Está en la página 1de 52

Universidad Nacional de Ingeniera Oficina Central de Biblioteca (OCEB).

Unidad de Gestin Bibliotecaria

SISTEMA DE GESTION BIBLIOTECARIA KOHA MANUAL DE USO

JULIO 2011

CONTENIDO

MODULOS DE INTRANET KOHA I. Circulacin


a. b. c. d. Prestamos Devoluciones Renovaciones Transferencias Bsquedas Creacin Fotografa Establecer permisos

II.

Usuarios
a. b. c. d.

III.

Bsquedas
a. Buscar en catlogo b. Bsquedas avanzadas c. Adquisiciones recientes

IV.

Catalogacin
a. b. Consideraciones Previas Mantenimiento de los Registros Bibliogrficos (1.Crear, 2.Modificar, 3.Duplicar, 4.Eliminar) c. Mantenimiento de los Ejemplares (1.Agregar, 2.Modificar, 3.Movwer de un registro a otro) d. Visualizacin de los Registros. (1.Vista MARC, 2.Vista ISBD, 3.Vista de tems) e. Historial de Prstamos

V.

Autoridades
a. Crear autoridad

MODULOS COMPLEMENTARIOS

VI.

Circulacin
a. b. c. d. Usuarios (1.Morosos, 2.Ms Sancionados, 3.Con ms visitas, 4.Estadsticas) Atenciones (1.Reporte Diario, 2.Estadsticas) Coleccin (1.Ttulos ms consultados, 2.Estadsticas) Produccin de Personal Procesos complementarios Reporte de existencias Reporte Diario Estadsticas Imprimir Catlogo

VII.

Catalogacin
a. b. c. d. e.

VIII.

Inventario
a. b. c. d. e. f. g. Elegir inventario Crear nuevo inventario Realizar el inventario Grupos de trabajo Inventario actual Mis inventariados Reportes Agregar usuarios Generar Cuentas Fechas de Vencimiento Reporte Diario Estadsticas Restaurar Contraseas Padrn de Usuarios Imprimir Carns

IX.

Registro de usuarios
a. b. c. d. e. f. g. h.

X.

Alertas Bibliogrficas
a. Listado de alertas b. Crear alerta

MODULOS DE INTRANET KOHA

I. Circulacin
Este mdulo est compuesto de: Prstamos Devoluciones Renovaciones Transferencias

Zona de mens y accesos directos Informacin del usuario (foto incluida) Men con otros datos relativos al usuario Seccin de Prstamos

Prestemos atencin a esta ventana y sus secciones, la cual esta distribuida como en el esquema de al lado, todas estas secciones sern analizadas a lo largo de este manual, por ahora concentrmonos en la seccin de prstamos.

Relacin de prstamos vigentes

a. Prestamos
Para realizar un prstamo lo primero que requerimos es identificar al usuario para ello ingresamos el cdigo del carnet en la celda correspondiente, como en el ejemplo:
El uso de una lectora de cdigo de barras simplifica mucho el ingreso de informacin.

En segundo lugar definimos el prstamo en si, nota que el sistema ofrece por defecto la condicin de prstamo en sala, puedes cambiar el tipo de prstamo e ingresar el cdigo de barras (o el nmero de ingreso en caso que lo prefieras), es ms fcil hacerlo con una lectora de cdigos de barras, pero recuerda antes definir el tipo de prstamo, porque la lectora no slo lee el cdigo sino que tambin confirma el envo (hace clic en prestar).

Listo! Tu prstamo est realizado lo puedes confirmar en la relacin de prstamos vigentes, el cual se ve ms o menos as:

Nota que el Sistema diferencia los prstamos hechos anteriormente con los de hoy.

b. Devoluciones
Para hacer una devolucin puedes ir al men principal haciendo clic en Inicio o puedes hacer uso de la barra de accesos directos, la misma que esta presente siempre sin importar donde te encuentres, en ella vas a encontrar varias opciones, pero por ahora centrmonos en las devoluciones.

