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Modulo Fp-Proceso Administrativo
Modulo Fp-Proceso Administrativo
ARTÍCULO 32:
“Es permitido utilizar obras literarias, artísticas o parte de
ellas, a título de ilustración en obras destinadas a la
enseñanza, por medio de publicaciones, emisiones o
radiodifusiones, o grabaciones sonoras o visuales, dentro
de los límites justificados por el fin propuesto, o comunicar
con propósito de enseñanza la obra radiodifundida para
fines escolares, educativos, universitarios y de formación
personal sin fines de lucro, con la obligación de mencionar
el nombre del autor y el título de las obras utilizadas”.
(FP)Proceso Administrativo
Instituto Colombiano de Aprendizaje
Actualizado por:
Elsa E. Alba Díaz
Editado por:
Instituto Colombiano de Aprendizaje INCAP
Bogotá – Colombia
Versión 02 - Enero 2014
2 FP Proceso Administrativo
Contenido
Pág.
PRESENTACIÓN 6
GUÍA METODOLÓGICA 7
INFORMACION GENERAL Y VALORACION DEL PROCESO DE
FORMACION
8
UNIDAD UNO 10
1.1 CONCEPTOS 11
1.1.1 PROCESO ADMINISTRATIVO 11
PLANEACION 12
ORGANIZACIÓN 13
DIRECCION Y COORDINACION 14
CONTROL 14
TALLER APLICATIVO 1 15
TALLER APLICATIVO 2 15
UNIDAD DOS
2.1 CONCEPTOS 17
2.1.1 PLANEACIÓN 17
2.1.1.1 LOS CUATRO PASOS DE LA PLANEACION 17
2.1.2 CARACTERISTICAS DE LA PLANEACION 18
FP Proceso Administrativo 3
Normatividad 26
Políticas 26
Presupuestos 27
2.2.2 PLANEACIÓN TÁCTICA 28
2.2.3 PLANEACIÓN OPERATIVA 29
2.2.3.1 Diagrama de flujo 29
2.2.3.2 Graficas de GANTT 33
TALLER DE APLICACIÓN 1 35
TALLER DE PROYECTO DE SIMULACION UNIDAD 4 36
UNIDAD TRES
3.1 CONCEPTOS 37
3.1.1 ORGANIZACIÓN 38
3.1.2 ELEMENTOS DE LA ORGANIZACIÓN 38
3.1.3 TIPOS DE ORGANIZACIÓN EN LA SOCIEDAD 38
3.1.4 PRINCIPIOS DE LA ORGANIZACIÓN 39
3.1.5 TIPOS DE ORGANIZACIÓN EN LA EMPRESA 39
3.1.6 ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL 42
Tipos de Organigramas 43
Organigrama Vertical 43
Organigrama Horizontal 44
Organigrama Circular 45
BIBLIOGRAFÍA 55
4 FP Proceso Administrativo
Presentación
La administración y todos sus elementos hacen parte de nuestro desarrollo,
muchas veces y de forma empírica la utilizamos pero no comprendemos su
importancia o aun peor no le sacamos provecho como debería ser.
FP Proceso Administrativo 5
Guía Metodológica
6 FP Proceso Administrativo
Información general y valoración del proceso de formación
Programa de
Modulo:
Formación:
Regional: Semestre:
Nombre :
Datos del Identificación:
Estudiante Teléfono:
E-mail:
_______________________________
Fecha de elaboración
FP Proceso Administrativo 7
Recolección de evidencias de aprendizaje
CONOCIMIENTO
DESEMPEÑO
PRODUCTO
NO APLICA
APLICA
FECHA
ACTIVIDADES A DESARROLLAR
8 FP Proceso Administrativo
FDH. FORMADOR DICE HACE
1.1. CONCEPTOS
FP Proceso Administrativo 9
PLANEACIÓN: Es la primera etapa del proceso administrativo y podemos
definirla como la determinación de los objetivos y la elección de los cursos
de acción para lograrlos, con base en la investigación y elaboración de un
esquema detallado que habrá de realizarse en un futuro.
10 FP Proceso Administrativo
4. Se determina anticipadamente qué recursos se van a necesitar para que la
empresa opere eficientemente.
5. Permite diseñar métodos y procedimientos de operación.
6. Evita operaciones inútiles y se logran mejores sistemas de trabajo
7. Establece un sistema racional para la toma de decisiones, evitando las
corazonadas o empirismo.
8. Facilita el control la permitir medir la eficiencia de la empresa.
9. La planeación es la etapa básica del proceso administrativo: precede a la
organización, dirección y control, y es su fundamento.
