PROCEDIMIENTO

ELABORACIÓN Y CONTROL DE
DOCUMENTOS Y REGISTROS

1. OBJETIVO: Este procedimiento establece las directrices generales para la

conservación, elaboración y control de los documentos y registros del SGI
y define la metodología para realizar el control de los mismos.

2. ALCANCE: El procedimiento aplica a toda la estructura documental del

Sistema de Gestión Integral:

- Manual de Sistema de Gestión Integral

- Fichas de Caracterización de los procesos
- Organigrama
- Descripciones de Cargo
- Procedimientos
- Programas
- Matrices
- Listados
- Instructivos
- Formatos
- Especificaciones
- Formulaciones
- Planes Calidad
- Indicadores
- Acciones Correctivas y Políticas, de acuerdo al listado maestro de documentos.

Adicionalmente para el registro de documentos de Orden Externo tales como:

- Permisos de Funcionamiento
- Licencias
- Acreditaciones
- Certificaciones
- Resoluciones de Autoridades de vigilancia y Control
- Hojas de Seguridad
- Leyes, Decretos, Resoluciones y Normas especiales que afecten a la
organización.
- Contratos con proveedores y Clientes
- Instructivos o Procedimientos de clientes o proveedores que incidan en la operación.

ELABORO: REVISO: APROBÓ:

CARGO: CARGO: CARGO:
FECHA: FECHA: FECHA:
3. DEFINICIONES
3.1 ESTRUCTURA DOCUMENTAL

Legislación

Normas, estructura
Objetivos, metas,
Indicadores y Políticas

Manuales, Procedimientos, programas, matrices

Especificaciones - Formulaciones
Fichas - Descripciones

Instructivos - Formatos

Registros

3.2 FORMATO: documentos establecidos para cubrir las necesidades de control

y registro de los diferentes procesos de la compañía, pueden estar en medio
magnético o en medio escrito.
3.3 ESTRUCTURA: Es la distribución y el orden de los documentos o las partes
de un sistema de gestión.
3.4 MATRICES: Es una herramienta de gestión que permite determinar
objetivamente cuáles son los riesgos, requisitos legales y demás datos
relevantes para la seguridad y salud de los trabajadores que enfrenta una
organización.
3.5 PROGRAMAS: Es un esquema en donde se establece la secuencia de
actividades específicas que habrán de realizarse para alcanzar los objetivos, y el
tiempo requerido para efectuar cada una de sus partes y todos aquellos eventos
involucrados en su consecución.
Cada programa tiene una estructura propia y puede ser un fin en si mismo, o
bien, puede ser parte de una serie de actividades dentro de un programa más
general.
3.6 LEGISLACIÓN: Es conjunto de leyes y normas que tienen por objetivo
regularizar las actividades laborales, ya sea en lo que respecta a los derechos del
trabajador, como también a sus obligaciones y lo mismo para el empleador.
3.7 OBJETIVOS: Son resultados, situaciones o estados que una empresa
pretende alcanzar o a los que pretende llegar, en un periodo de tiempo y a través
del uso de los recursos con los que dispone o planea disponer.
3.7 METAS: Expresa el nivel de desempeño a alcanzar. Vinculados a los
Indicadores, proveen la base para la planificación operativa y el presupuesto.
3.8 INDICADORES: Es la expresión cuantitativa del comportamiento y desempeño
de un proceso, cuya magnitud, al ser comparada con algún nivel de referencia,
puede estar señalando una desviación sobre la cual se toman acciones
correctivas o preventivas según sea caso.
3.9 DESCRIPCIONES DE CARGO: Describen las principales responsabilidades,
funciones, relaciones con otros cargos y el perfil del cargo en la Organización.
3.10 FORMULACIONES: Descripción de los componentes químicos y otros
insumos contenidos en los diferentes productos.
3.11 FICHAS TÉCNICAS: describen información técnica y detalla de las
características generales de los productos.
3.12 ESPECIFICACIONES Descripción de las características fisicoquímicas
relacionadas con el material y/o producto terminado.
3.13 INSTRUCTIVOS: Descripción detallada de la forma de realizar una actividad
o proceso, identificando el responsable de la ejecución.
3.14 PLANES DE CALIDAD: Descripción de las actividades para asegurar la
calidad de los productos desde el control del proceso, el uso de
procedimientos e instructivos y la definición de las características de calidad a
verificar y registrar en los formatos respectivos
3.15 PROCEDIMIENTOS: Descripción de la secuencia de un proceso o actividad
de la compañía, define la forma como se realizan las actividades identificando el
responsable de su ejecución.
3.16 MANUALES: Instrumento administrativo que contiene en forma explícita,
ordenada y sistemática información sobre objetivos, políticas, atribuciones,
organización y procedimientos de los órganos de una institución; así como las
instrucciones o acuerdos que se consideren necesarios para la ejecución del
trabajo asignado al personal, teniendo como marco de referencia los objetivos de
la empresa. (manual de calidad y Seguridad y Salud en el Trabajo).
3.17 POLÍTICAS: Lineamientos definidos por la organización conforme a los
parámetros de la estrategia de Eterna, para el adecuado funcionamiento de los
procesos corporativos.
3.18 LIBROS DE CONTROL SUSTANCIAS CONTROLADAS: Descripción de los
consumos de producción relacionados con las sustancias controladas, las
compras realizadas y el saldo diario del material. El registro lo realiza el Jefe
de Compras con la información reportada por las plantas de producción
3.19 DOCUMENTO: Es toda información y su medio de soporte, estandarizada con el
objetivo de lograr una uniformidad en el contenido.
3.20 REGISTRO: Documento que presenta resultados obtenidos o proporciona
evidencia de actividades desempeñadas.
3.21 PAGINA SISTEMA DE GESTION DE CALIDAD: Sitio virtual de información y
consulta de la estructura documental del Sistema de Gestión Integral. Esta
identificado como Sistema de Calidad.