Le damos clic en la pestaa Devolver e ingresamos el cdigo de barras del libro (siempre es mejor usar una lectora). Y podrs apreciar la devolucin en una pantalla como la de abajo, en caso el usuario entregase a destiempo el libro, aparecer una mensaje indicndote el numero de das del retraso.

c. Renovaciones
Para realizar una renovacin es necesario ir al relacin de prstamos vigentes del alumno para desde all hacer la renovacin, para ello nuevamente usaremos la barra de accesos directos.
Tambin se puede renovar directamente desde el men principal como en las devoluciones.

Le damos clic en la pestaa Renovar e ingresamos el cdigo de barras del libro, con eso el sistema nos llevar al usuario que lo tiene prestado, una vez all lo elegimos de la relacin de prstamos vigentes, marcando el checkbox que tiene al lado y haciendo clic en el botn renovar.

Y como lo habrs notado puedes renovar mas de uno o simplemente todos y del mismo modo tambin puedes devolver de esta forma.

d. Transferencias
Una transferencia es el prstamo que se hace entre bibliotecas o prstamo interbibliotecario su uso no es nada frecuente por esa razn no se encuentra en la barra de accesos directos, para hacer una transferencia ser necesario ir al men principal, dndole clic en inicio. El procedimiento es sencillo requiere especificar la biblioteca de destino y el cdigo de barras del libro. Recuerda que al hacer una transferencia el libro figurar registrado en la biblioteca de destino y ya no podrs circularlo hasta que este sea devuelto.

II. Usuarios
a. Bsquedas
Puedes buscar usuarios directamente desde el men principal, para ello solo debes ingresar parte del nombre o nmero de carn y presionar el botn OK. A continuacin el sistema mostrar una lista de resultados como esta:

Para ver informacin mas detallada haz clic en el nombre del usuario o si deseas cambiar alguna informacin haz clic en la opcin Editar, la informacin detallada se ver as:

b. Creacin
Se puede acceder directamente (sin hacer una bsqueda previa) dando clic en la seccin Usuarios que figura en el men principal. Una vez en el mdulo damos clic en el botn NUEVO, y definimos el tipo de usuario a crear.

Luego veremos una pantalla donde ingresaremos la informacin del usuario, datos personales, telfono, correo electrnico, direccin, cdigo de usuario, contrasea, etc.

Mas abajo se muestran los datos de gestin, si la fecha de vencimiento es dejada en blanco, el sistema calcular automticamente la fecha de vencimiento sumndole 2 aos a partir de la fecha de registro, las notas son muy tiles para informar al personal de circulacin cualquier informacin relevante acerca del usuario.

Una vez llenado el formulario hacer clic en GRABAR y habremos registrado un nuevo usuario.

Con su cdigo y contrasea el USUARIO puede hacer prstamos de los recursos de informacin de la BIBLIOTECA

c. Fotografa
Para Agregarle la fotografa al usuario debemos ir a la seccin de Detalles del usuario y hacer clic en el botn seleccionar archivo, luego escoger la imagen y finalmente enviarla.

d. Establecer Permisos
Para acceder a esta opcin debemos desplegar el botn de ms opciones que se encuentra en la cabecera de la informacin del usuario. Una vez dentro, debemos definir que roles tendr el usuario y hacer clic en el botn Establecer permisos.

El personal de biblioteca usualmente ejerce un rol definido, aqu algunas sugerencias de los permisos que debera tener un personal segn el rol que ejerce en la biblioteca: Solo circulacin: (circulate, catalogue, borrow, extracirculation). Solo catalogacin (catalogue, borrow, deletecatalogue, editcatalogue, editauthorities, serials, attachitems, extracataloguing). Administrador: (borrowers, permissions, tolos/batch_upload_patron_images, staffaccess, excuseusers)

Estas son solo sugerencias pues los roles del personal pueden variar mucho segn la organizacin de la biblioteca, en general, todos los permisos disponibles a aplicar son los siguientes:

Algunos permisos se encuentran agrupados, al autorizar el grupo se esta autorizando todos los permisos del mismo, para algo mas especifico desplegar la sub lista haciendo clic en el [+] que aparece a la izquierda y asignar los sub permisos de manera especfica.