La falta de planeación puede dar lugar a un zigzagueo y así evitar que una
organización se mueva con eficiencia hacia sus objetivos.
FP Proceso Administrativo 11
La organización es importante ya que:
Permite la consecución de los objetivos primordiales de la empresa lo
más eficientemente y con un mínimo esfuerzo.
12 FP Proceso Administrativo
Los gerentes dirigen tratando de convencer a los demás de que se les unan
para lograr el futuro que surge de los pasos de la planificación y la
organización, los gerentes al establecer el ambiente adecuado, ayudan a sus
empleados a hacer su mejor esfuerzo. La dirección incluye motivación,
enfoque de liderazgo, equipos y trabajo en equipo y comunicación.
TIPOS DE CONTROL:
FP Proceso Administrativo 13
FDEH. DOCENTE DICE Y EL ESTUDIANTE HACE
TALLER DE APLICACIÓN 1
PROCESO ADMINISTRATIVO
TALLER DE APLICACIÓN 2
14 FP Proceso Administrativo
FDH. FORMADOR DICE HACE
2.1 CONCEPTOS
2.1.1 PLANEACIÓN
Es el conjunto de decisiones que el empresario toma para realizar en el futuro;
fundamenta el proceso administrativo porque ella determina todas sus
actividades.
FP Proceso Administrativo 15
2. DEFINIR LA SITUACIÓN ACTUAL: Es necesario formular preguntas tales
como: ¿a qué distancia se halla de sus metas la organización o
subunidad? ¿de qué recursos se dispone para alcanzarlas?, sólo
después de analizar el estado actual se pueden trazar los planes
necesarios para el progreso.
16 FP Proceso Administrativo
2.2 TIPOS DE PLANEACIÓN
Conversión e interpretación de
Mediano
Intermedio TÁCTICA estrategias en planes concretos en el
plazo
nivel departamental.
FP Proceso Administrativo 17
determinar que se debe hacer para llegar al futuro que se concibe como
posible o deseable, definiendo el rumbo y generando los compromisos
necesarios para lograrlo.
Ejemplo:
MISIÓN
18 FP Proceso Administrativo
¿CÓMO ELABORAR LA MISIÓN DE NUESTRA EMPRESA?
ENTORNO TENDENCIA
Mercado Cultura
Competencia Ideología
Clientes Gobierno
Seguridad Política
Necesidades Legislación
Estrato socioeconómico Crecimiento demográfico
Estructura del sector Economía
FP Proceso Administrativo 19
Ejemplo:
a. Gestión Humana:
b. Procesos:
c. Estructura:
d. Tecnología:
3. OBJETIVOS Y METAS: Son los fines hacia los que se encamina la organización;
deben ser coherentes así como las acciones para lograrlos; las metas son
objetivos específicos y lo que hacen es encaminar al cumplimiento de
objetivo general de la empresa.
Ser cuantificables.
20 FP Proceso Administrativo
Apoyar directamente al plan estratégico o ser compatible.
FP Proceso Administrativo 21
c. Objetivos individuales: Como lo indica su nombre, son los objetivos
personales de los miembros individuales de una organización sobre una
base diaria, semanal, mensual o anual.
4. ESTRATEGIAS: Son las respuestas para afrontar los retos que implica la
competencia y la vida de las empresa se establecen como cursos de
acción o alternativas que muestran la dirección y el empleo general de los
recursos y esfuerzos, con el fin de lograr los objetivos en las condiciones más
ventajosas. Las estrategias se proponen después de hacer un adecuado
estudio o diagnóstico de la situación del proyecto o empresa.
22 FP Proceso Administrativo
ADMINISTRACIÓN, LAS QUE NO FUNCIONAN.
VENTAS.
OPORTUNIDADES: Elementos
que el entorno le brinda a la FO: Son las estrategias
DO: Estrategias de
empresa para poder lograr más exitosas ya que se
desarrollo para superar las
los objetivos. No se tienen utilizan los puntos
debilidades con el fin de
manejo sobre ellos, solo internos fuertes para
aprovechar las
surgen. aprovechar las
oportunidades.
Ejemplo: CONDICIONES oportunidades.
ECONÓMICAS, AVANCES
TECNOLÓGICOS ETC.
FP Proceso Administrativo 23
Los Recursos económicos y Financieros: Con los cuales se fabrica el
accionar empresarial y se observa y controla, en la mayoría de los casos,
la efectividad empresarial.
