Manual CheckTime

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CONSIDERACIONES BASICAS DEL SISTEMA

CHECKTIME
CHECKTIME Y SU METODOLOGÍA
El objetivo final del CheckTime es obtener informes que contengan un detalle por
cada persona de los diferentes tipos de horas que ha estado presente y ausente de la
empresa.
Para cumplir dicho objetivo se deben seguir ciertos pasos cada vez que se desea
conseguir los informes que entrega el software.
Los resultados dependerán de las marcas de entrada y salida que hagan las personas
y por otra parte, de las Jornadas que tengan asignadas por la organización. Entonces, la
metodología, se divide en dos partes principales:
Ingreso de la Información Básica y Obtención de Informes por medio de una serie

de pasos bien definidos.
Por lo tanto, el primer paso está antes de instalar CheckTime y corresponde al

conocimiento de toda la estructura horaria del personal, desde su fase del contrato hasta su
problemática en casos puntuales, llegando a definir claramente cual es la dinámica de los
horarios del personal, principalmente en su grado de flexibilidad, tolerancia y tipos de horas
que se desean controlar.
Una vez que se ha completado el ingreso de esta información, CheckTime estará en

condiciones de trabajar en los cálculos y obtención de informes requeridos. Esto es lo que
explicaremos en este manual en los capítulos de siguientes.
Como responder cuando a la persona se le olvida registrar una entrada o salida?
Cuando a un empleado se le olvida registrar una entrada o salida, o hace más

marcas que los que le corresponde, lo llamamos Anomalía. Esta es detectada
automáticamente por el CheckTime, se define para cada marcación un estado, que
corresponde a la actividad hecha por el empleado, correspondiendo a las definiciones de
Entrada, Salida y Comidas. Además, el sistema al seleccionar las marcaciones,
correspondientes al periodo de análisis, revisa cada una de las marcas efectuadas en el
periodo por el funcionario, estableciendo las Anomalías, correspondiendo por ejemplo a la
situación de dos entradas consecutivas, dos salidas consecutivas, una salida antes de una
entrada o falta de una marca.
El no corregir las anomalías significa que el sistema no permitirá efectuar la obtención de

resultados y posterior informe.
MUY IMPORTANTE :
El seguimiento oportuno que se les haga a los empleados
que generan estas Anomalías a fin de que se corrijan las
mismas y se minimice el número de ellas.
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Sistema para el Control de Horario y Asistencia de Personal
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IMPLEMENTACION
CheckTime es un software que está orientado a resolver la problemática del cálculo
de las horas de asistencia del personal. Es un sistema muy completo pudiendo resolver
desde un sistema de horarios muy simple, hasta uno muy complejo. En consecuencia, es un
software que requiere de una configuración inicial. La configuración inicial consta de dos
etapas:
1. Definición de la problemática que se quiere resolver en Control de Asistencia,

con la información específica de la empresa. Esto significa definir lo siguiente:
A. Que tipos de horas se quieren controlar, tanto de estado Presente como de estado
Ausente. Por ejemplo, controlar:
Las horas laborales de tipo normal y cancelable,
Las horas de atrasos permitidos y no permitidos, los cancelables y no cancelables,
Las horas de permisos cancelables y no cancelables,
Las horas de permisos médicos,
Etcétera.
B. ¿Cómo es la estructura de horarios de la empresa?, esto significa conocer lo siguiente:
¿La empresa posee sólo un horario para todo el personal, o varios horarios?
¿Existen horarios para cada persona …..son todos distintos?
¿Los horarios son por cada centro de costo, o por secciones o por otro criterio?
¿Los horarios varían en el tiempo? si la respuesta es afirmativa: ¿Cómo varían las
Jornadas en el tiempo? Diariamente, Semanalmente, Quincenalmente, Mensualmente,
tienen otro tipo de variación, o varían al azar?
¿Las personas deben poseer horarios rígidos o flexibles?
¿Si las personas tienen horarios flexibles, cual es el grado de flexibilidad, por ejemplo:
se permite que llegue y se vaya a cualquier hora, o tiene ciertas tolerancias?
¿Al personal se le cancelan todas las horas que trabaja?, es decir, si llega adelantado,
o se va después de la jornada convenida se cancelan esas horas extras? que tipo de
horas son?
¿Las horas trabajadas fuera del horario establecido por la empresa: son siempre
autorizadas? o ¿Se autorizan de acuerdo a cada situación en particular? , Etcétera.
C. ¿Cómo deben ser los Informes que necesita la empresa?
Los puntos anteriormente expuestos (A, B) deben definirse explícitamente y con pleno
conocimiento de las políticas y actividades de la empresa.
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2. Implementar la información definida en la etapa anterior: definir la

