XX/XX/XXXX Emisión Original / Borrador 0 XXXXXXXXX

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NORMAS Y PROCEDIMIENTOS DE ADMINISTRACIÓN PARA

FACTURACIÓN Y COBRANZAS POR VENTAS O SERVICIOS

OBJETIVO
Establecer las disposiciones que regulan el proceso de facturación de las ventas realizadas y/o
servicios prestados por la Empresa, así como la gestión de cobranzas derivadas de las mismas, de
acuerdo con las leyes que rigen la materia.

ALCANCE
Las presentes normas están dirigidas a todas las Unidades generadoras de ingresos de la
Empresa, así como a las unidades involucradas en los procesos de administración de las cuentas
por cobrar, elaboración de facturas y gestiones de cobranzas por las ventas realizadas y/o servicios
prestados.

DEFINICIÓN DE TÉRMINOS
A los efectos de las presentes normas, se entenderá por:
Cuentas por Cobrar: Son aquellos derechos adquiridos por la Empresa generados por las ventas
y/o servicios prestados, los cuales disponen de un plazo para su cancelación.
Depósitos en Garantía: Cantidad de dinero que los deudores deben consignar ante la Empresa,
como aval de las obligaciones establecidas en los respectivos contratos suscritos.
Deudor: Es aquella persona natural o jurídica que mantiene obligaciones con la Empresa derivadas
de la venta y/o servicio prestado.
Entrada de Pagos: Son aquellas cantidades de dinero percibidas por la Empresa de parte de los
clientes, a través de Cheques consignados en la Caja Principal, depósitos o transferencias
realizadas en la cuenta bancaria previamente indicada por la Empresa, por las ventas o servicios
prestados, de acuerdo con los Contratos suscritos.
Factura: Es el documento que debe emitirse de conformidad con la normativa tributaria, por las
ventas y/o servicios prestados que realice la Empresa.
Gestiones de Cobranzas: Es el conjunto de actividades dirigidas a obtener la cancelación de las
obligaciones vencidas derivadas de las ventas y/o servicios prestados por la Empresa.
Ingresos: Son aquellas entradas de dinero devengado por la Empresa por las ventas y/o servicios
prestados.
Intereses de Mora: Es la penalidad contractual o legal por el atraso en el pago de las obligaciones
asumidas por el cliente con la Empresa, cuya tasa aplicable es la contractual o la legal, según el
caso.
Nota de Crédito: Es el documento que debe emitirse de conformidad con la normativa tributaria,
para dejar constancia de la anulación parcial o ajuste, realizada a las operaciones previamente
facturadas, que representen una disminución en las cuentas por cobrar de la Empresa.
Nota de Débito: Es el documento que debe emitirse de conformidad con la normativa tributaria,
para dejar constancia de los registros complementarios o ajustes realizados a las operaciones
previamente facturadas, que representen un incremento en las cuentas por cobrar de la Empresa.

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NORMAS Y PROCEDIMIENTOS
1. La Oficina de Facturación y Cobranzas adscrita a la Gerencia de Administración, es la unidad
responsable de registrar en el Sistema Administrativo-Financiero las cuentas por cobrar por las
ventas realizadas y los servicios prestados por la Empresa X, así como emitir las facturas y
efectuar las gestiones de cobranzas correspondientes.
2. Las Unidades Generadoras de Ingresos, una vez que se suscriba el contrato o acuerdo
enviarán de inmediato a la Oficina de Facturación y Cobranzas, los siguientes documentos,
según sea el caso: Contrato o Convenio con la autorización de la negociación, carta
compromiso, presupuesto y otros documentos, para que verifique la existencia del deudor en
el Sistema Administrativo Financiero o proceda a crearlo.
3. Las Unidades Generadoras de Ingresos, cuando se haya realizado la venta o prestado el
servicio, enviarán de inmediato a la Oficina de Facturación y Cobranzas la información
correspondiente para que registre la cuenta por cobrar en el Sistema Administrativo Financiero
y emita la factura. Así mismo, deberán informar inmediatamente cuando se deje sin efecto la
venta efectuada o el servicio prestado.
4. Oficina de Facturación y Cobranzas será la encargada de crear, actualizar y mantener los
datos maestros de los deudores en el Sistema Administrativo Financiero generados por las
ventas y/o servicios, de acuerdo con los lineamientos proporcionados por la Oficina de
Contabilidad a los fines de garantizar la integración de los registros contables en forma
adecuada.
5. En aquellos casos en que se dejen sin efecto las ventas efectuadas o servicios prestados y se
haya emitido la factura, la Oficina de Facturación y Cobranzas deberá anular la factura
inicialmente emitida y expedir una nueva factura o una nota de débito o crédito, conservando
la factura sustituida por el plazo que establezca la Ley. Las notas de débito o crédito deben
cumplir con los mismos requisitos y formalidades establecidas para la factura, de acuerdo con
las leyes tributarias y sus disposiciones reglamentarias.
6. De conformidad con la Ley que establece el Impuesto al Valor Agregado y su Reglamento, las
facturas emitidas por la Empresa deben cumplir con lo establecido en las leyes tributarias que
rigen la materia y contener, entre otras, la siguiente información:
 Numeración consecutiva y única de la Factura por Serie “A” y “B”, de acuerdo con las
distintas áreas autorizadas para emitir Facturas.
 Número de Control consecutivo y único por cada documento impreso, conformado por un
identificador de dos dígitos comenzando con el 00, seguido de un secuencial numérico de
hasta ocho dígitos comenzando con el número 1. Este número no estará relacionado con
el número de facturación previsto en el literal anterior, salvo que la Empresa así lo
disponga. Si la Empresa solicita la impresión de documentos en original y copias, tanto el
original como sus respectivas copias deberán contener el mismo Número de Control.
 Denominación o razón social de la Empresa y domicilio fiscal.
 Número de inscripción del emisor en el Registro Único de Información Fiscal.
 Nombre completo del adquirente del bien o receptor del servicio y Número de inscripción
en el Registro Único de Información Fiscal.

