AP11-EV03- “PROGRAMACIÓN EVENTO COMERCIAL Y DISEÑO DE LA

CAMPAÑA DE DIFUSIÓN”.

SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE SENA

FICHA 2176098
2021
 Evidencia
“Programación Evento Comercial y
Diseño de la Campaña de Difusión

Programación de un evento comercial y diseño de su campaña de difusión.

1. Determinar el tipo de evento a realizar: I feria de

vino colombiano en la ciudad de Santa Marta evento
comercial y promocional

2. Establecer los requerimientos del evento

REQUERIMIENTOS
• Especificar a los coordinadores del evento, el tipo y tamaño de los stand, la
ubicación que necesitamos, en medidas y capacidades.
• Imagen corporativa (marca, imágenes, mensaje, logotipos, banners, tema u
objetivos)
• El productos a exhibir
• elementos decorativos y mobiliarios.
• hacer promociones preventa tales como. (invitaciones personales, correo
directo, anuncios en revistas, periódicos y radios.
• promoción durante el evento: volantes, folletos, obsequios, muestras gratis,
etc.
• venta directa con ofertas
• música y/o videos

3. Construir el presupuesto y la financiación del evento

Este evento haremos uso de los recursos con que cuenta la compañía,
formaremos un equipo de trabajo de 4 miembros, a los cuales le serán asignadas
tareas específicas:
RUBROS Estimados TOTAL
 Alquiler de stand $250.000 $250.000
Equipos $200.000 $200.000
 Adecuaciones $200.000 $200.000
Publicidad $300.000 $400.000
Cuñas radiales $500.000 $500.000
Degustaciones de Vinos $600.000 $500.000
Decoraciones $200.000 $200.000
Iluminaciones $60.000 $60.000
Total $2.310.000

4. Contratar los insumos, materiales y equipos que necesitará

cantidad Materiales, insumos o equipos

30 Mini menús de degustación plan oro Mini
30 menús de degustación plan plata Mini menús
de degustación plan bronce pendones
30 pasabocas Portafolios de servicio
2 Volantes y folletos
30
2
100
4. Elaborar del protocolo del evento

PROTOCOLO DEL EVENTO

Protocolos antes del evento
• Establecer el lugar y el horario en la que se llevara a cabo el evento
• Conocer el público que va asistir ya que se habrá enviados su invitación o
notificación con un mes de antelación.
• Diseñar u programa de presentación del evento para así llevar un orden.
• Conocer el lugar donde se presentará el producto, como que servicios hay, el
personal de seguridad que hay, sitios de información general etc.

PROTOCOLOS DURANTE EL EVENTO

• Revisar que todo esté en orden conforme la agenda del evento.
• Distribuir el trabajo entre los encargados del evento.
• Tener una adecuada presentación personal.
• Tener una buena disponibilidad y atención con los invitados.
• Expresarse de manera clara y concreta.
• Ubicarse en la entrada del stand para recibir cordialmente a las personas
invitadas.
• Tener listo los productos a ofrecer y las degustaciones del Vino

PROTOCOLO AL FINALIZAR EL EVENTO.

• Realizar un acta publica con las conclusiones del evento, ya que estos se van
hacer llegar a todos participantes.
• Enviar notas de agradecimiento por la participación del evento.
• Hacer encuestas para saber si se alcanzaron los objetivos propuestos.
5. Formular el plan de relaciones públicas del evento

La empresa eventos Vinos la Sierra S. A. ha decidido hacerse participe de

una feria empresarial en donde va hacer el lanzamiento oficial de su nueva
línea de productos; de vinos artesanales, lugar en donde se podrá disfrutar
de actividades comerciales, gastronómicas y artísticas.
Eventos Vinos la Sierra S.A. es una empresa que recién se está introduciendo
en el mercado y que cuenta con poco presupuesto para promocionar y dar a
conocer nuestros productos, es por eso que hemos decidido participar de esta
feria y evento, que es una especie de flea-market, con muchas satisfacciones a
nivel comercial, es una feria que tiene gran acogida en el público, al cual asiste
un gran número de personas de diferentes perfiles, a los cuales podemos realizar
sondeos de opinión de nuestro producto, intercambiar opiniones y darnos a
conocer en el mundo empresarial; Para que sea una actividad donde podamos
cumplir con los objetivos propuestos hemos dispuesto la siguiente planeación y
programación para llevar a cabo dicho evento.

OBJETIVO GENERAL
Promover la participación activa de nuestra empresa dentro del sector
empresarial.

OBJETIVOS ESPECÍFICOS

• Reforzar la imagen y marca de nuestro producto.