24 FP Proceso Administrativo
5. NORMATIVIDAD: REGLAS Y NORMAS: Planes vigentes que detallan las
acciones específicas que deben emprenderse en una situación
determinada. Se apoya en la conformación de estándares, metodologías y
métodos para el correcto funcionamiento de las actividades planeadas.
Estas se plantean para mantener el control, seguimiento y desarrollo de la
planeación. Las reglas se aplican para situaciones específicas e individuos
específicos y son menos rígidas que las normas ya que estas últimas las
deben cumplir a cabalidad todos los miembros implicados en la situación sin
excepciones.
Características:
FP Proceso Administrativo 25
Es general porque debe establecerse para toda la empresa.
26 FP Proceso Administrativo
Es conducida o ejecutada por los ejecutivos de nivel medio (gerentes
divisionales o funcionales).
FP Proceso Administrativo 27
Se organiza con base en los procesos programables y las técnicas
computacionales. Se trata de convertir una idea en realidad, o ejecutar el
propósito de una acción a través de varias vías, se trabaja a corto plazo
generalmente a menos de 1 año. Los detalles del plan a plazo medio
(planeación táctica) no son suficientes para lograr las operaciones corrientes
inmediatas, es necesario detallar aún más este plan; esto es posible a través de
los planes a corto plazo.
Estos diagramas hacen ver un proceso en forma tal que pueda apreciarse
separadamente cada uno de sus casos y nos permiten ver gráficamente esos
pasos.
28 FP Proceso Administrativo
TRANSPORTE: Ocurre cuando un objeto o grupo de ellos son
movidos de un lugar a otro, excepto cuando tales movimientos
forman parte de una operación o inspección.
EJEMPLO:
PROCESO DE SELECCIÓN DE PERSONAL EMPRESA XYZ
FP Proceso Administrativo 29
DIAGRAMA DE FLUJO: PROCEDIMIENTO
5.Decidir si continua o no en el
proceso.
7. Esperar la entrevista.
30 FP Proceso Administrativo
2.2.3.2 GRAFICAS DE GANTT
Es una herramienta que le permite al usuario modelar la planificación de las
tareas necesarias para la realización de un proyecto. Esta herramienta fue
inventada por Henry L. Gantt en 1917.
FP Proceso Administrativo 31
EJEMPLO: PROCEDIMIENTO DE SELECCIÓN DE PERSONAL EMPRESA XYZ
32 FP Proceso Administrativo
NOTA: La reducción del tiempo para el diagrama de GANTT no consiste en
quitarle tiempo a las actividades para hacerlas más eficaces, si no en analizar
los procesos y optimizarlos combinando tareas, de forma tal que puedan
elaborarse simultáneamente o asignándole más recursos al proceso para
obtener el máximo de eficacia y eficiencia.
TALLER DE APLICACIÓN 1
LA PLANEACIÓN
CONCEPTO
TIPOS
ELEMENTOS
FP Proceso Administrativo 33
a. MISIÓN
b. VISIÓN
c. OBJETIVO A MEDIANO PLAZO
d. POLÍTICA INSTITUCIONAL
1. PLANEACIÓN ESTRATÉGICA
1.1 Misión
1.2 Visión
1.3 Objetivos
1.4 Reglamento interno de trabajo
1.5 Políticas institucionales
1.6 Diagnóstico DOFA
1.7 Presupuesto de arranque
2. PLANEACIÓN TÁCTICA
2.1 Plan táctico
2.2 Misión
2.3 Visión
2.4 Objetivos
3 PLANEACIÓN OPERATIVA
3.1 Proceso
3.2 Diagrama de flujo
3.3 Gráfica de Gantt
34 FP Proceso Administrativo
FDH. FORMADOR DICE Y HACE
3.1 CONCEPTOS.
3.1.1 ORGANIZACIÓN
Se trata de determinar que recurso y que actividades se requieren para
alcanzar los objetivos de la organización. Es el ordenamiento de los recursos y
funciones de la empresa para facilitar el logro de los objetivos. Organizar la
empresa es ordenar El espacio, El tiempo y Las personas.
DELEGAR: Proceso a partir del cual una persona cede una o más tareas en otra
asignándole al mismo tiempo la responsabilidad de eficiencia y operatividad.
FP Proceso Administrativo 35
AUTORIDAD: La autoridad es el nivel de influencia que tiene una persona sobre
un colectivo. La autoridad también es el prestigio ganado por una persona u
organización gracias a su calidad o a la competencia de cierta materia. La
autoridad suele estar asociada al poder.
