ENSAYO

TABLA DE RETENCION DOCUMENTAL

SENA

ANDRES CORDERO
APRENDIZ
Tabla de retención Documental

¿Qué es una tabla de retención documental, Cómo se hace una tabla de retención
documental y cuál es la importancia de la aplicación de la tabla de retención
documental (TRD), objetivos, beneficios?

Según La Ley General de Archivos —Ley 594 de 2000— reguló la gestión de

documentos y estableció la obligatoriedad para las entidades públicas y, privadas
con funciones públicas de elaborar programas de gestión de documentos; en su
Artículo 24.

Para realizar una tabla de retención documental el proceso se conforma en cuatro

partes:

 Investigación preliminar sobre la institución.

 Análisis e interpretación de la información recolectada. ...
 Elaboración y presentación de las Tablas de Retención Documental.
 Aplicación.

Es importante la tabla de retención documental desde la perspectiva administrativa,

ya que esto regulan las transferencias de los documentos en las diferentes fases de
archivo. Sirven de apoyo para la racionalización de los procesos administrativos.
Las Tablas de Retención Documental son un instrumento archivístico esencial para
el buen desarrollo de los Programas de Gestión Documental, el objeto racionalizar
el uso de los documentos previniendo la desaparición de información que contenga
valores primarios o secundarios.

Los beneficios de la tabla de retención documental es que:

1. Facilita la recuperación de la Información.

2. Racionaliza la producción Documental.

3. Facilita el control y acceso de los Documentos.

4. Regula la transferencia de los Documentos en las Oficinas al Archivo central.

5. Permite realizar adecuadamente la disposición final sin correr el riesgo de eliminar
Documentación relevante.

En poca palabra la Tablas de Retención Documental (TRD) son un instrumento

archivístico definido por la Ley 594 de 2000 que sirve para controlar el ciclo de vida
de los documentos en una organización.