• Lograr la compra y venta de nuestro producto y servicios.
• Lograr un gran número de contactos.
• Hacer alianzas estratégicas con clientes y proveedores
• Captar nuevos clientes y consumidores.
• Transmitir información mucho más activa e intensa acerca del producto.
 cronograma del evento
tiempo mes
sem sem sem sem
actividades observaciones
1234
Elaboración de un plan de actuación, tiempos de
ejecución, designación de responsables y
montaje. 8 HORAS
Elaboración de campañas de promoción y
comunicación
8 HORAS
Selección de productos a comercializar en la feria
Definir el número de invitados, delegados, 8 HORAS
ponentes y acompañantes.
Selección de tipos de montajes y tamaños 8 HORAS
Impresión de papelería, invitaciones, folletos, 4 HORAS
pendones
Diseño gráfico de publicidad y difusión 3 HORAS
presupuesto 10 HORAS
8 HORAS

6. Diseñar la campaña de difusión

• Se promocionará a través de las redes sociales como Facebook, Twitter,

Instagram y Google+
• invitaciones vía email, a los clientes ya establecidos.
• Voz a voz.
   MUSG
   Plegables
7. Difundir el evento comercial

El evento se va difundir, mediante pendones, avisos radiales, avisos de

televisión para de esta forma poder llegar a la mayoría de nuestros
invitados; garantizaremos que a cada uno de ellos pueda estar informado y
nos pueda acompañar en esta gran inauguración.

LANZAMIENTO DE LA MICRO EMPRESA DE

EVENTOS VINOS LA SIERRA S.A
CORDIALMENTE INVITADOS
MAYOR INFORMACIÓN ´´SANTA MARTA

3014246878-3014668129
ravamar@gmail.com
Aviso radial

Eventos Hiltons ubicada en la ciudad de Santa Marta

invita a todas las empresas de la ciudad a la
inauguración, más información 3014246878-
3014668129 Aviso de televisión
8. Evaluación

Ficha monitoreo

 Acta de reunión para evaluar eventos

Fecha 11/09/2021
Objetivo(s) evaluar el evento de lanzamiento de la empresa
 Asistentes yinna, yesika, Claudia
nombre cargo
Ibeth Gerente
Laura Mercaderísta
Claudia Supervisora
Temas tratados
opiniones de los clientes
desarrollo general del evento
aspectos negativos
aspectos positivos
cosas por mejorar

Resultados
se pudo evidenciar un buen trabajo en equipo durante el evento
se apreciaron las opiniones negativas y positivas
y se trabajó en la mejora de las falencias
Referencias utilizadas

Firma Ibeth Barrios

Realizada por firma Laura Martínez
 PLAN DE PRESENTACIÓN DEL SERVICIOS DE SU PROYECTO.

PLAN DE EXHIBICIÓN

Objetivo: promocionar nuestra empresa por medio de publicidad utilizando los

diferentes medios de publicidad como pendones, fichas, audios, realizando
descuentos para los clientes interesados, realizar sorteos como material P.O.P.

ESTRATEGIA DE EXHIBICIÓN

La estrategia de exhibición que se utilizara será por medio charlas u conferencias

en la cual los clientes puedan obtener cercanía e interactuar con los encargados
para así puedan obtener suficiente en formación y puedan llevarse la mejor
impresión de la micro empresa.

PÚBLICO

El público seleccionado para esta explosión de nuestro servicio son los

empresarios de la ciudad de Santa marta.

ESTRATEGIA DE VENTA Y PROMOCIÓN

Les enseñamos a nuestros clientes nuestro servicio de una forma que se obtenga
el interés del consumidor y la eficacia esperada, seremos claros he innovadores
para de esta forma hacer que el cliente tenga la necesidad, de adquirir nuestro
servicio; se realizara una excelente o presentación de esta forma se verá reflejada
la presentación de nuestro servicio.

PIEZAS PUBLICITARIAS NECESARIAS PARA DIFUNDIR EL EVENTO

 LANZAMIENTO DE LA MICRO EMPRESA DE
EVENTOS VINOS LA SIERRA S.A
CORDIALMENTE INVITADOS
MAYOR INFORMACIÓN SANTA MARTA
´ 3014246878-301 4668129
ravamar@gmail.com

Aviso radial

Eventos Hiltons ubicada en la ciudad de Santa Marta

invita a todas las empresas de la ciudad a la inauguración,
más información 3014246878-3014668129 Aviso de
televisión
Celebración de un contrato comercial

 Planear el proceso de negociación de acuerdo con el código de ética.

 Realizar el proceso de negociación con otro aprendiz, con un encuentro sincrónico
mediante la utilización de la herramienta tecnológica Skype o vía Collaborate, esta
actividad estar supervisada por el instructor y cada aprendiz o grupo realizará un
informe ejecutivo sobre los temas abordados en el encuentro sincrónico.
 Formalizar el proceso de negociación a través de la elaboración de un contrato
de compra-venta de productos o servicios.