Universidad Mayor Real y Pontificia de San Francisco Xavier de Chuquisaca

Facultad de Ciencias Económicas y Empresariales

BALANZA DE COMPROBACIÓN DE SUMAS Y SALDOS

1.- CONCEPTO.-

Es un informe resumido auxiliar de la empresa, elaborado a fines de un periodo contable, con el

propósito de controlar la confiabilidad de la información contenida en términos monetarios de débitos
y créditos de las cuentas del Libro Diario y del Libro Mayor, mediante procesos cruzados
cuantitativos.

Se conoce también como balance de comprobación de sumas y saldos; es el cuarto paso del ciclo
contable y tal y como su nombre lo indica, su principal finalidad es comprobar que la suma de los
créditos y débitos sean iguales luego de que se haya realizado el pase al mayor general. Es decir, se
comprueba la posibilidad de que se hayan cometido errores matemáticos al momento de calcular los
saldos de las cuentas.

La balanza de comprobación es unos de los pasos más importantes antes de la realización de

los estados financieros básicos y se elabora al final de un ejercicio determinado y en la mayoría de
las empresas, al final de cada mes, aunque algunas compañías optan por elaborarla en otros
intervalos de tiempo.

2.- DISEÑO.-

La Balanza de Comprobación de Sumas y Saldos en su diseño presenta, como todo informe

contable: Encabezado, Cuerpo del documento y pie del documento

a) Encabezado

Está compuesto por los títulos del informe referidos a:

1. Razón social de la empresa, NIT y lugar, en la parte izquierda

2. Nombre del informe, en este caso Balance de Comprobación de Sumas y Saldos; La fecha a la
cual se elabora el documento y las unidades monetarias en las cuales se expresa el informe.

3. Número de página, en el lado derecho

b) Cuerpo del Documento

Está conformad por seis columnas que tienen el siguiente contenido:

a. El numero correlativo de las cuentas del libro mayor

b. Títulos o nombres de las cuentas
c. Importes totales de los débitos de las cuentas
d. Importes totales de los créditos de las cuentas
e. Saldos deudores cuando los débitos son mayores a los créditos, obtenido mediante diferencia
entre ambos importes
f. Saldos acreedores cuando los créditos son mayores a los débitos, mediante diferencia entre ambos
importes.

3.- FORMA DE ELABORACIÓN.-

Para elaborar este tipo de informe hay que tener en cuenta la naturaleza de las cuentas
contables para tomar los saldos de cada cuenta que esté registrada en el libro mayor.

Materia Contabilidad Básica o General

DOCENTE: M.Sc. Lisette Cuellar V.
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Cuando vamos a realizar este informe, hay que tener en cuenta que se debe de colocar cada cuenta
de acuerdo al orden correspondiente: Primero los activos, pasivos, capital, ingresos, costos y gastos.
Además, como el propósito de esta balanza es comprobar que la suma de los débitos y los créditos
sean iguales entre sí y las sumas de los saldos deudores y acreedores sean iguale entre sí, hay que
comprobar que se cumpla con este enunciado y se coloca el resultado al final del balance con el
nombre de “total”.

Los saldos que pertenezcan a las cuentas de activo, costos y gastos se colocan en la columna
izquierda denominada débito, mientras que los saldos de las cuentas de pasivo, capital e ingresos
van en la columna derecha denominada crédito.

4.- CÓMO HACER LOS TRASPASOS A LA BALANZA DE COMPROBACIÓN DE SUMAS Y

SALDOS
Esta balanza se hace a partir de los mayores (que ya deben estar con sus respectivas sumas y
saldos por cada cuenta).

La balanza de sumas y saldos se hace entonces pasando a un listado los nombres de las cuentas
que aparecen en los mayores y anotando junto a cada cuenta las sumas de sus dos columnas (debe
y haber) y el saldo de esa cuenta (que se anotará en la columna "Saldo deudor" ó "Saldo acreedor"
según corresponda).

Es decir que para cada cuenta se completan tres columnas y la restante (saldo deudor o saldo
acreedor) se deja en blanco o se completa con cero.

En el caso de que alguna cuenta tenga valores iguales en el debe y el haber se dejan en blanco las
dos columnas de saldos (o se completan con ceros).

La comprobación consiste en verificar que sean por un lado iguales las sumas de las dos primeras
columnas (Debe y Haber) y por otro lado que sean iguales las sumas de las siguientes dos columnas
(Saldo Deudor y Saldo Acreedor).

