DIAGNÓSTICO

REPROGRAFÍA
DOCUMENTAL

Técnico Laboral Oficinista,

Clasificación y Archivo
(TLOCA)

2021 - I
CUANTIFICACIÓN DE ARCHIVOS

Para que sirve medir los archivos:

Planificar tareas archivísticas tales como la

organización, selección, clasificación,
restauración, microfilmación, digitalización y
descripción.

Diseñar espacios físicos

Presentar Informes

Transferencia de documentación
 CUANTIFICACIÓN DE ARCHIVOS

Cuantifica un archivo en términos de números de

folios, es la medida mas exacta, pero cabe resaltar que
es también la mas compleja de aplicar ya que este
proceso incluye la contabilización de folio por folio.

Este es la cuantificación mas aceptada dentro de la

medición de los archivos, porque permite aproximar
la cantidad del numero de folios por dos variables:
UNIDAD DE CONSERVACIÓN Y GRAMAJE DE
PAPEL.
 La cantidad de folios que contiene cada metro lineal
varía de acuerdo con el gramaje de papel.

El tipo de unidad de conservación en que está almacenada la

información es otro de lo factores o variables para aproximarnos a
la cantidad de folios, por medio de este método de cuantificación
por metro lineal ya que cada una de estas unidades tiene un
volumen diferente y ocupan mayor espacio.

Q = # metros x PFM
Donde:
Q = cantidad de folios
# metros = número de metros lineales
PFM = promedio de folios por metro lineal
Se mide con la documentación puesta de canto o
filo.
La cantidad de folios que contiene cada metro
lineal varía de acuerdo con el gramaje del papel.
Una vez determinado el número de metros
lineales y obtenido el promedio de folios por
metro lineal, solo resta multiplicar las dos cifras
para obtener un total aproximado de hojas que
componen el archivo.
La medición en metros lineales da una idea del
tamaño de un archivo sin necesidad de
trasladarlo a folios.
 Medición de una documentación de que
ocupara en un espacio tridimensional.

- Ideal para medir documentos en el piso, costales y

cajas de cartón

- Es importante determinar el promedio de folios PFM3

- Hay que observar la forma volumétrica del archivo y

aplicar la forma correspondiente.
1. Estado Inicial: Se identifica la
disposición de la documentación, las
unidades de
conservación en las que está dispuesta y
el gramaje de papel.

2. Toma de datos: Luego de identificar la

disposición de la documentación se
procede a
determinar la forma en la que se
realizará la medición.

3. Cálculos finales: Aplicación de las

formas de medición y desarrollo las
ecuaciones para
el caso de la documentación que esté
dispuesta en volumen o en un área
específica.
Anexo B correspondiente a tabla de equivalencias Cuadro o tabla de coeficientes de conversión
entre las variables de gramaje de papel y encontrado en el Anexo C de la NTC 5029
unidades de conservación. sobre Medición de Archivos.
 ELABORACIÓN DE MAPA DE RIESGOS PARA LA DOCUMENTACIÓN Y
PERSONAL

¿Qué es un mapa de riesgo?

Un Mapa de Riesgos es una herramienta que permite visualizar datos para comunicar los riesgos
específicos que enfrenta una organización, cuales son sus probabilidades de afectación e impacto.

Según la Real Academia Española, riesgo es - Contingencia o proximidad de un daño.

Así, y considerando que el Riesgo es el efecto de la incertidumbre sobre los objetivos, mediante un
Mapa de Riesgos bien elaborado, una organización estará en condiciones de:

• Anticiparse a los problemas para poder resolverlos de manera eficiente.

• Aprovechar las oportunidades cuando éstas se presenten.
Un mapa de riesgos ayuda a las empresas a identificar y priorizar los riesgos asociados con sus
negocios, al mejorar la comprensión de una organización de su perfil y apetito de riesgos, aclarar
el pensamiento sobre la naturaleza y el impacto de los riesgos, y mejorar el modelo de evaluación
de riesgos de la organización.
 Por medio de esta herramienta también
podemos interpretarse y contemplarse
otros aspectos:

• Nivel de Riesgos
• Criterios de Riesgos
• Tolerancia al riesgo
• Capacidad de riesgo
• Consecuencias

Un Mapa de Riesgos es el resultado gráfico de la Evaluación del Riesgo, el cual a su vez constituye un proceso global de:

1. Identificación del Riesgo

2. Análisis del Riesgo
3. Valoración del Riesgo

La identificación de los riesgos inherentes es el primer paso para crear un mapa de riesgos.
El propósito de la identificación del riesgo es encontrar, reconocer y describir los riesgos que pueden ayudar o impedir a una
organización lograr sus objetivos. Para la identificación de los riesgos es importante contar con información pertinente,
apropiada y actualizada.
¿Cuándo, dónde, por qué y cómo es probable que sucedan riesgos en la organización?

¿Existen riesgos internos?

¿Existen riesgos externos?

¿Quién podría estar involucrado o afectado si ocurre un incidente?

¿Estamos preparados en caso de un incendio, en caso de que incineración de

documentos con valores secundarios?

¿ En caso de extracción de documentos dentro de los expedientes y carpetas podemos

controlarlo?

¿Es posible que los documentos clave para la organización sean destruidos?

¿Cómo se hace la toma de decisiones ante la renuncia de uno los mejores miembros del
personal dentro de las áreas de archivo?
Ejemplo de escala de Probabilidad:

Grado probabilidad 4 “Muy probable”: Sucede más de una vez al año en esta industria.
Grado probabilidad 3 “Probable”: Sucede aproximadamente una vez al año en esta industria.
Grado probabilidad 2 “Improbable”: Ocurre cada 10 años o más en esta industria.
Grado probabilidad 1 “Muy improbable”: No ha sucedido ninguna vez en esta industria.

Ejemplo de escala de Impacto

Tipo de impacto 4 “Grave”:

Tipo de impacto 3 “Alto”
Tipo de impacto 2 “Moderado”
Tipo de impacto 1 “Bajo”

Una vez analizados los riesgos que fueron identificados, el paso siguiente en la construcción del
Mapa de Riesgos corresponde a la Valoración del riesgo, cuyo propósito es apoyar a la toma de
decisiones.
Ejemplo de escala de valoración de riesgos

1. Riesgo Crítico: Necesita tratamiento en forma inmediata.

2. Riesgo Alto: Necesita tratamiento dentro de 1 mes.

3. Riesgo Medio: Necesita tratamiento dentro de los próximos 3 meses.

4. Riesgo Bajo: Actualmente no requiere tratamiento.

¿POR QUÉ ES IMPORTANTE CREAR UN MAPA DE RIESGOS?