GUIA PARA EL TALLER/LA SIMULACION/ EL JUEGO DE ROLES/

ESTUDIO DE CASO

Proceso: Gestión de la Formación Profesional Integral

Procedimiento: Ejecución de la Formación Profesional Integral

GUIA PARA EL TALLER LA SIMULACIÓN EL JUEGO DE ROLES ESTUDIO DE CASO

1. DATOS GENERALES

Programa de Formación: Técnico Asistencia en Organización de Archivos

Proyecto de la Formación ORGANIZACIÓN ARCHIVÍSTICA DEL FONDO DOCUMENTAL EN
Profesional: LAS EMPRESAS DEL HUILA
Organizar archivos de gestión de acuerdo con normatividad
Competencia:
vigente y políticas institucionales.
Identificar las agrupaciones documentales en la estructura
Actividad de Aprendizaje:
orgánica.
Evidencia de Desempeño y/o Producto:
• Cuestionario Clasificación Documental.
Criterios de Evaluación:
• Aplica los principios archivísticos para la clasificación documental, de acuerdo con la estructura
orgánico-funcional, las Tablas de Retención Documental, las normas y la legislación vigente.
Duración de la evaluación:
1 hora

Nombre del Aprendiz (a) en formación: _____________________________________________

No. de ficha: ___________________________________________________________________
Centro de formación: ____________________________________________________________
Regional: ______________________________________________________________________
Nombre del Instructor(a): ________________________________________________________

2. INSTRUCCIONES PARA EL DILIGENCIAMIENTO:

• Realice las actividades requeridas de acuerdo a las orientaciones dadas en el presente taller.
• Analice el material entregado por su instructor, consulte la bibliografía recomendada y a través de
internet.

3. CONTENIDO y/o SITUACION DESCRIPTIVA:

Para tener claridad sobre este tema, es importante que conteste el siguiente cuestionario y lo analice
junto con su GAES.

1. La organización de archivos comprende tres procesos, explíquelos con sus palabras.

Clasificación: es la forma de clasificar archivos por su nombre y procedencia

Ordenación: es la forma en la que se organizan por orden alfabetico y por procedencia de mayor
a menor
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Descripción : mencionar cual es la procedencia de cada archivo

2. Mencione las agrupaciones documentales.

Fondo documental
Sección documental
Subsección documental
Serie documental
Subserie documental
Unidad documental: simple – compleja

3. Defina clasificación documental

Es una labor intelectual de disposición de cualquier elemento según esquema o plan
preestablecido

La clasificación documental es el conjunto de operaciones técnica y administrativas cuya

finalidad es la agrupación de documentos relacionada en forma jerarquica con criterios para
elevar su contenido

4. Escriba los elementos de la clasificación.

Acciones: las acciones pueden manifestarse de tres maneras

 Las funciones: son las atribuciones encomendadas a una institución para que realice los
fines para lo que fue creada
 Las actividades : realiza unos servicios para el log de aquella
 Tramites: relativos para poner en marcha la actividad

Estructura organica: los documentos se producen en las diferentes dependencias de

cada entidad por ende deben organizarse de tal manera

Asustos: hace referencia al contenido del documento

5. ¿Cuáles son los fundamentos de la clasificación?

 Aplicación de los principios de procedencia y orden original para identificar las

categorías y grupos de la estructura jerarquica
 La identificación de las funciones asignadas a las dependencias
 Asuntos que tramita cada división administrativa

6. Defina los principios de procedencia y de orden original, con sus palabras.

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Permite identificar quienes crearon los documentos, que pueden ser:

Institucionales: los documentos producidos por la entidad

Administrativos: la procedencia esta por dependencias llamada unidades administrativas,

divisiones o secciones

Este concepto se debe aplicar a toda la entidad, incluyendo la unidad mas pequeña que cumpla
funciones definida y determinadas para aplicarla se debe tener en cuenta los siguientes
aspectos

Identificar el nombre de la entidad o persona autora de los documentos

Reconstruir la organización jerárquica de la entidad productora
Precisar funciones y actividades correspondientes a cada dependencia

Orden original: hace relación al orden que conservan los documentos dentro de cada serie,
deacuerdo con el orden en que se dieren los documentos que materializan las actuaciones, se
debe representar el orden natural de los documentos ya que son producidos en causa y efecto

