Bolo 3: El Proceso de Organización

Contenido

1. ¿Qué es la organización?...........................................................................................................................1
2. Definiciones..............................................................................................................................................2
3. Principios de la organización.....................................................................................................................2
3.1 Principio de división de trabajo.........................................................................................................2
3.2 Principio de autoridad y responsabilidad...........................................................................................3
3.3 Principio de primacía de la autoridad lineal sobre la asesora.............................................................3
3.4 Principio de primacía de autoridad normativa...................................................................................3
3.5 Principio de delegación......................................................................................................................3
3.6 Principio de unidad de mando............................................................................................................3
3.7 Principio de jerarquía o cadena de mando.........................................................................................3
3.8 Principio de tramo de control.............................................................................................................4
3.9 Principio de equidad en carga de trabajo...........................................................................................4
4. Etapas del proceso de organización...........................................................................................................4
4.1 División del trabajo...........................................................................................................................4
4.2 Jerarquización....................................................................................................................................4
4.3 Departamentalización........................................................................................................................5
4.4 Descripción de funciones, actividades y responsabilidades...............................................................5
4.5 Coordinación.....................................................................................................................................5
5. El organigrama..........................................................................................................................................5
6. Tipos de organización................................................................................................................................6
6.1 Lineal o militar..................................................................................................................................6
6.2 Funcional o de Taylor........................................................................................................................6
6.3 Líneo funcional..................................................................................................................................6
6.4 Staff...................................................................................................................................................6
6.5 Matricial............................................................................................................................................7
6.6 Por comités........................................................................................................................................7
6.7 Organigrama vertical.........................................................................................................................7
6.8 Organigrama horizontal.....................................................................................................................8
6.9 Organigrama mixto............................................................................................................................8
6.10 Organigrama circular.........................................................................................................................9
Organización formal..................................................................................................................................9
 Organización informal...............................................................................................................................9
7. Conclusión.................................................................................................................................................9
 1. ¿Qué es la organización?

La organización es la segunda fase del proceso administrativo, a través de ella el sistema establece la
división del trabajo y la estructura necesaria para su funcionamiento. Con sus principios y herramientas,
se establecen los niveles de autoridad y responsabilidad, se definen las funciones, los deberes y las
dependencias de las personas o grupos de personas.

El proceso de organización constituye un conjunto de reglas a respetar dentro de la empresa por todos
quienes allí laboran, la principal función en esta etapa es la coordinación. Después de la planeación el
siguiente paso es distribuir y asignar las diferentes actividades a los grupos de trabajo que forman la
empresa, permitiendo la utilización equitativa de los recursos para crear una relación entre el personal y
el trabajo que debe ejecutar.

Organizar es utilizar el trabajo en busca de metas para la empresa, incluye fijar las tareas a realizar,
quién las va a hacer, dónde se toman las decisiones y a quién deben rendir cuentas. Es decir, la
organización permite conocer lo que debe hacerse para alcanzar una finalidad planeada, dividiendo y
coordinando las actividades y proporcionando los recursos necesarios.

La labor que aquí se lleva está relacionada con las aptitudes (físicas e intelectuales) de cada trabajador a
la vez con los recursos que posee la empresa, la principal intención de la organización es detallar el
objetivo asignado a cada actividad para que se cumpla con el mínimo gasto y con un grado máximo de
satisfacción.

Las actividades más significativas de la organización son:

1. Realizar la selección minuciosa y detallada de cada trabajador para los diferentes puestos.
2. Subdividir las tareas en unidades operativas.
3. Escoger una potestad administrativa para cada sector.
4. Proporcionar los materiales y recursos a cada sector.
5. Concentrar las obligaciones operativas en puestos de trabajo por departamento.
6. Mantener claramente establecidos los requisitos del puesto.
7. Suministrar facilidades personales y otros recursos.
8. Ajustar la organización basado en los resultados del control.

2. Definiciones

A continuación, se presentan las definiciones del proceso de organización según varios autores.

