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Aa3 - Admon (14-09-19)
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Administración General
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Resumen
Este trabajo se basa en el estudio de caso de una empresa, sobre el cual se aplicarán las etapas de
organización y dirección.
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Objetivos
organizacional.
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Tabla de contenido
Resumen…………….……………………………………………………………………………1
Objetivos………………………………………………………………………………………….2
Estudio de caso…….……………………………………………………………………..4
Descripción de la administración como proceso organizado.............................................6
Esquema de proceso administrativo …………………………………………………….12
Fases del proceso administrativo ……………………………………………………….13
Organigrama…..………………………………………………………...........................15
Estructura funcional…..……….……………………………………………...................16
Diseño organizacional y proyección de recursos………………….…………………….20
Manual de funciones..……………………………………………………………………21
Liderazgo………………………………………………………………………………..25
Resolución de problemas………………………………………………………………..26
Referencias………………………………………………………………………………………27
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Actividad
Al momento, usted y sus socios ya se han dividido el trabajo de forma muy natural de
acuerdo a las habilidades que cada uno posee o a la disciplina de estudio propia:
muy buenas ideas, pero es autoritario y en ocasiones trata con dureza al personal que tiene a
cargo, le gusta respetar los métodos y las normas, pero no le agrada que la gente participe o
aporte sus puntos de vista. Debido a su formación y carácter estricto decidieron que él debía ser
el encargado directo de la producción. Para colaborar en estas tareas tienen 4 operarias, pero por
necesidad se le pidió a una de ellas que cada final de mes colabore como auxiliar de contabilidad
de la empresa, que al momento representa una tarea muy sencilla. El socio 1, Martín, también se
encarga del control de calidad, almacenamiento de mercancías, negocios con proveedores, diseño
El socio 2: Diana Torres, está estudiando comunicación, es una persona un poco dispersa,
pero muy alegre y dada a las relaciones interpersonales, no está muy de acuerdo con la forma en
que Martín trata a los operarios, pero como da buenos resultados, no interviene. Ustedes
decidieron que ella se encargará de las actividades comerciales, básicamente ella busca los
negocios estratégicos, negociar con proveedores y hacer las relaciones públicas, ayuda a elaborar
los inventarios de la empresa y está en las ventas directas cuando se requiere, la apoyan 2
vendedores.
Para colaborarle, tiene a su cargo una secretaria. ¡La empresa ha empezado a tener éxito! Ya se
ven los primeros resultados, los negocios han ido aumentando y en consecuencia el nivel de
producción. Para cubrir la demanda de productos y no quedar mal con sus clientes clave, deben
contratar 6 personas más de acuerdo con las actividades que se deben realizar, que básicamente
el proceso administrativo como único y está formado por cuatro etapas fundamentales que
son, planeación, organización, dirección y control.
Planeación
desde donde estamos hasta dónde queremos ir. Es necesario planear para que no existan
Es importante que la alta gerencia y los empleados estén alineados con los objetivos que
se van a alcanzar.
Los propósitos: son las aspiraciones fundamentales o finalidades de tipo cualitativo que
Los objetivos: representan los resultados que la empresa desea obtener, son fines para
tiempo específico.
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empleo de los recursos y esfuerzos, para lograr los objetivos en las condiciones más
ventajosas.
Políticas: son guías para orientar la acción; lineamientos generales a observar en la toma
de realizarse para lograr objetivos y el tiempo requerido para efectuar cada una de sus
Presupuestos: son los planes de todas o algunas de las fases de actividad del grupo social
pasos debe seguir para alcanzar la meta. En este proceso se consideran temas, como
diferentes opciones disponibles, las cuales deberán ser elegidas de acuerdo a la que más le
compañía.
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Planeación táctica: relacionada con la toma de decisiones a corto plazo, para sobrellevar
estratégico diseñado en un comienzo.
la resolución de problemas. Especialmente para toda empresa, debido a que traza el plan
Organización
Se trata de determinar qué recurso y qué actividades se requieren para alcanzar los
Podemos decir que el resultado a que se llegue con esta función es el establecimiento de
Etapas de la Organización:
Obligaciones: Las que tiene en concreto cada unidad de trabajo, susceptible de ser
Dirección
Debido a que dirigir involucra ordenar, influir y motivar a los empleados para que
efectúen tareas esenciales, la dirección llega al fondo de las relaciones de los gerentes con cada
Los gerentes dirigen tratando de convencer a los demás que se les unan para lograr el
Para llevar a cabo las actividades resultantes de las dos etapas anteriores, es necesario que
el gerente tome medidas que inicien y continúen las acciones requeridas para que los miembros
del grupo ejecuten la tarea. Entre las medidas comunes utilizadas por el gerente para poner el
grupo en acción están dirigir, desarrollar a los gerentes, instruir, ayudar a los miembros a
llama ejecución.