III. Bsquedas
a. Buscar en Catlogo
Para realizar una bsqueda simple solo basta poner el trmino a buscar en el cuadro de texto que aparece en el men principal, ojo que el trmino de bsqueda puede ser parte del ttulo, nombre de autor, fecha de edicin, cdigo de barra o incluso nmero de ingreso, cualquier cosa que ests buscando, luego solo queda enviar el pedido haciendo clic en OK.

b. Bsquedas avanzadas
Para realizar una bsqueda avanzada debemos darle clic en bsquedas del men principal, una vez all podremos restringir nuestra bsqueda no slo por una palabra clave (lo que equivale a una bsqueda simple) sino que podemos limitar el rea de bsqueda a un campo especfico como son el autor, el tema, la signatura topogrfica, etc., adems podemos combinar nuestros criterios de bsqueda mediante el uso de operadores lgicos y seguir aadiendo mas criterios usando el enlace [+].

El sistema tambin nos ofrece la restriccin por tipo de Material, solo hay que seleccionarlos.

Entre otras opciones ms de bsqueda que se ofrecen, tambin puedes cambiar el orden predeterminado en que se mostraran los resultados de tu bsqueda.

c. Adquisiciones Recientes
Se trata de una consulta sencilla hecha al sistema donde se mostrarn los libros registrados en el sistema durante el rango de fechas especificado adems los resultados sern restringidos y ordenados segn los criterios que se le hayan especificado.

IV. Catalogacin
a. Consideraciones Previas
Antes de catalogar un documento es necesario asegurarse que no exista previamente en la base de datos, para ello deber buscarlo primero (Ver IV.2 Bsquedas Avanzadas). Con este mecanismo podremos identificar si un documento es:

Un titulo nuevo: Cuando no ha sido catalogado e ingresado a la base datos. (Ver crear registro nuevo) Un ejemplar cuando: Cuando un material es ejemplar, cuando tienen los mismos de datos de titulo, autor, edicin y ao de publicacin. (Ver Como agregar ejemplar). Una Edicin: Cuando un material tiene el mismo titulo, autor, pero el ao de edicin y el ao de publicacin son diferentes. (Ver como duplicar registro).

b. Mantenimiento de los Registros Bibliogrficos


b.1 Crear un nuevo Registro Bibliogrfico Cuando se tiene la certeza de que el documento no se encuentra catalogado en la base, podemos proceder a ingresarlo, para ello haremos clic en Agregar registro MARC del men principal. Se mostrar una pantalla con un editor que contiene todos los campos del formato Marc 21 Bibliogrfico, como en la siguiente imagen:

Si desea puede elegir la plantilla de trabajo: Libros, Revistas, Tesis, etc., una vez seleccionada la plantilla de catalogacin se proceder a llenar los campos. En algunos campos el editor dispone de un plugin o generador de contenido al cual podemos accesar dando clic en (tres puntos suspensivos). El plugin del campo 008 es como sigue:

Los campos 0XX disponen de una funcin de autollenado, para activarla hacer clic en el fondo del campo. Para agregar informacin en los campos 1XX, 6XX y 7XX deber activar el plugin donde
podr acceder a una ventana de bsqueda de autoridades:

Donde podr ingresar el criterio de bsqueda y hacer clic en INICIAR BSQUEDA y luego ELIJA. En caso que no existiera el autor, tema, etc que se esta buscando deber crearse (Ver Crear Autoridades).

En caso de no encontrar la autoridad buscada, se le puede crear directamente haciendo clic en Agregar Nueva Autoridad. (Ver agregar autoridades).

Para ampliar el campo o ver todo los sub campos haga clic en el nombre de la etiqueta, est etiqueta posee su lado derecho un smbolo menos [-] que sirve para borrar el contenido del campo o los subcampos segn el caso. Tambin para el caso de los campos duplicables cuenta con un signo ms [+] que sirve para duplicar el campo.

En los campo 9XX procedemos a colocar las siglas del catalogador, la fecha de catalogacin, el tipo de catalogacin (opciones desplegables) y el tipo de documento de catalogacin (opciones desplegables).

