INSTITUTO SISCOTRI SECRETARIADO EJECUTIVO

ADMINISTRACION ORGANIZACIONAL

LA ASISTENCIA SECRETARIAL EN LA ADMINISTRACION DE

UNA EMPRESA

1. CONCEPTO DE LA ASISTENCIA SECRETARIAL EN LA

ADMINISTRACIÓN DE UNA EMPRESA.
La secretaria es la que contribuye al eficaz funcionamiento de una empresa
mediante su trabajo discreto, ordenado y metódico.
Sus funciones están relacionadas con el trabajo de oficina:

 Recibir documentos;
 Atender llamadas telefónicas;
 Atender visitas;
 Acompaña a todos lados;
 Archiva documentos,
 Realiza cálculos elementales,
 Informar todo lo relativo al departamento del que depende;
 Estas al pendiente de la tramitación de expedientes;
 Tener actualizada la agenda, tanto telefónica como de dirección, y de
reuniones;
 Poseer conocimientos de los departamentos de las administraciones públicas
con los que esté más relacionada la sección de que dependa;
 Tener conocimiento del manejo de oficina maquinaria de oficina, desde
calculadoras hasta fotocopiadoras, pasando por ordenadores personales y los
programas informáticos que conllevan;
 Amplios conocimientos en cuanto al protocolo institucional y empresarial.

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2. CARACTERÍSTICAS DE LA ASISTENCIA SECRETARIAL EN LA

ADMINISTRACIÓN DE UNA EMPRESA
Toda secretaria eficiente debe poseer cualidades personales, que conjuntamente con
la destreza y conocimientos le permitirán desarrollar su trabajo de la manera más
óptima y además le ayudarán a trabajar con otras personas como miembros de un
equipo:
 Discreción: la secretaria ocupa un puesto de confianza y tiene acceso a
material considerado reservado, alejados de miradas indiscretas además de
mantener la prudencia respecto a la información que conoce.
 Adaptabilidad: se requiere que toda secretaria tenga la capacidad para
poder adaptarse a los cambios de ambientes, de funciones y de normas
dentro de su trabajo. Lo cual significa que debe tener disposición favorable
ante cambios bruscos en su rutina de trabajo.
 Iniciativa y capacidad de trabajo: se entienden por iniciativa a la
capacidad que tiene toda persona para emprender una acción, sin la
necesidad que otras personas se lo indiquen. una secretaria debe con
iniciativa debe anticiparse a las necesidades de su jefe con preocupación y
criterio.
 Puntualidad: Es una manifestación de seriedad y formalidad. Toda
secretaria debe ser puntual en el cumplimiento de su horario de trabajo.
 Responsabilidad: Implica que la secretaria debe ser puntual en el
cumplimiento de su horario de trabajo de manera óptima sin necesidad de
supervisión.
 Limpieza y orden: una secretaria siempre debe ser ordenada, tener su
oficina, archivos, armarios y estanterías en orden y limpios.
 Paciencia: la secretaria debe mantener la tranquilidad en todo momento,
incluso cuando las cosas no marchen como lo espera.
 Cooperación: El trabajo administrativo constantemente requiere de trabaja
en equipo, por lo tanto la secretaria debe ser capaz de trabajar y de cooperar
con los demás compañeros de trabajo.

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 Buen criterio: significa tener la habilidad de recopilar información sobre un

tema, estudiarlo cuidadosamente y decidir la acción que sea más apropiada,
en beneficio a los intereses de la empresa.
 Buena voluntad: La secretaria debe tener la voluntad de ofrecer sus
servicios cuando se lo requieran y calidad.
 Dedicación: Durante el tiempo que la secretaria permanezca en la oficina
debe mostrar dedicación es su trabajo, sin emplear su tiempo en actividades
que no se relacionan con sus quehaceres habituales.
 Sinceridad: La relación jefe – secretaria tiene que sustentarse en la
confianza. Por lo tanto la secretaria debe de transmitir información correcta
y verdadera a su jefe cuando este la solicite.
 Buena educación: Es indispensable demostrar buena educación. Ante
cualquier persona.