5.- PASOS PARA LA ELABORACIÓN:

1.- Obtener la sumatoria de importes de las columnas debe y haber de cada una de las cuentas del
Libro Mayor.
2. Registrar los cuatro títulos en la Balanza
3. En columnas correspondientes, anotamos de la cuenta su número correlativo, nombre; bajo el título
de “Sumas” registramos los totales de los importes debitados y acreditados.
4. Continuado en el título “Sumas”, totalizamos los importes debitados y los acreditados, y luego
comparamos con los totales de las columnas debe y haber del Libro Diario, debiendo igualar ambos.
De ser así, proseguimos con el siguiente punto.
5. En la columna bajo el título de “Saldos”, se obtienen las diferencias entre sus columnas y su
resultado constituye saldo deudor cuando los débitos son mayores a los créditos y saldo acreedor
cuando los créditos son mayores a los débitos.
6. Si no cumple la condición establecida en el punto 4, es decir, que sumatorias de las columnas debe
y haber se “Sumas” del Balance de comprobación no igualan con los totales correspondientes del
Libro Diario, entonces debemos revisar el proceso de registro de cuentas en ambos libros, buscando
su error o errores, hasta encontrar la igualdad de los importes de dichos registros.

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Gracias a los avances en tecnología, estos procesos que suelen ser tan repetitivos en el mundo de la
contabilidad, se han simplificado bastante y ahora se pueden hacer de forma automática con un
programa de contabilidad o cualquier otro software contable. De esta forma el profesional de la
contabilidad se puede enfocar en lo que es realmente importante: el análisis para así servir como
asesor financiero.

6.- NOTAS IMPORTANTES:

1. Algo que es de suma importancia es que hay que ser conscientes de las limitaciones de la
balanza de comprobación y que a pesar de que la suma de los saldos sean iguales, esto no
quiere decir que no se haya registrado ningún error en los pasos previos del ciclo contable.
Un ejemplo de esto podría ser una cuenta de ingreso registrada como activo o viceversa.
Además puede darse el caso de que se obvien ciertas transacciones y que no se hayan
registrado en el libro diario al momento de efectuarse.
2. La primera balanza que se realiza tras finalizar un período se le conoce como Balanza de
Comprobación sin Ajustar, debido a que aún no se ha tenido en cuenta los efectos de las
amortizaciones, depreciaciones, gastos de alquiler por adelantado o cualquier otra
transacción que afecte determinadas cuentas durante todo un período.

7.- EJEMPLO 1.-

Supongamos que tenemos los siguientes mayores:

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Para hacer el balance de sumas y saldos pasamos la lista de todas las cuentas a la hoja del balance
junto con la suma de su columna debe y de su columna haber.

Por último copiamos el saldo a la columna correspondiente (tercera o cuarta dependiendo si el saldo
es deudor o acreedor).

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8.- EJEMPLO 2.-

La empresa FONTANER S.L., dedicada a la comercialización de accesorios y materiales de

fontanería, presenta a fecha de 1 de noviembre de 2019 el siguiente libro mayor:

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Se pide: Realizar el balance de comprobación a partir de los datos contables dados.

Solución:

Como explicamos, sumamos los totales de la parte del debe y del haber de cada cuenta,
registrándolas cada una en el balance en la columnas correspondientes. Posteriormente anotamos en
el balance los saldos de cada cuenta por las diferencias entre los totales del debe y haber de cada
una de las mismas. Recordemos que si el debe es mayor que el haber, el saldo es deudor, y si el
haber es mayor que el debe, el saldo es acreedor. Y finalmente realizamos las sumas totales de
todas las columnas (las de sumas y las de saldos).

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Como podemos observar tras finalizar la balanza, tanto las columnas de sumas como las de saldos
coinciden en sus importes, por tanto, no existe ningún error contable consistente en la transmisión de
datos del libro Diario al Mayor o en descuadre de alguno de los asientos del Diario. En caso de
existencia de algún otro error contable (como por ejemplo, de no denominar un elemento patrimonial
de forma correcta) lo más probable es que salga a la luz tras realizar el inventario de cierre de
ejercicio, ya que observaríamos que no hay coincidencia entre el patrimonio real que tenemos y el
que disponemos según los libros contables.

9.- OBJETIVOS DE CONTROL DE LA BALANZA DE COMPROBACIÓN DE SUMAS Y SALDOS

La Balanza de comprobación, además de las funciones que ya describimos, cumple una función muy
importante en los controles periódicos de la contabilidad y de la actividad de las empresas, que es la
de encontrar errores que puedan haber ocurrido al confeccionar los libros diario o mayor.
Como ya se dijo, la balanza de sumas y saldos refleja los saldos de todas las cuentas de la
contabilidad de una empresa. Las cuentas patrimoniales presentan saldos acumulados desde los
inicios de la empresa, o sea desde el Balance Inicial o de Apertura y las cuentas de Resultados,
ingresos y gastos, presentan saldos acumulados desde el inicio del ejercicio económico.

