IDENTIFICAR LOS SISTEMAS DE INFORMACIÓN EN UNA EMPRESA

GUÍA DE APRENDIZAJE 2 – EVIDENCIA 6

APRENDIZ: WILFER ANIBAL UÑATEZ RAMIREZ

PROGRAMA DE FORMACIÓN: DISTRIBUCIÓN FÍSICA INTERNACIONAL

2374511

SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE – SENA

OCTUBRE 2021
 Actividad de proyecto 2

Actividad de aprendizaje 1: Gestionar la información obtenida en el entorno de

acuerdo con las variables y parámetros requeridos para el desarrollo del flujo de
bienes en la organización

Identificar los sistemas de información en una empresa

La logística en Colombia opera como ciencia a partir de los cambios que se han
presentado en el país, con el fin de internacionalizar la variedad de alimentos, artículos
y productos que se producen al interior de él.

Todas las empresas cuentan con un área de logística para realizar la distribución de
sus productos y/o servicios. Sea grande o pequeña esta área, es vital para competir en
el mercado que hoy en día es tan exigente, además es importante tener en cuenta que
los tiempos de entrega cada vez deben estar más alineados con las necesidades de los
clientes, los costos de transporte deben reducirse y los sistemas de información deben
brindar una amplia gama de opciones que le permitan a la empresa conocer
detalladamente todas sus operaciones e igualmente que le facilite a los clientes
acceder a toda la información que necesitan acerca de sus transacciones, por ejemplo
del estado de cuentas por pagar, ubicación de la mercancía, informes de ventas,
programación de recolecciones, entregas, cobertura, servicios especiales, entre otros.
De acuerdo con lo anterior, realice un informe teniendo en cuenta las siguientes
instrucciones:

1. Seleccione una empresa que cuente con buenos sistemas de información de

distribución física (página web, intranet, internet, entre otras) y que le permita tener
acceso a dicha información, si no puede acceder a ninguna, busque en internet la
empresa que va a ser objeto de estudio.

Debido a que no fue posible encontrar una empresa que me permitiera acceder a dicha
información, opte por elegir una empresa que ha tenido un amplio recorrido tanto en el
mercado nacional como internacional. Esta empresa es ALPINA.

2. Es importante que pueda visualizar los componentes, las actividades y las TIC que
conforman los sistemas de información de la empresa seleccionada.

A través de la página web y otros medios, visualicé e investigué para obtener información
completa y detallada sobre los sistemas de información de la empresa.

3. Indique el nombre de la empresa y su actividad económica.

 OMBRE DE LA EMPRESA: ALPINA PRODUCTOS ALIMENTICIOS S.A BIC
ACTIVIDAD ECONÓMICA: ELABORACIÓN DE PRODUCTOS LACTEOS

4. Formule cinco (5) preguntas que le faciliten identificar las actualizaciones de los
sistemas de información, por ejemplo:

 ¿Qué equipos utilizaban cuando empezaron? ¿Qué equipos utilizan actualmente?

o Iniciaron comprando 500 botellas de leche y manualmente elaboraban

los quesos maduros diarios.
o Actualmente cuentan con 8 grandes plantas, una en Venezuela, dos en
Ecuador y cinco en Colombia, siendo la planta principal en el municipio
de sopo, Cundinamarca.
También cuenta con diez grandes centros de distribución, distribuidos
en zonas estratégicas.
De igual manera cuenta con 6 centros de acopio. Y en cuanto a oficinas
cuenta con tres principales oficinas distribuidas en tres países.

 ¿Cómo tomaban los pedidos de los clientes cuando empezaron? ¿Cómo lo hacen
en la actualidad?

Iniciaron con la venta puerta a puerta, con el tiempo aseguraron un pequeño

mercado y el número de botellas de leche procesadas por día aumentó

rápidamente.