configuración básica de CheckTime:
Al ingresar la información al CheckTime es de fundamental importancia hacerlo

correctamente, por ello es necesario que el o los usuarios a cargo del control de asistencia,
primero, conozcan muy bien las herramientas que posee CheckTime, antes de proceder a
cargar los datos. Esto debe ser así para que el proceso del control de asistencia entregue los
resultados esperados por la organización.
Dependiendo del grado de complejidad que tengan los requerimientos de la

organización con respecto al control de asistencia, podrá ser o no necesario contar con el
personal calificado en la etapa de implementación. Si el grado de complejidad fuera alto, el
personal calificado debe poseer un pleno conocimiento de la organización, además de los
aspectos legales, y un pleno conocimiento de las herramientas que posee CheckTime.
Cómo ultima etapa de la implementación está el cargar todos los datos, extraídos
desde la organización, en el sistema. Para ello se requiere conocer todas las herramientas
que posee CheckTime, esto significa, además de conocer sus opciones de menús, saber cual
es la alternativa más conveniente en caso de que exista más de una manera de resolver una
tarea. Antes de comenzar el proceso de carga, se sugiere tener toda la información
documentada, es decir, todo lo que se acordó en la organización acerca del control de
asistencia, tanto las políticas como la forma en que debe calcularse los resultados. Se
recomienda llevar esa información al papel ordenadamente y de modo similar a como esta
organizado CheckTime, así esta documentación será de un excelente apoyo tanto para la
etapa inicial como para cualquier modificación que se desee hacer a futuro.
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PANTALLA DE INICIO
Una vez instalado satisfactoriamente el sistema CheckTime
Se generará el siguiente icono en su escritorio
Al acceder al mismo se mostrará esta pantalla, allí se indicará el nombre de

la empresa y el serial del equipo AC-802 que se ha instalado.
El Usuario es: DEMO, CIB

La clave para ingresar es: DEMO ( en mayuscula )
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MUY IMPORTANTE!
NUNCA PODRÁ VISUALIZAR LOS REPORTES SI PREVIAMENTE NO HA

EFECTUADO EL PROCESO DE DESCARGA Y POSTERIORMENTE REALIZADO
LOS CALCULOS PARA LA FECHA REQUERIDA
NUNCA PODRÁ CARGAR LOS DATOS DE LOS EMPLEADOS SI PREVIAMENTE

NO HA EFECTUADO EL PROCESO DE CARGAR LOS CATALOGOS Y
POSTERIORMENTE DEFINIR LOS HORARIOS CORRESPONDIENTES
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MENU PRINCIPAL
Imagen No. 01. Menú Principal.
Como podemos observar el Menú Principal, esta conformado por 11 módulos

operativos, ellos son:
Módulo de Catalogo: Este módulo permite registrar todas las tablas maestras que
necesita el Sistema de Control de Horario y Asistencia de Personal.
Módulo de Horarios de Personal: Este módulo permite registrar los Horarios a

trabajar por el Sistema.
Módulo de Empleados: Este módulo permite registrar los Empleados (Datos

Personales, Nomina y Horarios) que van a ser controlados por el Sistema de Control de
Horario y Asistencia de Personal.
Módulo de Descarga: Este módulo permite descargar los datos desde el equipo
Biométrico AC 802, al Sistema de Control de Horario y Asistencia de Personal.
Módulo de Reportes: Este módulo permite emitir los reportes Generales, de

Movimientos, de Ausencias, de Retardos, de Resumen General y de Anomalías,
agrupados por (General, Departamento, Individual, Por Tipo de Empleados, Por
Cargo).
Módulo Estadística: Este módulo permite calcular las incidencias que maneja el
Sistema como: Ausencias, Estadísticos y Anomalías.
Módulo de Autorizaciones: Este módulo permite justificar las incidencias que pueda
tener un Empleado dentro del Sistema tales como: Retardos, Salidas Anticipadas y
Faltas Injustificadas.
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Módulo de Configuración del equipo: Este módulo permite la configuración del

equipo; respaldar y restablecer las huellas , ajustar la hora y fecha del equipo
Módulo de Cierre Movimientos: Este módulo permite realizar los cierres de

movimientos de datos ya procesados por el Sistema de Control de Horario y Asistencia
de Personal.
Módulo Mostrar Icono Bandeja: Este módulo permite minimizar el Sistema de

