TEMA 1.

- INTRODUCCION A DISEÑO E IMPLANTACION DE SISTEMAS

CONTABLES

Introducción

Estudiar la teoría de los sistemas viene a ser un tema algo complejo, por sus diferentes
enfoques, así como la importancia de los mismos en todas y cada una de las
organizaciones, sean estos de carácter público, privados asociaciones, cooperativas y
toda organización que implique una adecuada organización para su correcto
funcionamiento, sobre todo tomando concepciones teóricas, metodológicas que nos
proporciona principalmente las ciencias administrativas y afines con esta ciencia.

En forma general podemos señalar que el sistema además de ser un conjunto ordenado,
debe producir equilibrio ya sea por causas de fuerzas internas y externas.

Los sistemas desempeñan un papel muy importante en las organizaciones para el logro
de los propósitos institucionales empresariales o sociedades.

Antecedentes

El biólogo alemán Ludwing Von Bertalandffy, elaboro una teoría interdisciplinaria

capaz de trascender los problemas exclusivos de cada ciencia y de proporcionar
principios generales (sean físicas, biológicas, Psicológicos, sociológicos, químicos etc.)
modelos generales para todas las ciencias involucradas, de modo tal que los
descubrimientos efectuados en cada una de las ciencias pudieran utilizarse por las
demás ciencias y que permitiera la aproximación entre sus fronteras y llenar los
espacios vacíos entre las mismas

Justificación e Importancia

La importancia del estudio de los sistemas radica en la organización y la sistematización

para su funcionamiento y como meta alcanzar el logro de los propósitos institucionales,
empresariales, u organizaciones sociales.

Concepto

Un sistema es un conjunto de elementos interrelacionados, de cualquier clase, por

ejemplo, como el sistema numérico, un sistema biológico del cuerpo humano, un
sistema social, un sistema telefónico o de comunicaciones, etc.

En el caso de la Contabilidad, el sistema contable está integrado por la administración y

sistematización de los elementos contables de acuerdo a los procesos y procedimientos
contables que nos proporcionan una información que son los Estados Financieros.

Un sistema es un conjunto de componentes o elementos que forman un todo

estructurado, interdependiente e interactuar que está en permanente proceso de
transformación y que tiene por objetivo el logro de algún fin.

Un enfoque de sistemas para administrar una organización, si se conceptúa como un

sistema una combinación de acciones y componentes que al actuar conjuntamente, hace
que algo ocurra, ya que comprende: Objetivos, planes, dirección general, acción y
control.

Conceptos Específicos:

Los conceptos específicos de los sistemas, los procesos y procedimientos en las

Empresas, tiene relación con los distintos sistemas a crearse como ser: sistema de
Contabilidad, Sistema de Operaciones de Produccion, Sistemas de Ventas o
Comercialización, Etc.

Sistemas y procedimientos ha adquirido, importancia en la administración de las

Empresas Privadas como en la administración pública, El número de especialistas en
sistemas, y los departamentos de sistemas, bajo una variedad de designaciones, y
reconocida universalmente por los socios de las empresas y los gobiernos públicos.

En efecto existe el campo de los sistemas y procedimientos con la misma certeza con
que existe el campo de la contabilidad, por lo que podemos formularnos algunas
preguntas:
¿Cómo denominamos el campo de los sistemas?
¿En dónde encaja el campo de la administración?
¿Qué tan amplio o estrecho es el campo en términos de lo que abarcan sus funciones?
¿Quién es responsable de los sistemas y procedimientos?
¿Qué hacen el especialista en sistemas o el departamento de sistemas y procedimientos?

Tenemos las consideraciones básicas como:

A) Consideraciones anteriores al hecho (decidir lo que va a ejecutarse)

1. Que va a hacerse: Planeación, formulación de objetivos y políticas
expresados en cantidades, especificaciones de los productos, servicios, etc.
2. Cuando debe hacerse: Prioridad, secuencia y programación de la producción,
servicios, etc.
3. Quien va ejecutarlo: Organización, delegación de autoridad, división y
coordinación del trabajo y relaciones funcionales.
4. Como va a Ejecutarse: Sistemas, procedimientos, métodos, metas de calidad,
estandarización de las prácticas de trabajo, publicación de manuales de
operación.
5. Disponibilidad de los recursos necesarios con que hacerlo: Adquisición de
abastecimientos, construcción, mantenimiento, administración de personal y
financiera.

B) Consideración inmediata (ejecución)

Ejecución de lo que va a hacerse en la forma planeada, en el tiempo programado
para hacerlo, usando los recursos disponibles para ese objetivo.

C) Consideraciones posteriores al hecho (valorización de lo realizado)

1. Que se ha hecho: Las evidencias de los resultados obtenidos: informes,
estadísticas sobre la producción, servicios u otros, cuantitativamente y su
costo, comparado los resultados efectivos con los proyectados.
2. Que tan bien se hizo: Revisión de calidad, reacción del consumidor,
medición del trabajo, estudios, auditorias y demás.
 3. Debe continuarse haciendo: Revisión del producto final, análisis del
mercado, análisis del costo, investigación del consumidor y análisis de
operaciones.
4. Como podría mejorarse lo que se ha hecho: Rediseñar, reorientación,
mejoramiento de la estructura de la organización de los sistemas y
procedimientos.