Una vez que haya terminado ingresar toda la informacin, haga clic en el botn GUARDAR en la parte superior, al hacerlo se visualizara el formulario para agregar fondos o existencias. (Ver Agregar ejemplares). Finalmente para poder ver el registro completo hacer clic en la etiqueta Normal, la visualizacin normal del documento es como sigue:

b.2. Modificar un Registro Bibliogrfico Para modificar un Registro Bibliogrfico primero debemos ubicarlo y luego desplegar la opcin EDITAR > Editar Registro

b.3. Duplicar un Registro Bibliogrfico Si deseamos reducir el tiempo de llenado de registro bibliogrfico se puede crear un duplicado a partir de otro similar y editar las partes necesarias para hacer un nuevo registro. Para duplicar un registro existente, haga clic en EDITAR > Editar como nuevo (duplicar)

b.4. Eliminar un Registro Bibliogrfico Slo se pueden eliminar registros bibliogrficos que no tengan ejemplares, motivo por el cual la opcin eliminar registro se muestra inhabilitada, deber eliminar primero los ejemplares para poder eliminar el registro. Una vez sin ejemplares, hacemos clic en EDITAR > Eliminar Registro

c. Mantenimiento de los Ejemplares


c.1. Agregar un ejemplar Para agregar un ejemplar debemos ubicar el registro bibliogrfico y luego desplegar la opcin EDITAR para finalmente elegir la opcin Editar Items

A continuacin se visualizar el formulario para agregar fondos o ejemplares, donde podremos

agregar todos los tems de un documento de acuerdo al campo 852 del Formato MARC 21. El formulario para agregar fondos se ve mas o menos asi:

Los campos obligatorios a ser llenados son: a Ubicacin permanente. b Ubicacin actual. c Sala de Ubicacin. i Parte de la signatura que corresponde al tem. p Cdigo de barras. Al pulsar el botn AGREGAR ITEM se visualiza el ejemplar o tem llenado en la parte superior de este formulario, para ingresar otro tem repita el proceso por cada ejemplar fsico.

c.2. Editar ejemplares Para esta labor hay tres enlaces por cada ejemplar a tener en cuenta: Editar: Para modificar la informacin ingresada con relacin al ejemplar.

Duplicar: Mostrar el formulario de Agregar tem con los valores del ejemplar para que los modifique y agregue un nuevo registro Borrar: Elimina el ejemplar.
Tenga mucho cuidado al eliminar uno o ms ejemplares ya que esa informacin ser irrecuperable.

Si lo que desea es eliminar todos los ejemplares de un registro bibliogrfico sin tener que hacerlo de uno en uno puede hacerlo desde la opcin EDITAR > Eliminar todos los tems

c.3. Mover un ejemplar de un registro a otro Trasladar un ejemplar no slo nos simplifica la labor de borrarlo e ingresarlo nuevamente en otro registro bibliogrfico, sino que adems permite conservar la circulacin de dicho ejemplar, para hacer esto primero ubicamos el registro bibliogrfico al que se desea adjuntar el ejemplar y hacemos clic en el botn IMPORTAR EJEMPLAR.

Al hacerlo se activar un pequeo formulario donde simplemente ingresamos el cdigo de barras del ejemplar a ser importado y confirmamos en el botn Importar Ejemplar.

d. Visualizacin de los Registros


Hasta el momento hemos venido visualizando nuestros registros en el modo normal, pero existen otras formas de visualizar nuestros registros, estas son la vista MARC, la vista ISBD y la vista de tems. d.1. La Vista MARC Esta vista nos permite visualizar los registros de acuerdo a los campos y subcampos que hayamos ingresado y estn agrupados por pestaas numricas segn el primer nmero del campo MARC.

d.2. La Vista ISBD No muestra la ficha catalogrfica con las reglas AACR2 que permiten el intercambio internacional de registros bibliogrficos entre las agencias bibliogrficas nacionales

d.3. La Vista de tems Nos muestra una informacin detallada por cada ejemplar. El enlace Editar tem nos lleva directamente al formulario de edicin de ejemplares (Ver Editar Ejemplares)

e. Historial de Prstamos
Aqu se muestra le relacin de todos los prestamos que ha tenido el libro incluyendo informacin sobre el usuario, la fecha de prstamo y devolucin del mismo, etc.