36 FP Proceso Administrativo
Paridad de autoridad y responsabilidad: La autoridad se delega y la
responsabilidad se comparte y por ello se debe mantener un equilibrio
entre la autoridad y la responsabilidad.
Ventajas
3. Es claro y sencillo.
Desventajas:
1. Es rígida e inflexible.
FP Proceso Administrativo 37
3. No fomenta la especialización.
Ventajas:
1. Mayor especialización.
Desventajas:
38 FP Proceso Administrativo
Organización Staff: Este tipo de organización no disfruta de autoridad de
línea o poder de imponer decisiones, proporciona información experta y de
asesoría. En los organigramas se dibujan con una línea punteada.
AUTORIDAD DEL ASESOR: Poder de influencia que una persona o grupo ejercita
sobre un puesto de trabajo, no decide el que lo hace es la persona o grupo.
Ventajas:
Desventajas:
FP Proceso Administrativo 39
representan las unidades que la componen y las relaciones de autoridad y
comunicación entre las mismas.
Tipos de organigramas:
40 FP Proceso Administrativo
PIRAMIDAL
ACHATADO
FP Proceso Administrativo 41
2. HORIZONTAL: Se diseña en forma piramidal de izquierda a derecha o
viceversa.
42 FP Proceso Administrativo
3. CIRCULAR: Son organigramas que representan los niveles jerárquicos
mediante círculos concéntricos desde dentro o fuera y orden de
importancia.
FP Proceso Administrativo 43
3.2 DESARROLLO DE LA ORGANIZACIÓN EN LA EMPRESA.
Un lugar para cada cosa… y cada cosa en su lugar, para ello se debe tener
en cuenta el espacio con el que se cuenta, el número de trabajadores que
estarán en nuestra empresa, el espacio y los elementos que requieren para
desarrollar sus actividades, la interacción con otras áreas o compañeros de
trabajo y así se lograra una adecuada distribución del espacio y elementos
físicos requeridos.
44 FP Proceso Administrativo
La organización del tiempo requiere:
Planeación
FP Proceso Administrativo 45
Plantear la distribución de tiempo de cada cargo en la empresa permite
realizar las tareas de manera eficiente.
Funciones básicas.
Responsabilidades.
Autoridad.
46 FP Proceso Administrativo
ESQUEMA DE UN MANUAL: A partir de este nivel debe comenzarse la tarea de
desarrollar los diferentes manuales de los jefes, y demás personal que se
contrate en la empresa.
MANUAL DE FUNCIONES
1.1. IDENTIFICACIÓN
ACTIVIDADES / TAREAS
Revisar bitácoras al inicio de la jornada de trabajo y realizar anotaciones
al final del turno.
Controlar la mantención del orden, higiene y seguridad en el lugar de
trabajo.
Maximizar la productividad y rendimiento de las líneas.
FP Proceso Administrativo 47
1.4. COORDINACIÓN
1.5. SUPERVISIÓN
Supervisa a Supervisado por
Operarios Jefe de Turno
Plantilleros
48 FP Proceso Administrativo
Horario de Trabajo: El cargo contempla una jornada de trabajo distribuida en
seis días, de lunes a sábado. El horario de trabajo está organizado en turnos
rotativos de día y noche, los que se van alternando cada mes.
Estudios: Técnicos.
Sexo : Indiferente.
FP Proceso Administrativo 49
Ejemplo:
PRODUCCIÓN
Compra de materias primas
Hacer los inventarios
Cortar las prendas
Armar prendas
Terminar las prendas
FINANZAS
Registrar cuentas
Pagar las cuentas
Cobrar a los clientes
Conseguir préstamos
Pagar impuestos
En las empresas muy pequeñas, una misma persona puede realizar tareas
de diferentes áreas, siempre y cuando organice bien su tiempo para
dedicar un lapso determinado en cada área.
Escoger la secuencia más adecuada (es la que permite que las cosas se
hagan muy bien y en el menor tiempo posible)
50 FP Proceso Administrativo
EJEMPLO:
TALLER DE APLICACIÓN 1
51
5. Qué es la División del trabajo haga un listado de tareas-listado de
actividades-listado de funciones, jerarquización –
departamentalización
1. ORGANIZACIÓN
1.1 ORGANIZACIÓN DEL ESPACIO
1.2 ORGANIZACIÓN DEL TIEMPO
1.3 ORGANIZACIÓN DEL TRABAJO
1.4 División del trabajo
Tipos de organización
1.5 ORGANIGRAMA
1.6 MANUAL DE FUNCIONES
52
Bibliografía
www.Gerencie.com
www.Actualicese.com
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