MÓDULO 2
ESTUDIO
ADMINISTRATIVO
  

Duración estimada horas y 4 horas

fecha de entrega:

Modalidad del trabajo: Presencial

Lugar de formación: Salón xxx Plaza de los Artesanos

Materiales de formación: Kit de materiales: marcadores, CD, borrador de tablero,

cartulinas, block de notas, lápices, esfero.

I. OBJETIVO (S)

● Identificar los aspectos a tener en cuenta para la creación de la empresa.

● Conocer e implementar la planeación en la empresa.
● Ejecutar el proceso de organización en la empresa.
● Conocer e implementar los elementos para la dirección de la empresa.
● Ejecutar el proceso de control en la empresa.
● Identificar todos los aspectos legales para la constitución y creación de la empresa.

II. DESCRIPCIÓN DEL MÓDULO

El módulo cuenta con la metodología participativa (DEFINICIÓN – EJEMPLO – TALLER), la cual

se desarrollará en cada uno de los temas propuestos según los objetivos de este módulo. Como
cada uno de los temas tratados hasta el momento en las diferentes áreas de la empresa, es
necesario ir diligenciando la ficha del plan de negocio con los temas aprendidos, de manera que
sea una sesión teórico - práctica.

A continuación, encontrará los temas a desarrollar:

A. ¿QUÉ ES LA PLANEACIÓN EN LA EMPRESA?

  

Planear es anticiparse al futuro, tomar decisiones sobre ese futuro esperado y asignar los recursos
para que su alcance.
Para estructurar una adecuada planeación se requiere de la construcción de una misión, visión,
objetivos, políticas y estrategias.

1. Misión:

Es la identidad y la razón de ser de la empresa, nos da respuesta a quiénes somos, qué

hacemos y cómo lo hacemos.

AHORA UN EJEMPLO

El compromiso central de nuestra empresa es la satisfacción de las necesidades y expectativas del

cliente.

2. Visión:

Se refiere al cómo se quiere ver la empresa en un tiempo determinado. Generalmente se

proyecta a 5 y 10 años)
  

AHORA UN EJEMPLO

Para el 2015 deseamos ser la mejor panadería del sector, siendo líderes en el mercado de la
industria de la panadería, bizcochería, y demás delicias ofrecidas en nuestra empresa.

3. Objetivos:

Son los resultados que me propongo alcanzar en la empresa en un plazo determinado…

Estos objetivos pueden ser:

● A corto plazo: Lo que me propongo realizar en los próximos seis meses.

● A mediano plazo: Lo que me propongo realizar en los próximos dos años.
● A largo plazo: Lo que me propongo realizar más allá de los próximos dos años.

4. Políticas:

Compromisos y la participación del personal para el cumplimiento de la misión, visión y

objetivos. Algunas políticas que se pueden aplicar son:

● La Política de la Calidad (Producto o servicio)

● Política de satisfacción del cliente
● Política de pago
● Política de horarios
● Política de formación, participación y organización del personal

5. Estrategias:

Son acciones que se llevan a cabo con el fin de alcanzar los objetivos

ESTRATEGIAS GENERALES ESTRATEGIAS ESPECIFICAS

Diversificar los productos. Aumentar el número de
vendedores.
Diversificar los mercados. Aumentar el número de puntos de
ventas.
Competir en base a los costos. Disminuir los precios.
Competir en base a la diferenciación. Elevar el gasto en publicidad.
Enfocarse en un segmento de Agregar nuevas promociones de
mercado específico. ventas.
Fusionarse con otra empresa. Establecer nuevos sistemas de
información.

TALLER
  

Con base en lo anterior construye la misión, la visión, los objetivos, las políticas y las estrategias de
su empresa. Y las ubico donde todos mis clientes la observen al entrar a mi empresa.

Misión. Visión.

Objetivos

Corto plazo Mediano plazo Largo plazo

Políticas

Política de Política de Política de pago Política de Políticas de

calidad satisfacción del a los horarios formación
cliente proveedores
  

Estrategias

ESTRATEGIAS GENERALES ¿CÓMO SE VAN A DESARROLLAR?

ESTRATEGIAS ESPECIFICAS COMO SE VAN A DESARROLLAR?

