Documentos de Académico
Documentos de Profesional
Documentos de Cultura
Libro Asistente Administrativo
Libro Asistente Administrativo
ADMINISTRATIVO
1
MODULO I: ASISTENTE ADMINISTRATIVO
SEMANA 1:
• LA EMPRESA
• LA ESTRUCTURA DE LA EMPRESA
• ANALISIS FODA
• LAS 5 S DE KAIZEN
2
SEMANA 1
• Estructura de la empresa
QUE ES LA EMPRESA
Dos objetivos principales que tiene la empresa son del generar ganancias
utilidad para ellas mismas, el cual representa un objetivo económico y el
brindar ayuda al entorno que sería el objetivo social lo que contribuye
además al bienestar coyuntural y puedo así generar una mejor imagen
institucional de mi negocio.
3
Conceptualice lo siguiente en base a lo anteriormente señalado:
DETALLE
EMPRESA
EMPRESARIO
OBETIVOS
FUNCIONES DE LA EMPRESA
4
Dar ejemplos prácticos, según las funciones de la empresa:
FUNCION DETALLE
TECNICA
COMERCIAL
FINANCIERA
SEGURIDAD
CONTABLE
ADMINISTRATIVA
5
ANALISIS FODA, DIAGNOSTICO INTERNO Y EXTERNO
6
VARIABLES DEL ANALISIS FODA
VARIABLE CONCEPTO
FORTALEZA
DEBILIDAD
AMENAZA
OPORTUNIDAD
7
FODA MATEMATICO
DIAGNÓSTICO INTERNO
8
FORTALEZAS
DEBILIDADES
GRADO DE IMPACTO
DIAGNÓSTICO EXTERNO
9
OPORTUNIDADES AMENAZAS
TOTAL
5. Innovación educativa
3. Acceso a tecnologías
1. Nivel de empleo
6. Apoyo de PP.FF.
2. Crisis de valores
4. Drogadicción
5. Prostitución
6. Pandillas
1. Buena imagen institucional
FORTALEZAS
5. Estabilidad de costos
6. Calidad educativa
1. Falta de plan estratégico
DEBILIDADES
OPORTUNIDADES
AMENAZAS
GRADO DE IMPACTO
10
GADRO DE IMPACTO:
NIVEL PONDERACION
NULO 0
BAJO 1
MEDIO 2
ALTO 3
FODA EMPRESARIAL
DIAGNOSTICO INTERNO
LAS FORTALEZAS
LAS DEBILIDADES
Es algo que existe dentro de la empresa, o que por a su vez por no existir
(capacidad-recurso-habilidad), genera una posición desfavorable para el
desarrollo de la misión, visión, por la cual la empresa será vulnerable al
entorno y no podrá hacer frente a las amenazas o factores internos y
externos que influyan en ella.
11
RECURSOS
CAPACIDADES
Es la habilidad de que una empresa aprovecha los recursos que se han
integrado.
Coordinar los recursos y destinarlos a ser productivos.
DIAGNOSTICO INTERNO
CLINICA
MAS SALUD
12
ANALISIS INTERNO - DEBILIDADES
13
PONDERACION PARA LAS VARIABLES INTERNAS
14
GRAFICA DE REPRESENTACION DE LAS VARIABLES QUE SE
INVOLUCRAN EN EL ENTORNO EMPRESARIAL.
DIAGNOSTICO EXTERNO
ENTORNO
AMENAZAS
MACROAMBIENTE
FACTOR POLITICO
Es la parte del entorno que contiene las variables que se relacionan con los
asuntos de gobierno del país.
FACTOR LEGAL
➢ leyes de patentes.
➢ legislación aduanera – impuestos EXP – IMP.
➢ leyes del sector empresarial
16
FACTOR ECONOMICO
➢ PBI
➢ INFLACION
➢ PODER ADQUISITIVO
➢ IPC
➢ TASA DE INTERES
➢ PBI PER CAPITA …
FACTOR SOCIAL
➢ INDICE DE VIOLENCIA
➢ NIVEL DE CORRUPCION
➢ PROTAGONISMO DE LA MUJER
➢ TASA DE ANALFABETISMO
➢ TASA DE NATALIDAD – MORTALIDAD
➢ NIVEL DE POBREZA
FACTOR ECOLOGICO
FACTOR TECNOLOGICO
➢ DESCUBRIMIENTOS TECNOLOGICOS.
