UNIVERSIDAD GERARDO BARRIOS SAN MIGUEL

FACULTAD DE INGENIERÍA Y ARQUITECTURA

PRINCIPIOS DE COMPUTACIÓN
DOCENTE: LICDA. SONIA MARCELA FERRUFINO DE ROMERO
FECHA: 13/04/2020
Guía Word 5 - COMBINAR CORRESPONDENCIA (Cartas)

“Nota para Laboratorio 2”

Competencias:
Conocer y manejar el uso de correspondencia en Word
Instrucciones:
 Crea una carpeta con su primer apellido y primer nombre, por ejemplo: Pineda
Carmen. Y es aquí donde iremos guardando los archivos que vayamos creando.

 Iniciar la aplicación de Word 2013 o 2016

 Imagínese que labora para una empresa, la cual le encomiendan enviar una carta de
invitación a 20 proveedores para que asistan a una reunión informativa el día X (aquí
escriba la fecha de su elección)

 Redacte y digite un formato de carta de invitación de acuerdo a lo encomendado,

dejando un guion de espacio en blanco para cada campo general del formato de la
carta, (campos que se describen en el siguiente inciso) donde posteriormente
agregará la información personal de cada proveedor haciendo uso de la
combinación de correspondencia. (ver ejemplo de carta en el paso 1)

 Guardar el formato de la carta con el nombre Formato de Carta de invitación a

proveedores, en la carpeta antes creada.

 Escribir una nueva lista para 20 diferentes destinatarios (Crear base de datos) con
los siguientes campos: Profesión, Nombre, Apellidos, Empresa, Dirección, Número
de DUI

 Agregar 20 diferentes registros por cada campo y guardar la lista con el nombre
Base de Datos en la carpeta antes creada.

 Una vez creada la base de datos con sus respectivos registros, proceder a aplicar
combinación de correspondencia en el formato de la carta por cada campo, para
generar automáticamente las respectivas cartas para los diferentes 20 proveedores.

 Guardar el documento generado con las diferentes 20 cartas con el nombre de:
combinación de cartas (guardar en la carpeta antes creada)

 Comprimir la carpeta donde guardó los documentos elaborados y posteriormente

subirla al buzón de tareas Envío de Guía Word 5.
 Pasos a seguir para desarrollar los ejercicios que se piden
según instrucciones al inicio de la guía.

1- Primeramente, debe redactar un formato de carta de acuerdo a lo que se le

pide en las instrucciones de la guía.

Ejemplo: (Este solamente es un ejemplo, usted debe redactar su propio formato de

carta, el encabezado de la carta con los campos que se muestran en el ejemplo,
estos si deben ser los mismos, ya que son los que se indican en las instrucciones
de la guía) posteriormente debe guardar el formato de la carta con el nombre que
se le pide en las instrucciones.
 2- Proceder a crear una base de datos donde se listen los clientes a
quienes serán dirigidas las cartas. Para ello debe hacer lo siguiente:

Clic en la pestaña correspondencia

Clic en iniciar combinación de correspondencia, luego clic en opción cartas. (Esto

es para indicar que los documentos a realizar son cartas)
Siempre en la pestaña correspondencia, clic en seleccionar destinatarios, luego, clic
en escribir una nueva lista.

Se mostrará la siguiente ventana con una serie de columnas con campos ya

determinados, los cuales debemos borrar y agregar los que se indican en esta guía
de trabajo, para ello debe dar clic en personalizar columnas.
Al dar clic en personalizar columnas se muestra la siguiente ventana con los campos
predeterminados, los cuales debemos proceder a borrar cada uno, para ello se debe
seleccionar el campo y luego clic en eliminar.

Por ejemplo: seleccionamos el primer campo que es “tratamiento” clic en eliminar,

le indicamos que sí y de esta manera desaparecerá el campo tratamiento, y así
sucesivamente se hace con el resto de los campos, a manera de eliminarlos todos,
para finalmente agregar nuestros propios campos que se nos indican en esta guía
de trabajo.
Una vez hemos eliminado todos los campos que estaban agregados
automáticamente, se mostrará de esta forma, ya lista para agregar los nuevos
campos.

Para agregar los nuevos campos se debe proceder a dar clic en agregar,
escribimos el primer campo que es “Profesión”, clic en aceptar, luego,
nuevamente damos clic en agregar y escribimos el segundo campo que es
“Nombre” y así sucesivamente debemos agregar el resto de los siguientes
campos que se nos indica en la guía, los cuales son: Apellidos, Empresa,
Dirección, y Número de DUI. Al agregar el último campo debemos dar clic también
en aceptar en la ventana nombre de campos, donde se muestran

Una vez se muestren todos los campos agregados, se debe dar clic en aceptar.
Una vez agregado todos los campos, dar clic en aceptar.

