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Entrega de dinero a 09/11/2020

transportadora de valores Procedimientos
Versión: 1.0
Administrativos

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PROCEDIMIENTOS PARA LA ENTREGA DE DINERO A

LA TRANSPORTADORA DE VALORES

Lista de Usuarios

EJEMPLAR No USUARIO
1 Gerencia General.
2 Recursos Humanos.
3 Gerencia Administrativa.
4 Gerentes de Territorio.
5 Control Interno.
6 Gerentes de Estaciones de Servicio.
7 Soportes Administrativos.
8 Soportes Operativos.

Revisado Aprobado
Gerencia Administrativa Gerencia General

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1. OBJETIVO.

1) El objetivo del presente procedimiento es establecer los parámetros que rigen el

manejo del dinero en las estaciones de servicios, hasta su envío en la
transportadora de valores.

2. ALCANCE.

1) Los procedimientos descritos en este manual aplican a todas las Estaciones de

Servicios operadas por Atimasa, en base al manejo del efectivo generado del
resultado de las ventas de productos de tiendas, combustibles y lubricantes.

3. VIGENCIA.

1) Desde la presente fecha, hasta su modificación.

4. RESPONSABILIDADES.

1) Es responsabilidad de la gerencia administrativa dar a conocer esta política, así

como sus modificaciones.
2) Es responsabilidad de las jefaturas o gerencias de las áreas involucradas cumplir y
hacer cumplir a su personal la política de cobros por faltantes de inventarios.
3) Es responsabilidad del gerente de cada estación la aplicación de este
procedimiento.

5. PROCESO DE RECOLECCION Y ENTREGA DE DINERO A LA TRANSPORTADORA.

1) El proceso de conteo y entrega de dinero a la transportadora se divide en cuatro

sub procesos.
a. PROCESO PREVIO A LA LLEGADA DE LA TRANSPORTADORA
b. PREPARACION DE LOS DEPOSITOS
c. PROCESO DE LLEGADA DE LA TRANSPORTADORA
d. PROCESO POSTERIOR AL ENVÍO DE VALORES

6. PROCESO PREVIO A LA LLEGADA DEL BLINDADO

1) El gerente como parte de sus procedimientos habituales, debe informar al

personal que trabaja en la estación de servicios, los lineamientos establecidas
respecto al manejo del efectivo.
2) Deberá indicar la forma en que se realizarán los depósitos de los parciales y picos
en la caja fuerte, las características del engrapado, la forma de incluir las
papeletas de depósito de efectivo en monedas dentro de las fundas e indicar que
el faltante de dinero es considerado como una falta grave, y que se amonestará y
sancionará a los empleados que incurran en estas faltas.

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3) Este procedimiento deberá ser entregado por escrito, y donde además se le

indicará el código asignado que se reflejará en el formato entrega de efectivo.

7. PREPARACION DE LOS DEPOSITOS

1) Alistar el sello, la funda de seguridad, la guía de remisión, papeleta de depósito,

calculadora, ligas y todos los materiales que sean necesarios para realizar el
envío en el menor tiempo posible.
2) El soporte administrativo, operativo o gerente de la estación cual sea el caso
debe efectuar el llenado de las papeletas de depósitos con la información
necesaria (lugar, fecha, estación, bodega, número de cuenta), teniendo en
consideración que las papeletas deben contar con el valor del efectivo a
depositar con excepción de las papeletas de avance del día del proceso.
3) Las fundas de seguridad bancarias deben estar llena con la información requerida
al igual que la guía bancaria.
4) El área de conteo debe estar en orden, contar con tablero en buen estado y los
materiales necesarios.
a. No deben existir cajones o cartones abiertos cerca del área de conteo que
puedan interferir en el proceso.

8. PROCESO A LA LLEGADA DEL BLINDADO

1) La transportadora, pasará a recoger los valores a las diferentes estaciones de

servicio de la compañía de acuerdo al cronograma fijado entre las partes.
2) El o los funcionarios de la transportadora se harán presentes en el punto
acordado y proceden a identificarse debidamente, frente al gerente/soportes de
la estación de servicio. Para la identificación, los funcionarios de la
transportadora deberán presentar su cédula y carnet de la compañía.
3) El funcionario de la transportadora de valores, deberá quedar fuera de la oficina
cerrada, mientras se hace la identificación respectiva.
4) Una vez se haya cumplido el proceso de identificación satisfactoriamente, los
funcionarios de la transportadora, el gerente/soportes de la estación de servicio
y un empleado de pista o tienda como testigo independiente, ingresan a la oficina
donde se encuentra la caja fuerte. Se cierra la puerta de acceso a la oficina de
administración.
5) De manera simultánea a la llegada del blindado, el personal administrativo de la
estación de servicios, verificará que los promotores de pista y tienda no cuenten
con depósitos pendientes.
6) Parciales timbrados no depositados.
7) Con montos de efectivo que excedan al permisible.
8) El testigo que participará en el proceso, debe ubicarse en el lugar previamente
definido, a una distancia prudencial de la zona de conteo, evitando contacto con
el dinero.
9) El gerente/soportes efectuarán la impresión del acumulado de efectivo de siges,
gestionando el corte del envío de valores.