➢ NUEVOS AVANCES DE LA CIENCIA.
➢ APLICACIÓN DE NUEVA TECNOLOGIA – HADWARE – SOFTWARE
17
MICROAMBIENTE
CLIENTES
➢ NUMERO DE CLIENTES
➢ PODER ADQUISITIVO DE LOS CLIENTES
➢ NIVEL DE EXIGENCIA DE PRODUCTOS Y SERVICIOS DE CALIDAD
➢ VALORES AGREGADOS PARA LOS PRODUCTOS
COMPETENCIA
➢ NUEVOS COMPETIDORES
➢ CAPACIDAD DE LOS COMPETIDORES
➢ REGLAS DE JUEGO DE LA LIBRE COMPETENCIA.
➢ PRODUCTOS SUSTITUTOS
➢ PRODUCTOS COMPLEMENTARI
PROVEEDORES
➢ MATERIAS PRIMAS
➢ PROCESO DE COMPRAS DE MATERIALES
➢ NUEVOS PROVEEDORES
➢ DISPONIBILIDAD DE MATERIALES, INSUMOS.
18
COMPETIDORES INDIRECTOS
PRODUCTOS SUSTITUTOS:
NIVEL DE PRECIOS
CARACTERITICAS DEL PRODUCTO.
DEMANDA
OFERTA
SIMILITUD
PRODUCTOS COMPLEMENTARIOS
PRECIOS
OFERTA – DEMANDA
CALIDAD
SERVICIO
COMPETIDORES POTENCIALES
NIVEL DE INVERSION
TECNOLOGIA APLICADA
ECONOMIA DE ESCALA
UBICACION ESTRATEGICA
NIVEL DE PRECIOS COMPETITIVOS
EFICIENCIA
PRODUCTIVIDAD
DIAGNOSTICO EXTERNO
CLINICA
MAS SALUD
19
ANALISIS EXTERNO - OPORTUNIDADES
20
PONDERACION DE LAS VARIABLE EXTERNAS
EL KAIZEN
21
El sistema KAIZEN, si bien
es cierto es una filosofía,
también abarca una serie de
componentes o disciplinas
administrativas tendientes al
mejoramiento de la gestión:
22
Acá los empleados dan sugerencias
para mejorar la gestión y el número de
sugerencias emitidas es un criterio
para revisar el desempeño de los
supervisores
El modelo KAIZEN plantea entonces que para analizar los problemas de una
organización no se debe ver el nivel de producción pues ese es solo una medida y lo
que importa es el proceso.
23
24
25
• El mejoramiento continuo muestra cuatro aspectos fundamentales:
26
4. El Kaizen de la tecnología busca el mejoramiento continuo de la capacidad
tecnológica mediante la investigación que provee un mayor conocimiento con
vistas a su aplicación sistematizada.
27
producirlos sin fallas y al menor coste, como entregarlos en tiempo y
forma, atender correctamente a los clientes, facturar sin errores, y no
producir contaminación. Así como es importante la calidad de los insumos
y para ello se persigue reducir el número de proveedores (llegar a uno por
línea de insumos) a los efectos de asegurar la calidad (evitando los costos
de verificación de cantidad y calidad), la entrega justo a tiempo y la
cantidad solicitada; así también es importante la calidad de la mano de
Los objetivos son lo que se denomina las seis grandes pérdidas. Todas
ellas se hallan directa o indirectamente relacionadas con los equipos, y
Los medios de que se vale el TPM, son los distintos sistemas de gestión
que han permitido implantar el adecuado mantenimiento, tanto a nivel de
diseño como de la operativa de los equipos, para paliar al máximo las
pérdidas de los sistemas productivos que puedan estar relacionadas con
los mismos.
Masaaki Imai, define dos términos japoneses, kai, cambio y, zen, mejorar,
entonces se puede decir que Kaizen: acción de mejora.
30
La esencia del kaizen es la simplicidad como medio de mejorar los estándares
de los sistemas productivos. Las capacidades de definir, medir, analizar, mejorar
y controlar constituyen la razón de ser del kaizen. "Cuanto más simple y sencillo
mejor".
