Informe Actividades Final

NIT 891.104.
530-2 Regimen Común
Cafe de Alta Calidad Acevedo - Huila
Pitalito, Diciembre 10 de 2019
SEÑOR
ARNULFO SUAREZ RAMOS
REPRESENTANTE LEGAL
GRUPO ASOCIATIVO SAN ISIDRO
Asunto: Informe final de ejecución

contractual 2019.
LUISA FERNANDA MANRIQUE BERMEO, identificada con la cédula de ciudadanía No.

1.083.882.3554 de Pitalito (Huila), en mi calidad de Contratista del GRUPO
ASOCIATIVO SAN ISIDRO, en cumplimiento del Contrato de Prestación de Servicios, a
continuación presento el Informe de actividades realizadas durante el período
comprendido entre el 15 de agosto y el 14 de septiembre de 2019.
Valor y forma de Pago: El valor total de presente contrato es máximo de TRES

MILLONES SEICIENTOS MIL PESOS ($3.600.000) M/CTE, que serán pagados en
mensuales vencidas de IN MILLON OCHOCIENTOS MIL PESOS ($1.800.000), cada
uno uno dentro de los cinco primeros días al mes siguiente de la prestación efectiva del
servicio, previa presentación del informe de actividades y de la cuenta de cobro
correspondiente acompañada de los comprobantes de pago al Sistema General de
Seguridad Social en Salud y Pensiones y al Sistema General de Riesgos Laborales.
Fecha Inicio: 15 de Agosto de 2019

Fecha terminación: 03 de Diciembre de 2019
OBJETO: LA CONTRATISTA, en su calidad de administradora ambiental, se obliga

bajo su propio riesgo, utilizando los equipos propios y los que le sean suministrados y
con completa autonomía, a dar continuidad a los criterios de implementación
FAIRTRADE, los cuales hacen parte integral del presente contrato, desarrollando las
actividades necesarias para el efecto, tales como brindar capacitaciones, hacer
seguimiento y control a los Asociados del CONTRATANTE, con el fin de que cumplan
con los criterios, hacer recomendaciones y demás aspectos que sean necesarios.
Oficina Calle 16 Sur 2-24 Telefax 836 65 76 Cel 315 296 52 65

Planta Torrefactora Calle 16 Sur 2-24 Cel 316 690 21 79
Tienda San Isidro Coffe Shop Centro Comercial Gran Plaza San Antonio
Pitalito – Huila – Colombia
E-mail: cafesanisidro@yahoo.es www.cafesanisidro.com.co
NIT 891.104.530-2 Regimen Común
PRINCIPALES ACTIVIDADES A DESARROLLAR
N OBLIGACIONES ACCIONES REALIZADAS EVIDENCIAS

°
Visitar a todas y cada una de Visita de seguimiento y Registro
las fincas de los Asociados a verificación de criterios Fotográfico, lista de
la Organización Grupo FAIRTRADE a Asociados a chequeo
1 Asociativo San Isidro 85 fincas. verificación y
registro de
actualización de
asociados.
Verificar que todos los Lista de chequeo con la
criterios FAIRTRADE, se respectiva información Archivo físico.
estén aplicando con diligenciada al momento de la
2
rigurosidad por cada visita.
Asociado y/o su
administrador.
Elaborar los informes o Archivo físico.
records de visita y Entrega de memorandos con
entregarlos a cada Asociado, información de hallazgos y
en el cual establezca con recomendaciones realizadas.
3 claridad los hallazgos o
incumplimientos con relación
a los diferentes criterios
FAIRTRADE.
Capacitar de manera Capacitación de manera Comunicación

individual y/o grupal a todos individual a los asociados verbal.
los Asociados en materia de visitados para promover su
4
FAIRTRADE, para que sean compromiso para dar
aplicados a sus actividades cumplimiento a la norma.
agrícolas.
5 Documentar todos los Se documenta, organiza
procesos (visitas, actualización física en
capacitaciones) para lo cual carpeta de asociados de
deberá dejar copia en una digital en base de datos.