Teoría General de los Sistemas:

Inicialmente la Teoría General de los Sistemas fue investigado por Ludwig Von
Bertalanffy Archives en la década de 1940 con el fin de proporcionar un marco teórico
y practico a las Ciencias Naturales y Sociales, la teoría de Bertalanffy conjeturó un salto
de nivel lógico en el pensamiento y la forma de mirar la realidad que influyo en la
Psicología y en la construcción de la nueva teoría sobre la comunicación humana.

En 1950 William A. Gill propietario de la Compañía que tenía el mismo nombre, (Cía.
William A. Gill de Washington, D.C., e inicialmente a 1950, fue funcionario de la
dirección y se ocupó activamente en el campo de la dirección técnica de negocios
durante veinte años, habiéndose especializado en el trabajo de sistemas y
procedimientos durante una gran parte de este periodo. Ha desempeñado el cargo de
instructor o conferencista en varios colegios y universidades y como director sobre la
administración.

También ha tomado parte activa en varias sociedades y asociaciones administrativas y a

desempeñado el puesto de presidente del grupo que más tarde llego a ser en
Washington, ramificación de la Sistems And Procedures Association (Asociación de
Sistemas y Procedimientos).

Los artículos escritos por William Gill, sobre sistemas y procedimientos y sobre otros
temas tales como: los principios técnicos de la investigación se usan ampliamente en
EE.UU. y en otros países, El Instituto Internacional de Ciencias Administrativas de las
Naciones Unidas lo comisiona, para la elaboración de un fascículo sobre la medición del
trabajo, titulado Performance Analysis (Análisis de la Actuación) que fue publicado en
1953 para uso de todas las naciones Miembros en todo el mundo.

Los “sistemas y procedimientos” ha alcanzado en muy pocos años relativamente un

significado importante en la administración de las empresas, como en la administración
pública, a partir de la segunda guerra mundial la frase “sistemas y procedimientos” en
muchos casos difícilmente abarca todo lo que hacen los versados o expertos en
sistemas, siendo que ha penetrado de tal manera en la mente de la gente que parece ser
reconocida universalmente por los administradores y empleados de las empresas.

En efecto, existe el campo de los sistemas y procedimientos con la misma certeza con
que existen el campo de la contabilidad o el campo de otras especialidades como el
mercadeo, la publicidad o la logística, etc.

Sistemas Empresariales:
Los sistemas en las Empresas han alcanzado una gran importancia, porque de ellos y la
calidad de su implementación dependerá el existo de las mismas.

Cualquier Organización y principalmente las Empresas deben contar con los sistemas de
organización porque de ello depende la dirección o la gerencia para la toma de
decisiones sobre todo en lo relacionado con el sistema de operaciones, los sistemas de
comercialización u otros sistemas de acuerdo a las características de las Empresas y los
rubros y actividades que desarrollan.

Implantemos el hecho de que el campo de los sistemas y procedimientos es parte

integral del trabajo de cada ejecutivo, esto quiere decir que cada funcionario que
supervisa, dirige o administra las actividades de los subordinados (pocos o muchos)
tiene en su trabajo una responsabilidad inherente por los sistemas y procedimientos que
emplean él y sus subordinados, el cómo se hacen las cosas, las formas y los medios que
se emplean para llevar a cabo las tareas asignadas y la metodología de los procesos de
trabajo empleados, sistemas y procedimientos, por lo tanto, un campo de actividades
que deben clasificarse como uno de los diversos elementos de la administración.

De la manera más simple de expresarlo, la dirección de los sistemas empresariales,

comprende e implica decidir lo que se va a hacer (hacerlo), para luego hacer un
seguimiento y control de lo que se ha hecho, por lo cual consideramos tres grupos
básicos del trabajo de los sistemas y procedimientos:

1.- Consideraciones anteriores al hecho (decidir lo que va a ejecutarse)

a) Que va a hacerse: Planeación, formulación de objetivos y políticas expresadas
en cantidades, especificaciones de los productos, servicios, etc.
b) Cuando debe hacerse: Prioridad, secuencia y programación de la producción,
servicios a prestar etc.
c) Quien va a ejecutar: Organización, delegación de autoridad, división y
coordinación del trabajo y relaciones funcionales.
d) Como va a ejecutarse: Sistemas, procedimientos, métodos, metas de calidad,
estandarización de las prácticas de trabajo (organización científica del trabajo),
elaboración de manuales de operaciones.

2.- Disponibilidad de los recursos necesarios con que hacerlos

a) Adquisición de la tecnología, abastecimientos materiales y suministros,
construcción, mantenimiento,
Administración de personal y financiera.