“La organización consiste en dotar al organismo de elementos necesarios para su funcionamiento a

través de operaciones típicas a saber, las funciones técnicas, financieras, contables, comerciales, de
seguridad y administrativa.” Henry Fayol (1998)

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“Es la identificación, clasificación de actividades requeridas, conjunto de actividades necesarias para
alcanzar objetivos, asignación a un grupo de actividades a un administrador con poder de autoridad,
delegación, coordinación y estructura organizacional.” Koontz y Weihrich (1999)

“Organizar es el proceso de diseñar estructuras formales del trabajo en una empresa, por medio de la
generación de una jerarquía de autoridad y una departamentalización por funciones, que establezca
responsabilidades por áreas de trabajo.” Hernández y Rodríguez (2002)

“Organización se refiere a la estructura técnica de las relaciones, que debe darse entre las jerarquías,
funciones y obligaciones individuales necesarias en un organismo social para su mayor eficiencia.”
Agustín Reyes Ponce (2004)

Es así como podemos decir que la organización tiene como propósito crear una estructura estable de
trabajo que permite definir jerarquías y puestos, determinando la autoridad y responsabilidad de estos y
estableciendo los cauces de comunicación, así como la simplificación del trabajo.

3. Principios de la organización

3.1 Principio de división de trabajo

Este principio busca la especialización y perfeccionamiento de la persona en su puesto para producir más
y mejor.

Henry Fayol utiliza una metáfora en la que asimila a la empresa con un cuerpo biológico.  “La división
del trabajo es de orden natural, se observa en el mundo animal, donde a medida que el ser es más
perfecto posee más variedad de órganos encargados de funciones distintas. La división del trabajo tiene
por finalidad producir más y mejor con el mismo esfuerzo.” (Managers Help)

3.2 Principio de autoridad y responsabilidad.

De acuerdo a (Hernández y Rodríguez, 2002) la autoridad en la organización y en las estructuras,

implica aspectos formales o legales, técnicos y morales.  La verdadera autoridad es moral y psicológica,
lo cual se conoce como liderazgo.

3.3 Principio de primacía de la autoridad lineal sobre la asesora.

Para fines de organización, la autoridad se clasifica en:

 Lineal
 Staff (asesores)
 Normativa

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El principio es que todo aquel que ostente algún nivel de autoridad es quien decide, por tener la
responsabilidad de hacerlo.

3.4 Principio de primacía de autoridad normativa.

La autoridad normativa está encargada de generar las normas de operación y dependen de una autoridad
local.

3.5 Principio de delegación.

Bien se conoce de sobra que “la autoridad se delega y la responsabilidad se comparte”.  Esto significa
que los jefes deben permitir que su personal a cargo haga su trabajo y tomen decisiones libremente,
teniendo en cuenta que ante cualquier error que cometa lo involucra a él.

3.6 Principio de unidad de mando.

Cuando existen dos jefes existe fuga de responsabilidad.  En este principio se indica que cada individuo
de la organización debe ser responsable sólo frente a una autoridad y esta puede ser una persona, un
comité o un consejo.

3.7 Principio de jerarquía o cadena de mando.

Toda organización requiere una jerarquía, es decir, un sistema de niveles de mando.

3.8 Principio de tramo de control.

A diferencia del principio de unidad de mando en donde una persona es responsable hacia una autoridad,
en el principio de tramo de control se refiere al número de unidades, departamentos o personas que
pueden ser supervisadas por una persona.  Es importante señalar que entre más personas dependan de
una, ejerce menos control y se hace más complicada la comunicación entre los miembros.

3.9 Principio de equidad en carga de trabajo.

Cuando se organiza una empresa se debe equilibrar la carga de trabajo, de tal forma que todos los que
conforman el equipo tengan, de acuerdo a sus niveles jerárquicos y capacidades: responsabilidades. 
Dichas responsabilidades deben llevarse a cabo durante una jornada laboral normal.  Este principio,
además, permitirá establecer el sistema de pagos, buscando siempre la equidad en las remuneraciones.

Los principios expuestos serán agrupados en cinco pilares principales, que incluye y resume el proceso
de organización.

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 4. Etapas del proceso de organización

4.1 División del trabajo

Es la separación y delimitación de las actividades con el fin de realizar una función con la mayor
precisión, eficiencia y el mínimo esfuerzo, dando lugar a la especialización y el perfeccionamiento en el
trabajo.

Para dividir el trabajo es necesario seguir una secuencia que abarca las siguientes etapas:

4.2 Jerarquización

Es la disposición de las funciones de una organización or un orden de rango, grado o importancia.

