Curso: Procesos de Control Fecha: 15/10/2020

Evaluación del Módulo de Gestión por Procesos

Documento de Identidad: 1007259116 Nombre Completo: Danna Atehortua Berrio

Documento de Identidad: 1038136732 Nombre Completo: Mariana Alemán Restrepo

A continuación, se describen las actividades que se llevan a cabo en el proceso de solicitudes de viáticos y tiquetes.
El líder de proyecto (usuario) diligencia el formato para la solicitud de viáticos y tiquetes (CE-FO-02), y lo envía por correo electrónico o impreso al equipo
logístico, teniendo en cuenta que toda solicitud que no lleve el visto bueno del líder del proyecto o tenga campos sin diligenciar no será recibida.

Al recibir el formato de la solicitud (CE-FO-02) y revisar que todos los campos estén correctamente diligenciados y que el documento diligenciado contenga
todos los vistos buenos correspondientes, procede a verificar que el usuario esté creado como tercero en SAP. Dado el caso que no está creado, procede a
crear el usuario en el sistema.

En caso de que el trámite incluya tiquetes aéreos, se debe cotizar vía correo electrónico con cada una de las agencias adscritas a la Universidad (Aviatur y
Subatours). La agencia al cotizar hace una pre-reserva e informa la vigencia; normalmente son de 6 a 8 horas. Pasado este tiempo la reserva se cae, por lo
cual se debe cotizar de nuevo el tiquete.

Con las dos cotizaciones de las agencias, se procede a evaluar cuál de ellas es la más conveniente, teniendo como criterio fundamental que cumpla con todas
las condiciones requeridas por el usuario y en caso de que ambas cumplan dicha condición, seleccionar la cotización más económica. Con la agencia
seleccionada para tramitar el tiquete aéreo, se procede a diligenciar en el módulo financiero de servicios informáticos el formulario de viáticos, tiquetes y
avances.

Cabe resaltar que un viático y un tiquete, debe tramitarse en el sistema por separado; es decir, cada una de estas solicitudes requiere una transacción que a su
vez genera un número de solicitud.

Con la información de la agencia de viajes seleccionada, los números de la solicitud que nos genera cada trámite en el módulo financiero y el formato (CE-
FO-02) diligenciado por el usuario, se registra inicialmente en el formato para el registro de viáticos y tiquetes (CE-FO-01) los siguientes campos: fecha de la
solicitud, centro de costo, el código del proyecto, el objeto de la comisión, el nombre del responsable (Servidor Público o Docente quien a su nombre se
realizó el comprobante), el nombre del beneficiario (persona que efectivamente utiliza el recurso) y el número de cada solicitud que generó el sistema.

Si el usuario requiere tiquetes aéreos, el equipo notifica por correo electrónico a la agencia de viajes seleccionada que su cotización fue aprobada y que está
pendiente de que le agreguen valores al tiquete.

Es necesario en el mismo mensaje escribir el número de la solicitud que nos generó el sistema en el módulo financiero y la información de la persona que va
a viajar como el número de la cédula, nombre completo, celular y correo electrónico.

Después de la agencia agregar los valores a la solicitud le envían un correo electrónico al auxiliar logístico informando que ya se le han agregado los valores
a la solicitud y están pendientes del aval del ordenador de gasto de la unidad académica para proceder a tramitar el tiquete con la aerolínea.

Luego de esto, se debe aprobar el trámite vía aplicativo (sistemas financieros) para que, acto seguido, la oficina de presupuesto con la autorización del
Ordenador de Gasto de la Dependencia Académica, otorgue la aprobación final de la solicitud de viáticos y/o tiquetes.

La Sección de Presupuesto de la Universidad procede a verificar la disponibilidad en el centro de costo. Si el centro de costos cuenta con los recursos
necesarios, aprueba el desembolso de los viáticos a la cuenta bancaria del funcionario, de lo contrario la solicitud es suspendida.

La agencia de viajes después del aval de la oficina de presupuesto procede a comprar los tiquetes a la respectiva aerolínea, luego procede a enviar al usuario
el tiquete aéreo con el correo suministrado en el momento de la reserva.

Informar vía correo electrónico al solicitante con copia al líder del proyecto, que su solicitud ha sido procesada y que después de llevar a cabo la comisión
debe entregar en la dependencia los soportes para la legalización de dichos recursos. Revisar los soportes entregados por el beneficiario del recurso,
verificando que coincidan las fechas y lugares a los cuales se solicitaron los recursos con los soportes entregados al equipo logístico.