4. RESPONSABLES
Cada proceso nombra un líder de documentación, quien tiene la responsabilidad de
promover y garantizar el cumplimiento del presente procedimiento al interior de su
equipo de trabajo.
El siguiente cuadro define los responsables de revisar y aprobar los documentos del
Sistema de Gestión Integral, así como la quienes están autorizados para su
consulta.

Documento Revisa Aprueba Consulta

Responsable del
Procedimientos proceso Jefe inmediato Todo el personal
 Manual del Sistema de Director de Presidente y/o
Todo el Personal
recursos Representante de la
Gestión Integral
compartidos Dirección

Mapa de procesos y Responsables del

Gerente del Proceso Todo el Personal
Caracterizaciones Proceso

Requisitos Especiales de Ventas, mercadeo

Proceso Ventas / Gerente Comercial,
cliente o de mercadeo Mercadeo Mercadeo/Presidente y Producción

Fichas técnicas de Personal del

Directores de
planta Director de I&D proceso
producto/ proceso

Supervisores ó
Fichas Logísticas líderes de los Directores de planta
Todo el personal
procesos
Instrucciones de Trabajo Personal del
(JES) / Supervisor o Director, Coordinador
Líderes del proceso del proceso / Gerentes. proceso
Procedimientos/matrices
/Instructivos/ Formatos
Procedimiento para la Médico de la Gerente de Recursos Todo el
realización de exámenes empresa Humanos personal
médicos
Programas de vigilancia Médico de la Gerente de Recursos Todo el
epidemiológica, gestión empresa o Humanos personal
profesional
encargado
Personal del
Planes de calidad / Plan Directores de Gerente Operaciones /
planta Producción / Director I&D Proceso
de control
Personal de
Acciones correctivas, Responsable del Responsable del
Proceso Proceso/SGI Proceso
preventivas y de
mejora
Personal del
Acuerdos de niveles de Gerente de Maquiladores / Directores
Logística de Producción Proceso
servicio (ANS)

Fichas técnicas de Personal de

Coordinador de
Laboratorio Director de I&D proceso y compras
materias primas

Especificaciones / Personal del

Directores de
Planta Director de I&D proceso
Formulaciones

Descripciones de Cargo Responsable del Gerente del Todo el Personal

Proceso Proceso/Gestión Humana
Políticas y Personal del
Gerentes de
reglamentos Presidente/Vicepresidente proceso
Procesos