3.- Consideraciones posteriores al hecho (evaluación o valorización de lo realizado)

a) Que se ha hecho: las evidencias de los resultados obtenidos: informes y
estadísticas sobre
Producciones cuantitativas y su costo, comparando los resultados efectivos con
los proyectados
b) Que bien se hizo: Revisión de calidad, reacción del consumidor, medición del
trabajo, estudios,
Auditorias y otros
c) Debe continuarse haciendo: Revisión del producto final, análisis del mercado,
análisis del costo,
investigación del consumidor y análisis de operaciones.
 e) Como podría mejorarse lo que se ha hecho: Rediseñar el producto, reorientación
del servicio y
mejoramiento de la estructura de la organización y de los sistemas y
procedimientos involucrados en la producción, manejo de personal, manejo de
abastecimientos, administración financiera y los procedimientos usados para
planear y programar las actividades futuras de la Empresa.

Estructura de los Sistemas:

Es un conjunto de elementos relacionados entre si con el fin de cumplir un objetivo y/o

propósitos comunes, dentro de una Empresa, los sistemas de información actúan como
un sistema nervioso ya que se encarga de hacer llegar la información en forma oportuna
y precisa con formatos adecuados a las personas que la requieren dentro la organización,
para tomar las decisiones o realizar alguna operación justo en el momento que es
requerido.

Las estructuras de los sistemas son un conjunto de políticas y prácticas, procedimientos

y procesos utilizados en la elaboración e implementación de estrategias, su ejecución y
toda actividad de gestión asociada, las empresas utilizan actualmente sistemas de
información a todos los niveles de operaciones para acopiar, procesar y almacenar
datos, optimizando las operaciones diarias de la empresa (sistemas automatizados).

La Estructura de los sistemas tiene relación con la organización de la Empresa, es decir

de acuerdo a su Organización Jurídica, las actividades económicas que desarrollan
(Mineras, Petroleras, Agrícolas Ganaderas, fabriles, servicios (hoteleras), transporte,
financieras, seguros, comerciales, comunicaciones, etc., etc.

El Papel del Auditor en los Sistemas:

El papel del Auditor o Contador Público, en una Empresa se limitaba principalmente al

análisis de la situación financiera y económica, y durante muchos años estuvo asociada
y considerada como una parte de la contabilidad, su objeto, en su mayor parte, consistía
en un examen realizado por una firma de auditores externos, para averiguar una
situación financiera y para descubrir fraudes errores, deficiencias etc., conforme los
negocios o la empresa crecía, en volumen de operaciones y la carga administrativa se
hacía mayor y con más amplia delegación de autoridad y responsabilidad, para los
ejecutivos o gerentes, el significado de las revisiones internas y del control interno,
llego a tener mayor importancia.

Y de manera que la gerencia se dio cuenta de cambiar sus métodos administrativos, en

la actualidad la administración moderna, con sus numerosos problemas y complejidad
requiere de una mayor vigilancia sobre el funcionamiento de las operaciones y los
controles adecuados, para cerciorase de la exactitud y confianza del control sobre los
datos y la información contable

El Auditor (contador público), juega un rol importante en el diseño de los sistemas de:
organización, operativo, comercialización y otros, sin embargo el papel más importante
está relacionado con el sistema de Contabilidad, por que integra la Administración con
la contabilidad, debido a que la administración combina los recursos de la Empresa, con
recursos personales y otros para posibilitar el logro de sus fines, cuya consecución es
necesaria para satisfacer tanto a quienes intervienen en la Empresa, como las personas
que interactúan con la empresa, siendo que la gestión administrativa implica entre otras
tareas:
 La toma de decisiones
 La ejecución de lo decidido
 El control de los Resultados generados

Por otra parte, capta y procesa los datos referentes:

 Al Patrimonio y su Evolución en el tiempo
 A los bienes de propiedad de los terceros y ciertas contingencias

Causas y efectos de un inexistente o deficiente sistema empresarial

En la actualidad y el nuevo enfoque de la administración busca mejores medios para

controlar todos los campos (departamentos) de la Empresa, para obtener una dirección
más eficiente de todas las operaciones con un perfeccionamiento continúo de los planes
de acción de los procesos y procedimientos operativos de la Empresa, y al no contar con
sistemas empresariales, o un inexistente o deficiente sistema, no ha de llevar a los
siguientes problemas de administración:
-Defectos de organización (falta de Estructura Organizacional y Estructura Funcional)
-Falta de un Sistema Contable adecuado a la Empresa (Registros malos e inadecuados)
-Estructura Financiera no Balanceada informes inexactos (EE.FF. malos)
-Poco o ningún control interno.
-Produccion o malos servicios
-Equipos físicamente inadecuados, mal ordenados o ambas cosas
-Falta de respaldo a la política administrativa y a los reglamentos
-Mala planeación de Produccion
-Falta de cumplimiento a las entidades fiscales (tributarios) y sociales (aportes AFP,
etc.)
-Métodos y sistemas y procedimientos deficientes
-Falta de Normas de Operaciones adecuadas a la Empresa
-Supervisión inadecuada e incompetente.
-Personal supernumerario o fala de personal capacitado y competente
-Y otros elementos que perjudican a la Empresa.