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 Descripción de la venta del bien o prestación del servicio, con indicación de la cantidad,
precio unitario, valor de la venta o de la remuneración y de la respectiva alícuota
aplicable. Si se trata de un servicio exento o exonerado se colocará al lado de la
descripción o del precio el carácter “E” separado por un espacio en blanco y entre
paréntesis.
 Especificación del monto del descuento, bonificaciones, anulaciones y de cualquier otro
ajuste realizado al precio.
 Especificación del monto total de la operación, de la base imponible de acuerdo con la
alícuota aplicable y el monto total exento o exonerado.
 Especificación total del impuesto según la alícuota aplicable.
 Indicación del valor total de la venta de los bienes o de la prestación del servicio más el
impuesto.
7. La Oficina de Facturación y Cobranzas deberá velar por el cumplimiento de la citada Ley.
8. Las Unidades Generadoras de Ingresos informarán a sus clientes las formas de pago
establecidas por la Empresa, así como el monto a cancelar por la venta realizada o el servicio
prestado, tomando en consideración las retenciones de impuestos de Ley, los descuentos y la
obligación de entregar junto con el pago, el comprobante de retención de impuestos, en los
casos que aplique.
9. Las cancelaciones efectuadas por los deudores podrán realizarse mediante las siguientes
modalidades de pago depósito en cuenta, transferencia bancaria y cheque, las cuales deberán
realizarse a nombre de la Empresa. No se aceptará ninguna otra modalidad de pago.
10. La Oficina de Facturación y Cobranzas, deberá exigir al deudor que canceló la venta o el
servicio recibido a través de depósito en cuenta o transferencia bancaria, los comprobantes de
depósito bancario y de retenciones de impuestos para efectuar el registro contable
correspondiente. Igualmente les exigirá a los deudores los comprobantes de retención de
impuestos cuando se cancele a través de cheques de gerencia.
11. El Área de Caja de la Oficina de Control de Ingresos deberá solicitar al deudor, cuando
consigne el cheque para cancelar la venta o el servicio recibido, el original y dos copias de la
factura emitida por la Oficina de Facturación y Cobranzas, así como la información explicativa
de la distribución del pago, a objeto de efectuar el registro contable en el Sistema
Administrativo Financiero.
12. La Oficina de Facturación y Cobranzas deberá actualizar mensualmente en el Sistema
Administrativo Financiero, las cuentas de deudores de la Empresa de acuerdo con el
procedimiento establecido. De igual modo emitirá el Reporte de Cuentas por Cobrar y enviarlo
a cada Unidad Generadora de Ingresos para el control correspondiente.
13. La Oficina de Facturación y Cobranzas remitirá mensualmente al archivo de la Oficina de
Contabilidad, los documentos contables emitidos a través del Sistema Administrativo
Financiero, de todos aquellos registros realizados en las cuentas por cobrar con los
respectivos soportes.
14. La Oficina de Facturación y Cobranzas elaborará un cronograma de cobro de acuerdo con las
fechas establecidas en cada uno de los contratos, a los fines de realizar las gestiones de
cobro correspondientes, una vez cumplidas las fechas de vencimiento de los pagos por los
servicios prestados.

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Del Incumplimiento de las Condiciones Contractuales por Parte de los Deudores

15. La Oficina de Facturación y Cobranzas es la encargada de realizar las gestiones de cobranzas
de los deudores de la Empresa. En caso que resulten infructuosas, remitirá el caso a la
Consultoría Jurídica anexando los documentos que soportan la deuda y todas las gestiones de
cobro realizadas, a los fines de procurar el cobro por la vía extrajudicial o judicial o que se
tomen las acciones que resguarden los intereses de la Empresa.
16. Cuando se produzcan atrasos en los pagos derivados de los Convenios, la Oficina de
Facturación y Cobranzas deberá informar la situación a la Gerencia de Administración para
que indique los lineamientos a seguir en cuanto a las estrategias de cobranzas.