Motivación.
Comunicación.
Supervisión.
Control
Se define como el mecanismo que permite medir y corregir las desviaciones que se
cualitativos como cuantitativos, evaluándose no solo factores técnicos, sino también factores
culturales y humanos.
Es considerado también un elemento del proceso administrativo que incluye todas las
actividades que se emprenden para garantizar que las operaciones reales coincidan con las
controlar; por ejemplo, tienen que realizar evaluaciones de los resultados y tomar las medidas
necesarias para minimizar las ineficiencias. De tal manera, el control es un elemento clave en la
administración.
Siempre se debe tener presente que hasta el plan mejor diseñado se puede desviar, como
ya se ha estudiado, tanto los factores internos como externos influyen de manera directa en una
empresa, una crisis financiera, por ejemplo, afectará de manera significativa a una empresa, la
cual deberá, quizás, ajustar sus ingresos por venta presupuestados y disminuirlos para adecuarlos
interrelacionadas, el desempeño de una función no termina antes que se inicie la siguiente, y por
lo general no se ejecuta en una secuencia en particular, sino como parezca exigirlo la situación.
Cuando se crea una nueva empresa el orden de las funciones podría ser como se indica en
el proceso pero en una empresa en marcha, la alta gerencia puede encargarse del control en un
En ocasiones se coloca mayor energía en ciertas funciones más que en otras, dependiendo
de la situación individual. Así como algunas funciones necesitan apoyo y ejecutarse antes que
La ejecución efectiva requiere que se hayan asignado actividades a las personas o hayan
realizado las suyas de acuerdo con los planes y objetivos generales, de igual manera el control no
De igual manera los elementos de organizar se utilizan en planear, ejecutar y controlar con
efectividad. Cada función fundamental de la administración afecta a las otras y todas están
Planeación
La planeación establece los objetivos que se quieren conseguir y los pasos que son
Ejemplo
Esta empresa está enfocada en realizar dulces para personas diabéticas, que requerirán
quienes ayudarán y guiarán a los empleados que elaborarán los dulces en la planta
correspondiente.
Se realizarán las gestiones con las empresas distribuidoras y las cadenas comerciales para
capital de los inversores y obtener u margen de ganancia suficiente en un lapso o mayor de seis
meses.
Organización
Ejecución
días para fabricar 500 cajas de dulces con diferentes sabores y presentaciones..
Los ejecutivos venderán los dulces a las tiendas distribuidoras, que se encontrarán
Control:
informarán de cualquier variación o cambio que se presente o tenga que realizarse para
Organigrama
DIRECCION
GENERAL
GERENC REVISOR(A)
FISCAL
FABRICA
CION IMPORTAC CONTABI CARTE VENDED PUBLI
LIDAD RA
CONTROL
DE
CALIDAD
ALMACE
N
INVENT
SERVICIOS
GENERAL
y se diferencian los cargos, no hay personal para que supla cada departamento es recomendable
contratar el personal adecuado para que cumpla el manual de funciones realizado por la empresa.
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Estructura funcional
La estructura funcional de una empresa nace con la necesidad de contar con especialistas
en los distintos niveles jerárquicos. Es decir, es aquella en la que cada empleado tiene un
superior y los equipos son agrupados por especialidades como por ejemplo: diseño gráfico,
Esta forma de organización tiene su origen en 1920, cuando Henry Ford y después
empresas. Si bien durante buen tiempo este tipo de estructura fue muy útil en términos de
actualidad es considerada como un modelo a seguir para una eficiente dirección de proyectos.
Cuando una organización emplea una estructura funcional, la división del trabajo es
agrupada por las principales actividades o funciones a realizarse, como son las ventas, el
Se trata de una estructura vertical en la medida que cada grupo funcional dentro de la
organización está integrado verticalmente desde la parte inferior hasta la parte superior de la
contadores.