3. CLASIFICACIÓN DE LA ASISTENCIA SECRETARIAL EN LA

ADMINISTRACIÓN DE UNA EMPRESA
Existen secretarias con esenciales formaciones en cualquier empresa:
Una secretaria o secretario puede trabajar para cualquier tipo de empresa, desde
grandes organizaciones hasta consultorios jurídicos o médicos y hospitales.
Algunos cargos que pueden ocupar según sus funciones:
 Secretaria de dirección: Es la encargada de atender esas llamadas, resolver
las dudas del interlocutor, tomar nota de los recados y pasar las llamadas que
sean realmente importantes. Es la que se encarga de la revisión de
documentos de los diferentes departamentos que conforman la empresa.
Revisa los contenidos para que no presenten errores gramaticales. Suelen
organizar el espacio de trabajo. Recibir a las personas que se van a reunir
con el director, en caso de que este ocupado, debe ofrecerles un lugar para
sentarse mientras esperan y café o algún aperitivo.

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 Secretaria de alta dirección: Es la que se encarga de que los altos

directivos necesitan siempre un apoyo incondicional que los lleve la agenda
evitando la sobrecarga de reuniones, para recordarle las citas importantes
para gestionar los viajes, alojamientos. Ella se encarga de que los
responsables de las diferentes secciones de la empresa tengan la información
necesaria sobre los movimientos empresariales que se realizan a corto,
medio o largo plazo. A su vez, deben trabajar de manera independiente,
adelantándose siempre.

 Secretaria de gerencia: En empresas más modestas es habitual que el

gerente disponga también de una secretaria. Además de controlar el
calendario y horario de la gerente para hacer una gestión eficaz de su tiempo
en cuanto a compromisos, revisar las correspondencia de la gerencia de la
empresa y comunicarse de manera efectiva con otros empleados,
proveedores y clientes. También es importante que supervise la compañía
cumple con sus obligaciones legales. Por normas generales, deberá enviar
informes periódicos a los responsables de la empresa para informar de la
situación de cada uno de estos aspectos.

4. CONCLUSIÓN
Hoy en día la secretaria es muy indispensable en el campo administrativo
organizacional de una empresa, ya que la misma ayuda bastante tanto en el
departamento asignado, ellas son primordial se podría decir ya que son muy
eficientes en su trabajo en secretaria ejecutiva, oficina de un abogado, en el área
comercial. Lo cual necesita capacitarse en el manejo de herramientas informáticas,
ortografía, redacción, dominio de office, orientación al cliente, mecanografía,
conocimientos de métodos de oficina, ética para el manejo de asuntos internos.

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5. EL PROCESO ADMINISTRATIVO EN LA ASISTENCIA SECRETARIAL

EN LA ADMINISTRACIÓN DE UNA EMPRESA.
5.1. PLANIFICACIÓN

Nº ACTIVIDAD FECHA HORA RECURSOS RESPONSABLE LUGAR

1 Investigación el 24/03/21 08:00pm Teléfono vía Abby Naldy Pérez Instituto
contenido del tema waifay Banegas Siscotri
asistencia secretarial
en la organización de
una empresa
2 Transcripción de la 26/03/21 06:45pm Megas de mi Abby Naldy Pérez Instituto
investigación del tema teléfono celular Banegas Siscotri
asignado
3 Primer revisión del 29/03/21 09:30pm Utilizando Abby Naldy Pérez Instituto
tema, añadir megas a través Banegas Siscotri
conceptos a cada de mi teléfono
características de lo celular
investigado, aumentar
4 Segunda revisión del 31/03/21 08:00pm Teléfono Abby Naldy Instituto
tema, finalizando con utilizando pereza Banegas Siscotri
todo el contenido del megas para
tema. poder descargar
los demás
conceptos
analizando el
contenido del
tema
5 Elaboración de mi 31/03/21 08:00pm Utilizando Abby Naldy Pérez Instituto
diapositiva del tema megas para Banegas Siscotri
asignado descargar
imágenes para
insertar en
diapositiva
6 Impresión del anillado Abby Naldy Pérez Instituto
Banegas Siscotri
7 Preparación para la 05/04/21 Utilizando Abby naldy Pérez Instituto
Defensa final del tema 06/04/21 teléfono celular banegas Siscotri
asistencia secretarial

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5.2. ORGANIZACIÓN
COMPUTADORA: Es un ordenador, es una máquina digital programable que
ejecuta una seria de comandos para procesar los datos de entrada, obteniendo
convenientemente información.