Control de Horario y Asistencia de Personal y coloca el Icono del Programa en la
Bandeja de Iconos del Sistema.
Módulo Salir de Sistema: Permite cerrar el Sistema.
DESCRIPCION ICONOS DEL SISTEMA
A continuación se describen los iconos mayormente usados por el Sistema de Control

de Horario y Asistencia de Personal.
Imagen No. 02. Barra de Herramientas.
Agregar: Insertar los datos solicitados.
Modificar: Cambiar o Modificar los datos ya existentes
Eliminar: Permite Eliminar un registro
Mostrar: Visualizar los reportes
Buscar: Realiza el proceso de Búsqueda
Salir: Finaliza el procedimiento y pasa a la pantalla anterior
Aceptar: Graba los datos registrados una vez verificado que estos están correctos.
Cancelar: Cancela la acción que esta realizando y vuelve a la pantalla anterior.
Salir: Regresar al Menú principal
Barra de Desplazamiento hacia adelante y atrás
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PASOS A SEGUIR:
1.- PASO (1) GENERAR CATALOGOS DE DATOS

SELECCIONE EL ICONO CATALOGO
Este módulo permite generar las tablas o archivos necesarios para establecer la
relación de los empleados con los diferentes datos de este (Departamentos, Cargos, Días
Festivos, Tipo de Nómina, Tipo de Empleados, Usuarios, Empresas, etc.)
Los diferentes tipos de catálogos son:
1.1.- DEPARTAMENTOS:
Registre los datos (nombre) de las diferentes áreas productivas de su empresa, la
clave o código de los mismo se genera automáticamente.
1.2.- CARGOS:
Registre los diferentes cargos existentes dentro de su empresa y que posteriormente
serán asignados a los empleados.
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1.3.- DÍAS FESTIVOS:

Permite registrar los días Festivos que la empresa otorga a sus trabajadores, los
cuales serán considerados por el sistema para los cálculos respectivos.
Defina los mismos y posteriormente asigne el tipo (Oficial, Contrato, Empresa)
Ejemplo: 01/01 Año Nuevo OFICIAL

24/12 Navidad OFICIAL
01/05 Día del Trabajador CONTRATO
Muy importante que estos días festivos sean cargados en su totalidad al inicio de
efectuar cualquier cálculo ya que de lo contrario puede arrojar resultados
erróneos que no se pueden revertir
Así mismo aquellos días festivos que no se desean sean considerados durante el
proceso de asistencia deben ser eliminados o borrados.
1.4.- TIPO DE NÓMINA:

Registre los diferentes tipos de nómina que existan dentro de la empresa.
Ejemplo: Quincenal, Semanal, Mensual, Etc.
1.5.- TIPO DE EMPLEADOS:

Registre los diferentes tipos de clasificaciones existentes en la empresa
Ejemplo: Empleado, Obrero, Contratado, Becario, etc.
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1.6.- USUARIOS:
Este módulo le permite mantener la seguridad e integridad de la base de datos y le
ofrece la capacidad de restringir el acceso a los diferentes módulos del sistema
Registre los datos del usuario a autorizar y asigne los diversos niveles de autoridad
para Agregar, Eliminar, Modificar, como se puede observar en la imagen siguiente
Opción Administrador: Se selecciona cuando la persona tiene todos los

permisos para trabajar en el Sistema CheckTime.
PassWord: Asigna la clave del usuario al Sistema
1.7.- EMPRESAS:
Registre los datos (nombre) de la(s) empresa(s), la clave o código de la
misma se genera automáticamente.
Sub Titulo de Reporte : Ingrese el nombre del Departamento que elaborará

los reportes Ej: Departamento de Recursos Humanos
En el campo logo se debe indicar el nombre y la ruta del archivo donde se

encuentra ubicado el logotipo de su empresa a fin de que este se muestre impreso en
los diferentes reportes.
El formato del logotipo puede ser ( .bmp o .jpg ), tamaño 320 x 240 .
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2.- PASO (2) DEFINIR LOS HORARIOS EXISTENTES