Eventos Kaizen
• Un evento Kaizen se realiza entre uno y cinco días, con objeto de eliminar
Muda (espacio, tiempo, recursos, materiales) en el área de trabajo.
• El equipo Kaizen se integra por un equipo multidisciplinario de
operadores, supervisores, ingenieros y técnicos, dependiendo del
problema.
• Se hace participar a la gente del Evento Kaizen con sus ideas de mejora
sobre el objetivo, se analizan las ideas de los participantes.
• Se analiza el área de mejora, se toman fotos y videos, se discuten y
analizan todas las ideas, se genera un plan de trabajo y se ejecuta.
31
• No busques perfección, busca primero el 50% del objetivo
• Si cometes un error corrígelo inmediatamente
• Para encontrar las causas de los problemas, pregúntate 5 veces ¿Por
qué?
• La sabiduría de varias personas es mejor que el conocimiento de uno
• El líder debe escuchar, transmitir actitudes e ideas positivas.
Procedimiento Kaizen:
2. Analizar el proceso actual, identificar las causas potenciales y causas raíz del
problema.
6. Repetir el Ciclo
32
SEMANA 2
TEMAS:
• COMUNICACIÓN EFECTIVA.
• TRABAJO EN EQUIPO.
• REUNIONES DE TRABAJO.
• ACTA DE REUNIONES.
33
LOS COMPROBANTES DE PAGO
Para ser considerado como tal debe ser emitido y/o impreso conforme
a las normas del Reglamento de Comprobantes de Pago
34
BOLETA DE VENTA
GUIA DE REMISION
35
NOTA DE CREDITO
NOTA DE DEBITO
36
MODELO DE RECIBO DE HONORARIO SIN RETENCION
37
MODELO DE FACTURA ELECTRONICA
38
RECIBO DE HONORARIOS PROFESIONALES
39
CASOS PRACTICOS DE COMPROBANTES DE PAGO
40
RECIBOS DE HONORARIOS PROFESIONALES, CON RETENCION Y SIN
RETENCION
41
MODELO Y CASO PRÁCTICO DE GUIA DE REMISION
42
43
MODELOS A TRABAJAR PARA LA GESTION DOCUMENTARIA
44
2.- MODELO DE ORDEN DE COMPRA
45
3.- MODELO DE SOLICITUD
46
4.- MODELO DE MEMORANDUM
47
5.- MODELO DE INFORME
48
MODELO DE INFOMRE – ADMINISTRATIVO - FINANCIERO
49
LA COMUNICACIÓN EFECTIVA
Es aquella que lograr resolver los problemas planteados al mismo tiempo que
mantiene armónica y congruente en integridad las relaciones interpersonales
entre los involucrados y no perjudica el derecho de los terceros.
50
• La responsabilidad por la comunicación es compartida por todos los
niveles de la dirección, y su personal de apoyo para lograr los
resultados deseables.
CARACTERISTICAS Y
RELEVANCIAS PARA
UNA BUENA
PRESENTACION DE
LA INFORMACION EN
LAS
ORGANIZACIONES
51
EL TRABAJO EN EQUIPO
Se afirma que este modelo de trabajo no es fácil, que suele en general reducirse
a un deseo o a una declaración de principios, por el contrario, sostiene se
requiere de un nuevo esquema mental basado en:
A. VALORES
A1) Dignidad: enfocado desde el respeto y aprecio por cada una de las
personas que configuran el grupo, sus creencias y opiniones.
52
B1) Contar con organizaciones laborales que, haciendo eje en el
desempeño y los resultados, acepten los valores y métodos básicos que
guían el trabajar en equipo.
*Eduardo Surdo plantea estas barreras como una patología cuyos síntomas
describe. Aquí señalamos algunos:
54
Caracterización de las etapas y tareas de cada uno:
55
“interdependencia y visión compartida”. Aparece la cultura del grupo que
le brinda su identidad propia.
Los deberes del líder del grupo en reuniones de trabajo sobre mejora
de procesos incluyen:
a) Preparación de la reunión:
b) Desarrollo de la reunión.
