Diagramas de proceso

Organigramas También se les conoce como

flujogramas.
Para representar de manera gráfica Los diagramas de proceso permiten:
las áreas funcionales y delimitar TÉCNICAS DEL • Simplificar del trabajo.
• Mejorar los procesos.
funciones, responsabilidades y
jerarquías, se utilizan los
PROCESO DE • Eliminar demoras y tiempos ociosos.
Algunos de los diagramas de proceso
organigramas o gráficas de ORGANIZACIÓN más usuales son:
• Flujo de operaciones.
organización. A través de un • Ubicación de equipo.
organigrama es posible entender • Procedimientos.
cómo están estructuradas las
funciones, así como los niveles de Etapas para elaborar un diagrama de flujo
son:
autoridad o jerarquía y las áreas
• Compromiso y autorización de la
funcionales que conforman a la
dirección y de los involucrados.
empresa.
• Llenar el formato de descripción de
actividades con cada de una de las
actividades, secuencias y tiempos en que
se realizan.
• Elaborar el diagrama de flujo
correspondiente.
• Analizar el procedimiento actual,
aplicar los principios de organización,
eliminar duplicidades y simplificar
tiempos y actividades.
• Presentar la propuesta con los ahorros
de tiempo y costo-beneficio.
• Elaborar la descripción del
Manuales procedimiento propuesto.
Los manuales de acuerdo con su • Elaborar el diagrama de flujo propuesto.
contenido, pueden ser de políticas, • Obtener la aprobación de quien realiza
departamentales, organizacionales, de el procedimiento y de su jefe
procedimientos, específicos de inmediato.
técnicas y de puestos. • Preparar las instrucciones referentes a
los procedimientos.
• Implantar el nuevo procedimiento.

Cuadro de distribución del trabajo
o de actividades
Por medio del cuadro de
distribución de actividades es
posible:
• Delimitar las actividades de los
puestos y de los departamentos.
• Eliminar la duplicidad e
ineficiencia.
• Normalizar y estandarizar
procedimientos.
• Distribuir adecuadamente las
cargas de trabajo de los distintos
puestos
eliminando tiempos ociosos.
• Evitar fugas de responsabilidad y
pérdidas de tiempo
Deben observarse durante todas y cada una de
las etapas del proceso de organización son:
Análisis de puestos
1. De la misión: Todas las actividades deben El análisis de puestos está
servir para lograr la misión de la organización. integrado por los siguientes
2. Simplificación: Al organizar es necesario elementos:
tener presente simplificar el trabajo y no 1. Identificación. Datos generales
complicarlo del puesto.
3. Especialización: El trabajo se realizará más 2.Descripción genérica.
fácilmente si se subdivide en actividades Descripción sintética de las
específicas. principales funciones
A mayor especificación mayor eficiencia y y responsabilidades del puesto.
destreza. 3. Descripción específica.
4. Jerarquía: Establece que la organización es Descripción detallada de las
una jerarqúia. En la empresa se deberán definir actividades que se
claramente los niveles jerárquicos y de realizan en el puesto: actividades
autoridad de cada puesto con el fin de diarias y constantes, periódicas y
propiciar el orden y la disciplina y evitar las eventuales y esporádicas.
fugas de responsabilidad. 4. Perfil del puesto o requisitos.
5. Paridad de autoridad y responsabilidad: A Requisitos físicos, mentales, de
cada grado de responsabilidad conferido
personalidad, habilidades,
corresponde el grado de autoridad
competencias y responsabilidades
necesario para cumplir dicha responsabilidad.
que deben cubrirse
6. Unidad de mando: Los subordinados no
para desempeñar el puesto.
deberán reportar a más de un superior ya que
ocasiona fugas de
responsabilidad , confusión e ineficiencia.
7. Difusión: La filosofía organizacional y los
manuales, procesos y procedimientos deben de
estar a disposicón de todos los empleados que
tengan relación con los mismos con el
fin de que se propice la comunicación y
coordinación entre las áreas.