Entre las principales ventajas que ofrece una estructura organizativa funcional de una
una máxima especialización en los diversos órganos, lo que permite que cada cargo se concentre
Favorece que la comunicación dentro de cada equipo de trabajo sea directa, sin
Disminuye la presión sobre una sola persona (que sería el jefe) y se comparten por tanto
las responsabilidades.
Por su parte, estos son los inconvenientes más destacables que encontramos en la
generales de la empresa.
Diana por su parte, aunque no está de acuerdo con el trato que Martín da a sus empleados
no interviene. Tiene facilidades para relacionarse, pero también tiene actividades que no le
corresponden como el manejo del inventario. Tiene dos vendedores que la apoyan pero no
al parecer no utiliza.
la empresa.
asignadas.
producción, pero teniendo en cuenta que las tareas se encuentran mal distribuidas no será
necesaria su contratación.
https://www.lucidchart.com/documents/edit/2a683938-8fbe-467b-acca-239c0d1c39c9/0_0?beaconFlowId=C6360B628B2263E6
Diseño organizacional y proyección de recursos
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Manual de funciones
GERENTE:
Planear, proponer, aprobar, dirigir, coordinar y controlar las actividades administrativas, comerciales, operativas y financieras de la
empresa.
Representar judicial y legamente a la empresa ejerciendo las facultades generales y específicas que le confiera.
Informar al director las acciones tomadas así como elevar a su consideración el plan operativo y presupuesto anula de
ingresos y egresos , informando los resultados de las evoluciones periódicas
Aprobar el cuadro de perfiles de la empresa elabora por la gerencia de recursos humanos
Aprobar y difundir los documentos normativos de la empresa
Girar, aceptar y endosar letras, abrir cuentas corrientes y girar cheques firmar vales, controlar sobre giros y firmar contratos
en representación de la empresa.
REVISOR FISCAL:
Colaborar con la entidades gubernamentales que ejercen la inspección y vigilancia de la compañías , y rendirles los informes a
que haya lugar o le san solicitados
Velar porque se lleva la contabilidad de la sociedad y las actas de las reuniones de las asambleas , de la junta de socios y de la
junta directiva
Autorizar con su firma cualquier balance que se haga, con su díctame o informe correspondientes
El revisor fiscal enviara a la superintendencia , dentro de los quince días siguiente la copia respectiva de la asamblea
R.R.H.H:
Administrar el personal de la empresa gestionando procesos de selección, control y retiro de empleados, liderar programa de salud
ocupaciones afiliaciones a EPS, ARP, AFP, CCF liquidaciones de nómina, seguridad social y parafiscal, velar por el cumplimiento de las
funciones y ejecutar sanciones disciplinarias.
Implementar y ejecutar el sistema de gestión, este responsable lo asigna alta dirección, acorde con el decreto 1072 de 2015. Esta
normativa define las responsabilidades del responsable del sistema y se detalla una lista de funciones específicas que el responsable
debe cumplir y por las que el gerente podar evaluarlo.
Crear y ejecutar el programa de capacitación anual en promoción y prevención, incluye los riesgos principales.
Crear y ejecutar los programas de vigilancia epidemiologia, acorde con los riesgos de la empresa
Transmitir a la alta dirección situaciones que puede afectar la seguridad y salud de los trabajadores contratistas y visitantes
Pedir a la dirección que se hagan exámenes médicos de ingreso, periódicos y de retiro a los trabajadores
Hacer , revisar y actualizar la matriz de riesgos de la empresa y la de requisitos legales de la empresa
Elaborar plan de trabajo anual de seguridad y salud en el trabajo de la empresa incluidos los recursos y el presupuesto
necesario para la ejecución
Asesorar a los trabajadores del comité de convivencia, el COPASST y la gerencia de la empresa en elaborar los informes de
ajustes de cuentas.
COMPRAS:
Establecer la organización la política de compras de la organización en coordinación el área de producción y el área financiera, todo ello
en términos de calidad, cantidad y sobre todo precio.
CONTABILIDAD:
Supervisar y coordinar el registro contables de las operaciones, así como la elaboración /supervisión de los estados contables
individuales y consolidadas liquidación tributarias en el marco de la normativa vigente.
Supervisar el registro de las operaciones contables, fiscales, legales, tributarias etc., de acuerdo a la normatividad vigentes
en los plazos y términos establecidos
Definir y controlar la implementación de los criterios y procedimientos para el registro contable y fiscal.