SELECCIONE EL ICONO DE HORARIO
Imagen No. 06 Pantalla de Horarios.
Este módulo permite registrar los diferentes horarios que existen en la empresa los
cuales son asignados a los empleados al momento de su ingreso.
El sistema CheckTime maneja Dos Grupos o Tipos de Horarios diferentes, los cuales
hemos denominado:
1.- HORARIO NORMAL.
2.- HORARIO AUTOMÁTICO.
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2.1.- HORARIO NORMAL:
Son aquellas jornadas de trabajo asignada a un trabajador de manera fija o

permanente y que debe cumplir a lo largo del año sin variación.
Estas jornadas son una secuencia de 7 días (Lunes, Martes, Miércoles, Jueves,
Viernes, Sábado, Domingo), no importando si uno o más días poseen o no intervalos
de tiempo.
Es decir, el usuario define los intervalos de tiempo donde sea necesario.
Para cargar la información correspondiente:
Pulse el botón AGREGAR, defina en el campo Descripción el nombre que le será

asignado a dicho Horario Ej.: ADMINISTRATIVO, PRODUCCION, MANTENIMIENTO
ETC.
Nota: El campo clave se cargará automáticamente.
NL : DIA NO LABORABLE
L : DIA LABORABLE
OP: OPCIONAL ( En aquellos casos que asistan ocasionalmente)
Hrs: POR HORAS LABORDAS
Posteriormente asigne las horas de Entrada y Salida (Formato Militar)

correspondiente a cada día, las horas de Salir a Comer (S. Com) y de Entrada de
Comer (E Com). Si el turno es corrido, o no se desea supervisar las horas de entrar y
salir a comer coloque 00:00 en las casillas correspondiente a las horas de comida.
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El sistema CheckTime le permite definir un rango de Tolerancia para las

Horas de Entrada y Salida y Las Horas de Descanso o de Comida
Asigne los diferentes rangos de Tolerancia de Entradas y Salidas.
TOLERANCIAS LABORABLES
Tolerancias Entrada antes de la Hora:

Tiempo en horas y minutos antes de la hora de Entrada, dentro de los cuales el
sistema lo indicará como una Entrada Normal; anterior a esta hora se indicará como
entrada Anticipada o Fuera de Horario.
Tolerancias Después de la hora Tiempo en horas y minutos posterior a la hora de
Entrada, dentro de los cuales el sistema lo indicará como un Retardo Leve y no
será sancionada, pasado este Rango el sistema lo indicará como un Retardo Grave
y será descontado de las horas normales de trabajo.
Salidas Calcular Horas Extras (Recuadro color Rojo)

Tiempo en horas y minutos posterior a la hora de Salida, a partir de los cuales el
sistema lo indicará como Horas Extras si el usuario así lo ha definido en el Registro
de Empleados
TOLERANCIAS DESCANSO
Entrar Comer después de la Hora:

Tiempo en horas y minutos posterior a la hora de Entrar a comer, dentro de los
cuales el sistema lo indicará como un Retardo Leve y no será sancionada, pasado
este Rango el sistema lo indicará como un Retardo Grave y será descontado de
las horas normales de trabajo.
Una vez definido el horario y los respectivos rangos de tolerancia,

presione ACEPTAR y habrá creado un horario.
Repita este procedimiento para los siguientes horarios que requiera
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2.2.- HORARIO AUTOMÁTICO:
Un Horario Automático, comprende un grupo de Turnos Permanentes que están

disponibles para ser asignados a un empleado sin mantener una secuencia lógica; es
decir que este empleado puede registrar su jornada de trabajo dentro de cualquiera
de los Turnos asignados independientemente del día.
El Horario Automático puede contener hasta cuatro turnos diferentes dentro del cual
el empleado está autorizado a laborar
Para cargar la información correspondiente:

Pulse el botón AGREGAR, defina en el campo Descripción el nombre que le será
asignado a dicho Horario Ej.: ADMINISTRATIVO, PRODUCCION, MANTENIMIENTO
ETC.
Cant. De Turnos: Indique en Número la cantidad de turnos asignado a crear hasta
un máximo de 4 turnos por horario
Posteriormente asigne las horas de Entrada y Salida tal como se explicó en el Horario
Normal así como los rangos de tolerancia a ser asignados.
Si el Horario compre turno de Entrar hoy Salir al día siguiente… ACTIVE la casilla
ENTRAR HOY - SALIR MAÑANA
Ej. Un horario que comience a las 18:00 y culmine a las 6:00 am
Reg Ent. Sal. ( Columnas Azul y Roja)

