Instructor: francisco García

Sena – Regional Córdoba

GUÍA DE APRENDIZAJE
MICROSOFT WORD

1. TEMA: Combinación de correspondencia

2. INTRODUCCIÓN:

Se puede utilizar la combinación de correspondencia cuando desee crear un conjunto de

documentos, como una carta modelo que se debe enviar a muchos clientes o una hoja de
etiquetas de dirección. Cada carta o etiqueta contiene el mismo tipo de información, aunque su
contenido es único. Por ejemplo, en las cartas que envíe a sus clientes, cada carta se puede
personalizar con el nombre de la persona a la que vaya dirigida. La información única de cada
carta o etiqueta procede de las entradas contenidas en un origen de datos.

3. OBJETIVO:

Dado el procesador de textos Microsoft Word, el estudiante estará en capacidad de enviar

correspondencia con el mismo contenido a varios destinatarios utilizando una base de datos para
realizar el proceso de combinación.

4. ACTIVIDAD DE APRENDIZAJE.

4.1. Encienda el computador, espere a que se cargue Windows y entre a Microsoft Word

4.2. En la Ficha Diseño de página activa la flecha desplegable del grupo Párrafo.

Aparecerá la siguiente caja de dialogo llamada Párrafo:

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En el campo Espaciado selecciona para el Anterior y Posterior 0 (cero) puntos, luego escoge la
opción sencillo de la flecha desplegable Interlineado. Finalmente pulsa el botón Aceptar (Ver
figura anterior).

4.3. Define el siguiente formato para el texto: Fuente Arial, Tamaño 12 y Justificado.

4.4. Digita la siguiente carta que será utilizada para la combinación.

Montería, fecha actual (día mes Año)

[ESPACIO]
[ESPACIO]
[ESPACIO]
[ESPACIO]
[ESPACIO PARA CAMPO TRATAMIENTO]
[ESPACIO PARA CAMPO NOMBRE Y APELLIDO]
[ESPACIO PARA CAMPO DIRECCIÓN 1]
[ESPACIO PARA CAMPO CIUDAD]
[ESPACIO]
[ESPACIO]
Asunto: Mora en pago de crédito.
[ESPACIO]
[ESPACIO]
[ESPACIO]
Cordial saludo.
[ESPACIO]
[ESPACIO]
Revisando la cartera, hemos notado con gran extrañeza que a la fecha usted está
atrasado en el pago de su cuota por valor de [ESPACIO PARA EL CAMPO
VALOR]. Por lo tanto enviamos este recordatorio con el ánimo de evitarle el pago de
intereses por mora y mayores costos.

Recuerde que en los compromisos adquiridos por usted figura que dicha cuota debe
cancelarse los cinco primeros días de cada mes.

Le recordamos realizar su consignación directamente en nuestras oficinas de lunes a

jueves en el horario de 8:00 – 11:00 a.m. y los días viernes y sábado de 9:00 a.m. –
2:00 p.m.

Si usted ya ha cancelado esta cuenta, le pedimos ignorar esta notificación.

[ESPACIO]
[ESPACIO]
Atentamente,
[ESPACIO]
[ESPACIO]
[ESPACIO]
[ESPACIO]
MARÍA JOSÉ JIMÉNEZ
Departamento de Cartera
Insumos y Computadores Ltda.

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4.5. Haz clic en la Ficha Correspondencia, despliega el botón Iniciar combinación de

correspondencia que se encuentra en el grupo identificado con el mismo nombre.

4.6. Elige la última opción Paso a paso por el Asistente para combinar correspondencia.

4.7. Observa que se activa un panel al lado derecho de la ventana. Este es el asistente que ofrece los
pasos a seguir para realizar la combinación de correspondencia. Comencemos a utilizar el
asistente.

4.7.1. El paso 1 de 6 llamado “Seleccione el tipo de documento”. Activa la opción Cartas.

Pulsa Siguiente (parte inferior del asistente) para llegar al paso 2 de 6. (Ver siguiente figura).

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4.7.2. En el paso 2 de 6 llamado “Seleccione el documento inicial” activa la opción Utilizar el

documento actual.

Pulsa Siguiente (parte inferior del asistente) para ir al paso 3 de 6.

4.7.3. En el paso 3 de 6 llamado “Seleccione los destinatarios”, haga clic en la opción Escribir
una lista nueva. Seguidamente pulse clic en el botón Crear.

Aparecerá una caja de dialogo denominada Nueva lista de direcciones, en esta sección el
asistente sugiere los campos que se pueden combinar, sin embargo el usuario puede definir
los que se amolden a su necesidad.