Los niveles jerárquicos son el conjunto de órganos agrupados de acuerdo con el grado de autoridad y
responsabilidad que posean, independientemente de la función que realicen, implica la definición de la
estructura de la empresa por medio del establecimiento de centros de autoridad que se relacionen entre si
con precisión.

4.3 Departamentalización

Hace referencia al proceso de listado de todas las funciones de la empresa que son agrupadas de acuerdo
a un orden jerárquico llamados departamentos, los cuales tienen definidos con toda claridad las labores y
actividades que habrán de desarrollarse en cada una de las unidades concretas de trabajo o puestos.

4.4 Descripción de funciones, actividades y responsabilidades

Esta es la última etapa de la división del trabajo y consiste en la recopilación ordenada y clasificada de
todos los factores y actividades necesarios para llevar a cabo, de la mejor manera, un trabajo. La
descripción de funciones se realiza, primordialmente, a través de las técnicas de análisis de puestos y de
la carta de distribución dl trabajo o cuadro de distribución de actividades.

4.5 Coordinación

Se refiere a la sincronización de los recursos y los esfuerzos de un grupo social, con el propósito de
lograr oportunidad, unidad armonía y rapidez en el desarrollo de los objetivos.

La coordinación nace de la necesidad de sincronizar y armonizar los esfuerzos para realizar

eficientemente una tarea cuando se realizan adecuadamente las funciones administrativas y se da la
debida atención a sus intenciones, el resultado es una combinación de esfuerzos bien integrados y
balanceados de un grupo de trabajo.

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 5. El organigrama

Los organigramas son la representación gráfica de la estructura orgánica de una empresa u organización
que refleja, en forma esquemática, la posición de las áreas que la integran, sus niveles jerárquicos, líneas
de autoridad y asesoría.

El organigrama representa la estructura de una organización, estructura significa la disposición u

ordenación de los órganos o cargos que componen una empresa” Hernández Orozco (2007)

“Representaciones gráficas de la estructura formal de una organización, que muestran las interrelaciones,
las funciones, los niveles jerárquicos, las obligaciones y la autoridad existentes dentro de ésta” Münch
Galindo (2006)

6. Tipos de organización

6.1 Lineal o militar

6.2 Funcional o de Taylor

6.3 Líneo funcional

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 6.4 Staff

6.5 Matricial

6.6 Por comités

Asimismo, los organigramas los podemos encontrar clasificados por su presentación en verticales,

horizontales, mixtos y circulares

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 6.7 Organigrama vertical

Son los organigramas que encontramos comúnmente en las organizaciones.  Presentan los niveles
jerárquicos en orden vertical de arriba hacia abajo.

6.8 Organigrama
horizontal. 

Los niveles jerárquicos los encontramos ordenados en forma de columnas desplegadas de izquierda a
derecha.

6.9 Organigrama mixto. 

Conjuga el organigrama tipo vertical y el organigrama tipo horizontal para ampliar las posibilidades de
graficación.

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 6.10 Organigrama circular. 

Formado por un cuadro central en el que se coloca a la autoridad máxima, mientras que alrededor se
trazan círculos concéntricos que constituyen un nivel de organización.  En cada círculo se coloca a los
jefes inmediatos y se les relaciona con líneas que representan los canales de autoridad y responsabilidad.

La organización, también se puede visualizar desde dos aspectos:

Organización formal
Basada en una división del trabajo que especializa órganos y funciones en determinadas actividades. Es
la organización planeada o definida en el organigrama, consagrada por la dirección y comunicada en
todos los manuales de la empresa, es la organización formalizada de modo oficial.

Organización informal
Surge de modo natural y espontáneo, debido a las relaciones humanas que establecen las personas que
desempeñan cargos en la organización formal. Se basa en relaciones de amistad (o de antagonismo) y el
surgimiento de grupos que no aparecen en el organigrama ni en ningún otro documento formal.

7. Conclusión

A lo largo de este escrito pudimos observar que desde hace muchos años el hombre ya se había dado
cuenta que la obtención de buenos resultados solo es posible a través de la organización y la
coordinación entre sus elementos.

Es importante considerar que las reglas y procedimientos de la organización no son leyes, esto puede
llevarnos a la burocratización, a la falta de atención a los clientes y a la parálisis de funciones y de
decisiones.

Debe quedar claro que el propósito de la organización es simplificar el trabajo coordinando las funciones
y recursos con los que se cuenta.