Este campo es totalmente transparente para el usuario y ha sido colocado
como valore referenciales para efectos de cálculos en el software.
Ent. : Asignar una hora antes de la hora de entrada definida para ese día
Sal. : Asignar Una Hora después de la hora de salida definida para ese día
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3.- PASO (3) REGISTRAR LOS DATOS DEL PERSONAL

SELECCIONE EL ICONO EMPLEADOS:
Imagen No. 07 Pantalla de Empleados

Ficha Datos Personales.
Este módulo permite registrar los datos correspondientes a los empleados de la

empresa y esta conformado por cinco carpetas:.
3.1- Datos Personales

3.2- Datos de Nómina
3.3- Horarios
3.5- Registros
3.6- Cesta Ticket
Esta pantalla tiene la posibilidad de incluir la fotografía digitalizada del empleado en

caso de que lo desee, la misma deberá ser incluida en la carpeta FOTOS dentro del
Directorio AC802, y renombrada con el número de cédula del empleado al cual pertenece, el
formato de la misma debe ser .jpg y de tamaño 320 X 240.
3.1.- DATOS PERSONALES:

Presione el botón AGREGAR y complete los campos de:
Clave del Empleado: Este código es asignado automáticamente

Apellidos y Nombres: Primer Apellido, Inicial segundo Apellido, Primer Nombre.
Nro. Ced: Ingrese el número de cédula de identidad sin incluir puntos.
Nro. ID : Este código corresponde al Número asignado en equipo AC802
Nacionalidad: (V) si es Venezolano y (E) si es extranjero.
Estado Civil: Se desplegará una ventana con las opciones correspondientes.
Fecha de Nacimiento: Ingrese la fecha en formato DD/MM/AAAA
Estado de Nacimiento: Se desplegará una ventana con las opciones.
Instrucción: Se desplegará una ventana con los grados de instrucciones.
Teléfonos: Ingrese la información solicitada.
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3.2.- DATOS DE NOMINA:
Imagen No. 08 Datos de Nómina
Esta carpeta tiene la particularidad de que toda la información ya ha sido cargada

previamente al registrar los datos en el Módulo Catálogo.
Como se puede observar en la Imagen No. 08.
Para asignar los datos a cada empleado solo seleccione el campo deseado y
automáticamente se desplegarán las opciones existentes para las diversas claves
solicitadas.
- Clave Empresa.
- Clave Cargos.
- Clave Departamento.
- Clave Tipo de Empleado.
- Clave tipo de Nómina
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3.3.- HORARIOS:
Imagen No. 09 Horario Normal
Asigne el horario según el tipo de horario que le corresponde ( NORMAL o

AUTOMATICO) seleccionando el campo Clave Horario y automáticamente se
desplegará una ventana con las opciones que fueron cargadas previamente en el
Módulo Horario y se mostrarán todos los datos correspondientes al horario
seleccionado.
PAGO DE HORAS EXTRAS

Active las casillas correspondientes en caso de:
Pagar Horas Extras antes de la hora de Entrada
Pagar Horas Extras después de la hora de Salida
MARCAJES
Active esta casilla en caso de que se desee control las horas de Comida o
Descanso
HORARIO DE PRESENCIA
Esta opción permite definir que un Empleado pueda Entrar y Salir de la Empresa sin
colocarle ningún tipo de Incidencias como Retardos, Salidas Anticipadas y Horas
Extras, de acuerdo al Horario Asignado al mismo.
Ej. Personal de Alto Nivel o de Confianza
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Imagen No. 10 Horario Automático
Para ingresar los datos correspondiente a un Horario Automático, se procederá de igual

forma al Horario Normal
Nota:
Turno Actual : En esta casilla se indicara el turno al cual estará asignado el empleado, en
caso de que el empleado este autorizado a marcar en cualquiera de los turnos que
conforman este horario colocar “0”
Una vez cargada toda la información relacionada con los módulos de

catalogo, Horarios y Empleados pasamos a los procesos operativos.
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4.– PASO(4) DESCARGAR LAS MARCAS DEL EQUIPO

SELECCIONE EL ICONO DESCARGAR
Imagen No. 11 Pantalla de Descargar.
Este módulo nos permite la descarga de la información registrada y que se encuentra

almacenada en el reloj de control.
SE RECOMIENDA QUE LA DESCARGA DE INFORMACION SE HAGA

