PD-RVE-001

RECEPCIÓN Y VENTA Versión: 08

PROCEDIMIENTO DE RECEPCIÓN 07/09/2021

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1.OBJETO
Garantizar la correcta recepción y atención a los usuarios, así como el asesoramiento en el momento de apartar
las citas, para el servicio requerido el usuario, con respecto a las citas se les presentara un presupuesto a
pagar, por el respectivo servicio que ofrece unimedyt.
2. ALCANCE.
Aplica a las actividades de cotización programación y recepción de usuarios para la realización de estudios de
mamografía, radiografía y ecografías.

3. DEFINICIONES
ENTIDADES ADMINISTRADORAS DE PLANES DE BENEFICIO: (EAPB) : Se entiende por Entidades
Administradoras de Planes de Beneficios de Salud (EAPB) las Entidades Promotoras de Salud del
Régimen Contributivo y Subsidiado, Empresas Solidarias de Salud, las Asociaciones Mutuales en sus
actividades de Salud, las Entidades Promotoras de Salud Indígenas, las Cajas de Compensación Familiar
en sus actividades de salud, las Entidades que administren planes adicionales de salud, las entidades
obligadas a compensar, las entidades adaptadas de Salud, las entidades pertenecientes al régimen de
excepción de salud y las universidades en sus actividades de salud.

INSTITUCIONES PRESTADORAS DE SERVICIOS DE SALUD (IPS): son todos los centros, clínicas y
hospitales donde se prestan los servicios médicos, bien sea de urgencia o de consulta.

REGISTRO ESPECIAL DE PRESTADORES DE SERVICIOS DE SALUD (REPS): Es la base de datos de

los prestadores de servicios de salud (IPS, Profesionales Independientes, Trasporte Especial de Pacientes
y Objeto Social

4.RESPONSABLE.
Línea de Atención al Usuario: 6500870 – Bogotá, D.C.

Auxiliar de Recepción y atención al cliente.

Línea Gratuita Nacional : 018000910383

5. DOCUMENTOS RELACIONADOS
Proceso de Recepción y separación de citas.

6. DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO

6.1 GENERALIDADES
VIGILADO

6.1.1 ACTIVIDADES Y RESPONSABILIDADES.

Responsabilida
No. Actividad Descripción de la actividad Registros
d

PROGRAMACIÓN DE CITAS

Auxiliar de
Recibir al Recibir al usuario en forma cordial colocándole a la orden recepción y
1 N/A
usuario los servicios de unimedyt. atención al
cliente.
2 Verificar Verificar si el usuario viene de servicio” o es particular, se le Auxiliar de Verificación en la
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ROSA GAMEZ PINTO Efrén Granadillo Yuranis Larios Á lvarez
Rosado
Líder Gestió n de Calidad Subgerente Gerente
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solicita su documento de identidad original y comprueba los

derechos de atención (se verifica en la plataforma
validadora correspondiente), en caso de venir por orden de
documentos una entidad cliente, informa si para los servicios requiere de recepción y
y examen a copagos y verifica en la orden el examen a realizar. (VER atención al cita como tal.
realizar alguna entidad cliente “autorización de Manual de cliente.
Requisitos de atención y facturación a clientes).

Auxiliar de
Actualizar Actualizar o ingresar la información del usuario requerida
recepción y Registro en
3 información por el Software, de modo que se cuente con la información
atención al Krystalos
del usuario. necesaria sobre el usuario.
cliente
Realizar la programación de la cita acorde a la solicitud del
usuario y la disponibilidad en el software KRYSTALOS e Auxiliar de
Cita programada
Programar informa al usuario la fecha y hora en que le será realizada recepción y
4 en la plataforma,
cita la atención. Además, cuáles son los documentos que debe atención al
de Excel.
traer para esa atención. cliente

CUMPLIMIENTO DE CITA PROGRAMADA O PRIORITARIA

Recibir los documentos necesarios para la prestación del

servicio, (autorización con firma y cedula del usuario o del
acompañante en caso de menor de edad y la persona que
no sabe firmar se le coloca la huella, se cobran los copagos
Auxiliar de
Registrar o cuotas moderadoras de acuerdo a lo requisitos del Registro de
recepción y
1 confirmación servicio establecidos por el cliente en el contrato. Esta confirmación de
Línea de Atención al Usuario: 6500870 – Bogotá, D.C.

atención al
de cita información se encuentra disponible en el Manual de cita en Excel
cliente.
Línea Gratuita Nacional : 018000910383

Requisitos de Atención y facturación a clientes. Al terminar

esta actividad se invita al usuario a esperar que sea
llamado para la atención por parte de unimedyt

Al momento de terminada la atención en unimedyt, se

recibe dos copias de la historia clínica, entrega una copia al
usuario y la otra anexa a la orden o autorización de servicio
VIGILADO

para la cuenta de cobro a radicar en la entidad que remitió

al usuario.
Realizar Auxiliar de
atención si el (la) unimedyt lo remitió al radiólogo, le recetó una recepción y Solicitud y
2
final al ecografía intravaginal o una tétrica. Se recibe la solicitud atención al autorizaciones
usuario aprobada por las EPS. cliente

En caso de requerir o generar cotización la auxiliar de

recepción y/o procederán a diligenciar el formato
establecido para la cotización.

Cuando se ha terminado la atención de un usuario a este Auxiliar de Entrega de

Despedir al recepción y
9 se le entrega el resultado de su consulta médica y se le resultados y
usuario atención al
despide cordialmente ofreciéndole nuestros servicios para ofrecimiento del
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futuras oportunidades. cliente

servicio para
futuras
oportunidades.

CONTROL DE CITAS Y ENTREGA DE RESULTADOS.

Diariamente al finalizar la consulta de cada usuario, generar Reporte de

Control el resultado de las consulta y pagos recibidos en el día con Auxiliar de consultas, entrega
10 diario de el fin de porcentuar las ganancias y el número de consultas recepción y de resultados y
citas. hechas en dicho día y salidas. atención al entrega de pagos
cliente por consulta.

Sede Riohacha: El canon por consulta varié según el tipo

Recibimient Auxiliar de
de consulta, por lo cual es hecha y pagada Auxiliar de
11 o del canon recepción y N/A
recepción y atención al cliente.
por consulta. atención al
cliente

CONTROL DE CAMBIOS

APROBACIONES
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Línea de Atención al Usuario: 6500870 – Bogotá, D.C.
Línea Gratuita Nacional : 018000910383

Firma

Nombre ROSA GAMEZ PINTO EFREN GRANADILLO ROSADO YURANIS LARIOS

ALVAREZ
Cargo Líder Gestión de Calidad Gerente
VIGILADO

Fecha 07 de octubre 2021 07 de octubre 2021 07 de octubre 2021

Elaborado Por: Revisado Por: Aprobado Por:

ROSA GAMEZ PINTO Efrén Granadillo Yuranis Larios Á lvarez
Rosado
Líder Gestió n de Calidad Subgerente Gerente