  

B. ¿QUÉ ES LA ORGANIZACIÓN EN LA EMPRESA?

Es cuando se ordenan todos los recursos que tiene la empresa para poder obtener un mejor
beneficio y desempeño.

1. LA ORGANIZACIÓN DE LAS PERSONAS

  

“Un cargo para cada persona y cada persona en su cargo…”

Para que haya una buena Cada persona recibe

organización en la órdenes y le rinde cuentas
empresa debe existir… a una sola persona.
unidad de mando… (organigrama)

Es decir…

Para organizar a las personas en la empresa se debe utilizar un organigrama y un manual de

funciones.

Organigrama: Muestra el orden jerárquico, es decir, los cargos con las funciones .

Ejemplo,
  

DUEÑO Y GERENTE

PANADERO CAJERA VENDEDOR

TALLER

CARGOS Y FUNCIONES SEGÚN ORGANIGRAMA

No CARGO FUNCIONES

1    

2    

3    

4    

5    

6    

7    

8    

Para organizar a las actividades en la empresa se debe utilizar un cronograma de actividades.

Cronograma: Muestra las actividades a realizar con sus respectivas fechas.

  

CRONOGRAMA DE ACTIVIDADES MES: __xxxxxx__________ AÑO: xxxxx________

ACTIVIDAD/ 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 2 2 2 2 2 2 2 2 2 2 3 3
FECHA 1 23 5 6 7 90 1 2 3 4 5 6 7 8 9 0 1 2 3 4 5 6 7 8 9 0 1
Compra x
mercancías                                                          
Pago
proveedore x
s                                                          
Pago de  
energía                                                       x  
Pago de  
acueducto                                                       x  
Pago de  
teléfono                                                       x  
Pago  
empleados x                                                        
Días de x x
producción     x     x                                              
Renovación
de
matricula                                                          
Consignació  
n bancaria                                   x                      

2. LA ORGANIZACIÓN DEL DINERO

  

Es la distribución de los recursos de la empresa, para obtener de ellos el mayor rendimiento

posible.

Para aprender a organizar el dinero se ampliará el conocimiento en el módulo financiero.

C. ¿QUÉ ES LA DIRECCIÓN EN LA EMPRESA?

Consiste en coordinar el esfuerzo común del equipo de trabajo, para alcanzar las metas de la
organización, a través de la motivación, la comunicación y el liderazgo.
  

AHORA UN EJEMPLO

El Director de una orquesta, logra vincular a los músicos en una misma canción a través de la
motivación, una excelente comunicación y el liderazgo efectivo.

¿QUÉ ENTENDEMOS POR MOTIVACIÓN?

“Mover, conducir, impulsar a la acción”. Es la labor más importante de la dirección, a través de ella
se logra la ejecución del trabajo en la empresa de acuerdo con la efectividad esperada.
  

TIPS PARA EMPRESARIOS

➢ En el contexto de una empresa, es necesario que el trabajo del individuo sea valorado, que
sus opiniones sean tenidas en cuenta y que tenga una remuneración acorde a sus
capacidades y responsabilidades.
➢ Colocar nuevas metas y desafíos a los empleados puede ser una buena estrategia. La
persona debe sentirse estimulada a hacer tareas que aporten al crecimiento de sus
habilidades.

¿CÓMO ES TU COMUNICACIÓN?

Definición: La comunicación es el proceso a través del cual se transmite y recibe información en un

grupo social.

En la empresa comprende múltiples interacciones que abarcan desde conversaciones telefónicas

hasta los sistemas de información; es tan importante la comunicación que cualquier confusión o
error puede generar disminución en el rendimiento del equipo y por ende del negocio.
  

TIPS PARA EMPRESARIOS

✓ Cuando tenga que retroalimentar (corregir) a alguien de su organización oriéntese en el

problema, más no en la persona.
✓ Sea congruente (proporcionado, adecuado) en la información que está entregando.
✓ Sea descriptivo (gráfico, expresivo, representativo) en la información que quiere transmitir.
✓ Sea específico (concreto, definido), no general.
✓ Escuche activamente, participe y no deje que la comunicación sea en una sola vía.

¿ERES REALMENTE UN LÍDER?

