01-201620 Pim 740138 Martinez Cucho

“Año de la consolidación del mar de Grau”
SERVICIO NACIONAL DE ADIESTRAMIENTO EN TRABAJO

INDUSTRIAL
DIRECCION ZONAL LIMA CALLAO
Proyecto de Innovación y/o Mejora

Nivel Profesional Técnico
CFP VILLA EL SALVADOR

ADMINISTRACION INDUSTRIAL
“PROPUESTA PARA LA OPTIMIZACIÓN DE LA

GESTIÓN ADMINISTRATIVA PARA LAS
LICITACIONES EN LA EMPRESA PORTE CLASS
SAC EN EL AÑO 2016”
Autor : Martínez Cucho, Rosalyn Ester
Asesor : Ing. Roger Enrique Rodríguez Espinoza
Lima, Perú
2016
2
Dedicatoria
Dedico el presente proyecto a todos los que me
apoyaron en estos últimos años de mi vida,
mi madre que es mi motivo a seguir adelante,
mi abuela que me ayuda con mis estudios,
y a mi Will quien siempre me ha apoyado en
todo.
3
Índice General
Dedicatoria................................................................................................................................ 3
Índice General .......................................................................................................................... 4
Índice de Tablas ....................................................................................................................... 7
Índice de Figuras ...................................................................................................................... 8
Índice de Anexos ...................................................................................................................... 9
Resumen ejecutivo ................................................................................................................. 10
Capítulo I: Generalidades de la empresa............................................................................. 11
1.1 Generalidades de la empresa ....................................................................................... 11
1.2 Misión, Visión, Objetivos, Valores de la empresa ..................................................... 11
1.2.1 Misión. ..................................................................................................................... 11
1.2.2 Visión....................................................................................................................... 11
1.2.3 Objetivos. ................................................................................................................. 12
1.2.4 Valores. .................................................................................................................... 12
1.3 Productos, servicios, mercado y clientes .................................................................... 12
1.3.1 Productos. ................................................................................................................ 12
1.3.2 Servicios. ................................................................................................................. 13
1.3.3 Mercado. .................................................................................................................. 13
1.4 Estructura organizacional ........................................................................................... 14
1.4.1 Organigrama de la empresa. .................................................................................... 14
1.4.2 Mapa de procesos de la organización. ..................................................................... 15
1.5 Área de aplicación del estudio ..................................................................................... 15
1.5.1 Descripción del área. ............................................................................................... 15
1.5.2 Distribución del área. ............................................................................................... 16
1.5.3 Organigrama del área............................................................................................... 16
1.5.4 Procesos principales. ............................................................................................... 17
1.5.5 Equipos y herramientas principales. ........................................................................ 19
4
Capítulo II: Fundamentos del proyecto de mejora ............................................................. 20
2.1 Identificación del problema técnico en el área .......................................................... 20
2.1.1 Método de los 5W & 1H.......................................................................................... 20
2.1.2 Priorización del problema principal. ....................................................................... 22
2.2 Objetivos del proyecto de mejora ............................................................................... 26
2.2.1 Objetivo general ...................................................................................................... 26
2.2.2 Objetivos específicos ............................................................................................... 26
2.3 Antecedentes del proyecto de mejora ......................................................................... 26
2.5 Marco teórico y conceptual ......................................................................................... 28
2.5.1 Fundamento teórico del proyecto de mejora ........................................................... 28
2.5.2 Conceptos y términos utilizados .............................................................................. 32
Capítulo III: Análisis de la situación actual ........................................................................ 33
3.1 Descripción del proceso actual .................................................................................... 33
3.1.1 Diagrama analítico de proceso de la situación actual .............................................. 33
3.1.2 Indicadores del proceso en la situación actual......................................................... 34
3.2 Efectos del problema en el área de trabajo ................................................................ 34
3.3 Análisis de las causas raíces que generan el problema ............................................. 35
3.4 Priorización de causa raíz ........................................................................................... 36
Capítulo IV: Propuesta técnica de la mejora ...................................................................... 41
4.1 Plan de acción de la mejora propuesta ....................................................................... 41
4.1.1 Propuesta para clasificar y ordenar documentos. .................................................... 41
4.1.2 Implementar plantillas para licitación. .................................................................... 47
4.1.3 Implementación de procedimientos. ........................................................................ 49
4.1.4 Implementación de Formatos. ................................................................................. 54
4.1.5 Capacitación al personal .......................................................................................... 57
4.2 Consideraciones técnica, operativa y ambiental para la implementación de la

mejora .................................................................................................................................. 58
5
4.3 Recursos técnicos para implementar la mejora propuesta ...................................... 58
4.4 Descripción de la situación mejorada ......................................................................... 58
4.4.1 Diagrama analítico de procesos de la situación mejorada. ...................................... 58
4.4.2 Indicadores del proceso de la situación mejorada. .................................................. 60
4.5 Cronograma de ejecución de la mejora...................................................................... 60
4.6 Aspectos limitantes de la implementación de la mejora ........................................... 61
Capítulo V. Costos de implementación de la mejora .......................................................... 62
5.1 Costo del estudio de la mejora .................................................................................... 62
5.2 Costo de la ejecución del proyecto de mejora ............................................................ 63
5.2.1 Costo de materiales. ................................................................................................. 63
5.2.2 Costo asociado a personal........................................................................................ 63
5.2.3 Costo asociado a equipos y herramientas. ............................................................... 64
5.2.4 Costo total de la ejecución de la mejora. ................................................................. 64
5.2.5 Curva “S” del costeo de ejecución de la mejora. ..................................................... 64
5.3 Costo total de la implementación de la mejora.......................................................... 65
Capítulo VI. Evaluación técnica y económica de la mejora ............................................... 66
6.1 Beneficio técnico esperado de la mejora .................................................................... 66
6.2 Beneficio económico esperado de la mejora .............................................................. 66
6.2.1 Costos mensuales de la situación actual. ................................................................. 66
6.2.2 Costos mensuales de la situación mejorada. ............................................................ 68
Capítulo VII. Conclusiones ................................................................................................... 73
Capítulo VIII. Recomendaciones .......................................................................................... 74
Referencias Bibliográficas ..................................................................................................... 75
Anexos ..................................................................................................................................... 76
6
Índice de Tablas
Tabla 1. Método 5 W 1 H de los problemas identificados ....................................................... 20
Tabla 2. Método 5 W 1 H con los problemas redundantes ...................................................... 21
Tabla 3. Método 5 W 1 H de los problemas identificados....................................................... 22
Tabla 4. Escala del factor severidad (S ................................................................................... 23
Tabla 5. Escala del factor ocurrencia (O) ................................................................................ 23
Tabla 6. Escala del factor detección (D) .................................................................................. 24
Tabla 7. Resultado de la evaluación de los problemas principales del área ............................ 24
Tabla 8. Problemas ordenados de Mayor a menor NPR .......................................................... 25
Tabla 9. Indicador del proceso actual ...................................................................................... 34
Tabla 10. Resultado de la evaluación de la causa raíz del problema principal ........................ 36
Tabla 11. Causas ordenadas de Mayor a menor NPR .............................................................. 37
Tabla 12. Indicador mejorado .................................................................................................. 60
Tabla 13. Costo del estudio de la mejora ................................................................................. 62
Tabla 14. Costo de materiales .................................................................................................. 63
Tabla 15. Costo asociado a personal ........................................................................................ 63
Tabla 16. Costo asociado a equipos y herramientas ................................................................ 64
Tabla 17. Costo total de la ejecución de la mejora .................................................................. 64
Tabla 18. Curva “S” del costo de ejecución de la mejora ........................................................ 64
Tabla 19. Costo de la implementación de la mejora ................................................................ 65
Tabla 20. Beneficio técnico esperado de la mejora ................................................................. 66
Tabla 21. Costos por tiempos de proceso ................................................................................ 66
Tabla 22. Costos por tiempo de proceso actual ....................................................................... 67
Tabla 23. Costo de proceso de elaboración de licitaciones ..................................................... 67
Tabla 24. Costos colaterales actuales....................................................................................... 68
Tabla 25. Costo mensual total de la situación actual ............................................................... 68
Tabla 26. Costos por tiempo de proceso mejorado .................................................................. 69
Tabla 27. Costos del proceso mejorado ................................................................................... 69
Tabla 28. Costos colaterales mejorados ................................................................................... 70
Tabla 29. Costos del mantenimiento de la mejora ................................................................... 70
Tabla 30. Costo mensual total de la situación mejorada .......................................................... 70
Tabla 31. Flujo de caja anual ................................................................................................... 71
7
Índice de Figuras
Figura I. Logo de la empresa ......................................................................................................... 11
Figura II. Productos principales ..................................................................................................... 12
Figura III. Servicio de mantenimiento ........................................................................................... 13
Figura IV. Servicio de instalación.................................................................................................. 13
Figura V. Mercado de la empresa .................................................................................................. 13
Figura VI. Canal de distribución .................................................................................................... 14
Figura VII. Organigrama de la empresa......................................................................................... 14
Figura VIII. Mapa de procesos ...................................................................................................... 15
Figura IX. Distribución del área .................................................................................................... 16
Figura X. Organigrama del área ..................................................................................................... 16
Figura XI. Flujograma de proceso de cotización de productos...................................................... 17
Figura XII. Flujograma del proceso de postulación a licitaciones ................................................. 18
Figura XIII. Equipos y herramientas principales ........................................................................... 19
Figura XIV. Pareto de los problemas principales .......................................................................... 25
Figura XV. Diagrama analítico del proceso de Postulación a Licitaciones ................................... 33
Figura XVI. Cuadro de 5 Why ....................................................................................................... 35
Figura XVII. Pareto de priorización de causa raíz ......................................................................... 37
Figura XVIII. Resultado de Licitación de Puertas para Apurímac ................................................ 38
Figura XIX. Evaluación de Licitación de Mantenimiento en Piura ............................................... 39
Figura XX. Archivadores para documentos................................................................................... 42
Figura XXI. Estante de melamine para archivadores .................................................................... 43
Figura XXII. Nueva distribución de área con la mejora propuesta................................................ 43
Figura XXIII. Forrado de archivadores.......................................................................................... 46
Figura XXIV. Rotulación de archivadores .................................................................................... 47
Figura XXV. Plantilla para licitaciones ......................................................................................... 48
Figura XXVI. Procedimiento para salida de archivos 1 ................................................................ 50
Figura XXVII. Procedimiento para salida de archivos 2 ............................................................... 50
Figura XXVIII. Procedimiento para Postulación a Licitaciones 1 ................................................ 52
Figura XXIX. Procedimiento para Postulación a Licitaciones 2 ................................................... 53
Figura XXX. Formato para Transferencias documentales............................................................. 54
Figura XXXI. Check list para Licitaciones .................................................................................... 56
Figura XXXII. DAP de la situación mejorada ............................................................................... 59
Figura XXXIII. Diagrama de Gantt del cronograma de ejecución para la mejora ........................ 61
Figura XXXIV. Curva "S" del costo de ejecución de la mejora .................................................... 65
8
Índice de Anexos
Anexo I. Método 5W & 1H ..................................................................................................... 76
Anexo II. AMEF Completo de los problemas principales ....................................................... 77
Anexo III. Método 5 Why's de las causas ................................................................................ 78
Anexo IV. AMEF Completo de las causas principales............................................................ 79
Anexo V. Resultado de evaluación de licitación de puertas .................................................... 80
Anexo VI. Resultados de licitación de mantenimiento ............................................................ 81
Anexo VII. Formato para transferencias documentales y check list ....................................... 82
Anexo VIII. MAPRO de postulación a licitaciones................................................................. 83
Anexo IX. Procedimiento para salida de archivos ................................................................... 84
Anexo X. Plantillas para licitaciones ....................................................................................... 85
Anexo XI. Indicadores ............................................................................................................. 86
Anexo XII. Matriz de riesgos................................................................................................... 87
Anexo XIII. Flujo de caja anual ............................................................................................... 87
Anexo XIV. Detalle de la curva “S” ........................................................................................ 88
9
Resumen ejecutivo
El presente proyecto de mejora trata de un problema encontrado tras un análisis para
posteriormente encontrar las causas raíces y finalmente combatirlas empleando diferentes
herramientas brindando una solución.
En el capítulo 1, se describe a la empresa a estudiar, misión, visión, valores, clientes y una
descripción breve de la empresa.
El capítulo 2, explica acerca de los fundamentos básicos del proyecto de mejora, en el cual se
ha realizado el método 5W & 1H con los principales integrantes del área para obtener la
problemática y determinar lo que se quiere lograr con el plan de solución.
El capítulo 3, describe el proceso actual que realiza el área a intervenir, los efectos que
causan en la institución, y el análisis de lo que estaría originando la problemática, y así, tomar
las medidas necesarias para combatirlas.
En el capítulo 4, se plantea una propuesta de solución para poder atacar la causa raíz de la
problemática que aqueja a la oficina administrativa de PORTE CLASS, para que una vez
puesta en marcha, se cuente con un proceso más eficiente; por otra parte también se tendrá en
cuenta las limitaciones y el tiempo en la aplicación de la propuesta.
El capítulo 5, detalla los costos a los cuales se incurrirá para realizar la propuesta de mejora,
los mismos que habrán sido brevemente explicados en el capítulo anterior.
El capítulo 6, buscará conocer los beneficios que obtendremos al aplicar la propuesta en
mención, presentando indicadores básicos; tales beneficios no solo deben ser de manera
económica, sino también técnica, con el propósito de saber si es viable o no.
10
Capítulo I: Generalidades de la empresa
1.1 Generalidades de la empresa
Porte Class S.A.C es una empresa fundada en el año 2014, dedicada a elaborar
mobiliarios, puertas y diversos proyectos con carpintería maderera metálica.
Figura I. Logo de la empresa
A continuación se muestran los datos de la empresa:
- Número de R.U.C : 20563488248
- Tipo de contribuyente : Sociedad Anónima Cerrada
- Fecha de inscripción : 04/08/2014
- Estado : Activo
- Condición : Habido
- Dirección de domicilio fiscal: Av. Cesar Vallejo s/n Lote 3 –V.E.S
- Distrito / Ciudad : Villa el Salvador / Lima
- Representante legal : Loayza Contreras Jaime
1.2 Misión, Visión, Objetivos, Valores de la empresa
1.2.1 Misión.
Entregar una solución integral de acabados, especializada en carpintería fina en madera y
sus derivados tales como mdf, melamine y una línea implementada de carpintería metálica.
1.2.2 Visión.
Entregar los más altos estándares de calidad con las mejores técnicas de manufactura,
desde el diseño, habilitado, ensamblado y acabado a todos los clientes incrementando nuestra
cartera de clientes.
11
1.2.3 Objetivos.
Los productos y servicios de Porte Class S.A están orientados a empresas públicas,
privadas y público en general por lo que los objetivos planteados son:
- Asegurar la satisfacción de los clientes.
- Utilizar materiales de gran calidad.
- Brindar un servicio oportuno y flexible.
1.2.4 Valores.
Confianza y Garantía
Desde el inicio hasta la entrega del proyecto, se brinda la seguridad de entregar un
producto de calidad. Con un servicio de post-venta que tiene como principal objetivo: la
satisfacción del cliente.
1.3 Productos, servicios, mercado y clientes
1.3.1 Productos.
Los productos principales de la empresa son puertas, mobiliario residencial, mobiliario
corporativo, mobiliario comercial y estructuras como: coberturas, plataformas y tabiquerías.
Estos productos son solicitados por el cliente, ya sea por cotización o licitación.
Figura II. Productos principales
12
1.3.2 Servicios.
Entre los servicios que emplea Porte Class están:
a. Mantenimiento:
Para el pedido de mantenimiento se realiza una
cotización por materiales, mano de obra y demás
gastos. Si el cliente acepta la cotización, se procede
con el servicio de mantenimiento, por lo general se
hace la entrega a las instalaciones del cliente final.

