Valledupar, 24 de Octubre del 2021

Señores

CRC AUDITORES INTEGRAL S.A.S

VALLEDUPAR

Cordial saludo:

En respuesta a la solicitud realizada por ustedes el día 11 de octubre del 2021, donde se requería
copia de las instrucciones de la empresa al momento de realizar un inventario físico, el
procedimiento utilizado, Indagar sobre los procedimientos utilizados por la empresa para valorar
sus inventarios y los métodos de fijación de precio del inventario, PEPS, promedio ponderado,
entre otros, verificar los soportes, documentos de entrada y salida de mercancía. (adjunto en las
páginas siguientes) de la empresa para poder realizar la auditoría externa solicitada
anteriormente.

Cordialmente,

RECIBIDO
 CONTROL DE INVENTARIOS

1. Objetivo

Realizar el seguimiento, organización y control de los documentos que mueven el inventario, con el fin de
garantizar la confiabilidad en la información y evitar la pérdida de documentos y/o mercancía

2. Contenido

La gestión y control de documentos es fundamental para evitar pérdida de información y/o mercancía que
afecte la operación de la empresa y los inventarios. Por tal motivo es importante realizar seguimiento y
controlar los documentos teniendo en cuenta los siguientes aspectos:

 En cada bodega es importante que haya un tablero acrílico programar la recepción de mercancía de
proveedores y despachos a clientes; aquellas bodegas que no tengan tablero acrílico, deben mantener
un papelógrafo para registrar esta información
 Cada bodega debe tener un espacio exclusivo para el archivo y control de documentos, el cual debe
estar debidamente marcado por tipo de documento
 En los puntos que cuentan con bodega alterna, el Coordinador y Auxiliar de Bodega son los
responsables del traslado de los documentos entre la sala y la bodega
 El coordinador de bodega es el responsable del control de todos los documentos, el cual debe realizarse
a diario antes del cierre del punto de venta, con el fin de dejar todos los documentos organizados,
con los criterios pertinentes y si existe alguna diferencia o anormalidad corregirlo y/o buscar la
solución evitando problemas a futuro.
 En aquellas salas que tengan bastante movimiento en bodega se debe realizar el control de las
remisiones 2 a 3 veces en el día, evitando pérdida de documentos o documentos que incumplan los
criterios

3. Criterios para el control de documentos

Los documentos y criterios que deben controlarse son los siguientes:

 Remisiones (Del proveedor)

Las remisiones o facturas originales que entrega el transportador del proveedor se deben enviar a la
oficina central junto con la entrada de la mercancía; sin embargo debe quedarse en el punto de venta una
copia de las remisiones que presenten novedades/observaciones

La original al igual que la copia debe contener obligatoriamente el sello de “Recibo de Mercancía” con
las notas pertinentes a las novedades presentadas al momento de la recepción.
 Novedades

Las novedades en la recepción de mercancía deben reportarse en máximo 3 días hábiles para mercancía
importada y 10 días calendario para mercancía nacional. Por lo cual es importante tener organizadas las
 remisiones del transportador con sus respectivas observaciones.

Los formatos originales de novedades deben archivarse y organizarse por fecha.

 Entradas

La entrada de mercancía se envía a la oficina central junto con la remisión o factura original del
transportador y una copia se archiva por consecutivo en paquetes de 100 en la bodega.

Es importante que el Coordinador de Bodega controle que la entrada de mercancía correspondiente a

cada remisión se haya realizado

 Remisiones (Del cliente)

Mercancía entregada: Las remisiones del cliente deben archivarse por consecutivo en paquetes de 100.
Todas las remisiones en las cuales se haya entregado la totalidad de la mercancía deben tener el sello de
“Entregado”, el nombre completo legible del Coordinador de bodega y en su ausencia el auxiliar de
bodega que realiza la entrega y la firma del cliente con número de cédula en constancia de recibido a
satisfacción.

Mercancía pendiente de entrega: Las remisiones del cliente que están pendientes de entrega, tanto
parcial como total deben estar archivadas en una carpeta o A-Z por la auxiliar administrativa. Estas
remisiones NO deben tener el sello de “Entregado”, pero si deben contener las observaciones que sean
pertinentes; en el caso de la entrega de mercancía parcial, se realiza la anotación de la mercancía que se
entregó o de la mercancía que está pendiente.

Es importante que el Coordinador de Bodega tenga conocimiento de la mercancía pendiente de entrega

aunque la remisión esté bajo el control de la Auxiliar Administrativa.

 Facturas Manuales (Copia amarilla)

Cuando se requiere utilizar facturación por contingencia (Factura Manual), la copia amarilla funciona
como remisión para entregar al cliente mientras se ingresa al sistema; por lo tanto esta copia amarilla
debe contener el sello de “Entregado”, el nombre del coordinador de bodega que entrega la mercancía, la
firma del cliente y las observaciones que sean pertinentes. Una vez SIESA está disponible se realiza el
ingreso de la factura manual, se imprime la remisión y se entrega al coordinador de bodega para adjuntar
con la copia amarilla.

Auditoria de documentos y cierre de bodega

Todos los días al cierre del PDV, el coordinador de bodega es responsable de realizar una auditoría de
documentos y cierre de bodega; para ello es importante realizar lo siguiente:

 El auxiliar administrativo imprime y entrega al Coordinador de bodega una auditoría de todos los
documentos que se deben revisar, tanto generados como controlados en la bodega
 El coordinador de bodega comparará el listado impreso por la auxiliar contra los documentos que se
encuentran en la bodega, y con los documentos que no se encuentren o tengan novedades, se debe
dejar la observación escrita.
 Aquellos documentos que no estén físicamente o no cuenten con los criterios definidos, se deben
gestionar para que queden todos los consecutivos y con todos los criterios
 Con el auxiliar administrativo se gestiona y verifica los documentos faltantes
 Las remisiones con entregas parciales se entregan a la Auxiliar Administrativa para su archivo y
organización
 Las auditorías realizadas diariamente (listado) el Coordinador de Bodega debe archivarlas en una
carpeta o A-Z y organizarlas por fecha de realización, verificando que tenga todas las observaciones
pertinentes.
 El administrador es responsable de auditar mínimo una vez por semana el cumplimiento de los
procedimientos y políticas.