carpeta de; Archivo físico y

diapositivas, hojas de digital.
trabajo, entrega de cartillas,
fotos del evento, listado de
asistentes debidamente
firmados.
Evaluar y documentar los Se recopila información física

avances y/o aplicación de de las listas de chequeo y Archivo físico y
6 los criterios FAIRTRADE, record de visitas del periodo digital.
por cada uno de los 2019
Asociados.
Proponer a la junta directiva
un plan de trabajo que N/A
incluya, visitas, reuniones,
capacitaciones y/o diferentes
7
actividades que evidencien
trabajo en campo para la
aplicación de los criterios
FAIRTRADE.
Buscar y/o proponer alianzas Se realizó la divulgación de la
o cooperación con otras jornada de recolección de Comunicación
entidades similares que RAEES (residuos de verbal.
puedan coadyuvar con la aparatos eléctricos y Carpeta con
aplicación de los criterios electrónicos) en cada una de soportes de entrega
FAIRTRADE, como son; las visitas realizadas a los y certificado de
Cooperativa de Caficultores, asociados del grupo y se participación.
8 Comité Departamental de participa en ella.
Cafeteros, CAM, oficinas
medioambientales del
municipio, ONGs no
gubernamentales,
productores o distribuidores
de productos agroquímicos
utilizados en la agricultura.
9 Asistir a las reuniones de Socialización de las
junta Directiva y de personal actividades realizadas Comunicación

a las cuales durante la ejecución del verbal.

se le convoque, entregar contrato a la gerencia. Informe escrito con
informes mensuales e soportes.
informes sobre las funciones Entrega informe de
contratadas con la actividades del mes de
periodicidad que le sean Septiembre de 2019.
solicitados por la junta
Directiva o la Gerencia y Entrega informe de
proponer acciones actividades del mes de
correctivas para mejorar o Octubre de 2019.
solucionar la problemática
existente. Entrega informe de
actividades final.
Asesorar y acompañar a Realizar apoyo y orientación Comunicación

cada Asociado en sus en la instalación de sistemas verbal realizada en
diferentes labores de de tratamiento de aguas cada una de las
producción, (análisis de mieles. visitas a los
10 suelos, fertilizaciones, asociados.
beneficio), dedicando el
tiempo necesario a cada
finca o cada propietario en el
logro de estos objetivos.
Colaborar con la Colaboración con la entrega
Administración del Grupo en de las máscaras Comunicación
labores de comunicación con reglamentarias como EPP verbal, realizada la
los Asociados y motivación para aplicación de insumos. entrega en cada
al cumplimiento de sus una de las visitas.
11
obligaciones con la
organización.
12 Coordinar las actividades a Aviso previo de las Comunicación

realizar con la gerencia y en actividades a realizar al verbal y asistencia
lo posible con los demás Administrador y Asociados a la sede
órganos Directivos y de para coordinar día de la visita administrativa.

Control de vía telefónica.