Figura III. Servicio de mantenimiento
b. Instalación:
Este servicio se realiza cuando el producto está
terminado y el cliente solicitó la instalación
anticipadamente, para esto se contrata un transportista
y el personal necesario para la instalación de los

Figura IV. Servicio de instalación
bienes.
1.3.3 Mercado.
El mercado que tiene la empresa es el estado, empresas privadas y el público en general.
Para llegar a estos se emplean el correo electrónico, página web, redes sociales, brochure y
carta de presentación.
Figura V. Mercado de la empresa
13
1.3.4 Clientes.
Porte class tiene entre sus principales clientes empresas constructoras y diseñadores de
interiores como:
- Entidades del estado
- Corporación Intertex S.A.C
- Sice S.A
- G y L Constructores SA.C
- Universidad del Pacífico
Porte Class tiene un canal de distribución directo, porque es quien posee en todo
momento el contacto con el cliente final que recibe los servicios.
Figura VI. Canal de distribución
1.4 Estructura organizacional
1.4.1 Organigrama de la empresa.
A continuación se presenta el organigrama de la empresa:
Figura VII. Organigrama de la empresa
14
1.4.2 Mapa de procesos de la organización.
A continuación el mapa de procesos de Porte class:
PROCESOS ESTRATEGICOS
REVISIÓN DE LA ALTA
GESTIÓN DE CALIDAD
DIRECCIÓN
C C
L L
I I
E I PROCESOS PRINCIPALES E I
N N N N
T T T T
E E E E
S R S R
PRODUCCIÓN MANTENIMIENTO
E E
Y S Y S
A A
P D P D
DISTRIBUCIÓN ALMACEN
A A A A
R S R S
T T
E E
S PROCESOS DE APOYO S
RECURSOS HUMANOS ADMINISTRACIÓN CONTABILIDAD
Figura VIII. Mapa de procesos
1.5 Área de aplicación del estudio
1.5.1 Descripción del área.
El área de la empresa a analizar será la Oficina Administrativa. Las personas que laboran
en el área son el Gerente General, un Gerente de Operaciones y una Asistente de Gerencia. El
presente área se encarga de búsqueda, elaboración de documentos y postulación a
Licitaciones. También realiza actividades como gestión de pagos, documentos, planilla,
compras, ventas entre otras.
15
1.5.2 Distribución del área.
A continuación se presenta el layout del área.
Figura IX. Distribución del área
1.5.3 Organigrama del área.
A continuación se presenta el organigrama de la oficina administrativa.
Figura X. Organigrama del área
16
1.5.4 Procesos principales.
Entre los procesos principales están: búsqueda de proyectos y licitaciones, elaboración de
cotizaciones a clientes, elaboración de licitaciones, compra de materiales e insumos,
facturación y pagos.
A continuación se muestra el Flujograma del proceso de cotización de productos.
CLIENTE ADMINISTRACIÓN PROVEEDOR
INICIO
SOLICITA RECEPCIONA
RECEPCIONA LISTA
PRODUCTOS SOLICITUD
ELABORA LISTA DE COTIZA LISTA DE

PRODUCTOS PRODUCTOS
NECESARIOS NECESARIOS
ENVIA LISTA A ENVIA LISTA CON

COTIZAR PRODUCTOS
COTIZADOS
RECIBE LISTA CON

PRODUCTOS PREPARAN PEDIDO
COTIZADOS Y ENVIAN
PRODUCTOS
SI
¿ESTÁ
CONFORME?
NO
RECIBE PRODUCTOS
NO
¿ESTÁ
CONFORME?
SI
RECIBE
ENVÍA PRODUCTOS
PRODUCTO
FIN
Figura XI. Flujograma de proceso de cotización de productos
17
Se presenta el Flujograma del proceso de Postulación a licitaciones:
FLUJOGRAMA DEL PROCESO DE POSTULACIÓN A LICITACIONES
ÁREA ADMINISTRATIVA GERENTE GENERAL
Inicio
Buscar licita c io nes en el

SEACE.
Revisar el cronograma.
Analizar NO
Descargar Bases viabilidad
Adminis trativas de la
licitación.
Revisar las Bases

Administrativas
SI
Imprimir las Bases
Registrar participación en
el SEACE
Preparar documentos de
Consultas.
Imprimir documentos de
consultas.
Entregar consultas para la

entidad
Analizar
respuestas no
Revisar el proceso de del Comite
licitación en el SEACE. de
Selección.
Descargar bases integradas.
si
Imprimir bases integradas
Ir a la SUNARP
Solicitar Vigencia de Poder.
Sacar copia a Vigencia de

Poder.
Ir a NOTARIA
Legalizar documentos. Elaborar precio a ofertar.
Buscar documentos para

Propuesta.
Solicitar a cliente Const.

Conformidad.
Esperar respuesta del

Cliente.
Descargar constancia de
conformidad.
Preparar documentos para

Propuesta.
Imprimir documentos para

Propuesta.
Revisar, foliar, colocar en

folder y sobre rotulado
Entregar propuesta
terminada.
Fin
Figura XII. Flujograma del proceso de postulación a licitaciones
18
1.5.5 Equipos y herramientas principales.
En la oficina administrativa se cuenta con los siguientes equipos y herramientas:
Figura XIII. Equipos y herramientas principales
19
Capítulo II: Fundamentos del proyecto de mejora
2.1 Identificación del problema técnico en el área
2.1.1 Método de los 5W & 1H.
Utilizando el método de las 5W & 1H, se listaron las respuestas generadas a la pregunta:
¿Cuáles son los principales problemas que aquejan a la oficina administrativa de PORTE
CLASS, en el año 2016? Para la ejecución de la técnica de las 5W & 1H participaron las
siguientes personas:
a. Sr. Loayza Contreras, Jaime – Gerente General
b. Sr. Anaya William Alexander – Socio de la empresa
c. Srta. Martínez Cucho, Rosalyn Ester – Asistente de Gerencia
Luego del intercambio de opiniones, éstas fueron recopiladas en la siguiente tabla:
Tabla 1
Método 5 W 1 H de los problemas identificados

OFICINA ADMINISTRATIVA - PORTE CLASS S.A.C
Qué Quién Dónde Cuándo Por qué Cómo
What Who Where When Why How
¿Dónde se da? ¿En qué momento fue ¿Cómo se hace
¿Quiénes estan ¿Por qué se hace así?
¿Qué problema ¿Cuál es el detectado? actualmente?
involucrados en ¿Por qué se quiere
tiene el área? origen del ¿Cuál es la frecuencia ¿Cómo se evidencia
el problema? resolver? ¿Para qué?
problema? del problema? esta situación actual?
Hay tiempos muertos en
Demora en el la búsqueda de estos.
Asistente de Oficina Al momento de Para reducir tiempos
abastecimiento Desorden de archivos.
Gerencia Administrativa solicitarse documentos muertos.
de documentos Falta de
procedimientos.
Se busca en todos los
Asistente de Al buscar los espacios de la oficina
Desorden de Oficina Para tener un mejor
Gerencia, documentos que se administrativa.
archivos Administrativa control de los archivos.
Gerente General requieren. Documentos en todos
lados.
Para mejorar la
Se trata de llegar a un
Asistente de relación con el cliente y
Reclamos del Oficina Durante algunos acuerdo con el cliente.
Gerencia, así tener más
cliente Administrativa proyectos Correos expresando la
Gerente General negociaciones
molestia del cliente.
favorables.
Altos costos en Se compra al mejor
Asistente de
la adquisición de Oficina Para reducir costos en proveedor que hay.
Gerencia, Mensualmente
materiales e Administrativa compras. Pequeña cartera de
Gerente General
insumos proveedores.
Se postula pero solo a
Gestión
Asistente de pocas se entrega la
documental Oficina Para obtener un mejor
Gerencia, Mensualmente oferta.
ineficiente para Administrativa proceso administrativo.
Gerente General Documentos
licitaciones
incompletos.
Cuando hay una
Asistente de Para eliminar costos inconformidad en el
Devolución de Oficina
Gerencia, Mensualmente innecesarios en producto se vuelve a
productos Administrativa
Gerente General compras. comprar. Reclamos del
cliente.
Formatos insuficientes.
Asistente de Para poder saber si un
Cotizaciones Oficina Falta de planificación.
Gerencia, Al final de un proyecto proyecto es viable o
deficientes Administrativa Ganancias
Gerente General no.
disconformes.
Cuando devuelven el
Asistente de Para comprar
Exceso de Oficina producto se vuelve a
Gerencia, Mensualmente solamente lo
compras Administrativa comprar. Devolución de
Gerente General indispensable.
productos
Nota: Fuente Propia
20
Al observarse una serie de redundancias en los factores “Qué” y “Cómo” se procedió a ir
eliminándolos. A continuación se muestra la tabla con los problemas redundantes:
Tabla 2
Método 5 W 1 H con los problemas redundantes

procedimientos.
Se busca en todos los
Asistente de Al buscar los espacios de la oficina
Desorden de Oficina Para tener un mejor
Gerencia, documentos que se administrativa.
archivos Administrativa control de los archivos.
Gerente General requieren. Documentos en todos
lados.
Para mejorar la
Se trata de llegar a un
Asistente de relación con el cliente y
Reclamos del Oficina Durante algunos acuerdo con el cliente.
Gerencia, así tener más
cliente Administrativa proyectos Correos expresando la
Gerente General negociaciones
molestia del cliente.
favorables.
Asistente de
Gerente General
Gestión
licitaciones
incompletos.
Cuando hay una
Asistente de Para eliminar costos inconformidad en el
Devolución de Oficina
Gerencia, Mensualmente innecesarios en producto se vuelve a
productos Administrativa
Gerente General compras. comprar. Reclamos del
cliente.
Gerente General no.
disconformes.
Cuando devuelven el
productos
Nota: Fuente propia.
21
La nueva tabla sin los problemas relevantes se muestra a continuación:
Tabla 3
Método 5 W 1 H de los problemas identificados

procedimientos.
Asistente de
Gerente General
Gestión
licitaciones
incompletos.
Gerente General no.
disconformes.
Cuando devuelven el
productos
Nota: Fuente propia
2.1.2 Priorización del problema principal.
Para priorizar el problema principal que aqueja al área de administración, se desarrolló un
análisis Modal de Fallos y Efectos (AMEF o FMEA) con la colaboración del mismo equipo
que participó en el método de los 5W & 1H.
Para elaborar la matriz de evaluación se procedió a escalar los factores de severidad (S),
ocurrencia (O) y detección (D) como se muestra en las tablas siguientes:
22
Tabla 4
Escala del factor severidad (S)
Nivel de Severidad Rango Criterio