Actualmente la empresa cuenta con 5 diferentes canales de distribución:

CANALES DE DISTRIBUCIÓN DESCRIPCIÓN

CANAL MODERNO
El canal moderno representa más de
2.000 supermercados e hipermercados a
lo ancho y largo de las geografías en
donde opera. Ha construido exitosas
alianzas con cada una de las cadenas
existentes para ofrecer los productos y
satisfacer a los consumidores
 CANAL TAT El Canal Tradicional reúne a más de
300.000 tiendas de barrio, panaderías y
negocios no convencionales en las
geografías en la que esta. Cada uno de
estos negocios hacen parte de la vida
cotidiana de los consumidores, y los
aliados son el principal protagonista del
canal

SUPERETES Cuenta con más de3.000 Superetes o

minimercados que buscan satisfacer a los

consumidores con un modelo basado en
el autoservicio, la variedad y la cercanía
con los clientes. Una fuerza de ventas de
más de 600 colaboradores de la compañía
y de los distribuidores apoya a cada uno
de los superetes, dando un servicio que
garantice la disponibilidad los productos
para contar con la plena satisfacción de
los consumidores.

CANAL INSTITUCIONAL Cuenta con un canal institucional que

busca satisfacer las necesidades de cada
uno de los hoteles, restaurantes, casinos
y negocios similares. A través de una
fuerza de ventas Directa, y en alianza con
distribuidores como la Recetta.

E-COMMERCE Para Alpina es fundamental

estar
a la vanguardia, es por esto que, entendiendo
las nuevas tendencias de consumo a nivel
global, ha hecho varias alianzas con
plataformas de ventas digitales o e-
retailers para acercar los productos a cada
uno de los clientes con tan solo unos
cuantos clics
Iniciaron inicialmente con informes manuales

o Oracle Process Manufacturing Smar 12 (Oracle Process Manufacturing): Es el

sistema que utiliza Alpina para darle continuidad a todos los procesos de cada
área, a través de este sistema, la Empresa Ejecuta con eficiencia todos los flujos
de información que van enlazados con todos los departamentos, para cada
departamento u área hay un perfil diferente, en este trabajo vamos a dar a conocer
el flujo del sistema que utiliza Logística y producción el cual lo ejecutan a través
de Smart 12

Modelo de operación logística primaria

  ¿Con cuántos productos inició la empresa? ¿en la actualidad cuantos productos
 manejan

Inicialmente comenzaron con dos productos, el queso y la mantequilla

Actualmente manejas más de 600 referencias de diversos productos. Siendo

una de la empresa que más variedad y calidad de productos ofrece

 ¿Qué herramientas utilizaban antes para hacer informes de compras, ventas y

rotación de inventarios? ¿Qué herramientas utilizan ahora?

¿En qué lugares inicio su comercialización? ¿Actualmente que destinos de comercio

maneja la empresa?

Comenzaron a distribuir su producto en las áreas del municipio de sopo en

Cundinamarca.

Actualmente Alpina no solo comercializa sus productos lácteos en el territorio

nacional, sino que exporta sus productos a más de 20 países. Lo que la
posiciona e una de las empresas lácteas, más prestigiosas a nivel mundial.
5. Explique de qué manera la empresa ha renovado sus sistemas de información
desde su inicio hasta la actualidad y qué beneficios han experimentado con estos
cambios, para ello utilice el siguiente cuadro comparativo:

Antes Ahora Beneficios

Anteriormente los Cuenta con Sistemas EPC / RFID: Mayor velocidad de

sistemas de oportunidades y retos: Los sistemas
información eran de identificación EPC/RFID superan
todavía muy simples en muchas situaciones las limitaciones
debido a la tecnología de la tecnología tradicional del lector
de la época y su óptico y los códigos de barras. Así, los
principal función era sistemas RFID permiten la captura de
servir de ayuda a los todos los datos existentes en una
trabajadores etiqueta mediante el uso de ondas de
realizando diferentes radio, lo que no hace necesaria la
tipos de tareas como existencia de una línea de visión clara
puede ser procesar entre el lector y la etiqueta. Para ello,
transacciones, la etiqueta contiene el chip en el que
mantener registros o se encuentra grabado el Código
llevar la contabilidad. Electrónico de Producto (EPC),
Estos sistemas son número único que al colocarse encada
conocidos como TPS o producto, permite llevar a cabo un
sistemas de seguimiento exacto de cada unidad
procesamiento de física en la cadena de suministro. La
transacciones. Un etiqueta sólo almacena el código EPC.
ejemplo de ello serían De este modo, esta tecnología hace
los cajeros posible el rastreo y seguimiento de
automáticos. todos los productos en tiempo real a lo
largo de la cadena de suministro,
permitiendo una visibilidad completa
de la mercancía desde el almacén de
materia prima hasta el punto de venta
minorista.
identificación,
➢ capacidad de almacenamiento
de
datos y precisión en la
recogida(recopilación) de la
información.
➢ Aumenta el cumplimiento y
la
preparación de toda clase de
ordenes
➢ Demostrar la autenticidad de
la
información con el control de
versiones, control de acceso y
pistas de auditoría
➢ Reduce el riesgo mediante la
implementación de estándares de
certificación mundiales y
mejores
prácticas.
➢ Establecer y hacer cumplir
una
estructura de seguridad que
automáticamente controla cómo
los
usuarios utilizan la información.

6. Busque en la página web de la empresa opciones en las que tenga que realizar
entradas de información, luego inserte el enlace como un hipervínculo y adjunte los
pantallazos de mínimo seis opciones distintas de entrada. Explique para qué sirve
cada una.
El registro de usuario sirve para realizar pedidos en línea, atender a promociones,
boletines informativos, acceder a contenidos, novedades y experiencias.
En la sección de productos se puede filtrar según el producto que el cliente este
buscando para ver sus características.

La búsqueda rápida permite ingresar palabras claves que nos puedan llevar a un
punto específico de la página o información que se necesita.

7. Luego investigue acerca de la herramienta intranet:

 ¿Para qué sirve?

Nos permite gestionar una cantidad ingente de información en las empresas y hace
posible compartirla. Para entenderlo mejor la intranet es una plataforma digital cuyo
objetivo es asistir a los trabajadores en la generación de valor para la empresa, poniendo
a su disposición activos como contenidos, archivos, procesos de negocio y herramientas;
facilitando la colaboración y comunicación entre las personas y los equipos.

¿Cómo se utiliza?
Funciona gracias a los servidores en los que se aloja propios o en la nube, los usuarios
generados y los dispositivos necesarios para conectarse a la misma. Una de las grandes
ventajas es que los usuarios pueden acceder a ella desde cualquier lugar, y que se
encuentra disponible las 24 horas del día. Para gestionar correctamente una intranet es
necesario generar, además, los distintos usuarios y el permiso de acceso concedido a
cada uno de ellos. Así, cada empleado podrá acceder a una información determinada y
tendrá o no permiso para realizar distintas tareas. Por ejemplo, modificar información,
añadir nuevos archivos, etcétera.

 ¿Quién puede acceder?

Como se mencionó anteriormente la intranet es una red privada de trabajo dentro de una
organización, por lo tanto, solo tienen acceso los empleados o a aquellos usuarios
autorizados por esta

 ¿Cómo se actualiza la información que se encuentra allí?

La información es valorada, creada y publicada por un profesional denominado
(Editores/árbitros) Las organizaciones necesitan gestionar el contenido de información,
coordinarlo, y comunicarlo de una forma eficiente. Ciertos tipos de información tienen
una gran obsolescencia, otras requieren aprobación y validaciones El profesional de la
información se ha convertido en un agente dinamizador de la intranet
corporativa y motor de su mejora continua, editor y creador de nuevos contenidos,
organizador y analista de estos, que difunde el potencial de la intranet en busca de
visibilidad para su labor. Es decir, en las organizaciones digitalizadas, los especialistas
en información no pierden su valor, sino que adoptan un nuevo papel como gestores de
contenidos y potenciadores de la gestión de información individual. Si bien no son los
únicos que brindan la información requerida por los usuarios, sí son quienes se encargan
de organizarla y representarla de la mejor manera posible, de forma que asegure que
cada persona pueda gestionar la información que necesite.
Aunque debemos tener en cuenta que el proceso de publicación de información se ha
simplificado y los usuarios se han dotado de medios para crear y compartir información
y conocimiento. La facilidad de edición de los contenidos se ha visto acentuada con
herramientas como los blogs y los wikis, aún poco extendidos en las organizaciones a
nivel interno, y que ilustran la sencillez para publicar y compartir contenidos digitales en
la red.

