ACUERDO N° 060 del 30 de Octubre de 2001 – Repositorio

Normativo Archivo General de La Nación

00 Antecedentes EDUCACIÓN EDUCATIVA
GENERAL SANTANDER
• Ley 80 del 1989: LAURA DAYANA JEREZ LOPEZ
Funciones del Archivo
General de la Nación
LAURA VALENTINA GÓMEZ PALACIOS
• Ley 527 de 1999: Acceso y INGRID CAMILA MEJIA LONDOÑO

01
uso de mensajes de
datos, ecommerce y
firmas digitales. Este establece las pautas, lineamientos y
• Ley 594 del 2000: procedimientos que deben tener las
Principios regulación
archivística del Estado. ¿Qué es? comunicaciones oficiales en las entidades
públicas y privadas con vocación de cumplir
• Decreto 2150 de 1995: funciones públicas, con las unidades de
Tramites innecesarios en correspondencia con la finalidad de cumplir la
la Administración Pública. gestión documental adecuada.

02 Definiciones
Claves
06
Remitente o
Radicación de comunicaciones oficiales: Destinatario

Archivo electrónico: conjunto de Asignación de un consecutivo a cada Código o

documentos electrónicos, comunicación recibida o producida, dejando nombre de la
1 producidos y tratados en el proceso constancia de los tiempos de recibido, clave dependencia

natural de la institución. para la oficialización de cada tramite, Número de

07
Radicación
Registro de Comunicaciones Oficiales:
Comunicaciones Oficiales: son Es el procedimiento manual o automatizado de Nombre del
2 las producidas o recibidas acorde a la correspondencia de las comunicaciones Funcionario

función legal de la institución. producidas o recibidas,, tomando datos como:

Anexos

08
Documento electrónico: hace Serie Documental: Hace referencia a las
3 referencia a la información dada por unidades documentales con estructura y
Otros.
medios electrónicos y permanece en contenido similar, con origen en el mismo
estos durante su ciclo de vida.. productor como ejercicio de su función.

Documento Público:

Documento Original: Fuente Hace referencia a todo
primaria de documentación, el cual
4 5 aquel producido
contiene todas las características
tramitado por cualquier
propias con la finalidad de garantizar
funcionario público en
autenticidad e integridad.
ejercicio de sus funciones.
09
Tablas de Retención Documental: Es una
o
herramienta que permite listar las series y sus
correspondientes documentos, y asigna a cada
uno de estos el tiempo en cada fase de archivo.
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03 Unidad de Correspondencia
Debe crearse en cada entidad conforme a su
estructura una unidad de correspondencia.
Estas deben tener el personal adecuado
(capacitado y suficiente) además de los
recursos y equipos necesarios para recibir,
Funciones y Características enviar y controlar los diversos trámites y
comunicaciones oficiales. Deben facilitar la
atención a la ciudadanía y manejar distintos
tipos tanto físicos como virtuales.
Recepción,
Gestión Programa de Programa de <<Para la optimización de los
Radicación y
Centralizada y gestión conservación recursos cuando existan sedes
Distribución
normalizada documental documental de instituciones jerarquizadas,
Comunicaciones
locales, regionales,
departamentales, etc. Debe
garantizarse la centralidad y
jerarquía en las
comunicaciones>>>

05 Procedimiento para la radicación

de comunicaciones oficiales
Firmas
04
Son autónomos para estructurarse acorde a las capacidades y

responsables
necesidades de las instituciones, pero Deben acatarse los
siguientes principios:
La propia institución deberá definir el
* La transparencia: los números de radicados no
procedimiento y los cargos de los funcionarios
se pueden reservar, se dan en orden acorde a lo
autorizados para la firma de cada documentación,
realizado.
y solo se podrán radicar los documentos que
* No pueden existir radicados repetidos, deben
cumplan con estas características,
ser únicos.
* No se pueden aceptar correcciones o
enmendaduras de los radicados.
* Anualmente las numeraciones deben
reiniciarse en 1 consecutivamente. Pueden
utilizarse métodos manuales o automatizados.
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Actos
06 Administrativos 07 Comunicaciones
Internas
Esta será consecutiva, deben darse controles, Internamente se deben establecer procedimientos y
consultas y reportes sobre estos, además de cumplir controles, para la creación y seguimiento, deberán crearse
los mismos principios de las comunicaciones oficiales. códigos por dependencias, su numeración es consecutiva, y
deben existir sistemas de consulta sean manuales o
sistematizados.

08 Control de
comunicaciones oficiales 09 Conservación Documental
Deben elaborarse plantillas,
formatos y controles (manuales Es obligación de cada una institución velar por la conservación del
o sistematizados), para la material documental producto de su funciones, para ello deben
certificación de la recepción de aplicar la normas relativas a la permanencia y la durabilidad de los
los documentos radicados para soportes, la NTC 4436 para papel y la NTC 2676 aplicable a los soportes
el seguimiento de la respuesta a digitales.
dichas comunicaciones.

10oficiales
Algunas Características
Comunicaciones
Recibidas
Compatibilidad
Papelería entre Almacenamient Espacios libres
Todas deberán ser revisadas, de formatos
75 y 90 g/m2 os de respaldos de humedad y a
además de verificar la digitales y
(Backups) temperatura
competencia, los anexos y el manipulación
constate
destinatario, además de los libre de
datos de remitente para su virus
debida respuesta
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11 Comunicaciones
Oficiales enviadas 12 Comunicaciones
Oficiales Fax
Los soportes impresos enviados deberán hacerse en original y Estas forman parte integral de las series documentales y la
envió máximo de dos copias, una de estas con destino a la oficina institución deberá crear los lineamientos para su uso y
que envía como copia de seguridad y debe involucrase en la tabla respuesta, seguimiento y control asi como su respectiva
de retención documental disposición para su gestión documental.

13 Comunicaciones oficiales
por medios electrónicos 14 Imagen Corporativa

El uso del correo electrónico como medio de
comunicación oficial debe reglamentarse su uso
y seguimiento, además deberá garantizarse la
disponibilidad de internet y capacitación de este
uso.
Con la autonomía propia de cada institución deben
crearse manuales de imagen corporativa para la
elaboración de documentación, guardando uniformidad e
identidad en cada una. Lo único que se debe tener en
común es la leyenda en pie de página con los datos de la
institución

15 Atención al Publico
Deben tener horarios claros y estar
publicados en lugares visibles