Del Cálculo y Cobro de los Intereses de Mora

17. La Oficina de Facturación y Cobranzas será la responsable de efectuar el cálculo de los
intereses de mora, tomando como base el monto de la venta o del servicio prestado sin incluir
el Impuesto al Valor Agregado (IVA) y aplicando la tasa de interés establecida en los
respectivos contratos o la tasa de interés legal, según sea el caso.
18. La Oficina de Facturación y Cobranzas deberá elaborar y remitir a los deudores con retraso en
los pagos, una carta de notificación que contenga el estado de cuenta de acuerdo con lo
establecido en los respectivos contratos.
19. Una vez que la Oficina de Facturación y Cobranzas contabilice los intereses de mora con el
correspondiente IVA en el Sistema Administrativo Financiero, deberá emitir la factura
respectiva, la cual será entregada al deudor cuando éste haya efectuado la cancelación de la
deuda pendiente de acuerdo con el procedimiento establecido para el pago.

PROCEDIMIENTO:
UNIDADES GENERADORAS DE INGRESOS
1. Al suscribirse un contrato, envía copia a la oficina de facturación y cobranzas para que registre
en el sistema administrativo financiero la cuenta y el código de deudor, de acuerdo con el
procedimiento establecido en el manual del sistema.
2. Una vez efectuada la venta o prestado el servicio, proporciona inmediatamente información a
la oficina de facturación y cobranzas para que realice en el sistema administrativo financiero la
cuenta del deudor, registre la cuenta por cobrar y emita la factura.

GERENCIA DE ADMINISTRACIÓN OFICINA DE FACTURACIÓN Y COBRANZAS

3. Recibe el contrato o información sobre la venta o el servicio prestado, verifica en el sistema
administrativo financiero si existe el deudor correspondiente, caso contrario lo crea.
4. Una vez que se registre la cuenta por cobrar emite desde el sistema administrativo el original y
tres (03) copias de la factura.
5. Entrega el original de la factura al deudor y distribuye el resto de la siguiente manera:
 COPIA 1: OFICINA DE IMPUESTOS
 COPIA 2: LA RETIENE TEMPORALMENTE HASTA QUE SE REALICE EL PAGO.
 COPIA 3: PARA SU ARCHIVO Y CONTROL.

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6. Si el pago es a través de transferencia o depósito en la cuenta designada por la empresa,

solicita a la oficina de control de ingresos los estados de cuentas bancarios y una vez que se
compruebe el depósito efectuado, realiza la cancelación correspondiente en el sistema
administrativo financiero.
7. Envía al archivo de la oficina de contabilidad, la copia 2 de la factura junto con los demás
soportes
8. Cuando el pago sea a través de cheque, le entrega al deudor la copia 2 de la factura junto con
la información explicativa de la distribución del pago para que se dirija a la oficina de control de
ingresos a efectuar la cancelación respectiva.
9. En ambas modalidades de pago, le exige al deudor la entrega del comprobante de retención
de impuestos y nota de crédito, de ser el caso, para su revisión y de estar conforme lo envía a
la oficina de impuestos para su control.
10. Emite desde el sistema administrativo financiero el reporte de cuentas por cobrar y lo envía a
la unidad generadora de ingresos al cierre de cada mes.

TESORERÍA OFICINA DE CONTROL DE INGRESOS

11. Recibe del cliente el original y copia 2 de la factura junto con el cheque o pago y la información
explicativa la distribución del pago por los servicios prestados o venta realizada, y actúa de
acuerdo con lo establecido en el proceso de entrada de pagos del sistema administrativo
financiero.
12. Una vez registrado el cheque de gerencia en el sistema administrativo financiero, compensa la
cuenta por cobrar e imprime el recibo de caja.
13. Sella y firma el original y copia 2 de la factura en señal de conformidad y le coloca el número
de documento que emite el sistema al momento de registrar el pago devuelve el original de la
factura al cliente como constancia de pago.
14. Al finalizar la jornada diaria, emite una relación con la información de los cheques recibidos y
los remite mensualmente a la oficina de contabilidad junto con las facturas, recibos de caja y
demás documentación.

FIN DEL PROCESO

ELABORADO POR: REVISADO Y CONFORMADO REVISADO POR:
POR:

NOMBRES Y APELLIDOS: NOMBRES Y APELLIDOS: NOMBRES Y APELLIDOS:

FIRMA : FECHA: FIRMA: FECHA: FIRMA: FECHA:

REVISADO POR: AVALADO POR APROBADO POR:

NOMBRES Y APELLIDOS: NOMBRES Y APELLIDOS: NOMBRES Y APELLIDOS:

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