Auxiliar de Coordinador de Clientes

Certificado de Calidad
Laboratorio Laboratorio

Informes de Auditoría Miembros del Líder del proceso Procesos

Equipo Auditor Auditado

Fichas Técnicas Responsables del Todo el Personal

Gerente del Proceso
Indicadores proceso
5. CONDICIONES GENERALES

5.1 REVISION PERIODICA DE LOS DOCUMENTOS

Las políticas, manuales, Procedimientos, Instructivos, matrices, listados y
planes de Calidad serán revisados de acuerdo a las necesidades de cada a
jefe de área o dueño de proceso, con el fin de garantizar su vigencia,
actualización y pertinencia de acuerdo con la forma como se llevan a cabo
las diferentes actividades.

5.2 CONSULTA DE LOS DOCUMENTOS

Los documentos pueden existir en papel, disco magnético, óptico o

electrónico, fotografía, o una combinación de estos y en custodia del
responsable del desarrollo del SGI.

La documentación relacionada con el SGI, debe estar redactada de manera

tal, que sea clara y entendible por las personas que tienen que aplicarla o
consultarla. Igualmente, debe ser revisada y actualizada cuando sea
necesario difundirse y ponerse a disposición de todos los trabajadores, en
los apartes que les compete.

5.3 MODIFICACIONES

Las modificaciones de un documento implicaran la generación de una

nueva versión en la cual se reflejaran en el texto con fuente negrita
cursiva. Al pasar a la siguiente versión se volverá corriente la letra y solo se
resaltaran los cambios correspondientes a la nueva versión.

5.4 CONSERVACIÓN

Los documentos y registros se conservaran por un periodo mínimo de

veinte (20) años, contados a partir del momento en que cese la relación
laboral del trabajador con la empresa según Decreto 1072 de 2015; artículo
2.2.4.6.1.2 y 2.2.4.6.1.3.

5.4.1 ESTRUCTURA EN DISCO Y/O BACKUP

A continuación se relaciona la estructura documental y por carpetas con el

fin de llevar un orden y control del SGI y contar con un backup en disco
duro de toda la información del Sistema de Gestión Integrado.
5.5 ASPECTOS DE FORMA
5.5.1 ENCABEZADO
El encabezado debe ir en todas las páginas del documento, con el fin de
identificar los documentos del Sistema de Gestión y debe contener la siguiente
información:

a. Recuadro Izquierdo: El logotipo de la Empresa, este debe ir al lado izquierdo

superior de la hoja. (Puede ir en color negro o en color original del logo)

b. Recuadro Central: La primera línea identifica el tipo del documento (Manual,

Procedimiento, Instructivo, Formato, etc.) en color negro, La segunda línea,
contiene el nombre del documento

c. Recuadro Derecho: la primera línea corresponde a la identificación

alfanumérica del documento, que seguido de la palabra “CODIGO:” presenta la
siguiente estructura ej: GG-001, cuando se anula un documento se desecha
el código, no se puede reasignar.

La segunda línea contiene la FECHA DE VIGENCIA que corresponde a la fecha en

la que el documento entra en funcionamiento.
En la tercera línea indica el número de hoja del total de páginas del
Documento “HOJA # DE #”. El conteo de las páginas es automático.
La cuarta línea contiene el consecutivo de la ACTUALIZACION, el cual sirve para
diferenciar las diferentes versiones de cada documento.

5.5.2 PIE DE PÁGINA

Después de la aprobación el responsable proceso y/o encargado Documentación
edita e imprime y esta edición es firmada por quién elabora, revisa y aprueba en las
Casillas destinadas para tal fin.

ELABORO: REVISO: ___________________ APROBÓ:

CARGO: CARGO: ___________________ CARGO:
FECHA: FECHA: FECHA:
 5.5.3 CODIFICACIÓN:
Con el fin de facilitar la identificación de los documentos y a que proceso
pertenece cada uno, se definió una codificación con la siguiente estructura:
GC P 001
Proceso que elaboro Tipo de documento Consecutivo

A continuación se señalan los códigos de los procesos responsables de la elaboración

de los documentos:

PROCESO CODIGO PROCESO CODIGO

Gerencia General GG Mercadeo ME
Gerencia de Producción GP Administración Ventas AV