Asegurar el cumplimiento de los procesos internos en materia contable, fiscal, administrativa, comercial, etc
Garantizar el correcto archivo de los documentos soporte (contables, fiscales, legales, etc.). De acuerdo a la normativa legal
vigente y a los estándares establecidos internamente por el grupo.
Supervisar, formar, optimizar el personal bajo su dependencia o mando
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PRODUCCION:
Tiene como responsabilidad tanto la fábrica como en la oficina, a menudo actúa como enlace entre los administradores de la
fábrica y la ata gerencia de la empresa. Característica particulares de su trabajo varían según la industria.
CARTERA:
Planear, implementar, coordinar y controlar las actividades pertinentes con el recaudo oportuno y eficiente de la cartera.
COMERCIAL:
Establecer las tares que debe desempeñar. Además de la venta , los comerciales han de realizar otras tareas: cobros,
informes seguimiento de clientes captar nuevos clientes
Definir las competencias, tendrá que establecer cuáles son las competencias que de reunir el vendedor para formar del
equipo comercial
Incentivar a los empleados para que cumplan los objetivos empresariales
Preparar y formar al personal
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SERVICIOS GENERALES:
El Departamento de Servicios Generales tiene como objetivo atender de forma coordinada una serie de funciones de carácter no
administrativo que permitan que los distintos centros de la Universidad disfruten de un adecuado funcionamiento de su
infraestructura.
La organización del Departamento de Servicios Generales requerirá la elaboración de Normativas de funcionamiento para las
áreas y servicios que atiende, concretamente, se elaborarán Normativas de funcionamiento para los siguientes servicios:
- Mantenimiento
- Mensajería
-Servicios subcontratados de:
. Limpieza
. Cafetería
. Copistería
. Vigilancia
En la elaboración de las Normativas de funcionamiento intervendrán, además de la propia Gerencia y la Jefatura
del Departamento de Servicios Generales, el Servicio de Personal, los Decanos y Directores y el Comité de Empresa y la Junta
de Personal.
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Liderazgo
el buen desempeño de un grupo. Una persona que tiene un equipo de trabajo a su cargo debe ser
equitativa, ser ejemplo para su grupo, identificar sus fortalezas y debilidades así como las de sus
colaboradores, tener pleno conocimiento del desarrollo de la actividad a realizar por el equipo
que lidera, debe tener en cuenta que no se trata de tan solo delegar y exigir si no también de dar
apoyo al equipo de trabajo cuando este lo requiere para así poder cumplir con calidad, de igual
manera dar reconocimiento a su equipo cuando se logra cumplir con los requerimientos y
actividades de toda empresa, por esta razón un líder debe ser mediador, tener la capacidad de
escuchar y así tomar las decisiones pertinentes para poder tener un buen ambiente de trabajo,
para procesar, se acerca el fin de mes y con el se debe realizar un cierre de mes teniendo todas
las afiliaciones procesadas, adicional a esto llega un masivo de facturación que requiere ser
procesado con prontitud ya que de ello depende el ingreso de fondos a la empresa. El problema
es que el personal que integra el grupo de trabajo dentro de su horario habitual no alcanza a
cumplir con las dos actividades urgentes y menos con las demás actividades, adicional a esto se
han presentado problemas de ambiente laborar lo cual hace el trabajo más des motivante y un
rendimiento bajo. El líder del proceso solicita a sus colaboradores realizar tiempos adicionales
para poder cumplir con los urgentes, pero como como se han presentado problemas entre
compañeros y sienten que su jefe tan solo manda, ordena y exige hace que los colaboradores se
urgentes.
El líder al ver esta situación debe primero tratar de mediar ante la situación del mal
ambiente que se encuentra entre compañeros dentro del proceso pues entiende que trabajar en un
ambiente adecuado trae consigo un mejor desempeño. Adicionalmente, sabe que también se esta
presentando un tema de desmotivación ya que no sienten la valoración del trabajo que realizan.
Esto lo lleva a analizar la situación y a darse cuenta que no está llevando el proceso de la mejor
manera, debe actuar de forma rápida sin salirse de las normas, pero teniendo en cuenta que los
colaboradores son pieza fundamental dentro de la actividad y que así como cumplen con su
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trabajo reconocerlo es importante y dar ciertos beneficios puede hacer que se sientan motivados
Referencias
https://es.slideshare.net/jaqiiziitaah/elementos-del-control
https://es.slideshare.net/Maria_Carolina/control-en-el-proceso-administrativo-presentation?
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