7. En la clasificación, ¿qué papel cumplen las funciones? y ¿cuáles son sus clases?

Las funciones determinan las series que corresponden a cada agrupación documental, ya que
esta es el resultado de actuaciones de normas de procedimiento, en cumplimiento de los
objetivos a cada dependencia
Comunes y especificas

8. Mencione los pasos metodológicos para la clasificación.

 Identificación de productos
 Identificación de fondos documentales
 Estructura orgánica
 Identificación de series y subseries
 De agrupaciones documentales

9. En la identificación de productores, existen dos clases de creadores de documentos, ¿cuáles

son? y de un ejemplo.
 Institucionales: fondos documentales
 Administrativos: secciones y subsecciones documentales

10. Para identificar un fondo, ¿qué información se requiere?

Fecha de creación
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Fecha de supresión
Fecha de culminación si este es el caso
Disposiciones que han modificado de la estructura de la entidad
Organismo que le ha procedido en el desempeño de funciones análogas

11. Mencione y defina las clases de fondos. Escriba un ejemplo.

 Fondo cerrado: documento de entidades desaparecidas
 Fondo abierto: documentación de entidades administrativamente vigentes
 Fondo acumulado: documentación reunida por una entidad en el transcurso de su vida
sin ningún criterio.
 Ejemplo: : fondo abierto secretaria de la educación en Colombia
 Fondo cerrado banco codesarrollo

12. Analice los ejemplos, sobre fondos, escriba y socialice su conclusión.

Los fondos deben estar organizados por sus diferentes categorías y el origen jerárquico para que
ala hora de ser organizados queden de forma sistemática y concreta

13. ¿En qué se refleja la estructura organizacional?

En el organigrama, los manuales de funciones y los manuales de procedimiento

14. ¿Qué son las secciones y subsecciones? Acompáñelas de dos ejemplos de cada una.

Son la gestión documental de un archivo de oficina, están limitadas a funciones específicas y

depende de la vigencia de las mismas, ya que no son estables ni permanentes y se pueden hacer
cambios organizacionales

Ejemplo fondo documental de aguas clara

Sección: gerencia, la secretaria ejecutiva, dirección jurídica, división de planeación, división
administrativa, división financiera.
Subsecciones: gestión ambiental, personal y bienestar social, contabilidad y tesorería

15. Defina serie documental (Glosario Archivístico: Acuerdo 027) Escriba dos ejemplos.
Conjunto de unidades documentales de estructura y contenido homogéneos, emanadas de un
mismo órgano o sujeto productor como consecuencia del ejercicio de sus funciones específicas.
Ejemplos: historias laborales, contratos, actas e informes, entre otros.

16. ¿Qué son las subseries? y de dos ejemplos.

Conjunto de unidades documentales que forman parte de una serie, identificadas de forma
separada de ésta por su contenido y sus características específicas. ejemplo
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Contratos de arrendatario, contrato de comodato, contrato de diseño, contrato de obra, etc.

17. ¿Cómo se clasifican las unidades documentales? Escriba dos ejemplos.

Unidades simples es cuando nos entregan un solo archivo o u solo documento
Complejas es cuando esta intregrada por tipos ducumentales de diversas índole de documentos

18. ¿Cómo se clasifican los tipos documentales? De dos ejemplos de cada uno.

Comunes son documentos que pueden hacer cualquier identidad como carta un acta
Específicos: Son que realizan una entidad como cheques registros

19. ¿Qué son los cuadros de clasificación?

Son esquemas que reflejan la jerarquización y clasificación dada a la documentación producida por una
institución. En ellos se registran jerárquicamente las secciones

20. Elabore un ejemplo de cuadro de clasificación

BIBLIOGRAFÍA

 ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN. Cartilla de Clasificación Documental. Bogotá D.C. 2001. p. 29.
ISBN 958-9298-80-X
 LÓPEZ HERNÁNDEZ, Mary Luz. Clasificación Documental. Medellín: SENA. 2003. 42 p.

4. EVALUACIÓN:

Observaciones:
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Recomendaciones:
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Juicio de Valor:
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Observaciones del evaluado:

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Ciudad y Fecha:
Instructor (a):________________________________________________

Aprendiz(a):_________________________________________________