8. Busque información de la herramienta extranet:

¿Para qué sirve?

Permite la comunicación para compartir de modo seguro la información de una compañía

con agentes externos: socios, clientes, proveedores, etc. Es, por lo tanto, una extensión
de la intranet hacia usuarios externos. En pocas palabras es una red informática que
permite el acceso a terceras partes, es decir, usuarios ajenos a la empresa. La compañía
es la responsable de determina el nivel de privilegios que concede a cada usuario, o
grupo de usuarios
 ¿Cómo se utiliza?
El acceso proporciona un grado de seguridad superior pues se crean áreas específicas
para cada nivel de acceso.
Es por eso que una de las implementaciones más extendidas de las Extranet es los
servicios al cliente, que muchas veces incluyen la posibilidad de descargar contenidos.
Al mismo tiempo, otra implementación de gran popularidad son los foros de soporte, en
donde los usuarios y moderadores brindan ayuda acerca del servicio o producto que
comercializa la compañía propietaria del foro.
Pero eso no es todo, hay un hecho que demuestra la flexibilidad de las extranet, y es que
es posible conectarlas entre sí utilizando los protocolos comunes a Internet. Con eso se
permite que las diversas sedes de una empresa ubicadas en diferentes lugares se
puedan comunicar entre ellas de manera rápida, sencilla y veloz.

¿Quién puede acceder?

La extranet se dirige a usuarios tanto de la empresa como externos, pero la información
que se encuentra en la extranet es restringida. Sólo tienen acceso a esta red aquellos
que tengan permiso. Permite que personas ajenas a la empresa, como nuestros clientes
o proveedores puedan acceder a parte de la Intranet de la organización. Es decir,
técnicamente se trata de que el cortafuegos permita también el acceso a usuarios
externos, lo que complica los aspectos relativos a la seguridad.

¿Tiene algún costo?

Una extranet también tiene aspectos negativos, como son los costes de adquisición del
software, aunque no acaban aquí. A los costes vinculados a la instalación de la red se
añaden los costes derivados de su mantenimiento (actualizaciones de software, copias
de seguridad, resolución de problemas). Además, para que una extranet pueda cumplir
su propósito ha de mantenerse en buen estado, actividad que realizan bien los
empleados de la empresa.

¿Qué información se puede encontrar?

Envío de información de las actividades periódicas de la empresa a los

grupos de interés, como socios o clientes.
➢ Descarga de información o documentos relacionados a los bienes o
servicios que ofrece la compañía.
➢ Permite hacer el seguimiento en tiempo real sobre un proceso. Por ejemplo,
el estado del envío de una mercancía. Es decir, si aún está en almacén o
en qué parte del camino se encuentra. Esto puede ser muy útil en el
comercio electrónico, sobre todo, cuando el producto se traslada de un país
a otro.
➢ La empresa también recibe información mediante la extranet. Así, puede
realizar encuestas, por ejemplo, a sus clientes, o pedir sugerencias para
mejorar sus servicios.

9. Luego de observar cómo funcionan algunas de las actividades de los sistemas de

información de la empresa que eligió, dé respuesta a los siguientes interrogantes:
 ¿Cuáles son las diferencias más importantes entre internet, extranet e intranet?

INTERNET INTRANET EXTRANET

Es una red en la que
cualquier usuario puede
acceder
Tiene fines infinitos y
diversos
Es una red de carácter
universal, es decir que
tiene la finalidad de que
en cualquier parte
cualquiera pueda
accederla
Es una red privada
institucional
Se usa con fines
específicos y para usuarios
definidos (empleados
regularmente)
Solo tiene acceso los
usuarios y empleados
autorizado
La extranet es lo mismo
que la intranet, pero con
colaboración de usuarios
externos, que no son
empleados, pero que
colaboran o hacen uso
de la red con un
propósito relacionado a
los fines de la institución.