la Organización.
Las demás que sean afines Se tiene disponibilidad
a las actividades permanente para realización
13 contratadas. de apoyo en demás labores
delegadas por el
administrador.
RESULTADOS
Con el propósito de determinar y dar cumplimiento a las normas de comercio justo
FAIRTRADE, en la organización Grupo Asociativo San Isidro se asistió a una
capacitación impartida por personal de FAIRTRADE sobre los nuevos criterios que
beben implementarse para este 2019, se realiza el respectivo ajuste a la lista de
chequeo incluyendo los nuevos criterios objeto de verificación y se efectuaron las
respectivas visitas a campo, a los diferentes asociados de la organización, en las cuales
se realizó seguimiento e implementación al cumplimiento de la norma de comercio justo
FAIRTRADE. Para este mes se realizaron 85 visitas de campo a cada uno de los
miembros y de los predios del grupo asociativo.
Durante las visitas se capacitaron de manera individual a los asociados en cuanto a la
norma, dando una explicación detallada de los ítems a verificar y que aplican para el
año 11 de certificación, además se entregó una lista de chequeo con cada uno de los
ítems evaluados en las fincas para que el asociado tenga en cuenta y conozca los
criterios a verificar, Cada una de las visitas realizadas cuenta con su respectiva
calificación tanto en medio físico como magnético, incluido su memorando de hallazgos,
recomendaciones y observaciones.
Por otra parte, también se hizo entrega de formatos a los asociados, la principal
limitación de los asociados para tener al día los registros de acuerdo a lo comunicado
en las visitas es porque son muchos, otros no tienen el habito de hacerlo, y algunos no
entendían como llenarlos, al explicarles la importancia de llevar dichos registros a los
que no lo hacen han entendido él porque es de suma importancia diligenciarlos,
algunos asociados llevan sus registros diseñados bajo sus propios criterios,
encontrando al final que son un insumo que permite verificar y tener información
detallada de las labores realizadas.

Estas capacitaciones las recibieron en muchos casos los

Asociados directamente en compañía de sus administradores e hijos que ayudan en las
labores de las fincas.
Durante las visitas realizadas se pudo constatar el compromiso de la mayoría de los
asociados para dar cumplimiento, como también las principales falencias que se tiene
para dar cumplimiento total a la norma, dentro de ellos se encuentran los criterios
críticos para la organización como son, sistemas de aguas residuales que muchos aun
no cuentan con un sistema optimo que función de forma eficiente que permita disminuir
la carga contaminante y mitigar los impactos ambientales ocasionados a los recursos
naturales intervenidos.
El día 11 de octubre se realizó la participación por parte del grupo en la VI jornada de
recolección de residuos de aparatos eléctricos y electrónicos RAEES realizada en el
municipio de Pitalito, liderada por el Colectivo Ambiental del Sur del Huila; jornada en la
que el grupo hizo entrega de aproximadamente 42,65 kg de residuos periféricos y de
computo.
Se realizaron algunas comparaciones con el cumplimiento presentado en el año

anterior teniendo como resultado que:
 Sistemas de tratamiento de aguas residuales.
AÑO CON SISTEMA SIN SISTEMA PORCENTAJE

Y/O Y/O NO
FUNCIONANDO FUNCIONAND
O
2018 52 25 32%
2019 46 31 41%
Esto representa que en cuanto a los sistemas de tratamiento de aguas residuales

existentes el nivel de cumplimiento a disminuido notablemente, esto se debe a que los
sistemas carecen de mantenimiento, algunos deben ajustar diseños porque su
capacidad no es suficiente para remover la carga contaminante producida y otros en su
gran mayoría no funcionan debido al colapso que genera la falta de mantenimiento
permanente.

 Rangos de calificación.
AÑO ALTO MEDIO BAJO

2018 7 - 9% 30 - 40% 39 - 51%
2019 10 - 13% 39 - 49% 30 - 38%
2018 2019
Se presenta por rangos de calificación la distribución obtenida a la fecha de las visitas

de campo. De los cuales 10 se encuentran en nivel bajo de cumplimiento que
representa el 13%, 39 en el rango medio perteneciente al 49% y 30 asociados en el
nivel alto referente al 38%. Esta calificación nos permite determinar los asociados a los
cuales se les debe hacer un acompañamiento mayor y tomar una decisión frente a
estos resultados como medida que minimice la reincidencia de incumplimiento,
mediante un programa o actividades puntuales para lograr llevarlos al rango alto de
cumplimiento y prevenir que siga aumentando el porcentaje de incumplimiento

evidenciado con respecto al año anterior.
Se adjuntan los listados de los caficultores que se encuentran ubicados en cada uno de
los rangos para el 2019.
Tabla1. Grupo de calificación rango bajo 70% - 80%