Se mostrará la siguiente ventana con todos los campos agregados, para proceder
a ingresar registros.
Para ingresar el primer registro se debe dar clic abajo de cada campo y escribir la
información que se pide agregar.
La siguiente imagen muestra la manera como se verán los registros agregados,
para continuar agregando registros debe dar clic en nueva entrada, y continuar
agregando información, hasta llenar los 20 registros que se le piden, según
instrucciones en esta guía de trabajo.
Una vez finalice el llenado de los 20 registros, proceda a dar clic en aceptar, este le
solicitará guardar la base de datos con la lista de los 20 registros, proceda a
guardarla con el nombre de: base de datos, en la carpeta antes creada con su primer
apellido y primer nombre.

3- En la siguiente imagen observe que se activó la opción “Editar lista de

destinatarios”, y todas las opciones de “Escribir e insertar campos” esto
ocurre después de guardar la base de datos y ya reconoce la lista de todos
los registros antes agregados, con la opción “Editar lista de destinatarios”
usted puede seguir editando la lista en el caso que así lo deseara y
actualizarla nuevamente.
Luego, proceder a sustituir o agregar los campos de la carta, con la opción
“insertar campos combinados” observará que se despliega una lista con todos los
nombres de los campos agregados anteriormente en la base de datos.
Para sustituir debemos sombrear el campo, Por ejemplo se sustituye el primer
campo que es Profesión, sombreamos el campo Profesión con toda la línea incluida,
posteriormente dar clic en la opción “insertar campos combinados” Seleccione el
primero de la lista que es profesión y este se sustituirá, luego sombree el campo
Nombre con toda la línea incluida, vaya nuevamente a la opción “insertar campos
combinados” y seleccione el segundo de la lista que es nombre, observará que se
ha sustituido y así sucesivamente debe hacerlo con todo el resto de campos, (con
excepción de los campos “Empresa y Dirección” en estos dos campos solo debe
sombrear la línea para agregar, para mayor orientación puede ver en la siguiente
imagen después de este ejemplo, para que vea como este debe quedar) todos estos
pasos antes mencionados son para llamar la información de la base de datos de
acuerdo a cada campo agregado en el formato de la carta.
En el siguiente ejemplo observe que todos los campos que se debieron sustituir ya
están correctamente, fijarse muy bien que para el caso donde van 2 o más campos
en la misma línea, estos van separados por espacios, porque si usted agrega unidos
los campos; cuando se extrae la información así la muestra unida y no separada,
por tal motivo se le indica dejarlos de acuerdo como se muestran en la imagen de
este ejemplo, por tal motivo recalco verificar muy bien el ejemplo que a continuación
se muestra para que de esta manera pueda dejar la estructura del formato de su
carta para posteriormente proceder a realizar la combinación de correspondencia.
4- Finalmente se procede hacer la combinación de correspondencia, dando
clic en la pestaña correspondencia, luego dar clic en la opción finalizar y
combinar, seleccionar editar documentos individuales.
Se mostrará la siguiente ventana, seleccionar la opción todos y luego, clic en
aceptar.
Una vez finalizado el paso anterior, se mostrará un documento generado
automáticamente con las 20 cartas dirigidas a las 20 personas agregadas en la base
de datos que se creó, con sus respectivos datos cada una de las cartas, proceda a
guardar este documento con las 20 cartas generadas con el nombre de:
“combinación de cartas”, debe guardar en la carpeta con su primer apellido y primer
nombre, antes creada. (Al finalizar todo el desarrollo de la guía, en su carpeta debe
haber 3 documentos, 1. el formato de la carta, 2. la base de datos y 3. el documento
final con las 20 cartas generado con la combinación de correspondencias. Debe
comprimir la carpeta y enviarla donde se le solicita, según instrucciones al inicio de
la guía) (Ates de comprimir carpeta debe cerrar todos los documentos abiertos)

Ejemplo de una de las cartas generadas con la aplicación de la combinación de

correspondencias.

NOTA: Ninguna guía de resolución de cartas debe ser igual o parecida a la de

otros compañeros, cada base de datos y cartas generadas tendrán su propia
información. Usted puede ayudar a sus compañeros orientando, pero no
proporcionando sus propios ejercicios. Ejercicios con información iguales, todos
los involucrados se quedarán sin la respectiva nota. (Aclaro el punto dado que en
Guías de APA se dio mucho este caso, en esta oportunidad se será muy estricto
en la asignación de la nota, ya que esta es nota de laboratorio 2)
Si usted tiene dudas en la aplicación de alguno de los pasos señalados, por favor
deje su pregunta en el Foro de Consultas General, para apoyarle con mucho
gusto.