Impacto con consecuencias graves en administración, implica pérdidas
Muy Peligroso 10,9
económicas y/o riesgos laborales
Tiene el efecto de generar consecuencias graves en el proceso
Serio 6,7
administrativo
Clientes internos y externos disconformes, pueden generar correos de
Mayor 6,7
reclamos y quejas
Moderado 5 Efectos moderado en el desempeño de la gestión administrativa
Clientes internos y externs akgi fastidiados, cierto impacto en la gestión
Moderado 4
administrativa
Poco grave 2,3 Poco efecto en la gestión administrativa
Sin efecto 1 Sin efecto en los resultados administrativos
Nota: esta escala representa los valores que se usaron para calificar la severidad de cada problema identificado en
administración.
Tabla 5
Escala del factor ocurrencia (O)
Frecuencia Rango Criterio
Muy alta 10,9 Problema inevitable presente en el área administrativa
Alta 8,7 Se presenta a menudo en el área administrativa
Moderada 6,5 se ha presentado en forma ocasional
Poca 4 Problemas presentados en forma aislada

Se han presentado en forma aislada en procesos id´neticos dentro de
Muy Poca 3,2
administración
Hasta ahora no se ha presentado en forma evidente o casi nunca
Remota 1
presente.
Nota: Esta tabla se usó para asignar el grado de ocurrencia a cada problema identificado en el área administrativa.
23
Tabla 6
Escala del factor detección (D)
Probabilidad Rango Criterio
No detectable 10 No se detecta facilmente en los procesos del área de administración

No es facil identificar el problema en el día a día de las actividades de
Dificil de detectar 9,8
administración
Bajo 7,6,5 Facilmente identificable.
Medianamente es muy probable detectar el problema en administración por parte del
4,3
detectable equipo
detectable 2,1 El problema es de detección inmediata
Nota: Se presenta la tabla de valoración que se usó para asignar el grado de detección a cada problema analizado en el
área administrativa.
El resultado de la evaluación a los problemas principales según su Prority Risk Number
(NPR) se muestra en la tabla 7. La matriz AMEF en su totalidad se presenta en el Anexo II
del presente proyecto.
Tabla 7
Resultado de la evaluación de los problemas principales del área
MATRIZ DE ANÁLISIS DE MODO Y EFECTO DE FALLAS (AMEF)

Fecha: 26/03/16 Área: Administración
Objetivo: Indentificar los fallos
más prioritarios a resolver.
Elaborado por: Martínez Rosalyn/Loayza Jaime/C. William Revisado por: Martínez Rosalyn
S O D NPR =
Elemento / Función Problema Efecto Acciones propuestas
(1 a 10) (1 a 10) (1 a 10) S*O*D
Demora en el
Tiempos muertos de
Administración abastecimiento de 7 7 3 147 N/A
espera
documentos
Altos costos en la
Elevación de precios
Administración adquisición de 6 6 4 144 N/A
en las cotizaciones
materiales e insumos
Gestión documental Identificar las causas de

Pérdida de
Administración ineficiente para 9 7 4 252 la gestión documental
licitaciones
licitaciones ineficiente
Cotizaciones Ganancias
Administración 7 4 5 140 N/A
deficientes disconformes
Productos
Administración Exceso de compras almacenados a la 8 5 4 160 N/A
espera de su uso.
Nota: Se presenta los problemas calificados por NPR elaborado
24
Luego estos resultados fueron ordenados de Mayor a menor RPN para elaborar un
diagrama de Pareto.
Tabla 8
Problemas ordenados de Mayor a menor NPR
Resultado % Resultado
Problema % Resultado
NPR Acumulado
Gestión documental
ineficiente para 252 29.89% 29.89%
licitaciones
Devolución de
160 18.98% 48.87%
productos
Desorden de archivos 147 17.44% 66.31%
Altos costos en la
adquisición de 144 17.08% 83.39%
materiales e insumos
Cotizaciones
140 16.61% 100.00%
deficientes
TOTAL 843 100.00%
Nota: Se muestran los resultados ordenados de mayor a menor con su porcentaje acumulado
Luego se realizó un diagrama de Pareto para ilustrar los resultados:
Figura XIV. Pareto de los problemas principales
25
Como se observa “Gestión documental ineficiente para licitaciones” es el problema
principal que aqueja la oficina administrativa de PORTE CLASS, debido a que fue el
problema que obtuvo mayor puntuación (252) al momento de realizar el análisis AMEF, por
lo cual “Gestión documental ineficiente para licitaciones” será la problemática a solucionar.
2.2 Objetivos del proyecto de mejora
2.2.1 Objetivo general
Buscar las principales causales y proponer soluciones a la “Gestión documental ineficiente
para licitaciones” en la empresa PORTE CLASS, en el año 2016.
2.2.2 Objetivos específicos
a. Definir el estado actual de la gestión administrativa para las licitaciones.
b. Identificar las principales causales de la gestión administrativa ineficiente.
c. Representar en valores monetarios las pérdidas ocasionadas por la gestión
administrativa ineficiente para las licitaciones.
d. Proponer soluciones que sean recuperables en menos de 1 año para la empresa
PORTE CLASS.
2.3 Antecedentes del proyecto de mejora
Entre los documentos que sean consultados para resolver el problema se destacan los
siguientes:
Autor(a): Amérigo Flores Nuria
Título: “Proyecto de gestión documental en un grupo empresarial dedicado a las
telecomunicaciones.”
País: España
Año: 2007
26
Resumen: Proyecto de gestión documental en un grupo empresarial que no poseía archivos
correctamente resguardados ni completos. La propuesta es la implementación de una cultura
en gestión de la documentación que considera aspectos como el impacto en la organización,
la formación de usuarios y el mantenimiento del archivo con la aplicación de la norma UNE
15486 y la norma ISO 15489. Luego se creó una “cultura de la información” en toda la
compañía, involucrando a todos los elementos necesarios, primero en la filial de Málaga y
posteriormente en las demás filiales. El resultado fue una reducción de pérdidas monetarias
en búsqueda y mayor incentivo para laborar.
Autor(a): Sandra Yovanna Sierra Cuervo, Claudia Marcela Neira Vega.
Título: “Diseño e implementación de un modelo de gestión documental para la serie historias
laborales del área de talento humano para la empresa Colgrabar.”
País: Colombia
Año: 2009
Resumen: Como la mayoría de las empresas del sector privado, no se tomaba en cuenta el
concepto de gestión documental, al ver la necesidad de implementar un sistema de que
permita organizar la información para sus empleados. El objetivo fue que los empleados
encargados de manipular este tipo de documentación obtengan los conocimientos necesarios
en procesos archivísticos. Se implementó un modelo de gestión que cumplía con las
expectativas de la empresa. El resultado fue un correcto resguardo y manipulación de los
documentos.
2.4 Justificación del proyecto de mejora
El presente proyecto de mejora buscará la optimización de la gestión administrativa para
las licitaciones, ya que la ineficiencia de este proceso administrativo es el problema principal,
logrando así tener más actividades óptimas e incrementar las ganancias en la empresa.
27
2.5 Marco teórico y conceptual
2.5.1 Fundamento teórico del proyecto de mejora
Registros y archivos de información y documentación
1. El archivo:
a) Concepto:
La palabra archivo, del latín archivium, significa guardar de forma ordenada documentos
útiles, haciéndolo de un modo lógico y eficaz que permita su posterior localización de la
forma más rápida posible cuando sea necesario.
El material de archivo más corriente lo constituyen: Carpetas, archivadores tipo Z, guías, etc.
b) Funciones del archivo:
La principal función del archivo consiste en la conservación de documentos, ya que la Ley
obliga a ello estableciendo unos plazos mínimos de conservación, durante los cuales puede
ser requerida su presentación.
c) Clases de archivos:
 Según el grado o frecuencia de utilización:
- Archivos activos o de gestión: recogen documentos recién entregados en la entidad o de
consulta frecuente.
- Semiactivos: contienen documentos provenientes de archivos activos por haberse realizado
sobre ellos el trabajo concreto.
- Inactivos: recoge los documentos que habiendo perdido todo su valor operativo y funcional,
conservan valor histórico, político, o documental.
 Según el lugar de emplazamiento:
- Generales o centralizados: documentos que se conservan en el mismo lugar y es consultado
por distintos departamentos.
- Descentralizados o parciales: se encuentran en las distintas dependencias de la entidad.
28
d) El archivo de gestión:
Es el archivo realizado directamente por el empleado o funcionario en su puesto de trabajo.
El número de consultas de este archivo es muy amplio y los documentos archivados pueden
provenir de otros organismos departamentos o bien has sido entregados directamente por los
interesados.
El funcionario es el responsable directo de su archivo, debe clasificar los documentos y
mantenerlos en el archivo el tiempo estrictamente necesario fijado por la entidad o el que
resulte imprescindible para realizar sobre el documento las operaciones oportunas.
El archivo de gestión debe estar perfectamente ordenado para facilitar la rapidez de actuación
y la perfecta localización del documento.
e) Conservación de la información:
Conservar la documentación transferida, custodiarla en las mejores condiciones de seguridad
y orden adecuado se fundamentan en dos principios básicos:
o Adopción de medidas para asegurar la perdurabilidad material de los documentos:
- Mantenimiento y control de las instalaciones del archivo.
- Medidas preventivas contra los diversos factores de deterioro, destrucción o desaparición de
los documentos: control de humedad, incendio, robo, etc.
- Restauración de documentos deteriorados.
- Reproducción de la documentación más representativa.
o Aplicación de los criterios y métodos de organización documental (clasificación y
ordenación) según las normas de la teoría archivística. Realmente solo existe archivo cuando
hay una organización, de otro modo se trata de un conjunto almacenado de papeles.
29
2. Gestión documental eficaz.
2.1. Documentos en la organización
A continuación vamos a ver algunos de los documentos más importantes que se utilizan en
las organizaciones, así como sus normas para la creación, sus usos, y su distribución:
a) Circular.
Normas:
1.- Será emitida y firmada por el personal directivo.
2.- Cuando se trate de instrucciones temporales, la respectiva Circular deberá indicar el
período de vigencia establecido.
3.- Cada Supervisor debe comunicar y tratar el contenido de las circulares con el personal a
su cargo.
Usos:
1.- Dictar instrucciones de carácter permanente o temporal para todo el personal.
2.- Hacer del conocimiento del personal las políticas adoptadas por la presidencia.
3.- Establecer cambios parciales o generales en la estructura organizativa.
Distribución:
- Original: área emisora.
- Copias: Supervisores, quienes archivarán una copia para su control e información y
utilizarán la otra para hacerla del conocimiento y observación de sus subordinados.
b) Notificación.
Normas:
1.- La comunicación establecida a través de la Notificación, tendrá carácter obligatorio para
todo el personal o para quien expresamente se indique en la misma.
2.- Será emitida por Personal Directivo y/ Supervisores.
30
Usos:
1.- Noticias e informaciones de interés para la Organización.
2.- Aspectos de carácter preventivo sobre asuntos administrativos, operativos, legales y otros.
3.- Nombramientos de funcionarios.
Distribución:
c) Manuales, procedimientos e instructivos.
Normas:
1.- Serán producidos por un Asesor de Calidad o cualquier otro, previa autorización del
Personal Directivo.
2.- Las políticas y normas contenidas en las circulares, se tendrá como fundamento para
realizar los ajustes operativos de los sistemas vigentes o la emisión de nuevos manuales en
los casos que así se requieran.
3.- Cada supervisor que reciba un Manual, Instructivo o Procedimiento, deberá dar a conocer
y comentar con su personal asignado el contenido de dicho instrumento.
4.- Deben ser mantenidos bajo la custodia y responsabilidad de los Supervisores a quienes se
les entregan dichos instrumentos.
5.- El responsable de la custodia de los manuales debe mantenerlos actualizados, de acuerdo a
las modificaciones, agregados o sustituciones que oportunamente se hagan.
Usos:
1.- Procedimientos, normas, relacionadas con el área de prestación de servicios de la
Organización, los cuales deben ser formar parte de la documentación de la misma.
31
2.- Resaltar aspectos de carácter preventivo, correctivo sobre asuntos administrativos,
operativos, legales y otros del área en cuestión.
Distribución:
2.5.2 Conceptos y términos utilizados
Licitación: Proceso por el cual una entidad del estado publica un proceso donde un conjunto
de empresas postulan para ganar el proceso.
O.S.C.E: Organismo Supervisor de las Contrataciones del Estado.
Seace: Sitio web donde se publican todos los procesos de licitación.
Buena PRO: La entidad convocante se la otorga a la persona natural o jurídica que gana el
proceso de licitación.
32
Capítulo III: Análisis de la situación actual
3.1 Descripción del proceso actual
3.1.1 Diagrama analítico de proceso de la situación actual
A continuación se presenta el diagrama analítico del proceso de Postulación de
licitaciones:
CURSOGRAMA ANALÍTICO OPERARIO