V. Autoridades
Los registros de autoridad son una forma de controlar ciertos campos en los registros MARC. El uso de los registros de autoridad proporciona control sobre los encabezamientos de materia, los nombres de personas y lugares

a. Crear una Autoridad


Para crear una autoridad debemos hacer clic en el enlace Autoridades del men principal y luego clic en el botn NUEVA AUTORIDAD. Existen diferentes tipos de autoridad por ello deber especificar que tipo de autoridad va crear, como se muestra en la imagen.

Antes de crear una autoridad verifique que esta no exista previamente en la Base de Datos.

Los tipos usados por la biblioteca hasta el momento son: Nombre de Persona (Personal Name): Para ingresar nombres personas naturales. Nombre de Corporacin (Corporate Name): Para ingresar nombres de instituciones. Nombre Congregacional (Meeting Name): Para ingresar nombres de conferencias. Nombre Geogrfico (Geographic Name): Para ingresar nombres de lugares. Nombre de Trmino (Genre/Form Term): Para ingresar los temas de recuperacin de contenido.

Una vez seleccionada la plantilla de autoridad se proceder a llenar los campos correspondientes.

Para la creacin de autoridades los campos 000, 003, 005, 008 y 040^a son obligatorios, pero basta darle clic al fondo del campo para activar el autollenado, para finalizar el proceso clic en GUARDAR.

MODULOS COMPLEMENTARIOS

VI. Complementos de Circulacin


a. Usuarios
a.1. Morosos Esta opcin aparece por defecto en el sistema cuando elegimos la opcin de circulacin lo que veremos es una relacin simple de todos los usuarios que estn en la condicin de morosos, ordenados descendentemente segn el nmero de das de retraso.

Desde esta pantalla, no solo podemos imprimir el listado sino que es posible restringir a los usuarios haciendo uso del icono de ACCION (los que aparecen en verde ya estn restringidos). Si queremos hacerlo con un grupo grande solo debemos seleccionar las casillas de seleccin al lado del nmero de orden y elegir la accin de la lista desplegable que aparece en la parte inferior de la pantalla.
Esta opcin restringe al usuario solicitar libros desde el OPAC.

Adems es posible filtrar este listado por tipo de usuario o documento e incluso a partir de una fecha inicial.

a.2. Ms Sancionados Es la relacin de los usuarios que han sido sancionados en la biblioteca y esta ordenado en funcin al nmero de sanciones de manera descendente. Permite imprimir el listado.

a.3. Con ms visitas Es la relacin de usuarios que han hecho uso de prestamos bibliotecarios y est ordenado en funcin al nmero de prstamos de manera descendente, aunque en pantalla solo se muestran los 30 primeros, se puede Descargar en Excel el listado completo.

a.4. Estadsticas Nos permite obtener un cuadro estadstico acerca del nmero de usuarios que hicieron uso en el periodo elegido (anual o mensual), este reporte no cuenta atenciones sino usuarios, sin importar el nmero de atenciones de ese usuario, siempre un usuario se contar una sola vez, razn por la cual a la derecha del reporte se lee Consolidado y no Total, pues no es la suma sino el nmero de usuarios atendidos. Permite tambin elegir el tipo de agrupacin del cuadro entre Categora de Usuario y Facultad.

b. Atenciones
b.1. Reporte Diario Muestra todas las atenciones realizadas en el da, incluye informacin como el personal que realiz la atencin y la hora de la misma entre otros datos relacionados a la atencin en si. Nos permite adems restringir por un tipo de documento especfico o grupo de documentos (por defecto muestra todos los tipos). El Listado es presentado en 5 cuadros de la siguiente manera: 1. 2. 3. 4. 5. Prstamos en Sala. Prstamos Domiciliarios. Devoluciones de Sala. Devoluciones Domiciliarias. Renovaciones.

b.2. Estadsticas Nos permite obtener un cuadro estadstico acerca de las atenciones del periodo elegido (anual o mensual). Adems nos permite restringir por un tipo de documento especfico o grupo de documentos (por defecto muestra todos los tipos) y elegir entre 4 posibles agrupaciones: Categora de Usuario, Sala, Tipo de Material y Facultad.