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10) Las personas que participan del conteo, y el testigo, deben iniciar el proceso de
conteo sin gorras, canguros, mandil, chompa o cualquier otra indumentaria que
pueda dificultar el proceso de conteo.
11) El gerente/coordinador de la estación de servicio procederá a ejecutar la
combinación en su dial.
12) La extracción de la bandeja de dinero y recolección del dinero que queda regado
por fuera de la bandeja se realiza en presencia del testigo. Es preferente que las
estaciones tengan una linterna, para ver en los espacios donde sea posible que
quede dinero.
a. La bandeja para la recolección del efectivo debe ser transparente.
13) Se extrae de la caja fuerte la bandeja conteniendo el dinero, se lo deposita en el
lugar de conteo.
14) Finalizado el proceso de conteo se regresa la bandeja recolectora de dinero
dentro de la caja fuerte y se cierra la caja., dejando totalmente vacía la caja
fuerte.
15) Una vez estos pasos hayan sido realizados, iniciará el conteo de todos los
depósitos que en ella se encuentren. El conteo será realizado por el gerente y/o
soporte administrativo.
16) Al extraer el dinero de la bandeja, los parciales de billetes se lo va separando de
acuerdo al código numérico indicado en el formato de depósito de efectivo.
a. Los picos de billetes también se separan por totales.
17) Los parciales y picos de moneda se van separando, y se colocan en el mismo
lugar., se cuentan por totales.
a. Los parciales y picos de monedas deben ser clasificados en filas y
columnas
18) Una vez que se han agrupado y ordenado los parciales de billetes se proceden a
contar los parciales por vendedor y agruparlos con una liga colocando en el
deposito superior el número total de parciales contados.
19) Una vez que se ha agrupado y contado los parciales y picos de billetes el gerente
o soporte que esté realizando el conteo, procede a dictar en voz alta el nombre
del vendedor y el número de parciales previamente marcados, el gerente procede
a tarjar con pluma roja o azul.
a. De igual manera se procede con los picos de billetes.
b. Si no faltan parciales o picos de billetes se los ingresa a la “funda” del
banco.
20) Se cuentan los parciales y picos de moneda, y si el número total cuadra con el
numero declarado en el formato de relación de dinero, se termina el conteo de
las monedas y se ingresan los parciales y picos en la funda de monedas.
21) En caso de existir diferencias, se procede a contar y agrupar por vendedor, hasta
determinar el origen del faltante.
22) De persistir la diferencia se tendrá en consideración los siguientes escenarios:
a. De encontrarse la caja JDE sin cerrar se corrige de manera manual
anotando el valor correcto con pluma azul o roja el formato acumulado de
dinero inicialmente impreso y se modificaran la papeleta de depósito,
generando un faltante que será registrado en JDE.

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b. De encontrarse la caja JDE cerrada se procederá e corrige de manera

manual anotando el valor correcto con pluma azul o roja el formato
acumulado de dinero inicialmente impreso y se modificaran la papeleta
del último depósito, generando un faltante que será registrado en JDE.
23) Se completan las papeletas de depósitos y guía de remisión del dinero con los
valores faltantes.
24) En el caso de existir depósitos de monedas y billetes, se depositan por separado
en 2 fundas diferentes, se introducen las papeletas de depósitos en cada funda.
25) Se completa el envío de dinero., cuando el funcionario de la transportadora firme
la guía de remisión.
26) Para la formalización del faltante en el conteo realizado en la estación se tiene
como soporte del formato acumulado de dinero impreso, que tiene las diferencias
en depósito corregidos a mano, deben firmar y anotar los nombres y apellidos de
las personas que actuaron en el conteo.
27) Se procede en forma inmediata a notificar el faltante y el cobro deberá ser
inmediato con la correspondiente amonestación escrita.
28) Si el faltante, se debe a un “olvido” del depósito que se quedó en la ropa de
trabajo, en el cuarto de trabajo, se considera falta grave, y se procede a
sancionar al empleado.
29) En caso de encontrar valores diferentes a los registrados en la relación de dinero,
preparada de manera previa al conteo, se deberá proceder a enviar la totalidad
del dinero encontrado, dejándose vacía la caja fuerte, la determinación de las
explicaciones de las diferencias se harán una vez que se haya retirado la
transportadora de valores e informado al analista de efectivos y al supervisor
efectivo de las diferencias y su justificación.
30) A la finalización del proceso de entrega del dinero, el tripulante de la
transportadora de valores, debe asegurar que la caja quede vacía.
31) El tripulante de la transportadora de valores, es testigo de que la caja fuerte
quede cerrada, y asegurándose que la llave de la caja fuerte es retirada por ellos.
32) En caso de que la llave quedara por olvido en la estación, el gerente de estación
deberá notificar de manera inmediata, al analista de efectivo con copia del mail
a la transportadora de valores.
33) Queda expresamente prohibido que se retengan las llaves de la caja fuerte en la
oficina de la estación de servicios.

9. PROCESO POSTERIOR AL ENVÍO DE VALORES

1) Posterior al proceso de envío de valores y de forma inmediata una vez se retire la

transportadora el Gerente/Soportes como parte de sus procedimientos
habituales, deben efectuar los respectivos controles establecidos por la
compañía.

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