Diagrama N°: 1 Hoja N°: 1 RESUMEN
OBJETO: Conocer el tiempo del proceso ACTIVIDAD ACTUAL PROPUESTA ECONOMIA
OPERACIÓN 23
Actividad: Proceso de Postulación de Licitaciones TRANSPORTE 2
Método: ACTUAL ESPERA 1
Lugar: Porte Class S.A.C INSPECCIÓN 0
Operario: Rosalyn Martínez ALMACENAMIENTO 0
Ficha N°: 1 DISTANCIA 17 mt.
Compuesto por: Rosalyn Martínez TIEMPO 829 min.
Fecha: 30/04/16 COSTO
MANO DE OBRA S/. 71.97
Aprobado por: Jaime Loayza MATERIAL S/. 20.00
Fecha: 31/04/16 TOTAL S/. 91.97
CANT. DIST. TIEMPO SIMBOLO
DESCRIPCIÓN OBSERVACIONES
(und.) (mt.) (min.)
Buscar licitaciones en el SEACE 9 60 Asist. Gerencia
Revisar el cronograma 9 6 Asist. Gerencia
Descargar Bases Administrativas 9 15 Asist. Gerencia
Revisar las Bases Administrativas 9 45 Asist. Gerencia
Analizar viabilidad de la licitación 9 30 Gerente General
Imprimir las Bases Administrativas 2 10 Asist. Gerencia
Registrar Participación en el SEACE 2 20 Asist. Gerencia
Preparar documentos Consultas y Observaciones 2 120 Asist. Gerencia
Imprimir documentos Consultas y Observaciones 2 20 Asist. Gerencia
Entregar consultas para ser llevadas a la entidad 2 2 Asist. Gerencia
Revisar el proceso de licitación 2 10 Asist. Gerencia
Descargar Bases Integradas 2 6 Asist. Gerencia
Analizar respuestas del comité de selección 2 15 Asist. Gerencia
Imprimir Bases Integradas 1 5 Asist. Gerencia
Ir a la SUNARP para solicitar Vigencia de poder 1 10 15 Asist. Gerencia
Solicitar a la SUNARP Vigencia de poder 1 30 Asist. Gerencia
Sacar copia a la Vigencia de poder 1 2 Asist. Gerencia
Ir a la Notaria a Legalizar documentos 1 7 10 Asist. Gerencia
Legalizar documentos necesarios 1 40 Asist. Gerencia
Elaborar Precio a ofertar 1 60 Gerente General
Buscar documentos para la Propuesta 1 60 Asist. Gerencia
Solicitar al cliente Constancia de conformidad 1 3 Asist. Gerencia
Esperar respuesta del cliente 1 90 Asist. Gerencia
Descargar Contancia de conformidad 1 3 Asist. Gerencia
Preparar documentos para la Propuesta 1 120 Asist. Gerencia
Imprimir documentos para la Propuesta 1 30 Asist. Gerencia
Entregar propuesta para ser llevada a la entidad 1 2 Asist. Gerencia
TOTAL 17 829 23 2 1 0 0
Figura XV. Diagrama analítico del proceso de Postulación a Licitaciones
33
En este diagrama podemos observar las actividades del proceso de Postulación de
licitaciones que son necesarias y se deben de cumplir obligatoriamente. Las actividades que
emplean más tiempo son: preparar documentos de consulta y observaciones, y preparar
documentos para la propuesta. Estas dos actividades junto a los demás suma 829 minutos,
siendo exactamente 13 horas y 49 minutos, que llegan a ser 1 día con 6 horas.
3.1.2 Indicadores del proceso en la situación actual
Los indicadores del proceso para la situación actual del problema de “Gestión documental
ineficiente para licitaciones” se muestran a continuación:
a. Cantidad de licitaciones perdidas: 20 en total
Tabla 9
Indicador del proceso actual
Indicador Unidad de Medida Valor Actual Observaciones

Se muestra 20 licitaciones perdidas
N° de licitaciones
Licitaciones perdidas 20 anualmente por una gestión documental
perdidas en el año
ineficiente, precios u otra causa.
Nota: 20 licitaciones perdidas al año
Se muestra el valor referencial de las 20 licitaciones perdidas, esto se debe a que no se
tiene una gestión documental para licitaciones óptima.
3.2 Efectos del problema en el área de trabajo
En la oficina administrativa de PORTE CLASS se tiene como problema principal a las
“Gestión documental ineficiente para licitaciones” que traen los siguientes efectos:
a. Insatisfacción en la oficina administrativa al no ganar la Licitación presentada, todas
las personas involucradas en la oficina sienten un malestar ya que ven sus esfuerzos
en vano.
b. Falta de financiamiento para cubrir las obligaciones tributarias y financieras de la
empresa.
34
c. Insuficiencia económica para invertir en más licitaciones, cuando no ingresa una
licitación se pierde una oportunidad de utilidad para la empresa.
d. Tiempo invertido en vano al no obtener la Buena Pro, estos tiempos se manifiestan en
un monto aproximado de S/. 92.00 por licitación.
3.3 Análisis de las causas raíces que generan el problema
Para llegar a la causa raíz que origina el problema de la gestión documental ineficiente
para licitaciones, emplearemos la herramienta “5 Why”, con esto se espera encontrar la causa
y darle solución.
A continuación se muestra la herramienta 5 Why con las causas encontradas:
PROBLEMA: GESTIÓN DOCUMENTAL INEFICIENTE PARA LICITACIONES
1° WHY? 2° WHY? 3° WHY? 4° WHY? 5° WHY?
SE PIERDEN ALGUNOS NO EXISTE UNA

FALTA DE TIEMPO PARA
DOCUMENTOS DOCUMENTOS SE NO SE ARCHIVAN EN FORMA METODOLOGÍA ADECUADA
ORGANIZAR LAS
INDISPENSABLES PARA EL TRASPAPELAN ADECUADA PARA EL CONTROL DE
ACTIVIDADES
PROCESO DOCUMENTOS
NO DEVUELVEN A TIEMPO
LOS DOCUMENTOS QUE
SALEN DE OFICINA
DOCUMENTOS
LA PROPUESTA SE ENTREGA
INCOMPLETOS Y CON
INCOMPLETA
ERRORES
FALTA DE REVISIÓN DE
DOCUMENTOS ENVIADOS
PROPUESTA ECONÓMICA FALTA DE BASE DE DATOS DE

ELEVADA PRECIOS COMPETITIVOS
Figura XVI. Cuadro de 5 Why
35
3.4 Priorización de causa raíz
Para priorizar la causa raíz se desarrolló un segundo análisis Modal de Fallos y Efectos
(AMEF o FMEA) con la colaboración del mismo equipo que participó en el método de los
5W & 1H.
El resultado de la evaluación a los problemas principales según su Prority Risk Number
(NPR) se muestra en la tabla Y. La matriz AMEF en su totalidad se presenta en el Anexo IV
del presente proyecto.
Tabla 10
Resultado de la evaluación de la causa raíz del problema principal
MATRIZ DE ANÁLISIS DE MODO Y EFECTO DE FALLAS (AMEF)

Fecha: 26/03/16 Área: Administración
Objetivo: Indentificar las causas
más prioritárias a resolver.
Elaborado por: Martínez Rosalyn/Loayza Jaime/C. William Revisado: Martínez Rosalyn
Elemento / S O D NPR =
Modo de fallo Acciones propuestas
Función (1 a 10) (1 a 10) (1 a 10) S*O*D
Falta de tiempo para organizar las

actividades
No devuelven a tiempo los

documentos que salen de oficina.
Atacar, reducir los

Documentos incompletos y con documentos
Administración 9 8 6 432
errores incompletos y con
errores.
Falta de supervición de documentos

enviados
Falta de base de datos de precios

competitivos
Nota. Se presenta los problemas calificados por NPR elaborado
36
Luego estos resultados fueron ordenados de Mayor a menor RPN para elaborar un
diagrama de Pareto.
Tabla 11
Causas ordenadas de Mayor a menor NPR
Resultado % Resultado
Modo de fallo % Resultado
NPR Acumulado
Documentos
incompletos y con 432 33% 33%
errores
Falta de base de
datos de precios 384 29% 62%
competitivos
Falta de tiempo para
organizar las 192 15% 76%
actividades
Falta de supervición
de documentos 192 15% 91%
enviados
No devuelven a
tiempo los
120 9% 100%
documentos que
salen de oficina.
Total 1320 100%
Nota: Se muestran los resultados ordenados de mayor a menor con su porcentaje acumulado
Luego se realizó un diagrama de Pareto para ilustrar los resultados:
Figura XVII. Pareto de priorización de causa raíz
37
Como se observa, entre todas las causas que originan la gestión documental ineficiente
para licitaciones, se detectó que los más importantes son Documentos incompletos y con
errores por lo que la causa a atacar será Documentación incompleta y con errores. Esta causa
origina los reprocesos y tiempos muertos en búsqueda de documentación. Actualmente no se
cuenta con procedimientos para el archivamiento de documentos ni rótulos para la ubicación
de estos, siendo necesario actuar rápidamente en este problema ya que son varias personas las
que requieren de la documentación que está en la oficina administrativa.
A continuación se muestran los resultados de 2 licitaciones perdidas por culpa propia de la
documentación incompleta y con errores:
Figura XVIII. Resultado de Licitación de Puertas para Apurímac
38
Figura XIX. Evaluación de Licitación de Mantenimiento en Piura
39
En principio podemos ver los resultados del comité de selección para la Licitación de
Puertas para Apurímac, donde se determinó que Porte Class no presentó el documento
“Declaración Jurada de Reposición de Bienes defectuosos”. Este documento no se presentó,
ya que al momento de redactar los documentos, se omitió la misma porque no se tenía un
listado de los documentos requeridos.
La segunda es la evaluación de la Licitación de Mantenimiento en Piura, dado que no se
presentó el documento “Experiencia del personal clave” correctamente. Con modelos de los
anexos se asegurará que los documentos se elaboren correctamente.
En conclusión, se demuestra que el problema crucial que origina las licitaciones pérdidas
son los documentos incompletos y erróneos. Al tener un desorden en el área administrativa y
falta de gestión los documentos se pierden, teniendo que buscar en los sobres, folders,
cajones, entre otros. Una vez ubicados los documentos se detectó que estaban incompletos o
en mal estado, lo cual, es un problema para la presentación de la documentación y otras
actividades de la oficina administrativa, generando un gran molestar entre el personal
administrativo.
40
Capítulo IV: Propuesta técnica de la mejora
4.1 Plan de acción de la mejora propuesta
Para optimizar la gestión documental se ha visto conveniente implementar lo siguiente:
4.1.1 Propuesta para clasificar y ordenar documentos.
Propuesta: Si se establece una clasificación correcta y orden para los documentos, se logrará
encontrar todos los documentos que se requieran rápida y fácilmente, empleando los tiempos
muertos eliminados para otras actividades indispensables.
Esta propuesta se clasificará en tres etapas:
a) Reclutar practicante.
b) Adquirir e instalar estante de melamine.
c) Clasificar documentos.
d) Ordenar documentos.
e) Forrado y rotulación de archivadores.
A continuación, se explicará en qué consistirá cada etapa:
a) Reclutar practicante:
Propósito: El practicante contribuirá con la clasificación y orden, efectuándose esta tarea en
el menor tiempo posible para que otras personas puedan ocuparla.
Aspectos a considerar:
a. Recursos humanos: Se empleará solo al Asistente Gerencia para reclutar al practicante.
b. Tiempo: Se usará un aproximado de 7 horas para esta actividad.
c. Materiales:
- Computadora
d. Actividades: Las tareas que se realizarán para reclutar un practicante serán:
- Solicitar la aprobación del Gerente General para que un practicante ayude con la
clasificación y orden de documentos.
41
- Informar a estudiantes de la contratación de un practicante por 4 horas.
- Informar al practicante el día y la hora que laborará.
b) Adquirir estante y archivadores:
Propósito: Para tener todos los documentos en orden será necesario adquirir un nuevo estante
de melamine, ya que la credenza que posee actualmente la oficina administrativa no tiene
suficiente espacio para los nuevos archivadores que se van a adquirir. Con esto tendremos los
documentos ordenados en archivadores y colocados correctamente en el estante de melamine.
a. Recursos humanos: Se empleará al Asistente de Gerencia para la compra del estante y
archivadores, además de un operario para la instalación del estante.
c. Materiales:
- Computadora
d. Actividades: Las tareas a realizar para adquirir el estante y los archivadores serán:
- Solicitar cotizaciones a proveedores.
- Evaluar a los proveedores y aprobar al que ofertará menor precio.
- Comprar los archivadores y el estante.
- Instalar el estante en la oficina administrativa.
- Colocar los archivadores en el estante.
Figura XX. Archivadores para documentos
42
Figura XXI. Estante de melamine para archivadores
Finalmente, la nueva distribución con el estante adquirido será la siguiente:
Figura XXII. Nueva distribución de área con la mejora propuesta
43
c) Clasificación de documentos:
Propósito: Se busca darle un correcto cuidado a los documentos para evitar pérdidas de estos
que terminan perjudicando a la empresa.
a. Recursos humanos: Se emplearán 2 personas, el Asistente de Gerencia y un
practicante para las actividades de clasificación de documentos.
c. Materiales:
- Caja de cartón.
d. Actividades: Primero se quitaran todos los papeles de la oficina y se pondrán en cajas
a la espera de su clasificación. Posteriormente, se establecerá la clasificación de la
siguiente manera: Según el tipo de información:
- Documentos Vitales: Son aquellos documentos que necesitan de un especial cuidado
y resguardo porque contiene información valiosa para la empresa, así mismo, no
deben ser destruidos.
- Importantes: Es el conjunto de documentos que no deben extraviarse porque
constituyen una fuente de información importante para la empresa y los trabajadores.
- Útiles: Son aquellos documentos que poseen un periodo de duración y luego son
destruidos.
Según el movimiento:
- Activo: Contiene a los documentos que están en continuo uso o consulta.
- Semi-activo: Comprende al conjunto de archivos que se usan o requieren menos.
- Inactivo: Llegan a ser los archivos de casi nula frecuencia, entre estos están: los
documentos de constitución, asuntos legales, históricos, etc.
44
Se espera que con la nueva clasificación cada documento se agrupe de la manera correcta
para evitar pérdidas.
d) Ordenar documentos
Propósito: Luego de la clasificación, estos documentos se ordenarán de manera
cronológicamente inversa o numérica.
a. Recursos humanos: Se emplearán 2 personas, el Asistente de Gerencia y un practicante
para las actividades de clasificación de documentos.
c. Materiales:
- Separadores (para dividir los documentos).
d. Actividades: Se ordenaran los documentos según:
- Cronológicamente inverso: Ordenar los archivos de los más antiguos a los más
recientes permite que se tenga rápidamente los documentos necesarios. Este orden se
usará en el caso de las órdenes de compra, estados de cuenta, etc.
- Numérico: Este orden ayuda a obtener más rápido los documentos, como por ejemplo,
las facturas, guías de remisión, etc.
e) Forrado y rotulación de archivadores:
Propósito: El forrado y rotulación de documentos permitirá ubicar de manera rápida los
archivos que se necesiten, reduciendo tiempos muertos para emplearlos en actividades útiles.
a. Recursos humanos: Se empleará 1 persona que será el Asistente de Gerencia.
c. Materiales:
- Vinifan
45
- Papel lustre
- Tijera
d. Actividades:
Los documentos se forraran según los colores corporativos de la empresa:
- Azul acero, para los documentos vitales
- Gris, para los documentos importantes
- Celeste, para los documentos útiles
Figura XXIII. Forrado de archivadores
Cuando los documentos estén forrados, se podrá rotularlos con las siguientes
especificaciones:
- Programa: Microsoft Word.
- Medidas: 0.07 x 0.30 cm.
- Imagen: el logo de la empresa en la parte superior:
- Texto: en letra tipo Times New Roman número 48
- Código: se pondrá el número de archivador
46
Figura XXIV. Rotulación de archivadores
Una vez que se tiene los documentos clasificados y ordenados se colocarán en los
archivadores ya forrados y rotulados. Por último, estos archivadores se pondrán en el estante
recién adquirido.
4.1.2 Implementar plantillas para licitación.
Propuesta:
Se implementara unas plantillas de los anexos correctamente llenados, esto ayudará a que
el Asistente de Gerencia pueda elaborar los documentos solicitados en las bases a la exactitud
en menor tiempo.
a. Recursos Humanos:
Las plantillas lo elaborará la asistente de gerencia, ya que es la persona que tiene más
contacto con los documentos de la empresa.
b. Tiempo:
El tiempo empleado para elaborar las plantillas será de 3 horas.
c. Materiales:
- Impresora
- Hojas bond A4
47
d. Actividades:
Primero el Asistente de Gerencia elaborará los documentos apoyándose de algunos
modelos que encuentre en el Seace. Después, se apoyará de las bases administrativas para
revisar que los documentos estén correctamente llenados.
Por último, lo tendrá impreso para que la gerencia también tenga conocimiento de la nueva
forma de trabajo.
Figura XXV. Plantilla para licitaciones
Estos documentos serán archivados en el archivador “Anexos para licitación”. Para su mejor
conservación emplearemos micas. La función de estos documentos será evitar los errores al
momento de realizar la documentación para la postulación a licitaciones.
48
4.1.3 Implementación de procedimientos.
a) Procedimiento para salida de archivos.
Propuesta:
Se implementará un instructivo de procedimiento para salida de archivos, con el fin de
evitar la pérdida de los archivos. Se espera que el Asistente de Gerencia emplee el
documento, facilitándose así las actividades diarias y obteniendo una eliminación de tiempos
muertos es búsqueda de documentos.
El procedimiento para archivos lo elaborará el Asistente de Gerencia, ya que es la persona
que tiene más contacto con los documentos de la empresa.
b. Tiempo:
El tiempo empleado para elaborar el instructivo será de 3 horas.
c. Materiales:
- Impresora
- Hojas bond
d. Actividades:
Se elaborará el documento considerando las tareas a realizar y el tiempo promedio para el
proceso. Luego, se tendrá impreso para que la gerencia también tenga conocimiento de la
nueva forma de trabajo.
49
Hoja: 01-004
Procedimiento para salida de Archivos
Código: MAPRO 01
Unidad Orgánica responsable:
Administración
Finalidad:
Contar con todos los documentos de la empresa en el tiempo indicado en condiciones óptimas.
Requisitos del procedimiento:
Haberse solicitado algún documento de la oficina.
Procedimiento:
Duración
Unidad
Actividades del procedimiento (máxima) Responsable
Operativa
Minutos
1 Llenar el Formato para Transferencia Documentales. Administración 2 Asistente de Gerencia
2 Solicitar la firma de la persona que lo solicita. Administración 1 Asistente de Gerencia
3 Buscar en el estante el documento solicitado. Administración 2 Asistente de Gerencia
4 Sacarle copia al documento solicitado Administración 3 Asistente de Gerencia
5 Adjuntar una copia del FTD a la copia del documento. Administración 2 Asistente de Gerencia
6 Entregar documento solicitado. Administración 1 Asistente de Gerencia
7 Archivar copia en el lugar de documento. Administración 2 Asistente de Gerencia
8 Tener FTD a la mano para la devolución del documento Administración 1 Asistente de Gerencia
9 Recepcionar documento anteriormente entregado. Administración 1 Asistente de Gerencia
10 Solicitar la firma de la persona que entrego el doc. Administración 1 Asistente de Gerencia
11 Archivar FTD. Administración 2 Asistente de Gerencia
Total tiempo empleado en el procedimiento: 18
Formatos y/o formularios:
Formato para Transferencias Documentales
Figura XXVI. Procedimiento para salida de archivos 1
Nombre del Procedimiento:

Procedimiento para salida de Archivos
Unidad Orgánica:
Oficina Administrativa
Llenar el Formato
Buscar en el Sacarle copia al
Inicio Transferencias Solicitar la firma
estante el documento.
Documentales del solicitante
documento.
Asistente de Gerencia
Administración
Recepcionar Archivar copia en Entregar Adjuntar copia del

documento Solicitar firma lugar del documento FTD a la copia del
entregado. del solicitante documento solicitado. documento.
Solicitar la firma
de la persona Archivar FTD Fin
que entrega.
Figura XXVII. Procedimiento para salida de archivos 2
50
b) Procedimiento para postulación a licitaciones.
Propuesta:
Un instructivo para procedimientos de licitaciones nos ayudara a tener los documentos de
la licitación completos y correctos, siendo indispensable que el Asistente de Gerencia o quien
redacte los documentos para la licitación lea completamente el instructivo, logrando así
reducir la cantidad de licitaciones perdidas a causa de la documentación incompleta y con
errores.
Solo se requerirá que la asistente de gerencia elabore el instructivo, ya que es quién más
conoce el procedimiento en la oficina administrativa de la empresa.
b. Tiempo:
Para realizar el instructivo se emplearán 4 horas.
c. Materiales:
- Impresora
- Hojas bond
d. Actividades:
Se elaborará el instructivo con ayuda de una base administrativa del Seace para no olvidar
todos los aspectos necesarios a considerar. Por último se tendrá impreso y guardado en mica
para que el Asistente de Gerencia que tenga que redactar el documento sepa todos los pasos a
ejecutar.
51
Hoja: 03-004
Procedimiento para Postulación a Licitaciones
Código: MAPRO 02
Unidad Orgánica responsable:
Administración
Finalidad:
Conseguir que la persona encargada del presente procedimiento lo realice de manera óptima.
Requisitos del procedimiento:
Estar habilitado para contratar con el estado.
Procedimiento:
Duración
Unidad
Actividades del procedimiento (máxima) Responsable
Operativa
Minutos
1 Entrar al link: www.proddapseace.com.pe Administración 2 Asistente de Gerencia
2 Escribir el captcha y objeto a buscar. Administración 2 Asistente de Gerencia
3 Acceder a una licitación adecuada. Administración 2 Asistente de Gerencia
4 Revisar el cronograma. Administración 1 Asistente de Gerencia
5 Descargar las bases administrativas. Administración 2 Asistente de Gerencia
6 Leer bases administrativas. Administración 5 Asistente de Gerencia
7 Evaluar la viabilidad de la licitación. Administración 4 Gerente General
8 Imprimir bases administrativas. Administración 5 Asistente de Gerencia
9 Entrar al link: www.proddapseace.com.pe Administración 2 Asistente de Gerencia
10 Inscribirse como participante. Administración 8 Asistente de Gerencia
11 Elaborar consultas y observaciones. Administración 30 Asistente de Gerencia
12 Imprimir documentos de consultas y observaciones. Administración 10 Asistente de Gerencia
13 Entregar consultas para ser llevadas a la entidad. Administración 1 Asistente de Gerencia
14 Revisar el proceso de licitación. Administración 5 Asistente de Gerencia
15 Descargar las bases integradas. Administración 8 Asistente de Gerencia
16 Analizar respuestas del comité de selección. Administración 8 Gerente General
17 Imprimir las bases integradas Administración 5 Asistente de Gerencia
18 Elaborar Check List según las bases integradas. Administración 30 Asistente de Gerencia
19 Ir a la SUNARP para solicitar Vigencia de poder. Administración 15 Asistente de Gerencia
20 Solicitar a la SUNARP Vigencia de poder. Administración 30 Asistente de Gerencia
21 Sacar copia a la Vigencia de poder. Administración 2 Asistente de Gerencia
22 Ir a la Notaria a Legalizar documentos. Administración 10 Asistente de Gerencia
23 Legalizar documentos en la notaria. Administración 40 Asistente de Gerencia
Cotizar los bienes o servicios a ofertar en la Asistente de Gerencia
19 Administración 60
licitación. Gerente General
20 Buscar documentos necesarios. Administración 10 Asistente de Gerencia
21 Elaborar documentos necesarios. Administración 60 Asistente de Gerencia
22 Imprimir documentos Administración 30 Asistente de Gerencia
23 Revisar que los documentos estén correctos. Administración 3 Asistente de Gerencia
24 Foliar, rubricar y firmar documentos. Administración 2 Asistente de Gerencia
25 Perforar y colocar en un folder con faster. Administración 2 Asistente de Gerencia
26 Colocar folder con documentos en un sobre rotulado. Administración 1 Asistente de Gerencia
27 Entregar propuesta para ser llevada a la entidad. Administración 2 Asistente de Gerencia
Total tiempo empleado en el procedimiento: 397
Formatos y/o formularios:
Check list para Postulación a Licitaciones.
Figura XXVIII. Procedimiento para Postulación a Licitaciones 1
52
Nombre del Procedimiento:
Procedimiento para Postulación a Licitaciones
Unidad Orgánica:
Oficina Administrativa
Entrar al link del Escribir captcha Acceder a una

Inicio seace y objeto a buscar licitación
Evaluar Leer bases Descargar bases Revisar el

viabilidad administrativas administrativas cronograma
Imprimir Entrar al link del Inscribirse como Hacer consultas

bases seace 2 participante y observaciones
Asistente de Gerencia
Descargar bases Revisar el Imprimir doc. de

integradas proceso de consultas
selección.
Imprimir bases Realizar check Perforar y

Administración
integradas list Ir a la SUNARP colocar en

folder.
Ir a la Sacar copia a la Solicitar vigencia Colocar folder

NOTARIA vigencia de poder de poder en sobre.
Legalizar Imprimir Revisar Entregar

documentos documentos documentos propuesta
Buscar Elaborar Foliar, rubricar y

documentos documentos firmas Fin
documentos.
Cotizar bienes Entregar

GerenteGeneral
a ofertar consultas y
observaciones.
Analizar
respuestas del
Figura XXIX. Procedimiento para Postulación a Licitaciones 2
53
4.1.4 Implementación de Formatos.
a) Formulario para transferencias documentales.
Propuesta:
Para reducir la pérdida de documentos importantes se empleará un formato de
transferencias documentales, será llenado por el Asistente de Gerencia o quien esté a cargo,
para que así se tenga en consideración que documento que no se encuentra en la oficina.
Para esta actividad se necesitará de una persona que elabore el documento.
b. Tiempo:
Realizar el formato tomará un tiempo estimado de 1 hora.
c. Materiales:
- Hojas bond
- Impresora
d. Actividades:
Cuando alguien de la oficina requiera un(os) documento(s) y desee retirarlo(s) de la
oficina llenará el siguiente formato:
Hoja: 01 - 001
FORMATO PARA TRANSFERENCIAS
DOCUMENTALES Código: FTD 01
Fecha:
Nombre de Archivador o
Tipo de Docume nto Núme ro de Docume nto
Folde r
Entregado por: Recibido por:
Cargo: Cargo:
Firma: Firma:
Figura XXX. Formato para Transferencias documentales
54
Una vez llenado será necesaria una copia de este documento con el fin de tener una en
lugar del documento retirado y otra para control administrativo. Se espera eliminar la
cantidad de documentos perdidos en la oficina administrativa, para tener los documentos que
necesitamos en el momento adecuado, tanto para las licitaciones como para otros fines que se
crean convenientes. También ayudará a evitar las multas por documentos extraviados.
b) Check list para licitaciones.
Propuesta: Se vio conveniente implementar un check list con el fin de no olvidar ningún
documento para la presentación de la licitación.
El check list lo elaborará la asistente de gerencia una vez que se tenga una licitación
objetiva.
b. Tiempo:
Elaborar el check list tomará un tiempo estimado de 30 minutos, porque primero se debe
leer toda la base administrativa minuciosamente para obtener a la totalidad los documentos
requeridos.
c. Materiales:
Los materiales a requerir serán:
- Computadora
- Impresora
- Hojas bond
d. Actividades:
Primero, se leerá las Bases Administrativas, considerando los aspectos específicos de
documentación obligatoria.
55
Segundo, se listarán los documentos necesarios en Excel quedando así:
Hoja N°: 01 - 001