En lo referido a los cierres contables mensuales es importante revisar aunque sea de una forma
rápida el balance de sumas y saldos. Los saldos de las cuentas dan mucha información,
siempre importante, sobre la evolución de las cuentas y de la actividad de la empresa.
Si se tienen bien estructuradas las cuentas se pueden sacar informes mensuales basados en la
balanza de comprobación que indiquen entre otras cosas el volumen y porcentaje de los
gastos directos, fijos o extraordinarios.
Pero aparte de estos informes fundamentales, la persona que se encargue del control de las
cuentas debe ir más al detalle. Resultaría tedioso ir cuenta por cuenta revisando los saldos, aparte
de poco productivo e incluso inútil. Por eso hay que buscar otros métodos para que esa revisión
sea rápida y útil.
Este trabajo se puede hacer en Excel que es un gran aliado de la Contabilidad. Una vez que se
exportan los saldos a Excel puedes hacer cualquier cosa con ellos. Lo ideal sería, tener en una sola
pestaña de la hoja de cálculo todas las cuentas con el saldo de cada mes en una columna.
Si además se puede tener los de otros años, mucho mejor, aunque sea en otras pestañas.
Hay múltiples formas de vincular los datos, desde tablas dinámicas a búsquedas, operaciones,
etc.

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10.- TIPOS DE CONTROL CON LA BALANZA DE COMPROBACIÓN

1. De evolución y/o tendencia:

Mediante una tabla o un gráfico se ve la evolución de una determinada cuenta o partida o
agrupación de cuentas, sobre todo para ingresos y gastos. Un saldo que rompe la armonía del
resto es susceptible de una revisión más a fondo.
2. De lógica:
Saldos extraños invitan a revisar una determinada cuenta. Por ejemplo un proveedor con saldo
deudor.
3. De comparación:
Se pueden comparar los saldos de un ejercicio con el anterior para detectar cambios o
anomalías. Útil en determinados ingresos o gastos. Conviene añadir una columna con
el porcentaje sobre ingresos totales.

11.- TIPO DE ERRORES QUE SE PUEDEN DETECTAR

Los errores, incidencias u omisiones que se pueden detectar con este tipo de controles, suelen ser
los siguientes:
 Asientos no contabilizados. Tales como pagos, facturas, planillas de sueldos, declaraciones de
impuestos, etc.
 Asientos duplicados. Del mismo tipo que los anteriores.
 Errores de tecleado. Como puede ser “olvidarse” de teclear la coma de los decimales, o algún
cero de más o un error en el tipo de cambio del boliviano respecto de otra moneda, diferencia
importante en una cuenta puede no ser fácilmente detectable en la cuenta de resultados, ya
que se agrupan varias partidas, pero sí en el balance de sumas y saldos.
 Registrar dos veces el pago de una factura de un proveedor llama la atención si el saldo se queda
en negativo, pero si quedan más facturas pendientes puede quedar camuflado.
 Si la cuenta tiene alguna incidencia o tendencia que llame la atención puede llevar un poco más,
pero merece la pena dedicarle ese tiempo.

12.- PARTIDAS QUE DEBEN REVISARSE EN UNA BALANZA DE COMPROBACIÓN DE SUMAS

Y SALDOS

 Cuentas de activo disponible

 Proveedores y acreedores. Se puede ver en global para determinar cómo evolucionan los
saldos, y de uno en uno para intentar detectar saldos extraños.
 Clientes y deudores: Igual que el anterior.
 Remuneraciones pendientes. Permite detectar si no se ha contabilizado la planilla o su pago en
un determinado periodo.
 Falta o duplicidad de asientos
 Deudas a corto plazo. Si se amortizan (recuperan) periódicamente, permite comprobar de un
vistazo si se realizan los asientos correspondientes.
 Gastos: Arrendamientos, suministros, teléfonos y comunicaciones, entre otros.
 El gasto de personal, que en muchas empresas es el más importante, no debe quedar nunca sin
comprobar que esté registrado.
 Gastos financieros
 Amortizaciones
 Ingresos
 Otras cuentas que se consideren importantes según el tipo de empresa, el giro del negocio y el
tipo de producto o servicio que vende

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