Este reporte muestra varios cuadros consecutivos como sigue: 1) 2) A) 3) 4) Prestamos en Sala. Prstamos Domiciliarios. PRESTAMOS (1+2) Devoluciones en Sala Devoluciones Domiciliarias B) DEVOLUCIONES (3+4) C) RENOVACIONES ATENCIONES (A+B+C) RESUMEN

c. Coleccin
c.1. Ttulos ms consultados Es la relacin de los ttulos mas consultados sin limite de fecha y est ordenado en funcin al nmero de prstamos de manera descendente, aunque en pantalla solo se muestran los 30 primeros, se puede Descargar en Excel el listado completo. Adems nos permite restringir por un tipo de documento especfico o grupo de documentos (por defecto muestra todos los tipos).

c.2. Estadsticas Nos permite obtener un cuadro estadstico acerca del nmero de ttulos y ejemplares que circularon en el periodo elegido (anual o mensual), este reporte contabiliza el nro. de documentos que circularon en el periodo sin considerar la frecuencia de uso, es decir es semejante al reporte de usuarios pero esta vez es por ejemplares, donde tampoco es posible la sumatoria a travs del tiempo. Permite tambin elegir el tipo de agrupacin del cuadro entre Sala y Tipo de Material.

d. Produccin de Personal
Como su nombre lo indica, muestra los prestamos y devoluciones registrados por cada usuario, su frecuencia puede ser anual, mensual y hasta diaria. Permite tambin aplicar una restriccin por sala.

VII. Complementos de Catalogacin


a. Procesos Complementarios
Esta opcin permite crear etiquetas, tarjetas de prstamo y fichas, tanto de autores como topogrficas. Los documentos se agrupan por lotes, pudiendo ser cada uno de stos: Libros, Tesis o Revistas, por defecto el sistema muestra la relacin de lotes, para crear uno nuevo pulsamos el botn ABRIR NUEVO LOTE del men superior.

Lo que sigue es ingresar el nmero de recibo o documento (si existiera), el nombre que llevar el lote, elegir de que tipo ser el lote y el motivo de creacin. La fecha de creacin aparece por defecto pudiendo ser variada en caso de requerirse. La opcin de enviar a circulacin aparece por defecto seleccionada, esto significa que el lote se visualizar en el mdulo de circulacin. Finalmente hacemos clic en ABRIR NUEVO LOTE.

Ahora solo nos queda agregar ejemplares al lote creado, lo podemos hacer consignando el cdigo de barras o el nmero de ingreso, a medida que se va agregando se ir generando un listado como el siguiente:

Una vez agregados todos los documentos necesarios al lote, se puede elegir en el men inferior la opcin requerida: Imprimir ficha de autores, topogrficos, tarjeta de prstamo, etiquetas y Alertas antes de elegir una categora deber seleccionar los tems que desee o hacer CLIC en Seleccionar todo.

b. Reporte de Existencias
Este reporte muestra la cantidad total de registros existentes en el sistema tanto de ttulos como de ejemplares agrupados por Tipo de Documento, incluye subtotales por categora y un total general. En el cuadro inferior se muestra el total de documentos que pertenecen a la categora LIBROS agrupados por Tema y permite descargar un listado de los documentos que la componen.

c. Reporte Diario
Este reporte muestra la produccin diaria de catalogacin, muestra sub total de ttulos y ejemplares por usuarios y tambin por tipo de documento, muestra tambin el titulo y cada cdigo de barras ingresado en la fecha. Para el caso particular de que el registro bibliogrfico ya existiera previamente y solo se aadi un ejemplar, parece la palabra (Ejemplar) Este reporte tambin permite restringir por tipo de documento, por defecto muestra todos los tipos

.d. Estadsticas Nos permite obtener un cuadro estadstico acerca de los ttulos (Origen Bibliogrfico) o ejemplares (Origen Fondos) catalogados en el periodo elegido (anual o mensual). Adems nos permite restringir por un tipo de documento especfico o grupo de documentos (por defecto muestra todos los tipos) y fijar la agrupacin entre: Tipo de Documento y Personal.

e. Imprimir Catlogo
Esta opcin nos permite descargar un listado simple, en formato Excel, de todos los registros bibliogrficos con sus ejemplares que existen en la base da datos nos permite especificar el tipo de documento o grupo al que pertenece as como restringir el listado por ao de publicacin, nmero de ingreso y Fecha de Catalogacin.