REQUISITOS PARA LICITACIÓN (CONSIGNAR
NOMBRE DE LA LICITACIÓN) Código: CLL 01
Inscribirse en el SEACE.
Realizar check list.
Índice de todos los documentos a presentar.
Declaración jurada de datos del postos (ANEXO 1)
Declaración jurada de acuerdo con el numeral 1 (ANEXO 2)
Declaración jurada de cumplimiento de los Términos de referencia (ANEXO 3)
Declaración jurada de plazo de prestación del servicio (ANEXO 4)
Precio de la oferta (ANEXO 5)
Promesa de consorcio con firmas legalizadas (ANEXO 6)
Experiencia del postor (ANEXO 7)
Documentos para acreditar la experiencia del postor.
Declaración jurada de personal propuesto (ANEXO 8)
Carta de compromiso del personal clave con firma legalizada.
Declaración jurada de reposición de bienes.
Vigencia de Poder del representante legal.
Certificado REMYPE
Doumentos debidamente foliados.
Presentación en sobre rotulado según las bases.
Elaborado por: Cargo: Firma:
Revisado por: Cargo: Firma:
Figura XXXI. Check list para Licitaciones
Por último, se requerirá la aprobación de la gerencia para iniciar la preparación de la
documentación.
56
4.1.5 Capacitación al personal
Propuesta: Realizar un proceso de inducción al personal de oficina sobre los beneficios de
almacenar correctamente los documentos e informar sobre los nuevos procedimientos de tal
manera que se asegure la efectividad de la mejora al momento de la implementación. Por otro
lado, contribuimos a la facilitación de las actividades en caso de ausencia del Asistente de
Gerencia, logrando así la agilización ininterrumpida del proceso de Postulación de
Licitaciones.
Para la capacitación se tendrá en consideración al personal de oficina, siendo el Asistente
de Gerencia quien se encargará de conducir la capacitación, por ser la persona que está
desarrollando la implementación de la mejora.
b. Tiempo:
El tiempo empleado para elaborar la capacitación será de 3 horas.
c. Materiales:
- Diapositivas.
- Material de audio y video.
- Pizarra y plumones.
- Hojas bond y lapiceros.
d. Actividades:
El Asistente de Gerencia solicitará al personal administrativo que se reúna en la Oficina de
la empresa para poder abordar temas como almacenamiento e importancia de los
documentos, oportunidad de licitaciones y proceso de postulación a licitaciones.
57
4.2 Consideraciones técnica, operativa y ambiental para la implementación de la mejora
Para la implementación de la mejora se requiere que el gerente general brinde:
- Disponibilidad de la oficina administrativa.
- Artículos de oficina existentes.
4.3 Recursos técnicos para implementar la mejora propuesta
Los recursos técnicos solicitados para la mejora serán:
- Estante de melamine color cerezo de 18mm. de 1.80x1.30x0.40m.
- CPU Intel Core 2 y Pantalla LG de 20”.
- Impresora Epson xp211 Sistema Continuo.
- Hojas bond A4 75gr. Chamex blancas
4.4 Descripción de la situación mejorada
4.4.1 Diagrama analítico de procesos de la situación mejorada.
Se presenta el Diagrama analítico de procesos de Postulación a Licitaciones al aplicar la
mejora:
58
CURSOGRAMA ANALÍTICO OPERARIO
Diagrama N°: 1 Hoja N°: 1 RESUMEN
OBJETO: Conocer el tiempo del proceso ACTIVIDAD ACTUAL PROPUESTA ECONOMIA
OPERACIÓN 22 22
Actividad: Proceso de Postulación de Licitaciones TRANSPORTE 2 2
Método: MEJORADO ESPERA 0 0
Lugar: Porte Class S.A.C INSPECCIÓN 1 1
Operario: Rosalyn Martínez ALMACENAMIENTO 0 0
Ficha N°: 1 DISTANCIA 17 mt. 17 mt.
Compuesto por: Rosalyn Martínez TIEMPO 829 min. 601 min.
Fecha: 30/05/16 COSTO
MANO DE OBRA S/. 71.97 S/. 56.44 S/. 15.53
Aprobado por: Jaime Loayza MATERIAL S/. 20.00 S/. 20.00 S/. 0.00
Fecha: 31/05/16 TOTAL S/. 91.97 S/. 76.44 S/. 15.53
CAN DIST. TIEMPO SIMBOLO
DESCRIPCIÓN OBSERVACIONES
T. (mt.) (min.)
Buscar licitaciones en el SEACE 9 60 Asist. Gerencia
Revisar el cronograma 9 6 Asist. Gerencia
Descargar Bases Administrativas 9 15 Asist. Gerencia
Revisar las Bases Administrativas 9 45 Asist. Gerencia
Analizar viabilidad de la licitación 9 30 Gerente General
Imprimir las Bases Administrativas 2 10 Asist. Gerencia
Registrar Participación en el SEACE 2 20 Asist. Gerencia
Preparar documentos Consultas y Observaciones 2 60 Asist. Gerencia
Imprimir documentos Consultas y Observaciones 2 20 Asist. Gerencia
Entregar consultas para ser llevadas a la entidad 2 2 Asist. Gerencia
Revisar el proceso de licitación en el SEACE. 2 10 Asist. Gerencia
Descargar Bases Integradas 2 6 Asist. Gerencia
Analizar respuestas del comité de selección 2 15 Asist. Gerencia
Imprimir Bases Integradas 1 5 Asist. Gerencia
Elaborar Check List para licitación 1 30 Asist. Gerencia
Ir a la SUNARP para solicitar Vigencia de poder 1 10 15 Asist. Gerencia
Solicitar a la SUNARP Vigencia de poder 1 30 Asist. Gerencia
Sacar copia a la Vigencia de poder 1 2 Asist. Gerencia
Ir a la Notaria a Legalizar documentos 1 7 10 Asist. Gerencia
Legalizar documentos necesarios 1 40 Asist. Gerencia
Elaborar Precio a ofertar 1 60 Gerente General
Buscar documentos para la Propuesta 1 10 Asist. Gerencia
Preparar documentos para la Propuesta 1 60 Asist. Gerencia
Imprimir documentos para la Propuesta 1 30 Asist. Gerencia
Revisar, foliar, colocar en folder y sobre rotulado. 1 8 Asist. Gerencia
Entregar propuesta para ser llevada a la entidad 1 2 Asist. Gerencia
TOTAL 17 601 22 2 0 1 0
Figura XXXII. DAP de la situación mejorada
59
En este diagrama podemos observar las actividades del proceso de Postulación de
licitaciones que son necesarias y se deben cumplir obligatoriamente. Las actividades que
emplean más tiempo son: preparar documentos de consulta y observaciones, y preparar
documentos para la propuesta. Estas dos actividades junto a los demás suma 601 minutos,
siendo exactamente 10 horas y 1 minuto, que llegan a ser 1 día con 2 horas aproximadamente.
Hay una reducción de 228 minutos en el proceso de Postulación a licitaciones, debido a la
mejora propuesta, lo cual refleja una mejora en los tiempos de procesos dando como
resultado más tiempo disponible para otras actividades.
4.4.2 Indicadores del proceso de la situación mejorada.
Con la mejora propuesta la cantidad de licitaciones perdidas quedará de la siguiente
manera:
Tabla 12
Indicador mejorado
Indicador Unidad de Medida Valor Mejorado Observaciones

Se muestra 2 licitaciones perdidas
N° de licitaciones anualmente por una gestión documental
Licitaciones perdidas 16
perdidas en el año ineficiente y 14 por precios u otras
causas.
Nota: Se plantea la reducción de 6 a 2 licitaciones perdidas al mes por una gestión documental ineficiente.
4.5 Cronograma de ejecución de la mejora
A continuación se muestra la programación de las actividades que involucraran la
ejecución de la mejora propuesta:
60
Figura XXXIII. Diagrama de Gantt del cronograma de ejecución para la mejora
4.6 Aspectos limitantes de la implementación de la mejora
Algunos aspectos limitantes podrían ser:
- Que el personal de la Oficina Administrativa no colabore con el nuevo procedimiento
ya que no se cuenta con mucho tiempo para efectuar las actividades diarias.
- La difícil adaptación de estos al nuevo procedimiento.
- Corte intempestivo de la electricidad.
Se muestra la Matriz de Riesgo en el Anexo XII, con las limitantes y sus respectivas
medidas de contingencia tomadas.
61
Capítulo V. Costos de implementación de la mejora
5.1 Costo del estudio de la mejora
Para obtener el costo del estudio de la mejora se ha realizado la siguiente tabla con todos
los costos realizados durante el periodo:
Tabla 13
Costo del estudio de la mejora
Subactividad Recurso U/M Cantidad P/U Subtotal

Desarrollo del PIM Practicante Horas-h 100 S/. 4.09 S/. 408.65
Desarrollo del PIM Discos Compactos u. 2 S/. 2.00 S/. 4.00
Desarrollo del PIM Impresiones Hojas 200 S/. 0.10 S/. 20.00
Desarrollo del PIM Anillado u. 3 S/. 3.00 S/. 9.00
Desarrollo del PIM Empastado u. 1 S/. 10.00 S/. 10.00
Desarrollo del PIM Internet u. 20 S/. 1.00 S/. 20.00
5W & 1H Gerente General Horas-h 3 S/. 14.42 S/. 43.27
5W & 1H Socio de la empresa Horas-h 3 S/. 14.42 S/. 43.27
5W & 1H Practicante Horas-h 3 S/. 4.09 S/. 12.26
5 Why Gerente General Horas-h 3 S/. 14.42 S/. 43.27
5 Why Socio de la empresa Horas-h 3 S/. 14.42 S/. 43.27
5 Why Practicante Horas-h 3 S/. 4.09 S/. 12.26
Levantamiento de información Practicante Horas-h 20 S/. 4.09 S/. 81.73
Levantamiento de información Gerente General Horas-h 10 S/. 14.42 S/. 144.23
Levantamiento de información Socio de la empresa Horas-h 2 S/. 14.42 S/. 28.85
Levantamiento de información Útiles diversos u. 1 S/. 20.00 S/. 20.00
Total S/. 944.06
Nota: Se ha considerado todos los elementos usados y solicitados por la institución.
Como se puede observar el costo total para el estudio de la presente mejora asciende a un
total de S/. 944.06.
62
5.2 Costo de la ejecución del proyecto de mejora
5.2.1 Costo de materiales.
Para hallar el total del costo de materiales se realizó un listado con los costos a realizarse:
Tabla 14
Costo de materiales
Actividad Material Cantidad P/U Subtotal Observaciones

Ordenar y clasificar documentos Archivadores 12 S/. 3.00 S/. 36.00 Son para almacenar los documentos a adquirir.
Ordenar y clasificar documentos Separadores 1 S/. 5.00 S/. 5.00 Es para la clasificación y orden de documentos.
Ordenar y clasificar documentos Papel lustre 12 S/. 0.30 S/. 3.60 Es para el forrado de los archivadores
Ordenar y clasificar documentos Hojas bond 3 S/. 0.10 S/. 0.30 Para la rotulación de los archivadores
Ordenar y clasificar documentos Rotulos 1 S/. 5.00 S/. 5.00 Para la ubicación de los archivadores.
Implementar plantillas Hojas bond 15 S/. 0.10 S/. 1.50 Es para las plantillas de los anexos de licitaciones.
Implementar procedimientos Hojas bond 2 S/. 0.10 S/. 0.20 Son para imprimir el procedimiento de salida de archivo.
Implementar procedimientos Hojas bond 2 S/. 0.10 S/. 0.20 Son para imprimir el procedimiento de postulación a licitación.
Implementar formatos Hojas bond 20 S/. 0.10 S/. 2.00 Para la impresión de formato de Transferencias documentales.
Implementar formatos Hojas bond 20 S/. 0.10 S/. 2.00 Para la impresión de Check list de postulación a licitación
Capacitación al personal Hojas bond 6 S/. 0.10 S/. 0.60 Para la capacitación en caso de tomar apuntes.
Total S/. 56.40
Como se observa el monto acumulado es de S/. 56.40.
5.2.2 Costo asociado a personal.
A continuación, se representa los costos asociados a personal para el presente proyecto,
considerando el Head Count HC y el Costo por Hora hombre:
Tabla 15
Costo asociado a personal
Actividad Personal HC H-h Costo H-h Subtotal Observaciones

Ordenar y clasificar documentos Practicante 1 7 S/. 4.09 S/. 28.61 Es relacionado a la reclutación del practicante
Ordenar y clasificar documentos Practicante 1 7 S/. 4.09 S/. 28.61 Es para la adquisición del estante y los archivadores.
Ordenar y clasificar documentos Operario 1 1 S/. 6.00 S/. 6.00 Estos operarios ayudarán a instalar el estante en la oficina.
Ordenar y clasificar documentos Practicante 2 2 S/. 4.09 S/. 16.35 Para la clasificación de documentos.
Ordenar y clasificar documentos Practicante 2 2 S/. 4.09 S/. 16.35 Para el ordenamiento de documentos.
Ordenar y clasificar documentos Practicante 1 3 S/. 4.09 S/. 12.26 Para el forrado y rotulado de los archivadores
Implementar plantillas Practicante 1 3 S/. 4.09 S/. 12.26 El practicante elaborará las plantillas de licitaciones.
Implementar procedimientos Practicante 1 3 S/. 4.09 S/. 12.26 Para la elaboración del procedimiento de salida de archivos.
Implementar procedimientos Practicante 1 4 S/. 4.09 S/. 16.35 Para la elaboración del procedimiento de licitaciones.
Implementar formatos Practicante 1 1 S/. 4.09 S/. 4.09 Relacionado a la creación de formato para documentos.
Implementar formatos Practicante 1 0.5 S/. 4.09 S/. 2.04 Relacionado a la realización del check list.
Capacitación al personal Practicante 1 3 S/. 4.09 S/. 12.26 Para la inducción al personal
Capacitación al personal Gerente General 1 3 S/. 14.42 S/. 43.27 Es relacionada a la participación en la inducción.
Capacitación al personal Gerente de Producción 1 3 S/. 14.42 S/. 43.27 Es relacionada a la participación en la inducción.
Capacitación al personal Asesor Comercial 1 3 S/. 4.09 S/. 12.26 Es relacionada a la participación en la inducción.
Total S/. 266.22
Se demuestra que el resultado es de S/. 266.22.
63
5.2.3 Costo asociado a equipos y herramientas.
Se muestra los costos relacionados a equipos y herramientas que se emplearán para el plan
de acción:
Tabla 16
Costo asociado a equipos y herramientas
Actividad Equipo Cantidad P/U Subtotal Observaciones

