adecuado del elementos materiales y de ese modo reducir tiempo y costos para llevarlos a cabo.

Planeación de la distribución del espacio.

La distribución del racional espacio, debe sistematizar las acciones que provienen de un análisis que
contenga los elementos de juicio suficientes para fijar prioridades, elegir entre alternativas y, establecer
objetivos y metas para ordenar las actividades que permitan alcanzarlas con base en la correcta
asignación de recursos, coordinación de esfuerzos y delegación precisa de responsabilidades.

Diagnosticar situación actual, permite conocer las necesidades de espacio y la distribución requerida
para el desarrollo del trabajo, para derivar acciones de ajuste orientadas a optimizarlo.

Planeación de la distribución del espacio en el Area de trabajoSe debe realizar un análisis de la

organización para determinar las funciones que ésta desempeña, qué actividades realiza cada
empleado, se debe usar instrumentos técnicos como los organigramas, cuadros de distribución del
trabajo, estadísticas de trabajo, sociogramas, árboles de decisión, redes para el análisis lógico de
problemas y tablas de decisiones.

Para obtener una planeación efectiva se debe llevar a cabo la revisión de los procedimientos, donde el
arreglo del mobiliario y equipo debe apoyarse en un análisis de flujo de trabajo involucrado en la
realización de las funciones pudiendo representarse en forma de flujogramas también conocidos como
grafica de distribución de la oficina o grafica de trabajo en relación con la ubicación del equipo, en el que
se puede percibir el arreglo actual de mobiliario y equipo dentro de un área, así como el movimiento de
los documentos en función de ese arreglo.

La distribución actual del espacio, estudia la distribución que debe delimitar las áreas de conflicto, lo que
permite suministrar información preliminar sobre las dimensiones necesarias, los muebles y equipos
utilizados, y una base para comparar la distribución actual con la nueva.

Para obtener la representación fiel de la distribución actual, es necesario contar con un plano o dibujo
del espacio disponible en una escala determinada. En el plano se representa la ubicación precisa y el
tamaño de elementos como paredes, ventanas, escaleras, puertas, columnas, divisiones permanentes,
tuberías, contactos eléctricos, alumbrado, ductos para alambrado telefónico, líneas para redes de
computadoras, etcétera.
Es necesario elaborar una lista que incluya toda la información necesaria para identificar el mobiliario y
equipo ubicado en el área que se estudia, tomando en cuenta cantidad, modelo, dimensión, clase,
material, antigüedad, y otras observaciones sobre cada uno de los elementos materiales por unidad
orgánica y por puesto. Cada unidad física debe ser numerada durante esta etapa con el fin de utilizarlas
en la distribución final.
Se debe realizar un plantilla de personal donde deberá registrarse el numero de empleados de uno y
otro sexo, por unidad orgánica especifica, identificando puestos y numero de plazas, de esta manera se
podrán proyectar instalaciones como casilleros, lavabos, sanitarios, comedores, entre otros.

REFERENCIAS:

https://www.gestiopolis.com/organigramas/

http://www.luismiguelmanene.com/2011/07/28/los-diagramas-de-flujo-su-definicion-objetivo-ventajas-
elaboracion-fases-reglas-y-ejemplos-de-aplicaciones/

https://talentosreunidos.com/2014/02/26/el-manual-de-bienvenida/

http://www.escuelamanagement.eu/direccion-general-2/manual-politicas-una-empresa-sirve

http://blog.pucp.edu.pe/blog/perfil/2010/04/20/la-importancia-del-manual-de-organizacion-y-
funciones/

https://concepto.de/manual-de-procedimientos/

https://www.nueva-iso-9001-2015.com/2019/06/el-manual-de-calidad-funciones-uso-y-beneficios-de-
su-empleo/