DIARIAMENTE O SEMANALMENTE
Seleccione el equipo y pulse DECARGAR
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5.- PASO (5) SELECCIONE EL ICONO ESTADISTICA:

PROCESO DE CALCULOS
Imagen No. 12 Pantalla de Cálculos.
Este módulo nos permite el proceso de cálculo de las Ausencias y Estadístico,.
1.- Seleccione la pestaña AUSENCIAS

Indique la fecha o rango de fechas que desea calcular y pulse el botón Calcular
2.- Seleccione la pestaña Estadístico

Indique la fecha o rango de fechas que desea calcular y pulse el botón Calcular
El proceso de cálculo debe hacerse en un rango mínimo de una semana.
MUY IMPORTANTE:
Las Ausencias deben calcularse hasta el día anterior al que se está
haciendo el cálculo ya que el día actual aún no ha culminado y no están
completos los marcajes
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6.- PASO (6) VISUALIZACIÓN DE LOS REPORTES

SELECCIONE EL ICONO REPORTES:
Imagen No. 13 Pantalla de Reportes
Este módulo proporciona la función especial de generar reportes destinados a impresoras o

pantalla; estos nos permiten obtener los datos sobre los movimientos de puntualidad y
asistencia de los empleados, ellos son:
6.1.- GENERAL.
6.2.- MOVIMIENTOS.
6.3.- AUSENCIAS.
6.4.- RETARDOS.
6.5.- PERMISOS.
6.6.- RESUMEN GENERAL.
6.7.- CESTA TICKET
Todos los reportes pueden ser seleccionados por :

DEPARTAMENTO o SELECCIONAR UN PARTAMENTO EN PARTICULAR
INDIVIDUAL O SELECCIONAR UN EMPLEADO EN PARTICULA
POR TIPO DE EMPLEADO
Los reportes pueden ser ordenados por:

ID FINGER ( CODIGO ASIGNADO EN EL EQUIPO DE HUELLA)
No. C.I ( NUMERO DE CÉDULA DE IDENTIDAD)
Apellidos y Nombres
Para visualizar cualquier reporte solo debe seleccionarlo, indicar los

rangos de fecha requeridos, seleccionar la empresa y pulsar el botón
Mostrar.
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6.2.- MOVIMIENTOS:
Este reporte nos muestra una variedad de listados con los movimientos
generados por cada empleado en un lapso de tiempo determinado, donde se indican
los datos de fecha, día, turno, tipo de operación realizada, hora de la operación y la
descripción generada por el sistema (Retardo Leve, Retardo Grave, Faltas
Injustificadas, Salidas Anticipadas etc.) y la diferencia de tiempo generada.
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6.3 AUSENCIAS:
Este reporte nos muestra una variedad de listados con los las faltas injustificadas o
ausencias generadas por el empleado en un lapso de tiempo determinado, donde se
indican los datos de fecha, día, turno, número de cédula, apellidos, nombres y la
descripción de FALTA INJUSTIFICADA.
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6.4 RETARDOS:
Este reporte nos muestra una variedad de listados con los las faltas ocasionadas por
llegadas retardadas y salidas anticipadas generadas por el empleado en un lapso de
tiempo determinado, donde se indican los datos de fecha, número de cédula,
apellidos, nombres, tipo de operación y hora de la misma, el horario del empleado, la
diferencia de hora, y la descripción de la falta.
RETARDO GRAVE: Cuando un empleado registra su ingreso posterior al rango de

tolerancia asignado para la Entrada.
El tiempo total de este retardo será descontado de las horas normales de trabajo.
SALIDA ANTICIPADA: Cuando un empleado registra su Salida antes del rango de