Planeación de Producción PL Ventas VN

Látex LX Gestión de Calidad GC
Caucho MX Gerencia Administrativa y GA
Financiera
Fibras y Paños FP Metrología MG
Líquidos LQ Diseño y Desarrollo DD
Línea Infantil LI Gestión Ambiental GM
Plásticos PT Diseño de proceso y DE
desarrollo de producto
Mantenimiento MT Seguridad y Salud en el ST
Trabajo
Gerencia Técnica GT Exportaciones EP
Laboratorio LB Compras CI
Tesorería TE Riesgo y Cartera RC
Contabilidad CO Gestión Humana RH
Costos y Kárdex CK Sistemas SI

Representa el tipo de documento y se identifica con una letra.

LETRA TIPO DOCUMENTO LETRA

TIPO DE DOCUMENTO
ASIGNADA ASIGNADA
Planes de C a l i d a d / Plan C HCPP J
deControl
Procedimientos P Hoja de Seguridad H
Programas U
Instrucciones de Trabajo I Fichas Técnicas N
Especificaciones E Planos A
Formulaciones Q Listados / Matrices B
Descripciones de Cargo D Organigrama O
Formatos F Ficha de Caracterización R
Fichas Técnicas Indicadores G
Sinóptico S Acciones Correctivas y K
Preventivas y mejora
Hoja de elementos de trabajo T AMEF Z
 Manual M Documentos externos X
Políticas L

5.5.4 ESTRUCTURA PARA GUARDAR EL NOMBRE DE LOS DOCUMENTOS

ELECTRÓNICOS
El nombre del archivo deberá conservar la siguiente estructura: Identificación
alfanumérica (XXY-###), La versión (##) y el nombre del documento. Ejemplo:
(GCP-001 - 013 Elaboración y Control de Documentos y Registros). (Ver
codificación de los documentos).

5.6 REGLAS DE REDACCIÓN

Para la creación de nuevos documentos se debe tener en cuenta la siguiente

estructura y/o esqueleto documental:

- OBJETIVO
- ALCANCE
- DEFINICIONES
- RESPONSABILIDADES
- CONDICIONES GENERALES
- ANEXOS

5.6.1. La descripción de las operaciones debe comenzar con verbos en tiempo presente
en tercera persona.

5.6.2. Utilizar los nombres de los cargos para identificar los responsables de los procesos.

5.6.3. El nivel de numeración se hace hasta el tercer nivel. Ej.: 4.3.3 y luego se continua
con letras minúsculas seguidas por un paréntesis Ej.: a). Si se requiere continuar con la
numeración se utiliza una viñeta (punto).

División Tipo Tamaño

Primer nivel 1. TITULO 1 Arial 12 Negrilla Mayúscula sostenida
Segundo nivel 1.1 TÍTULO 2 Arial 12 Negrilla Mayúscula sostenida
Tercer nivel 1.1.1 TITULO 3 Arial 12 Negrilla Mayúscula sostenida
Cuarto nivel a) Título 4 Arial 12 Negrilla Mayúscula inicial
opcional
Quinto nivel Arial 12 Negrilla Mayúscula inicial
Viñeta opcional

5.7. CONTROL DE DOCUMENTOS

5.7.1 INTERNOS

La empresa tiene establecido el control de documentos a través de los documentos del

listado maestro de documentos el cual establece entre otras variables la fecha, versión
etc., de acuerdo con Ver listado maestro de documentos y registros SST, (Pendiente
codificación)

5.7.2 EXTERNOS
 Son considerados documentos externos todos aquellos documentos que afectan los
temas de calidad tanto del producto como del servicio tales como: especificaciones
solicitadas por los clientes, acuerdos de calidad, contratos, planos, fichas técnicas
generadas por el cliente o los proveedores, hojas de seguridad, normas, leyes, entre
otros. En cada proceso se debe mantener un listado maestro de documentos
externos usando el sello “CONTROL DE DOCUMENTOS EXTERNOS” y
registrando dichos documentos en el formato GCF-063 Relación de documentos
externos. Las fechas de actualización son controladas por cada proceso.