Ingresar a los sistemas financieros y en el módulo financiero por la opción solicitudes, digitar el número de la solicitud y acto seguido, imprimir el formato de
autorización "viáticos, pasajes y avances"
Se envía el formato de autorización de “viáticos, pasajes y avances” (impreso en la actividad anterior), con los soportes entregados por el usuario a ejecución
del egreso para la legalización del viático y/o tiquete.

Entregar los documentos soporte que se han generado durante el trámite al equipo financiero para que ellos ingresen a la reserva que habían registrado
inicialmente en el SIGEP y modifiquen su estado de reserva a egreso; de igual forma, se debe ingresar el valor de los recursos aportados para la comisión y
 los diferentes soportes que den secuencia y evidencia de las transacciones que afectaron el presupuesto del proyecto, tales como: número CRP SAP y el
número de anticipo SAP.

Después de ejecutar esta actividad se activa el procedimiento de registro y control presupuestal de proyectos (CE-PR-04) para que el equipo financiero registre
el egreso en el aplicativo SIGEP.

El auxiliar de cartera, de acuerdo con los indicadores, recolecta la información necesaria para evaluar las metas del proceso, luego evalúa los resultados
obtenidos en el proceso y se confrontan con las metas esperadas. Finalmente, el Comité de Calidad, analiza si el proceso arroja índices conformes con
respecto a la actividad, eficiencia, calidad, eficacia y efectividad, para proceder a estandarizarlo el proceso.

1. (20%) Componente teórico.

Ingresar en el siguiente enlace:
https://books.google.com.co/books?id=YroQiGg95pgC&lpg=PP1&hl=es&pg=PA11#v=onepage&q&f=false
Leer el caso de estudio llamado "Una empresa natural" (Desde la página 11 hasta la página 18) y hacer en no más de una página, un análisis del caso y
su relación con los contenidos del módulo.

Una empresa Natural y la Gestión por procesos.

Después de leer “Una empresa Natural” y al escudriñarla se puede encontrar que la empresa ahí mencionada Semco es una empresa que está organizada
estructuralmente de una forma singular, ya que encontramos en el texto que es una compañía que tiene inmersa en ella varias características las cuales no son
fáciles de encontrar en otras empresas, y donde su moto de percibir el concepto de que la empresa es como un sistema es muy distinto.

Teniendo en cuenta la peculiaridad de la estructura organizacional con la que cuenta la compañía ya mencionada, encontramos que su estructura está basada en
los círculos céntricos, es decir, esta compañía maneja ese concepto de que entre todos los miembros y agentes que la conforma son los responsables de lograr el
objetivo fijado, por ello, Semco utiliza de forma distinta su talento humano y aunque ellos dicen ser una empresa capitalista, es una capitalismo reformado, ya
que aunque los trabajadores utilizan el capital del dueño de la organización aun así siguen teniendo la libertad de ser sujetos libres en todo lo que se refiere a la
personalidad, y pensamiento, permitiéndoles así tener empleados con niveles de satisfacción y felicidad muchos más alto ya que los dejan ser ellos mismos y
está situación conlleva a que los trabajadores den mejores resultados ya que hay mayor desarrollo y libertad de pensamiento y no están sujetos a políticas
empresariales que les obliguen a cambiar sus perspectivas personales e incluso los incitan a la expansión y crecimiento de metas particulares.

Así mismo podemos notar que aunque en esta compañía no presenta una cultura donde los roles o títulos son necesarios, se puede evidenciar una agrupación
organizada y establecida de los procesos, en donde cada persona y transacción de la empresa está integrada para poder lograr cada uno de objetivos que tienen
propuestos.

Por último, podemos encontrar que aunque esta compañía tiene un orden distinto, dentro de ella todos los integrantes trabajan en pro de los objetivos y de
mejorar, por esto es notorio el gran impacto que tienen en la compañía la evaluación de los líderes por parte de los que están siendo subordinados o las personas
a cargo ya que los mantiene en un proceso de exigirse a diario en pro de la mejora, y por otro lado, otro modo de evaluar el desempeño de esta empresa es con
el gran número de interesados en las vacantes presentadas, ya que así la organización gestiona el talento humano.

2. (40%) Caracterizar el proceso de Solicitudes de viáticos y tiquetes. Incluye:

a. Diagrama de flujo con los ejecutantes.
b. Ficha del proceso.
Nombre: Elaboración de las ordenes de viáticos y tiquetes Código: VT-OA-02 Versión: 02 Fecha: 15/10/2020

Líder: Jefe del departamento de SAP Y REP Alcance: Acaparar todo el proceso de órdenes y
Objeto: Realizar las ordenes de los viáticos y tiquetes, aceptación de viáticos y tiquetes desde la elección del
Participantes: Usuarios, Universidad de Antioquia,
teniendo en cuenta las cotizaciones proporcionadas usuario hasta el proceso elegir la agencia.
Agencias, Cartera, Presupuesto, Auxiliar de cartera
por las agencias de viajes, asegurándose que la
elección de la agencia sea la mejor para lo solicitado
por el usuario

Entradas: Selección del usuario y del paquete que Salidas: Generación, aceptación y envío de los
desea viáticos y tiquetes de un periodo establecido
Actividades de Seguimiento y control: Creación ya
actualización de los requisitos y proceso de
aceptación de las ordenes de viáticos y tiquetes.