tolerancia asignado para la Salida.
El tiempo total de esta salida será descontada de las horas normales de trabajo.
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6.4.1 - ESPECIAL (*).
NOTIFICACIÓN DE RETARDOS:
Este emite un reporte de notificación personalizada para cada empleado con los datos
de la falta cometida (Retardos y Ausencia Injustificadas) y la opción de firma para el
trabajador y del supervisor
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6.5.- AUTORIZACIONES O PERMISOS:
Este reporte nos muestra los permisos para Ausentarse , Entrar Retardado, Salir
Anticipado, Vacaciones solicitados por los empleados en un lapso de tiempo
determinado donde se indican los datos de fecha, número de cédula, apellidos,
nombres, turno, tipo de operación y hora de la misma, la diferencia de hora.
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6.6.- RESUMEN GENERAL:
Este reporte nos muestra una variedad de listados por empleados con un resumen de
con de las Horas Normales Trabajadas (H.Nor), Horas Extras Diurnas (H.E.D), Horas
Extras Nocturnas (H.E.N), Horas Laborales Trabajadas (H. Lab. T.), (Ret) Retardos,
(S.Ant) Salidas Anticipadas, Sábados Trabajados (SAB.) y Feriados Trabajados
(FER) generadas en un lapso de tiempo determinado.
6.6.1.- GENERAL:
Este reporte muestra una Pre-Nómina, la cual esta ordenada por Cód. Empleado,
además muestra los Días Trabajados (DIAS.Trab.),AUSENCIAS, ANOMALIAS (ANOM)
TICKETS, VACACIONES (VAC.),AUSENCIAS JUSTIFICADAS (AUS.J.) HORAS
TARBAJADAS ( H. TRAB.) Retardos GRAVES (R. GRAVE), Salida Anticipada (S.Ant.),
Salidas Tardes (Sal Tar.) Horas Extras Diurnas (HED.), Horas Extras Nocturnas (HEN.)
y FERIADOS TRABAJADOS ( FER)
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6.6.2.- DEPARTAMENTO:
Este reporte muestra una Pre-Nómina, agrupada por Departamentos, la cual esta
ordenada por Cód. Empleado, además muestra:
Fecha, Día , Marcaciones realizadas
Horas Trabajadas (H.Trab.)

Retardos Leves (R.Leve)
Retardos Graves (R.Grave)
Salida Anticipada (S.Ant.)
Salida Tarde ( Sal. Tar)
Horas Extras Diurnas (HED)
Horas Extras Nocturnas (HEN.)
Cesta Ticket (Ticket)
Entradas (E)
Salir a Comer (SC)
Entrar de Comer (EC)
Salida (S)
Feriados (F)
MUY IMPORTANTE:
LAS MARCACIONES QUE SE MUESTRAS SUBRAYADAS INDICAN QUE

EL EMPLEADO A OMITIDO ALGUNA MARCA DE ENTRADA O SALIDA;
SITUACIÓN ESTA QUE SE REFLEJA COMO UNA ANOMALIA
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7.- PASO (7) SELECCIONE EL ICONO AUTORIZACIONES
Este módulo proporciona la función de Justificar los Retardos, Salidas Anticipadas y Faltas
Injustificadas, en Sistema de Control de Horario de Personal.
7.1.– RETARDOS:
Para Justificar un Retardo, Ausencia, Salida Anticipada, Reposo o Vacaciones
debemos entrar a la pantalla de Autorizaciones, seleccionando el Icono de
Autorizaciones.
Luego pulsar Agregar , ubicar a la persona que se le va Autorizar la incidencia
Una vez ubicado debemos seleccionar el tipo de Autorización desplegando Cod. Aut
como podemos observar en la Imagen,
Una vez mostrada la pantalla de Captura de Datos, se procede a llenar los Datos:
- Aprobado Por.
- Tipo de Documento. MEMO – REPOSO - OTROS
- Fecha del documento
- Hora de la Entrada-Tarde o Salida Anticipada
- En caso de ausencias indicar el lapso desde hasta
- Observaciones.
Una vez introducidos los datos, se selecciona el Botón Aceptar
y la incidencia quedará registrada
Posteriormente pulse la tecla y quedará justificada
PARA QUE EL ESTATUS DE AUSENCIA O RETARDO QUEDE MODIFICADA EN EL

REPORTE DEBERÁ CALCULAR NUEVAMENTE EL ESTADISTICO
(VER PASO No. 5 DE ESTE MANUAL)
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MODULO DE CONFIGURACION
CONEXIÓN EXITOSA
Este módulo proporciona la función de configurar el equipos AC-802
UNA VEZ ASIGNADA LA DIRECCIÓN IP AL EQUIPO
Y LA UBICACIÓN DEL MISMO …PULSE CONECTAR…
LA BARRA DE ESTADO ( BARRA AZUL)

INDICARÁ “CONEXIÓN EXITOSA “
EN CASO DE EXISTIR ALGÚN PROBLEMA DE CONECTIVIDAD INDICARÁ
“REVISE SU CONFIGURACIÓN DE RED
ESTANDO CONECTADO UD. PUEDE HACER UN RSPALDO DE LAS HUELLAS

EXISTENTES EN EL EQUIPO.
RESTAURAR LAS HUELLAS HACIA OTRO EQUIPO AC-802
VER HORA Y FECHA QUE TIENE EL EQUIPO
AJUSTAR LA HORA DEL EQUIPO
MUY IMPORTANTE
PULSAR DESCONECTAR UNA VEZ REALIZADA CUALQUIER
OPERACIÓN EN ESTE MÓDULO
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Por lo tanto, el primer paso está antes de instalar CheckTime y corresponde al

Una vez que se ha completado el ingreso de esta información, CheckTime estará en

Como responder cuando a la persona se le olvida registrar una entrada o salida?