Por defecto se ofrecen todos los tipos de documento sin ninguna restriccin, para activar alguno de estos filtros le damos clic a la casilla de seleccin y se activar su correspondiente rango como se muestra en la imagen siguiente.

VIII. Inventario
a. Elegir inventario
En este modulo lo primero que debemos hacer es definir sobre que inventario queremos trabajar por ello nos muestra la relacin de inventarios activos, para que elijamos uno, o de lo contrario podemos crear uno nuevo haciendo clic en Abrir Nuevo Inventario

b. Crear nuevo inventario


Para crea un inventario debemos especificar algunos datos: Nombre del inventario: Es la manera como lo identificaremos en la relacin. Fecha de inicio: Fecha en que se inicia le inventario. Fecha de finalizacin: El inventario se cerrara automticamente a la fecha indicada. Sala: Sala que vamos a inventariar, no se podrn ingresar materiales que no pertenezcan a esta sala. Tipo de Inventario: Existen dos tipo el normal y el de existencias, un inventario de existencias solo registra la existencia del material, mientras que uno normal registra adems informacin de situacin, estado, entre otros, podemos especificar que campos deseamos incluir en un inventario normal haciendo clic en Elegir Campos Permitidos, de lo contrario se considerarn todos los campos. Periodo: Es el periodo al que corresponde el inventario. Estado: En curso o cerrado, este campo se usa para cerrar manualmente un inventario, siempre se debe crear con estado en curso. Nro de Grupos: los grupos de trabajo que van a participar en el inventario.

Finalmente presionar ABRIR INVENTARIO.

Lo siguiente es definir los grupos de trabajo, para el ejemplo pusimos 3 grupos y por cada uno de ello deberemos especificar quien es el responsable y ayudante, para ello solo escribimos el apellido del personal y el sistema nos muestra las posibles opciones para elijamos uno de la lista. No esta permitido duplicar el responsable

El inicio y fin de clasificacin no son datos obligatorios, al mismo tiempo de cantidad es dividida entre el nmero de grupos pero es un dato referencial para medir la produccin. Finalmente hacemos clic en GUARDAR GRUPOS, con eso no solo hemos creado el inventario sino que adems el sistema asume que es el inventario elegido, ahora estamos listos para realizar el inventario.

c. Realizar el inventario
Para realizar el inventario nicamente debemos ingresar el cdigo de barras o numero de ingreso del documento para identificar el tem.

Una vez identificado debemos llenar la informacin correspondiente al ejemplar en los campos que seleccionamos al momento de crear el inventario, si se identifica algn error en el ingreso, para corregirlo clic en MODIFICAR EN KOHA y luego de corregido volver a ingresar el cdigo de barras para que se actualice la informacin. Finalmente presionar ACEPTAR para aadir al inventario.

d. Grupos de trabajo
Se trata de un listado de los grupos de trabajo creados para el inventario actual con su respectiva participacin en el inventario

e. Inventario actual
Es la relacin de todos los libros inventariados hasta el momento incluye informacin de todos los grupos de trabajo permitiendo adems descargar en formato Excel la informacin de los Inventariados, No Inventariados y un cuadro Estadstico.

f. Mis inventariados
Muestra el mismo cuadro anterior con la diferencia que se trata exclusivamente de la produccin del usuario registrado en otras palabras mi produccin.

g. Reportes
Es un listado por ttulos y volmenes del inventario actual, adquiere especial relevancia en el caso de revistas.