MOUSE: El ratón, es un apuntador utilizado para facilitar el manejo de un

entorno gráfico en una computadora.
CPU: Son las siglas de central processing Unit, lo que significa unidad central
de procesamiento.

INTERNET: Es un conjunto descentralizado de redes de comunicación

interconectadas que utilizan la familia de protocolos.

CELULAR: es un dispositivo electrónico de comunicación y posee las mismas

capacidades básicas que un teléfono de línea, la diferencia es su movilidad y que
es inalámbricos, ya que no requiere cables conductores para lograr su conexión
a la red telefónica.

IMPRESORA: máquina que se conecta a una computadora electrónica y que

sirve para imprimir la información seleccionada contenida en ella.
Dispositivo periférico de salida, del ordenador que permite producir una gama
permanente de textos o gráficos de documentos almacenados en un formato
electrónico, imprimiéndolos en medios físicos, normalmente en papel,
utilizando cartuchos de tinta o tecnología láser con tóner.

MEMORIA USB: la memoria USB, conocida también con los nombres

locales: lápiz de memoria, dedo, pincho, memoria externa, pendrive, memo
cápsula, memorín o llave maya es un tipo de dispositivo de almacenamiento de
datos que utiliza circuitos de estado sólido para aguardar datos de información.

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PROYECTOR DE IMAGEN: un proyector de video, es un dispositivo

diseñado para capturar una imagen desde una fuente de video van desde una
imagen de definición estándar, que es de 800 por 600 pixeles de tamaño.

TECLADO: En informática, un teclado es un dispositivo o periférico de

entrada, en parte inspirado en el teclado de las máquinas de escribir, que utiliza
un sistema de botones o teclas, para que actúen como palancas mecánicas o
interruptores electrónicos que envían toda la información a la computadora o
teléfono móvil.

ESTUDIANTE: un estudiante es aquella persona que estudia adquiere

cualquier clase de conocimiento sobre cualquier tema de manera constante y con
fines académicos aprende distintas materias. Abby
Naldy Pérez Banegas

DOCENTE: un docente es aquel individuo que se dedica a enseñar o que

realiza acciones referentes a la enseñanza. Lic.
Marisol Soledad Ramos Guzmán

JURADO: Son ciudadanos legos en derecho participan en la administración,

tras la celebración de un juicio oral.

5.3. DIRECCIÓN
Como dirección se conoce al camino, vía o rumbo que debe seguir un ser una
cosa en movimiento.
En el presente contenido o informe doy a conocer mi experiencia obtenidas a lo
largo de mi práctica en el instituto Siscotri: en fecha 24 de marzo del presente
año, estuvimos con la Lic. Marisol lo cual realizo sorteo de cada tema para que
nosotros realicemos nuestra propia investigación del tema que nos tocó para
exponer y podamos realizar con nuestra práctica.

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En el lugar de desempeño fue en el INSTITUTO SISCOTRI, lo cual cuenta con

internet y es me es más fácil realizar mi tareas en lo que es descargas, lo cual he
puesto toda mi entusiasmo y motivación para la misma, y así desenvolverme y
aprender más, es muy importante poner mucho interés ya que cuenta mucho el
visto bueno del docente ayudándome a corregir mis errores, el día 29 tuve mi
primer revisión y fue de mucha ayuda para mí ya que fue revisado mis errores
ortográficos y el contenido de cada concepto, para luego adjuntarle el contenido.
Aplicando mis conocimientos durante estos 2 años de estudios en secretariado
ejecutivo.

5.4. CONTROL: control puede ser el dominio sobre algo o alguien, una forma de
fiscalización, un mecanismo para regular algo manual o sistemáticamente o un
examen para probar los conocimientos de los alumnos sobre alguna materia.
 Primer corrección, revisado de mi caratula, tamaño de letra, errores
ortográficos, tamaño de carta.
 Segunda corrección, aumentar el concepto más detallado de la
organización, tanto en la diapositiva que no tenga errores ortográficos
adjuntar imágenes.
 Tercera revisión: viendo cuidadosamente el contenido del tema para ver
que este bien detallado y que no tenga errores ortográficos, revisando
cada concepto, y títulos del tema asistencia secretarial.