Ordenar y clasificar documentos Estante 1 S/. 1,500.00 S/. 1,500.00 Estante para colocar los archivadores nuevos.
Total S/. 1,500.00
5.2.4 Costo total de la ejecución de la mejora.
Luego de obtener los costos de materiales, costos asociados a personal, costos asociados a equipos
y herramientas se elaboró la siguiente tabla:
Tabla 17
Costo total de la ejecución de la mejora
Costo de Materiales S/. 56.40

Costo asociado a Personal S/. 266.22
Costo asociado a Equipos y Herramietas S/. 1,500.00
Costo total para la ejecución de la mejora S/. 1,822.62
Nota: Estos costos fueron derivados de los costos obtenidos anteriormente.
Como se observa la sumatoria de los costos incurridos para la ejecución de la mejora nos
da un total de S/. 1,822.62.
5.2.5 Curva “S” del costeo de ejecución de la mejora.
A continuación se muestra la Curva “S” para el seguimiento de los costos de ejecución del
proyecto de mejora.
El detalle se encuentra en el anexo XIV.
Tabla 18
Curva “S” del costo de ejecución de la mejora
12-dic 13-dic 14-dic 15-dic 16-dic 17-dic

Gasto diario S/. 28.61 S/. 1,534.61 S/. 94.85 S/. 13.74 S/. 29.03 S/. 121.80
Gasto Acumulado S/. 28.61 S/. 1,563.21 S/. 1,658.06 S/. 1,671.80 S/. 1,700.83 S/. 1,822.62
64
Figura XXXIV. Curva "S" del costo de ejecución de la mejora
5.3 Costo total de la implementación de la mejora
Se presenta la tabla con el costo resultante para la implementación de la mejora:
Tabla 19
Costo de la implementación de la mejora
Costo del estudio de la mejora S/. 944.06

Costo de la ejecución de la mejora S/. 1,822.62
Inversión Total S/. 2,766.67
Nota: Dato obtenido de los resultados de la tabla 13 y la tabla 17
65
Capítulo VI. Evaluación técnica y económica de la mejora
6.1 Beneficio técnico esperado de la mejora
Con la implementación de la mejora se espera reducir los indicadores encontrados tales
como la perdida de licitaciones y los tiempos de procesos de postulación a licitaciones.
Tabla 20
Beneficio técnico esperado de la mejora
Indicador Valor actual Valor mejorado Observación
Se reducen el número de licitaciones perdidas

Licitaciones perdidas 20 16
de 20 a 16 licitaciones al año.
Tiempos de elaboración Se reduce el tiempo del proceso de la

829 601
de licitación Postulación a Licitaciones en 228 minutos.
Con la mejora propuesta se pueden observar los indicadores actuales y los mejorados,
contrastando visiblemente la mejora.
6.2 Beneficio económico esperado de la mejora
6.2.1 Costos mensuales de la situación actual.
a. Costos por tiempos de proceso actual
Para la mejora se contabilizará el costo de mano de obra de los involucrados en el proceso
de Postulación a Licitaciones, en la siguiente tabla se explica a detalle:
Tabla 21
Costos por tiempos de proceso
Involucrado Sueldo Costo diario (26) días Costo por hora (8h) Costo por minuto
Asistente de Gerencia S/. 850.00 S/. 32.69 S/. 4.09 S/. 0.07
Gerente General S/. 3,000.00 S/. 115.38 S/. 14.42 S/. 0.24
Nota: Para los montos del sueldo se tomó en cuenta los pagos de planilla y contrato de trabajo.
La tabla muestra los costos por minuto que se emplearán para realizar la tabla siguiente:
66
Tabla 22
Costos por tiempo de proceso actual
Actividad Recurso Min. Costo/min. Costo/min.

Buscar licitaciones en el SEACE Asistente de Gerencia 60 S/. 4.09 S/. 0.07
Revisar el cronograma Asistente de Gerencia 6 S/. 0.41 S/. 0.07
Descargar Bases Administrativas Asistente de Gerencia 15 S/. 1.02 S/. 0.07
Revisar las Bases Administrativas Asistente de Gerencia 45 S/. 3.06 S/. 0.07
Analizar viabilidad de la licitación Gerente General 30 S/. 7.21 S/. 0.24
Imprimir las Bases Administrativas Asistente de Gerencia 10 S/. 0.68 S/. 0.07
Registrar Participación en el SEACE Asistente de Gerencia 20 S/. 1.36 S/. 0.07
Preparar documentos Consultas y Observaciones Asistente de Gerencia 120 S/. 8.17 S/. 0.07
Imprimir documentos Consultas y Observaciones Asistente de Gerencia 20 S/. 1.36 S/. 0.07
Entregar consultas para ser llevadas a la entidad Asistente de Gerencia 2 S/. 0.14 S/. 0.07
Revisar el proceso de licitación Asistente de Gerencia 10 S/. 0.68 S/. 0.07
Descargar Bases Integradas Asistente de Gerencia 6 S/. 0.41 S/. 0.07
Analizar respuestas del comité de selección Asistente de Gerencia 15 S/. 1.02 S/. 0.07
Imprimir Bases Integradas Asistente de Gerencia 5 S/. 0.34 S/. 0.07
Ir a la SUNARP para solicitar Vigencia de poder Asistente de Gerencia 15 S/. 1.02 S/. 0.07
Solicitar a la SUNARP Vigencia de poder Asistente de Gerencia 30 S/. 2.04 S/. 0.07
Sacar copia a la Vigencia de poder Asistente de Gerencia 2 S/. 0.14 S/. 0.07
Ir a la Notaria a Legalizar documentos Asistente de Gerencia 10 S/. 0.68 S/. 0.07
Legalizar documentos necesarios Asistente de Gerencia 40 S/. 2.72 S/. 0.07
Elaborar Precio a ofertar Gerente General 60 S/. 14.42 S/. 0.24
Buscar documentos para la Propuesta Asistente de Gerencia 60 S/. 4.09 S/. 0.07
Solicitar al cliente Constancia de conformidad Asistente de Gerencia 3 S/. 0.20 S/. 0.07
Esperar respuesta del cliente Asistente de Gerencia 90 S/. 6.13 S/. 0.07
Descargar Contancia de conformidad Asistente de Gerencia 3 S/. 0.20 S/. 0.07
Preparar documentos para la Propuesta Asistente de Gerencia 120 S/. 8.17 S/. 0.07
Imprimir documentos para la Propuesta Asistente de Gerencia 30 S/. 2.04 S/. 0.07
Entregar propuesta para ser llevada a la entidad Asistente de Gerencia 2 S/. 0.14 S/. 0.07
Total S/. 71.97
Nota: Tiempos tomados del DAP actual
El cuadro fue elaborado tomando en cuenta los tiempos del Diagrama de Actividades que
representa el proceso de Postulación de Licitaciones, la cual se muestra en la Figura XV.
A continuación, se muestra el costo total para una cantidad de 2 licitaciones:
Tabla 23
Costo de proceso de elaboración de licitaciones
Operación Costo por licitación n° licitaciones Total

Costo de proceso de elaboración de licitación S/. 71.97 2 S/. 143.93
Nota: Datos obtenidos del promedio de licitaciones postuladas por mes
67
b. Costos colaterales actuales
Para este proyecto se considerará la utilidad de las licitaciones perdidas por documentos
incompletos y con errores, cabe resaltar que el margen de utilidad para las Licitaciones es el
10%.
Tabla 24
Costos colaterales actuales
Costos colaterales Total

Licitaciones perdidas al mes S/. 2,603.58
Nota: Lo presentado es el promedio al mes de las utilidades de las licitaciones perdidas.
c. Costo mensual total de la situación actual
Tabla 25
Costo mensual total de la situación actual
Costos de actividades realizadas al mes S/. 143.93

Costos colaterales S/. 2,603.58
Total S/. 2,747.52
Nota: Se toma en cuenta 2 licitaciones elaboradas y el promedio al mes de la utilidad de las licitaciones perdidas.
6.2.2 Costos mensuales de la situación mejorada.
a. Costos por tiempos de proceso.
Se realizó otra tabla, con ayuda del Diagrama de Actividades del proceso propuesto, sobre los
costos por tiempo de proceso donde se analizarán los tiempos mejorados, la cual se muestra
en la Figura XXXII.
68
Tabla 26
Costos por tiempo de proceso mejorado
Actividad Recurso Min. Costo/min. Costo/min.

Buscar licitaciones en el SEACE Asist. Gerencia 60 S/. 4.09 S/. 0.07
Revisar el cronograma Asist. Gerencia 6 S/. 0.41 S/. 0.07
Descargar Bases Administrativas Asist. Gerencia 15 S/. 1.02 S/. 0.07
Revisar las Bases Administrativas Asist. Gerencia 45 S/. 3.06 S/. 0.07
Analizar viabilidad de la licitación Gerente General 30 S/. 7.21 S/. 0.24
Imprimir las Bases Administrativas Asist. Gerencia 10 S/. 0.68 S/. 0.07
Registrar Participación en el SEACE Asist. Gerencia 20 S/. 1.36 S/. 0.07
Preparar documentos Consultas y Observaciones Asist. Gerencia 60 S/. 4.09 S/. 0.07
Imprimir documentos Consultas y Observaciones Asist. Gerencia 20 S/. 1.36 S/. 0.07
Entregar consultas para ser llevadas a la entidad Asist. Gerencia 2 S/. 0.14 S/. 0.07
Revisar el proceso de licitación en el SEACE. Asist. Gerencia 10 S/. 0.68 S/. 0.07
Descargar Bases Integradas Asist. Gerencia 6 S/. 0.41 S/. 0.07
Analizar respuestas del comité de selección Asist. Gerencia 15 S/. 1.02 S/. 0.07
Imprimir Bases Integradas Asist. Gerencia 5 S/. 0.34 S/. 0.07
Elaborar Check List para licitación Asist. Gerencia 30 S/. 2.04 S/. 0.07
Ir a la SUNARP para solicitar Vigencia de poder Asist. Gerencia 15 S/. 1.02 S/. 0.07
Solicitar a la SUNARP Vigencia de poder Asist. Gerencia 30 S/. 2.04 S/. 0.07
Sacar copia a la Vigencia de poder Asist. Gerencia 2 S/. 0.14 S/. 0.07
Ir a la Notaria a Legalizar documentos Asist. Gerencia 10 S/. 0.68 S/. 0.07
Legalizar documentos necesarios Asist. Gerencia 40 S/. 2.72 S/. 0.07
Elaborar Precio a ofertar Gerente General 60 S/. 14.42 S/. 0.24
Buscar documentos para la Propuesta Asist. Gerencia 10 S/. 0.68 S/. 0.07
Preparar documentos para la Propuesta Asist. Gerencia 60 S/. 4.09 S/. 0.07
Imprimir documentos para la Propuesta Asist. Gerencia 30 S/. 2.04 S/. 0.07
Revisar, foliar, colocar en folder y sobre rotulado. Asist. Gerencia 8 S/. 0.54 S/. 0.07
Entregar propuesta para ser llevada a la entidad Asist. Gerencia 2 S/. 0.14 S/. 0.07
Total S/. 56.44
Se calculó el costo del proceso de Postulación a licitaciones mejorado con una cantidad
estimada de 2 licitaciones.
Tabla 27
Costos del proceso mejorado
Operación Costo por licitación n° licitaciones Total

Costo de proceso de elaboración de licitación S/. 56.44 2 S/. 112.88
Nota: Se estiman 2 licitaciones elaboradas por mes.
69
b. Costos colaterales en el sistema mejorado
Tabla 28
Costos colaterales mejorados
Costos colaterales Total
Licitaciones perdidas al mes S/. 2,082.87
Nota: El monto mostrado es el promedio al mes de la utilidad de las licitaciones perdidas.
c. Mantenimiento de la mejora.
Para garantizar la mejora en el tiempo, se realizará un control con un total de 4 horas
mensuales para la verificación de la implantación de la mejora, siendo la Asistente de
Gerencia la persona destinada para esta actividad.
Tabla 29
Costos del mantenimiento de la mejora
Costos por el mantenimiento de la mejora h/mes Costo por hora Costo anual Observación
HH para la revisión de la mejora por parte del 4 S/. 4.09 S/. 16.35 Se calcula el costo del mantenimiento durante
Asistente de Gerencia un mes considerando 4 horas.
Nota: Se considera 4 horas para el control del archivamiento de documentos y procesos de licitaciones.
d. Costo mensual total de la situación mejorada.
Tabla 30
Costo mensual total de la situación mejorada
Costo mensual total de la situación mejorada