Cuando a un empleado se le olvida registrar una entrada o salida, o hace más

El no corregir las anomalías significa que el sistema no permitirá efectuar la obtención de

1. Definición de la problemática que se quiere resolver en Control de Asistencia,

B. ¿Cómo es la estructura de horarios de la empresa?, esto significa conocer lo siguiente:

C. ¿Cómo deben ser los Informes que necesita la empresa?

2. Implementar la información definida en la etapa anterior: definir la

Al ingresar la información al CheckTime es de fundamental importancia hacerlo

Dependiendo del grado de complejidad que tengan los requerimientos de la

Una vez instalado satisfactoriamente el sistema CheckTime

Se generará el siguiente icono en su escritorio

Al acceder al mismo se mostrará esta pantalla, allí se indicará el nombre de

El Usuario es: DEMO, CIB

NUNCA PODRÁ VISUALIZAR LOS REPORTES SI PREVIAMENTE NO HA

NUNCA PODRÁ CARGAR LOS DATOS DE LOS EMPLEADOS SI PREVIAMENTE

Imagen No. 01. Menú Principal.

Como podemos observar el Menú Principal, esta conformado por 11 módulos

Módulo de Horarios de Personal: Este módulo permite registrar los Horarios a

Módulo de Empleados: Este módulo permite registrar los Empleados (Datos

Módulo de Reportes: Este módulo permite emitir los reportes Generales, de

Módulo de Configuración del equipo: Este módulo permite la configuración del

Módulo de Cierre Movimientos: Este módulo permite realizar los cierres de

Módulo Mostrar Icono Bandeja: Este módulo permite minimizar el Sistema de

Módulo Salir de Sistema: Permite cerrar el Sistema.

DESCRIPCION ICONOS DEL SISTEMA

A continuación se describen los iconos mayormente usados por el Sistema de Control

Imagen No. 02. Barra de Herramientas.

Agregar: Insertar los datos solicitados.

Modificar: Cambiar o Modificar los datos ya existentes

Eliminar: Permite Eliminar un registro

Mostrar: Visualizar los reportes

Buscar: Realiza el proceso de Búsqueda

Salir: Finaliza el procedimiento y pasa a la pantalla anterior

Cancelar: Cancela la acción que esta realizando y vuelve a la pantalla anterior.

Salir: Regresar al Menú principal

Barra de Desplazamiento hacia adelante y atrás

1.- PASO (1) GENERAR CATALOGOS DE DATOS

Los diferentes tipos de catálogos son:

1.3.- DÍAS FESTIVOS:

Defina los mismos y posteriormente asigne el tipo (Oficial, Contrato, Empresa)

Ejemplo: 01/01 Año Nuevo OFICIAL

1.4.- TIPO DE NÓMINA:

Ejemplo: Quincenal, Semanal, Mensual, Etc.

1.5.- TIPO DE EMPLEADOS:

Ejemplo: Empleado, Obrero, Contratado, Becario, etc.

Opción Administrador: Se selecciona cuando la persona tiene todos los

PassWord: Asigna la clave del usuario al Sistema

Sub Titulo de Reporte : Ingrese el nombre del Departamento que elaborará

En el campo logo se debe indicar el nombre y la ruta del archivo donde se

2.- PASO (2) DEFINIR LOS HORARIOS EXISTENTES

Imagen No. 06 Pantalla de Horarios.

1.- HORARIO NORMAL.

2.- HORARIO AUTOMÁTICO.

2.1.- HORARIO NORMAL:

Son aquellas jornadas de trabajo asignada a un trabajador de manera fija o

Es decir, el usuario define los intervalos de tiempo donde sea necesario.

Para cargar la información correspondiente:

Pulse el botón AGREGAR, defina en el campo Descripción el nombre que le será

Nota: El campo clave se cargará automáticamente.