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6. GLOSARIO

 Administración: es la satisfacción de objetivos institucionales por medio de

una estructura y a través del esfuerzo humano coordinado.
 Agenda: libro o cuaderno donde se apunta lo que conviene recordar.
 Autoridad: es un puesto que logra alguien, a un líder legítimo y alguien que
obtiene poderes o facultades sobre un grupo de personas.
 Actividad: términos sinónimos, aunque se acostumbra trata a la tarea como
una acción componente de la actividad, en general son acciones humanas
que consumen tiempo y recursos, y conducen a lograr un resultado concreto
en un plazo determinado.
 Bibliografía: lista o catálogo de las publicaciones de un autor o de una
materia determinada.
 Buena educación: es indispensable demostrar en el trato con el jefe,
compañeros de trabajo, personal de empresa, clientes y visitas.
 Analizar: examinar detalladamente una cosa, separando o considerando por
separado sus partes, para conocer sus características o cualidades, o su
estado, y extraer conclusiones.
 Coordinación: es la capacidad de ordenar elementos en apariencia dispares
para lograr un objetivo determinado.
 Comunicación: es el proceso mediante el cual se puede transmitir
información de una entidad a otra.
 Datos: es un documento, una información o un testimonio que permite
llegar al conocimiento de algo o deducir las consecuencias legítimas de un
hecho.
 Documentos: es una carta, diploma o escrito que ilustra acerca de un hecho.
 Eficacia: es la capacidad de alcanzar el efecto que espera o se desea tras la
realización de una acción.
 Eficiencia: es la habilidad de contar algo o alguien para obtener un buen
resultado.

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 Empresa: es una organización, objeto o persona que codifica el mensaje y

lo transmite a través de un cierto canal hacia el receptor.
 Flexible: es la persona que se puede acomodar o adaptar fácilmente a otra
cosa.
 Gerente: es el director de una empresa comercial u organización.
 Guía de despacho: es un documento que acredita que el producto ya fue
enviado.
 Humildad: virtud consistente de conocer nuestra bajeza y miseria y
proceder de conformidad con este conocimiento.
 Jefe: es el superior de una empresa, organización o de departamentalización.
 Jerarquía: orden de grados de otras personas o cosas, quien es él manda y
quienes son los empleados.
 Limpieza y orden: una secretaria siempre debe ser ordenada, tener su
oficina, archivos, armarios y estanterías en orden y limpios.
 Puntualidad: es la manifestación de seriedad y formalidad.
 Responsabilidad: implica que la secretaria debe ser capaz de realizar su
trabajo de manera óptima sin necesidad de supervisión.
 Sinceridad: la relación jefe –secretaria tiene que sustentarse en la confianza.
 Trabajo: acción humana, individual o colectiva, que conduce a la obtención
de un producto o a la presentación de un servicio en un tiempo y espacio
determinado y con el apoyo de otras personas.

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7. BIBLIOGRAFÍA:
Conjunto de referencias sobre publicaciones, es el estudio, descripción y
clasificación de documentos, con objetos de producir la compilación de las fuentes
documentales de un trabajo intelectual o un catálogo de obras sobre un tema
específico.

Autor: Abby Naldy Pérez Banegas, estudiante activa del instituto Siscotri, de la
carrera secretariado ejecutivo turno noche.
En fecha 24 de marzo fue realizado el sorteo el cual obtuve el tema asistencia
secretarial organizacional en una empresa, en este practica estuve realizando mi
investigaciones en el instituto Siscotri lo cual cuenta con internet y es muy eficiente
en el cual pude investigar todo el contenido del tema adquirido de las páginas de
internet google, los del glosario los obtuve de la página Wikipedia, e investigando
todos los conceptos de cada título del tema como: la estructura características,
clasificación, conclusión, organización, para así ir desglosando cada contenido
importante del tema, teniendo revisiones del docente lo cual me ayudaron bastante
en mi investigación, el objetivo alcanzado.

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8. ANEXOS
Es una información extra que se suele incluir al final de un trabajo escrito y que
aporta datos que sirvan para ampliar lo que se ha puesto de manifiesto durante el
escrito.

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