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Pulsa clic en el botón Personalizar columnas para indicar los campos que se van a necesitar
(Ver figura anterior)

En la siguiente caja de diálogo llamada Personalizar lista de direcciones, selecciona

aquellos campos que vas a utilizar, borra los que no necesitarás, agrega los que no se
encuentren en el listado y cambia el nombre a los que desees modificar.

Para nuestro caso necesitamos los siguientes campos: Tratamiento, nombre y apellido, Campo
de dirección1, Ciudad y Valor.

 ELIMINAR CAMPOS. Selecciona el campo Apellido y pulsa clic en el botón Eliminar

ubicado al lado derecho del cuadro de diálogo. Confirma la eliminación del campo pulsando
clic en el botón SI (ver figura).

Realiza el mismo procedimiento con los campos Nombre de la organización, Campo de

dirección2, provincia o estado, Código postal, País o región, Teléfono privado, Teléfono del
trabajo, Dirección de correo electrónico.
Finalmente solo quedarán cuatro campos (Ver figura).

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 CAMBIAR NOMBRE. Selecciona el campo Nombre y pulsa clic en el botón Cambiar

nombre ubicado al lado derecho del cuadro de diálogo. Digita como nuevo nombre del
campo Nombre y Apellido y pulsa el botón Aceptar.

 AGREGAR CAMPO. Pulsa clic en el botón Agregar Campo ubicado al lado derecho del
cuadro de diálogo. Digita el nombre del nuevo campo (Valor) y pulsa el botón Aceptar.

Finalmente al editar la lista de campos tenemos solo los necesarios para la elaboración de
nuestra carta de cobro. Finaliza la edición de los campos pulsando el botón Aceptar (Ver
siguiente figura).

Procede ahora a ingresar los datos de los destinatarios en la caja de diálogo llamada Nueva
lista de direcciones (Ver siguiente figura).

NOTA: Para agregar otro registro (un nuevo destinatario) pulsa el botón Nueva entrada
ubicado en la parte inferior izquierda del cuadro de diálogo (Ver siguiente figura).

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Una vez ingresados todos los registros con los datos de los destinatarios pulsa el botón
Aceptar.

De inmediato aparece un cuadro de dialogo en el que se debe guardar el listado. Guárdalo con
el nombre de Listado 1 en la carpeta Mis documentos (Ver siguiente figura).

Pulsa Siguiente (parte inferior del asistente) para llegar al paso 4 de 6.

Ubica el cursor al final de la primera línea de la carta (después de la fecha) y con la tecla
direccional hacia abajo ubica el cursor al cuarto espacio denominado [ESPACIO PARA
CAMPO TRATAMIENTO]. Ten en cuenta el modelo de carta indicado en la página 2 de
esta guía.

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4.7.4. En el paso 4 de 6 llamado “Escriba la carta” activa la opción Más elementos…

Aparece el cuadro llamado Insertar campos de combinación, escoge el campo Tratamiento

y pulsa el botón Insertar.

Cierra el cuadro anterior y ubica el cursor en la siguiente línea de la carta [ESPACIO PARA
CAMPO NOMBRE Y APELLIDO].

Inserta los campos Nombre y apellido, Campo de dirección 1 y ciudad; siguiendo los pasos
descritos en el numeral 4.7.4.

NOTA: Recuerda que debes insertar los campos uno debajo del otro.

Inserta el campo Valor en el espacio que dejaste llamado [ESPACIO PARA EL CAMPO
VALOR]

Pulsa la opción Siguiente ubicada en la parte inferior del asistente.

4.7.5. Ahora estamos en el paso 5 de 6: llamado Vista previa de las cartas. En este apartado tenemos
la oportunidad de editar la lista de destinatarios o buscar un destinatario en especial.

Pulsa nuevamente el botón Siguiente.

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4.7.6. Ya nos encontramos en el paso 6 de 6. Llamado Complete la combinación. Haz clic en la

opción Editar cartas individuales.

Al pulsar este botón aparece un cuadro de dialogo en el que se determina la cantidad de

destinatarios a los cuales se les va a enviar la carta, para este caso la opción que debe estar
activa es Todos.

Finalmente pulsa el botón Aceptar y observaras que se despliega una ventana correspondiente al
nuevo documento de cinco páginas en el que están las cartas con sus diferentes destinatarios.

PRODUCTO.

Guarda el nuevo documento con el nombre Cartas combinadas.