Costos de actividades realizadas al mes S/. 112.88
Costos colaterales S/. 2,082.87
Costos de mantenimiento de la mejora S/. 16.35
Total S/. 2,212.09
Nota: Costo obtenido según cálculos anteriores.
70
6.2.3 Flujo de caja anual.
En el siguiente cuadro de flujo de caja anual se muestran los costos del escenario actual, el sistema mejorado y la inversión inicial que será
requerida con ello.
Tabla 31
Flujo de caja anual
Mes 0 Mes 1 Mes 2 Mes 3 Mes 4 Mes 5 Mes 6 Mes 7 Mes 8 Mes 9 Mes 10 Mes 11 Mes 12 Total
Costo Mensual de la
S/. 2,747.52 S/. 2,747.52 S/. 2,747.52 S/. 2,747.52 S/. 2,747.52 S/. 2,747.52 S/. 2,747.52 S/. 2,747.52 S/. 2,747.52 S/. 2,747.52 S/. 2,747.52 S/. 2,747.52
situación actual
Costo Mensual de la
S/. 2,212.09 S/. 2,212.09 S/. 2,212.09 S/. 2,212.09 S/. 2,212.09 S/. 2,212.09 S/. 2,212.09 S/. 2,212.09 S/. 2,212.09 S/. 2,212.09 S/. 2,212.09 S/. 2,212.09
situación mejorada
Inversión inicial S/. 2,766.67
Ahorro mensual S/. 535.43 S/. 535.43 S/. 535.43 S/. 535.43 S/. 535.43 S/. 535.43 S/. 535.43 S/. 535.43 S/. 535.43 S/. 535.43 S/. 535.43 S/. 535.43 S/. 6,425.14
Flujo de caja anual S/. -2,766.67 S/. -2,231.25 S/. -1,695.82 S/. -1,160.39 S/. -624.96 S/. -89.53 S/. 445.90 S/. 981.32 S/. 1,516.75 S/. 2,052.18 S/. 2,587.61 S/. 3,123.04 S/. 3,658.46
Nota: Los costos son el resultado de todos los costos considerados anteriormente.
71
6.2.4 Indicador beneficio – costo.
El indicador o coeficiente beneficio/costo, es el cociente resultante de dividir el beneficio
anual esperado (ahorro anual) entre la inversión realizada.
Ahorro Anual
𝐶𝑜𝑒𝑓𝑖𝑐𝑖𝑒𝑛𝑡𝑒 𝐵⁄𝐶 =
Inversión Inicial
Reemplazando con los valores obtenidos del flujo de caja anual:
S/. 6425.14
𝐶𝑜𝑒𝑓𝑖𝑐𝑖𝑒𝑛𝑡𝑒 𝐵⁄𝐶 =
S/. 2766.67
Se obtiene el siguiente resultado:
𝐶𝑜𝑒𝑓𝑖𝑐𝑖𝑒𝑛𝑡𝑒 𝐵⁄𝐶 = 𝑆/. 2.32
Este resultado indica que, por cada sol de inversión se obtiene una ganancia de S/. 1.32
nuevos soles.
6.2.5 Periodo de recuperación de la inversión.
Para obtener el periodo de recuperación de la inversión se tiene que tener en cuenta la
siguiente formula:
𝐼𝑛𝑣𝑒𝑟𝑠𝑖ó𝑛 𝐼𝑛𝑖𝑐𝑖𝑎𝑙
𝑃𝑒𝑟𝑖𝑜𝑑𝑜 𝑑𝑒 𝑟𝑒𝑐𝑢𝑝𝑒𝑟𝑎𝑐𝑖ó𝑛 𝑑𝑒 𝑙𝑎 𝑖𝑛𝑣𝑒𝑟𝑠𝑖ó𝑛(𝑃𝑅𝐼) =
𝐴ℎ𝑜𝑟𝑟𝑜 𝑚𝑒𝑛𝑠𝑢𝑎𝑙
Reemplazando con los valores obtenidos del flujo de caja anual:
𝑆/. 2766.67
𝑃𝑅𝐼 =
𝑆/. 535.43
Se obtiene como resultado:
𝑃𝑅𝐼 = 5.17 (meses)
Este resultado nos indica que, el periodo de recuperación de la inversión realizada se
obtendrá en 5.17 meses, para tener un periodo más exacto se realizó el siguiente cálculo:
0.17 × 26 = 4.42
Finalmente, se obtiene un tiempo de recuperación de 5 meses y 4 días.
72
Capítulo VII. Conclusiones
- En el presente proyecto se ha determinado la cantidad de tiempo invertido por
licitación.
- Se detectó anomalías tales como demoras por el mal archivamiento y clasificación de
los documentos, las mismas que están afectando la eficiencia de la gestión
administrativa para las licitaciones.
- Se encuentra que actualmente se está perdiendo S/. 2,603.58 mensualmente.
- Las mejoras planteadas son rentables a corto plazo ya que la inversión de la mejora se
recupera en un plazo de 5 meses.
- Las propuestas realizadas son prácticas, lo cual permite la rápida adaptación al nuevo
proceso.
- Al reducir los tiempos de postulación a licitaciones, la empresa podrá postular a más
licitaciones, y realizar otras actividades necesarias.
- Con el presente trabajo hemos podido reducir de manera estratégica las licitaciones
pérdidas de 20 a 16.
73
Capítulo VIII. Recomendaciones
- Se recomiendo seguir los instructivos al 100% como se muestra en el Manual de
Procedimiento, ya que cualquier variación en el proceso puede ser perjudicial.
- Analizar los tiempos de proceso para las labores administrativas también son
fundamentales, por lo que se plantea un seguimiento de las demás actividades en el
área.
- Cumplir con la entrega de los documentos a cabalidad, al poder comprobar que con la
pérdida de alguno de estos se ocasiona una pérdida económica.
- Cuidar y resguardar los documentos en el orden que se ha establecido para evitar
tiempos muertos en la búsqueda de documentos.
- Incentivar al personal de oficina mostrando los beneficios obtenidos con ayuda de la
implementación de la mejora.
74
Referencias Bibliográficas
- PORTE CLASS SAC. Presentación Corporativa de la Empresa (website oficial). [en
línea]. Perú: PORTE CLASS SAC, 2014. [Consulta: 19 de Marzo 2016].
http://www.porteclass.com.pe/
- Flores, A. Proyecto de Gestión Documental en un Grupo Empresarial Dedicado a las
Telecomunicaciones [en línea]. España: 2009. [Consulta: 26 de Marzo 2016].
http://eprints.rclis.org/13879/1/XIJGI-Amerigo.pdf
- Sierra, S. Neira, C. Diseño e Implementación de un Modelo de Gestión Documental
para la Serie Historias Laborales del Área de Talento Humano para la empresa
Colgrabar [en línea]. Colombia: 2009. [Consulta: 26 de Marzo 2016].
http://www.javeriana.edu.co/biblos/tesis/comunicacion/tesis277.pdf
- Gestión Documental [en línea]. España: MINISTERIO DE FOMENTO, 2001.
[Consulta: 02 de Abril 2016].
http://www.apmarin.com/download/684_gd1.pdf
75
Anexos
Anexo I. Método 5W & 1H
76
Anexo II. AMEF Completo de los problemas principales
77
Anexo III. Método 5 Why's de las causas
78
Anexo IV. AMEF Completo de las causas principales
79
Anexo V. Resultado de evaluación de licitación de puertas
80
Anexo VI. Resultados de licitación de mantenimiento
81
Anexo VII. Formato para transferencias documentales y check list
82
Anexo VIII. MAPRO de postulación a licitaciones
83
Anexo IX. Procedimiento para salida de archivos
84
Anexo X. Plantillas para licitaciones
85
Anexo XI. Indicadores
86
Anexo XII. Matriz de riesgos
Anexo XIII. Flujo de caja anual
87
Anexo XIV. Detalle de la curva “S”
12-dic 13-dic 14-dic 15-dic 16-dic 17-dic

Ordenar y Clasificar Documentos
Reclutar Practicante S/. 28.61
Adquirir estante y archivadores S/. 34.61
Clasificar documentos S/. 16.35
Ordenar documentos S/. 16.35
Forrar y rotular archivadores S/. 12.26
Implementar plantillas
Mano de Obra Crear documentos S/. 10.20
Imprimir y archivar documentos S/. 2.04
Implementar procedimientos
Procedimiento para documentacion S/. 12.27
Procedimiento de licitacion S/. 16.36
Implementar formatos
Formato para Transferencias documentales S/. 4.09
Check list para licitación S/. 2.05
Capacitación de personal
Inducción al personal de oficina S/. 111.06
Reclutar Practicante
Adquirir estante y archivadores S/. 36.00
Clasificar documentos
Ordenar documentos S/. 5.00
Forrar y rotular archivadores S/. 8.90
Materiales Crear documentos
Imprimir y archivar documentos S/. 1.50
Procedimiento para documentacion S/. 0.20
Procedimiento de licitacion S/. 0.20
Formato para Transferencias documentales S/. 2.00
Check list para licitación S/. 2.00
Inducción al personal de oficina S/. 0.60
Reclutar Practicante
Adquirir estante y archivadores S/. 1,500.00
Clasificar documentos
Ordenar documentos
Forrar y rotular archivadores
Herramientas Crear documentos
Imprimir y archivar documentos
Procedimiento para documentacion
Procedimiento de licitacion
Formato para Transferencias documentales
Check list para licitación
Inducción al personal de oficina
Costo Día S/. 28.61 S/. 1,534.61 S/. 94.85 S/. 13.74 S/. 29.03 S/. 121.80
Costo Acumulado S/. 28.61 S/. 1,563.21 S/. 1,658.06 S/. 1,671.80 S/. 1,700.83 S/. 1,822.62
88

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“Año de la consolidación del mar de Grau”

SERVICIO NACIONAL DE ADIESTRAMIENTO EN TRABAJO

DIRECCION ZONAL LIMA CALLAO

Proyecto de Innovación y/o Mejora

CFP VILLA EL SALVADOR

“PROPUESTA PARA LA OPTIMIZACIÓN DE LA

Autor : Martínez Cucho, Rosalyn Ester

Asesor : Ing. Roger Enrique Rodríguez Espinoza

Dedico el presente proyecto a todos los que me

apoyaron en estos últimos años de mi vida,

mi madre que es mi motivo a seguir adelante,

mi abuela que me ayuda con mis estudios,

y a mi Will quien siempre me ha apoyado en

Índice General .......................................................................................................................... 4

Índice de Tablas ....................................................................................................................... 7

Índice de Figuras ...................................................................................................................... 8

Índice de Anexos ...................................................................................................................... 9

Resumen ejecutivo ................................................................................................................. 10

Capítulo I: Generalidades de la empresa............................................................................. 11

1.1 Generalidades de la empresa ....................................................................................... 11

1.2 Misión, Visión, Objetivos, Valores de la empresa ..................................................... 11

1.2.1 Misión. ..................................................................................................................... 11

1.2.3 Objetivos. ................................................................................................................. 12

1.2.4 Valores. .................................................................................................................... 12

1.3 Productos, servicios, mercado y clientes .................................................................... 12

1.3.1 Productos. ................................................................................................................ 12

1.3.2 Servicios. ................................................................................................................. 13

1.3.3 Mercado. .................................................................................................................. 13

1.4 Estructura organizacional ........................................................................................... 14

1.4.1 Organigrama de la empresa. .................................................................................... 14

1.4.2 Mapa de procesos de la organización. ..................................................................... 15

1.5 Área de aplicación del estudio ..................................................................................... 15

1.5.1 Descripción del área. ............................................................................................... 15

1.5.2 Distribución del área. ............................................................................................... 16

1.5.3 Organigrama del área............................................................................................... 16

1.5.4 Procesos principales. ............................................................................................... 17

1.5.5 Equipos y herramientas principales. ........................................................................ 19

2.1 Identificación del problema técnico en el área .......................................................... 20

2.1.1 Método de los 5W & 1H.......................................................................................... 20

2.1.2 Priorización del problema principal. ....................................................................... 22

2.2 Objetivos del proyecto de mejora ............................................................................... 26

2.2.1 Objetivo general ...................................................................................................... 26

2.2.2 Objetivos específicos ............................................................................................... 26

2.3 Antecedentes del proyecto de mejora ......................................................................... 26

2.5 Marco teórico y conceptual ......................................................................................... 28

2.5.1 Fundamento teórico del proyecto de mejora ........................................................... 28

2.5.2 Conceptos y términos utilizados .............................................................................. 32

Capítulo III: Análisis de la situación actual ........................................................................ 33

3.1 Descripción del proceso actual .................................................................................... 33

3.1.1 Diagrama analítico de proceso de la situación actual .............................................. 33

3.1.2 Indicadores del proceso en la situación actual......................................................... 34

3.2 Efectos del problema en el área de trabajo ................................................................ 34

3.3 Análisis de las causas raíces que generan el problema ............................................. 35

3.4 Priorización de causa raíz ........................................................................................... 36

Capítulo IV: Propuesta técnica de la mejora ...................................................................... 41

4.1 Plan de acción de la mejora propuesta ....................................................................... 41

4.1.1 Propuesta para clasificar y ordenar documentos. .................................................... 41

4.1.2 Implementar plantillas para licitación. .................................................................... 47

4.1.3 Implementación de procedimientos. ........................................................................ 49

4.1.4 Implementación de Formatos. ................................................................................. 54

4.1.5 Capacitación al personal .......................................................................................... 57

4.2 Consideraciones técnica, operativa y ambiental para la implementación de la