Definición: “Un líder es una persona que guía a otros hacia una meta común, mostrando el camino
y creando un ambiente en el cual los otros miembros del equipo se sientan activamente
involucrados en todo el proceso. Un líder no es el jefe del equipo sino la persona que está
comprometida a llevar adelante la misión del Proyecto”.

Mahatma Ghandi. Uno de los principales líderes del siglo XX, llevando a su país la India a la
independencia como colonia de la Gran Bretaña.

“Aquellas personas que no están dispuestas a pequeñas reformas, no estarán nunca en la fila de
los hombres que apuestan a cambios trascendentales”. Mahatma Ghandi
  

TALLER

MOTIVACIONES:

Escriba un listado de las diferentes motivaciones que utilizará en su microempresa y sus

respectivas fechas.

CRONOGRAMA DE ACTIVIDADES MES: ____________ AÑO: ________

MOTIVACIO
NES/FECH 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 2 2 2 2 2 2 2 2 2 2 3 3
A 1 2 3 4 5 6 7 8 9 0 1 2 3 4 5 6 7 8 9 0 1 2 3 4 5 6 7 8 9 0 1
                                                             
                                                             
                                                             
                                                             
                                                             
                                                             

TALLER

Comunicación

Escriba 5 maneras de cómo se comunicará con sus empleados.

4
  

TALLER

Que características debe tener usted como buen líder:

_______________________________________________________________________________
_______________________________________________________________________________
_______________________________________________________________________________
_______________________________________________________________________________
_______________________________________________________________________________

D. ¿QUÉ ES EL CONTROL Y PARA QUE SIRVE?

Definición: Proceso mediante el cual una persona o grupo o una organización vigila el desempeño
y emprende acciones correctivas.

Tienes tres elementos primordiales dentro de la empresa:

1. Establecer las normas o indicadores de desempeño.

2. Medir los resultados presentes del desempeño y compararlos con las normas
establecidas.
3. Tomar medidas correctivas cuando no se cumpla con las normas.
  

Un sistema de control transmite mensajes a los gerentes de que las cosas no marchan de
acuerdo con lo planeado y la necesidad de que se adopten medidas correctivas.

AHORA UN EJEMPLO

La panadería “Pachopan” logra realizar un contrato con el supermercado más grande la localidad
llamado “Exitoso”, para eso plantea con sus empleados que a partir del día siguiente todas las
personas que trabajan en el negocio, deben traer el certificado de manipulación de alimentos y
portar los elementos de seguridad e
Higiene (Normas e Indicadores), de lo contrario no podrán seguir trabajando en la panadería,
puesto que necesitan de este documento para su certificación como proveedores.

Al día siguiente se realiza una inspección minuciosa de los documentos, su vigencia y el vestuario
de los empleados (medición y comparación); además se logra realizar un contacto con el
supervisor de otra microempresa que también vende productos a “Exitoso”, con el fin que realice
una comparación de los procesos, el cual arroja los siguientes comentarios:

- Es necesario que la empresa cambie los pisos y pinte las paredes de blanco.
- El baño debe ser diferente al vistiere; además debe contar con un espacio donde los
empleados puedan tomar su almuerzo.

Para lo cual Don Pacho decide empezar el arreglo de las instalaciones cuanto antes y contratar un
supervisor con experiencia en normatividad e higiene, para no cometer los mismos errores que se
venían presentando (medidas correctivas).
  

TALLER
Diligencie el siguiente cuadro:

Describa un caso de ESCRIBA LAS

control que la haya ESCRIBA LAS ESCRIBA LAS MEDIDAS
sucedido en su NORMAS QUE MEDIDAS QUE CORRECTIVAS QUE
empresa COLOCÓ UTILIZÓ EJECUTO

VIII. REFERENTES BIBLIOGRÁFICOS

Kotler, P. A. (2008). Fundamentos de la administración. Octava edición. México: Pearson

Educación.
Https://www.gestiopolis.com/que-es-proceso-administrativo/

CONTROL DEL DOCUMENTO

Nombre Cargo Entidad Fecha

Nancy Karime Líder Nacional OIM - Organización 28 de abril de

Melo Galindo Internacional para las 2016
Autor
Migraciones