Proveedores: Agencias Clientes: Usuarios

Indicador: Numero de solicitud de viáticos y tiquetes
aprobados comparados con el número de viáticos y
tiquetes solicitados
 Registros: Registros en el SAP Y en el REP
Requisitos: No Aplica.
Documentos: Formato (CE-FO-02), Formato (CE-
FO-01),Formato (CE-PR-04), Soportes entregados
por el Usuario, aprobación final de la solicitud de
viáticos y/o tiquetes

Elaboró: Departamento de SAP Y ERP Realizó: Sección de presupuesto Aprobó: Jefe del departamento de SAP Y ERP

3. (20%) Debido al alto número de quejas recibidas por los clientes referentes al proceso de Solicitudes de viáticos y tiquetes, se decidió hacer una
encuesta estructurada obteniendo los resultados relacionados en la tabla. Con la información hacer un Diagrama de Pareto indicando las causas vitales y
triviales de la no conformidad en el proceso.
Número
de
Categorías
incidencia
s
Valor viáticos incorrecto 15
Fecha de tiquetes incorrecta 22
Perdida de solicitudes 41
Mala atención 59
Nit de la empresa incorrecto 8
Empleados mal capacitados 68
Excesivos tramites 21
Inadecuada información 5
Consignación de viáticos a destiempo 72
Formatos poco claros 11
Tiquetes en aerolínea equivocada 6
Demoras excesivas en la respuesta 48
Poco acompañamiento 4
Inadecuadas instalaciones de
4
atención
 Otros 3

Categorías FA FAA FR (%) FRA (%)

Consignación de viáticos a destiempo 72 311 51,4% 222%
Empleados mal capacitados 68 213 48,6% 152%
Mala atención 59 137 42,1% 98%
Demoras excesivas en la respuesta 48 376 34,3% 269%
Perdida de solicitudes 41 78 29,3% 56%
Fecha de tiquetes incorrecta 22 37 15,7% 26%
Excesivos tramites 21 234 15,0% 167%
Valor viáticos incorrecto 15 15 10,7% 11%
Formatos poco claros 11 322 7,9% 230%
Nit de la empresa incorrecto 8 145 5,7% 104%
Tiquetes en aerolínea equivocada 6 328 4,3% 234%
Inadecuada información 5 239 3,6% 171%
Poco acompañamiento 4 380 2,9% 271%
Inadecuadas instalaciones de atención 4 384 2,9% 274%
Otros 3 387 2,1% 276%
  140   100%  
 Diagrama de Pareto
FA FRA(%)
80 150%
60 100%
40
50%

Inadecuadas instalaciones de atención

Inadecuadas instalaciones de atención

20

Tiquetes en aerolínea equivocada

Tiquetes en aerolínea equivocada

N it de la em presa incorrecto

N it de la em presa incorrecto
Valor viáti cos incorrecto
Inadecuada inform ación

Inadecuada inform a ción

Poco acom pañam iento

Poco acom pañam iento
F orm atos poco claros

F orm atos poco claros

0 0%

O tros

O tros
De acuerdo al diagrama de Pareto, se puede concluir que esta organización debe mitigar las causas vitales, ya que estas son las que mayor tiene incidencia en
las quejas recibidas.
4. (20%) Definir un indicador de calidad que me permita hacer seguimiento y control al proceso. Recuerde elaborar la respectiva ficha del indicador.

Código: VT-OA-02
Nombre: Consignación de viáticos a destiempo
Proceso: Elaboración de las ordenes de viáticos y tiquetes

Definición: (Consignación de viáticos a destiempo/ total de consignaciones de viáticos)*100

Objetivo: Evaluar que tan eficientemente se están entregando los incentivos que son aceptados

Responsable: Departamento de SAP

Periodicidad: Bimestral Frecuencia: cada dos meses

Puntos de Medida
¿Dónde? Departamento de SAP Y ERP

Registrando el número de viáticos aprobados y que no son entregados a tiempo y realizando una comparación respecto al total de viáticos
¿Cómo?
que fueron aprobados
¿Quién? Auxiliar y Jefe del departamento de SAP Y ERP