Tabla 2. Grupo de calificación rango 81% - 90%

Tabla 3. Asociados que se encuentran en el rango de 91% y 100%

CONCLUSIONES
Seguimiento e Implementación Normatividad FAIRTRADE.
Es de suma importancia tener en cuenta las falencias encontradas durante las visitas
diagnostico realizadas en el año 2019, para toma de decisiones, teniendo en cuenta
que el porcentaje de incumplimiento disminuye con respecto al año anterior.
A pesar de los esfuerzos realizados en reiterar a los asociados que para las
instalaciones de procesamiento de café, al año 11 es un criterio de obligatorio
cumplimiento en un 100% para todos los asociados, lo que significa que a la fecha
deben contar con un sistema de tratamiento eficiente para el manejo de las aguas
residuales, ya que la mayoría de estos carecen de adecuaciones técnicas que les
permitan funcionar correctamente, encontrando altos niveles de afectación ambiental a
los recursos suelo, agua, aire, paisaje, entre otros.
El equipo de protección personal, no es el reglamentario para las actividades a
desarrollar, y no se garantiza el uso del equipo. Este equipo se debe reponer en un
tiempo límite no mayor a 15 lavadas, lo cual no se evidencia en las fincas.
En un 80% de las fincas visitadas se observa desorden y desaseo en las áreas
locativas; en los memorandos de visita se realizó recomendación a todos los asociados
para que realicen jornadas de aseo orden y limpieza en general.
De importancia seguimiento y control para evitar posibles sanciones.

En cuanto a los criterios de riesgo de contratación de personal menor de edad, siendo
uno de los más importantes y relevantes, aunque no se evidencia al momento de las
visitas si es posible que en tiempo de cosecha se presente la contratación por parte de
algunos asociados dad que en las planillas de registro no se cuenta con numero de
identificación del personal contratado.
Percepción administrativa.

Los asociados solicitan que se tenga en cuenta de nuevo el servicio de crédito

para compra de fertilizante, que se haga de manera rigurosa para no presentar
inconvenientes para el pago por parte de los asociados.
Solicitan que la entrega de café FLO se genere convenio con otras agencias de
los Municipios donde residen para hacer entrega de café y no solo con una
bodega en específico (Acevedo).
Cordialmente,
LUISA FERNANDA MANRIQUE BERMEO

C.C. 1.083.882.354 de Pitalito-Huila.
Contratista


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Asunto: Informe final de ejecución

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Valor y forma de Pago: El valor total de presente contrato es máximo de TRES

Fecha Inicio: 15 de Agosto de 2019

OBJETO: LA CONTRATISTA, en su calidad de administradora ambiental, se obliga

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Capacitar de manera Capacitación de manera Comunicación

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carpeta de; Archivo físico y

Evaluar y documentar los Se recopila información física

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a las cuales durante la ejecución del verbal.

Asesorar y acompañar a Realizar apoyo y orientación Comunicación

12 Coordinar las actividades a Aviso previo de las Comunicación

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Control de vía telefónica.

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Estas capacitaciones las recibieron en muchos casos los

Se realizaron algunas comparaciones con el cumplimiento presentado en el año

 Sistemas de tratamiento de aguas residuales.

AÑO CON SISTEMA SIN SISTEMA PORCENTAJE

Esto representa que en cuanto a los sistemas de tratamiento de aguas residuales

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AÑO ALTO MEDIO BAJO

Se presenta por rangos de calificación la distribución obtenida a la fecha de las visitas

cumplimiento y prevenir que siga aumentando el porcentaje de incumplimiento

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Tabla 2. Grupo de calificación rango 81% - 90%

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Tabla 3. Asociados que se encuentran en el rango de 91% y 100%

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De importancia seguimiento y control para evitar posibles sanciones.

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Los asociados solicitan que se tenga en cuenta de nuevo el servicio de crédito

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