En Alpina las tecnologías de la información y las comunicaciones (TIC) son

incuestionables y están en todos los procesos de la organización, forman parte de la
cultura tecnológica que han desarrollado la mismas. Estas tecnologías hacen que se
maneje la información inmediata, sincrónica y asincrónica, para difundir la información
con cualquier área, proceso en todo el mundo.
Es el sistema que utiliza Alpina S.A. para darle continuidad a todos los procesos de cada
área, a través de este sistema la empresa ejecuta con eficiencia todos los flujos de
información que van enlazados con todos los departamentos, para cada departamento u
área hay un perfil diferente, en este trabajo que se utiliza logística y producción el cual lo
ejecuta a través de Smart 12

¿Cuáles TIC considera usted que utiliza la empresa? Mencione cada una de
ellas de acuerdo con la clasificación en la cadena logística y justifique su
respuesta.

10. Teniendo en cuenta el tema “Justo a tiempo y los sistemas de información”, dé

respuesta a los siguientes interrogantes.

¿Por qué cree que es importante el tema de justo a tiempo en la empresa?

Pienso que el tema de justo a tiempo ha sido de gran importancia para todas
las empresas del mundo, ya que se ha convertido en una ventaja competitiva, reduciendo
costos, generando que los materiales lleguen justo a tiempo para su producción así
mismo que el producto o servicio llegue al cliente. El sistema Justo a Tiempo, es una
técnica japonesa que ha demostrado que contribuye a “La eliminación del desperdicio”.
Permite ser aplicada a diferentes áreas y procesos de toda empresa, además asegura la
mejora continua de la calidad de productos y servicios, al mismo tiempo de adquirir una
solidez financiera

¿Cree usted que la empresa ha implementado el justo a tiempo en sus procesos?

Justifique su respuesta.
Pienso que Alpina es una de las empresas que ha demostrado su interés por mantenerse
entre las primeras empresas lácteas, frente a un mercado competitivo. Durante el último
tiempo hemos visto una estrategia que es la del trabajo en equipo y este parte desde los
agricultores y los proveedores de leche. Alpina con esta estrategia ha demostrado que
puede ahorrar y eliminar gastos en cuanto a proveedores. Con este ejemplo podemos
demostrar que tanto alpina como otras empresas deben implementar el justo a tiempo.

CONCLUSIONES
La implementación de los sistemas de información en las empresas ha contribuido al
avance tecnológico y a la competitividad de los mercados nacionales e internacionales.
Han incrementado la capacidad de organización de las empresas, han generado un
acercamiento con los clientes o proveedores de manera fácil, ágil y sobre todo confiable
Para ello y para que las empresas sigan evolucionando es necesario que las empresas
no bajen la guardia ante un mercado digital que incluya sistemas de información
avanzados.

11. Desarrolle el informe con la herramienta ofimática de su preferencia y envíe el

archivo al instructor a través de la plataforma virtual de aprendizaje.

Ambiente requerido: Ambiente Virtual de Aprendizaje.

Materiales: computador, internet, material de formación Sistemas de información y

estadística en la Distribución Física Internacional, materiales complementarios:
Tecnologías de la información aplicadas a la logística, Guía para ser más competitivos
a través de la logística y Gestión de almacenes y tecnologías de la información y
comunicación (TIC), glosario y biblioteca SENA.

Evidencia 6: Informe. Identificar los sistemas de información en una empresa.

Nota: esta evidencia es de carácter individual. Recuerde revisar la guía de aprendizaje

con el fin de verificar que ha realizado todas las evidencias propuestas, saber cómo
desarrollarlas y entregarlas correctamente.
 Criterios de evaluación
 Aplica los principios tecnológicos de los sistemas de información requeridos de
acuerdo con la naturaleza de la información relacionados con el flujo de
información del comportamiento de las variables de los procesos logísticos
específicos de la empresa.

 Diligencia documentos y registra datos en español y en inglés relacionados con

situaciones empresariales de acuerdo con los procesos comerciales y el
desarrollo de los procesos logísticos según el objeto del servicio de información y
la tecnología disponible para el manejo de la información.