IX. Registro de usuarios


Resulta importante mencionar que KOHA trae su propio mdulo para creacin de usuarios, sin embargo en complementos se desarrollaron los mdulos Agregar usuarios y Generar Cuentas con la finalidad de que sea el mismo usuario el que cree su cuenta y no el personal de biblioteca, hecha la aclaracin pasamos a explicar cada uno de estos mdulos.

a. Agregar usuarios
En esta opcin el personal de biblioteca aade los datos bsicos para la cuenta del usuario, porque requieren de una verificacin previa de la veracidad de los mismos, para finalizar pulse AGREGAR USUARIO. Estos datos van a un registro temporal, esto significa que no hemos creado aun la cuenta de usuario, puesto que esto ocurre en el siguiente proceso.

b. Generar Cuentas
Finalmente para crear una cuenta el usuario deber ingresar su cdigo y completar el formulario con sus datos personales, la ventaja de este proceso es que reduce el tiempo de registro de usuarios al dividir la tarea, ello es vital cuando se trata de registrar un gran numero de usuarios, adems de mantener un carcter confidencial en vista de que slo el usuario conoce su contrasea.

Que el usuario tenga una cuenta recin creada no significa que esta actualizado en la biblioteca, recuerde que la cuenta de usuarios es nica para todas las bibliotecas, pero la actualizacin es independiente por cada una, lo mismo que las sanciones. Finalmente al crear una cuenta de usuario bajo este mecanismo, tambin se crea una cuenta con el mismo usuario y contrasea en la biblioteca virtual.

c. Fechas de Vencimiento
Esta opcin nos permite cambiar la fecha de vencimiento de la suscripcin del usuario en nuestra biblioteca, para ello solo ingresamos el cdigo del usuario y luego especificamos la fecha de vencimiento con el formato [AAAA-MM-DD].

d. Reporte Diario
Este reporte nos permite ver la produccin diaria del registro de usuarios, separando la informacin por nuevos registros y renovaciones, muestra la informacin de las cuentas generadas, as como el monto pagado y el personal que realiz el cobro.

e. Estadsticas
Nos permite obtener un cuadro estadstico acerca de las cuentas de usuarios registradas en el periodo elegido (anual o mensual), agrupado segn el tipo de registro. Adems incluye un cuadro detallado de cada uno de los tipos de registro agrupados por tipo de usuario.

f. Restaurar Contraseas
Que un usuario olvide su contrasea es algo bastante frecuente, lo malo es que las contraseas no son recuperables, es decir no existe manera de saber cual era porque en la base de datos se encuentran encriptadas.

Sin embargo, lo que si se puede hacer es asignarle una nueva contrasea, esta opcin ubicar al usuario por su cdigo y le asignar como contrasea su mismo cdigo, esta prctica podra no ser muy recomendable (tener cdigo de usuario y contrasea iguales) por lo que el usuario deber ingresar a su cuenta y personalizarla lo antes posible.

g. Padrn de Usuarios
Es la lista de todos los usuarios suscritos a la biblioteca, permite filtrar por tipo de usuario y por rango de fechas de actualizacin y registro.

h. Imprimir Carns
Para poder imprimir un carn de usuario, primero debemos ingresar el cdigo para ubicarlo, la informacin del usuario se mostrar en pantalla para una verificacin previa, incluso la fotografa del mismo. Una vez verificados los datos elegimos el tipo de carn a imprimir (el valor por defecto es normal) y presionamos IMPRIMIR CARNE. Los modelos de carn varan segn la biblioteca.

X. Alertas Bibliogrficas
a. Listado de alertas
Es una relacin simple de todas las alertas bibliogrficas creadas hasta el momento, desde el cual se puede Borrar la alerta o Ver Detalle de la misma.

La vista detallada de la alerta se muestra agrupada por especialidad en el caso de los libros. En el caso de las tesis, como se puede apreciar en la imagen, estn agrupadas por facultad y tipo de documento. El resultado se muestra en un formato listo para ser impreso.

b. Crear una alerta


Para crea una alerta debemos especificar el periodo a considerar y la designacin que tendr la alerta, pudiendo ser numrico o alfanumrico, todos los registros que hayan sido creados en ese periodo y cuyo ao de edicin tenga una antigedad no mayor de 3 aos sern considerados en la alerta,

Como dato adicional se pueden crear alertas especificas por cada tipo de documento o grupo de los mismos. Presionar CREAR ALERTA para terminar