Fase 1
59
INFORMES GERENCIALES
60
DATOS A CONSIDERA PARA EL INFORME GERENCIAL
61
SEMANA 3
TEMAS:
• PLANILLA LABORAL
62
GESTION DE PERSONAL
63
CONTROL DE ASISTENCIA DE LOS TRABAJADORES
(D.S. 4-2006-TR)
65
66
MODELO DE BOLETA DE PAGO AL TRABAJADOR
67
68
CONTROL DE ASISTENCIA DEL PERSONAL
69
FORMATO DE PLANILLA DE PAGO A LOS COLABORADORES
70
MODELO DE CALCULO DE HORA EXTRS
71
SEMANA 4
TEMAS:
72
GESTION DE FLUJO DE CAJA Y FINANZAS
La caja menor, caja chica o simplemente caja, es una cantidad pequeña de fondos
en dinero efectivo que se usa para gastos en aquellas situaciones en que
desembolsos por cheque son inconvenientes debido al costo de escribirlos,
firmarlos y convertirlos en efectivo. ... esto es caja menor.
SE DENOMINA CAJA CHICA O CAJA MENOR
Porque existe movimiento de dinero, pero en poca escala. Y fondo fijo porque se
asigna una determinada cantidad de dinero que en lo posible no aumentará o
disminuirá, salvo disposiciones administrativas y/o anomalías en el manejo de
fondos
OBJETIVOS:
73
MODELOS DE CAJA CHICA
74
Para todo desarrollo o modelo de caja chica, ser necesario adema de contar con las
evidencias, es decir los documentos que demuestren la fidelidad de las actividades
realizadas con el respectivo ingreso de algún monto de dinero, destinado a
actividades diarias y cotidianas de la empresa.
75
CASO PRACTICO Y MODELO DE CAJA CHICA A USAR
76
ESTADO DE FLUJOS DE EFECTIVO
77
INVENTARIO Y CONTROL DE EXISTENCIAS
SISTEMAS DE INVENTARIO
CASO 1
Con los siguientes datos, tomados de los libros de contabilidad, calcule el valor
de los inventarios:
78
L a información anterior se registra en la tarjeta de control (Kardex) de la
siguiente manera:
CASO II
METODO PEPS
79
MES: ENTRADA SALIDA SALDOS
FECHA CONCEPTO Q VU VT Q VU VT Q VU VT
80
UEPS; Método de valuación de inventarios
En este método lo que se hace es darle salida a los productos que se compraron
recientemente, con el objetivo de que en el inventario final queden aquellos
productos que se compraron de primero. Este es un método muy útil cuando los
precios de los productos aumentan constantemente, cosa que es muy común en
los países con tendencias inflacionarias.
CASO I
Con los siguientes datos, tomados de los libros de contabilidad, calcule el valor
de los inventarios:
• El 2 de enero de 2001 había en existencia 1.000 unidades, cuyo costo unitario
era de $10.oo.
• El 3 de enero compra 500 unidades a un costo unitario de $12.oo.
• El 4 de enero vende 1.100 unidades a un precio unitario de $20.oo
• El 15 de enero compra 600 unidades a un costo unitario de $15.oo.
• El 28 de enero compra 500 unidades a un costo unitario de $18.oo.
• El 31 de enero vende1.200 unidades a un precio unitario de $22.oo.
81
Fecha Concepto Q VU VT Q VU VT Q VU VT
600 15 9.000
CASO II.-
Con los siguientes datos, tomados de los libros de contabilidad, calcule el valor
de los inventarios:
82
• El 10 de enero compra 700 unidades a un costo unitario de $13.oo.
NOTA: Realizar el llenado del siguiente cuadro, indicar los saldos, según las
actividades indicadas y el método correspondiente.
METODO UEPS
FECHA CONCEPTO Q VU VT Q VU VT Q VU VT
83
Sistema Promedio
CASO – 1
Con los siguientes datos, tomados de los libros de contabilidad, calcule el valor
de los inventarios
Fecha Concepto Q VU VT Q VU VT Q VU VT
Saldo
01-01 1.000 $10.00 $10.000
inicial
84
SISTEMA PROMEDIO DE INVENTARIO
CASO – 2
Con los siguientes datos, tomados de los libros de contabilidad, calcule el valor
de los inventarios, utilizando el método promedio.
Fecha Concepto Q VU VT Q VU VT Q VU VT
Saldo
01-01 2.000 $10.00 $20.000
inicial
85