5.8. CONTROL DE REGISTROS

Con el objetivo de garantizar la correcta identificación, el almacenamiento, la protección
contra el daño, deterioro o pérdida, conservación, la recuperación, garantizando que sean
legibles, la retención y la disposición de los registros, se deben diligenciar el formato
GCF-069 Control de registros, y listado maestro de documentos y registros SST,
(Pendiente codificación) cumpliendo con lo establecido en el decreto 1072 de 2015 articulo
2.6.4.6.1.3.
6. DESCRIPCION DE ACTIVIDADES
 Responsible de la Aprobación
6.1 Creación de Documentos
Responsable del proceso
Determina la necesidad de
crear un nuevo documento de
Inicio acuerdo a los formatos
definidos que se ajusten a la
necesidad
Líder de
Elabora el documento,
Documentación
lo codifica de acuerdo
al consecutivo
correspondiente
Archiva electrónicamente el
documento convierte el
documento en PDF y lo
dispone en la pagina de
calidad (intranet) en el proceso
correspondiente.
SGI
Lee y revisa el documento
firmando el recuadro
indicado
Entrega al SGI el documento
en físico y magnético para su
correspondiente actualización
en la pagina de calidad,
actualiza listado maestro de
documentos y registros
GCF-087
Lee y aprueba el
documento firmando el
recuadro indicado
Diligencia el formato
“GCF-069 Participación
en la elaboración del
procedimiento”, cuando
Aplique.
Diligencia el formato “GCF-012 Control de
distribución de documentos” cuando sean
entregadas copias físicas estas deben ser
FIN
entregadas como copias controladas.
Cuando no sea necesario realizar la distribución
física se dejara constancia de la divulgación por
medio de correo electrónico ya que todos los
usuarios tienen acceso a la pagina de calidad
Intranet
Deja evidencia de
actualización en el
documento físico con
sello y firma de SGI
6.2 Actualización de Documentos
Responsable del Responsable de la
Aprobación

Lee y aprueba el
documento firmando el
recuadro indicado y la
relación de cambios

Diligencia el formato “GCF-

Proceso

Lee y revisa el documento 069 Participación en la

firmando el recuadro elaboración del
Determina la necesidad
indicado y la relación de procedimiento”, con los
Inicio de realizar cambios en
cambios líderes de los procesos
el documento
implicados Cuando aplique.
Líder de

Diligencia el formato “GCF-012 Control de

Entrega a SGI las 2 versiones físicas del
Documentación

Realiza los cambios necesarios distribución de documentos” cuando sean

en el documento teniendo documento (antigua y nueva) El responsable debe
entregadas copias físicas estas deben ser
especial cuidado de cambiar la recoger las copias que fueron entregadas ya que
entregadas como copias controladas. Inicio
|fecha de vigencia y estas serian copias obsoletas.
Cuando no sea necesario realizar la
actualización, diligencia el distribución física se dejara constancia de
formato “GCF-014 Relación de la divulgación por medio de correo
cambios en el Documento” electrónico ya que todos los usuarios tienen
acceso a la pagina de calidad Intranet

xcdfbdfbdfbsdgsdfefafxxxx
6.3 Anulación de Documentos
Responsable de la
Aprobación

Lee y aprueba el formato

“GCF-014 Relación de
cambios en el documento”
firmando el recuadro
indicado
Responsable del
Proceso

Determina la
necesidad de anular Lee y revisa el formato
Inicio un documento “GCF-014 Relación de
cambios en el documento”
firmando el recuadro
indicado
Líder de

Entrega al proceso de SGI el Archiva en la carpeta

Documentación

documento a anular y la de anulados de cada

relación de cambios. En caso proceso el documento
Diligencia el formato “GCF-014 Fin
que el documento tenga copias anulado y su relación
Relación de cambios en el
controladas, se debe presentar de cambios
documento”, describiendo la
el Control de distribución de
justificación de la anulación.
documentos y las copias
controladas en físico para
realizar su anulación

Actualiza la página de calidad, Coloca sello de anulado en todas las

eliminando la casilla y el vinculo hojas del documento original y
del documento. destruye copias controladas. Deja
evidencia de actualización ante el
SGI con sello y firma en el formato
SGI
7. ANEXOS
Ver listado maestro de documentos y registros SST, (Pendiente codificación)

COPIA NO CONTROLADA