HISTORIA DEL ARCHIVO

EL TERMINO ARCHIVO

El trmino archivo (latn archvum). Es el conjunto de documentos fuera cual fuere su

fecha, forma y soporte material, acumulados en un proceso natural por una persona o
entidad pblica o privada, en el trascurso de su gestin, conservados respetando aquel
orden para servir como testimonio e informacin a la persona o institucin que los
produce y a los ciudadanos, o como fuentes de la historia. No obstante, "archivo" es una
palabra polismica que se refiere a:

El fondo documental, como conjunto de documentos producidos o recibidos por una

persona fsica o jurdica en el ejercicio de sus actividades.

El lugar donde se custodia dicho fondo o acervo documental.

La institucin o servicio responsable de la custodia y tratamiento archivstico del

fondo.
La archivstica es la ciencia que se ocupa de las tcnicas aplicadas a los archivos.

Tambin se puede entender como la institucin que est al servicio de la gestin

administrativa, la informacin, la investigacin y la cultura.

IMPORTANCIA

los archivos son importantes para la administracin y la cultura, porque los documentos
que los conforman son imprescindibles para la toma de decisiones basadas en
antecedentes. Pasada su vigencia, estos documentos son potencialmente, parte del
patrimonio cultural y de la identidad nacional.

Diferencias entre Archivo Biblioteca Centro de Documentacin

En un fondo de archivo hay un conjunto de documentos procedentes de la

actividad de una persona fsica o moral o de un organismo, cuya reunin es fruto
de un proceso natural en el que el productor genera y conserva esos fondos de
forma progresiva y constante.

La coleccin de biblioteca es el resultado de resumir documentos creados como

fruto del saber y destinados a su difusin.

La funcin primordial de las bibliotecas es poner medios de informacin a la

disposicin de los usuarios.

Tambin lo es de los archivos, con una diferencia fundamental: los documentos

tienen un valor probatorio de carcter jurdico-administrativo en un periodo
determinado de su vida, durante el cual no son libremente accesibles.
 El expediente de un archivo es un conjunto de piezas que tratan de un mismo
asunto o materia, pero no lo elabora el archivo sino el servicio correspondiente.
Cada documento es indivisible, es un eslabn en una cadena que est inserta en
un contexto que le da un valor que no tendra el documento aislado por s
mismo.

El expediente de archivo comporta una nocin funcional y probatoria, da fe.

Ser transmitido desde la oficina al archivo directamente, sin alteracin alguna
desde el exterior.

El dossier de documentacin, tiende a reunir todas las informaciones posibles

procedentes de fuentes ms diversas, sobre una cuestin determinada. Su
finalidad consiste en poder responder rpida y eficazmente a las demandas
informativas al igual que el del archivo, pero no aporta pruebas.

LAS ETAPAS DEL ARCHIVO

Un fondo documental atraviesa diversas etapas, establecidas en funcin del ciclo de

vida de los documentos:

Archivo de gestin: Los documentos en fase de tramitacin, as como los que son de
uso frecuente para la gestin de los asuntos corrientes, estn bajo la responsabilidad y
manejo directo de las unidades administrativas, es ms conocido como archivo de
oficina. La documentacin permanece en esta fase de 2 a 5 aos aunque a veces es muy
amplio este plazo, porque los plazos de utilidad son cada vez ms cortos y porque cada
vez es mayor la documentacin que se acumula en las oficinas.

Archivo administrativo o intermedio: Archivo Administrativo Slo las grandes

organizaciones administrativas tienen locales acondicionados como archivo
administrativo, en la mayora de los casos es el propio archivo quien acoge esta y las
dems etapas. Las oficinas remiten la documentacin al archivo. Pueden regresar a la
fase anterior si se requieren. A partir de esta fase la documentacin est bajo
responsabilidad del archivero. Tras cin aos de antigedad los documentos pasan a la
siguiente fase.

En el Archivo Intermedio La documentacin ha perdido prcticamente la utilidad por la

cual haba sido creada: la gestin. Hasta los treinta aos de antigedad permanecen en el
archivo, aqu se procede a la valoracin, seleccin y expurgo, a fin de conservar lo
pertinente.

Archivo histrico: A partir de este momento, la documentacin seleccionada por su

valor informativo, histrico y cultural, se conserva a perpetuidad, en condiciones que
garanticen su integridad y transmisin a las generaciones futuras, por cuanto constituye
parte del patrimonio histrico de las naciones y, por ende, de la humanidad.
FUNCIONES DEL ARCHIVO

Organizacin y puesta en servicio de la documentacin administrativa, durante

ese periodo de mxima utilidad para la gestin administrativa de las oficinas y
para la toma de decisiones.

Asegurar la transferencia peridica al archivo de los documentos que ya no son

de uso corriente por parte de las oficinas.

Aplicar los principios y tcnicas modernos de valoracin para, transcurrido un

tiempo, seleccionar los documentos que por su valor van a ser conservados
indefinidamente y destruir el resto.

Clasificar los fondos y mantener ordenada la documentacin en diferentes

etapas, de acuerdo con los principios de la archivstica.

Describir la documentacin para hacer fcilmente accesible la informacin,

mediante los distintos instrumentos de descripcin documental y valindose de
las ventajas ofrecidas por las nuevas tecnologas.

Instalar adecuadamente los documentos mediante locales y equipamiento que

garantice la conservacin integra en el tiempo.

Asegurar que estas y cuantas funciones pueda desarrollar el archivo, queden

firmemente establecidas y garantizadas mediante un reglamento de servicio.

Todo ello orientado a que el archivo sea un recurso bsico de informacin, al

servicio de:
 La administracin que emite los documentos.
Los ciudadanos.
La investigacin y la difusin cultural.

LOS ARCHIVO DESDE SUS INICIOS

El estudio de los archivos y su documentacin es tan antiguo como la organizacin

social de la humanidad. Sus orgenes podran remontarse a la aparicin de la escritura.
Los primeros archivos aparecen con los primeros imperios. Eran una herramienta de
control de la poblacin y de la riqueza.

Desde las monarquas surgidas en el Asia anterior hasta el Bajo Imperio Romano,
pasando por la civilizacin egipcia y griega, se tiene constancia de la existencia de
activos y de fondos organizados.

Los primeros documentos son: documentacin legal (leyes), documentacin de control

de las personas (padrones), documentacin de hacienda (censos, catastros, ttulos de
propiedad). Tambin hay mucha documentacin militar (registros de soldados, quintas)
y mucha documentacin privada.

Las excavaciones de Tell Hariri, Ras-Shamra o Nipur han dejado muestras de la

existencia de archivos en la antigedad: archivos reales, de los temples e incluso
bancarios. Las excavaciones de ugarit son las nicas que han dejado constancia de la
organizacin de los fondos.

En total se han excavado cerca de 40.000 tablillas de arcilla. Los sumerios, los Arcadios
y los Babilonios escriban sobre ellas. Eran tablas rectangulares con esquinas
redondeadas y se escriba estando blandas. Escriba con un punzn metlico. Se usaba la
escritura cuneiforme. A veces se escriba sobre madera, marfil y pieles.

Los archivos y documentos estaban a cargo de los Escribas. Pertenecan a la clase

dirigente que al servicio a los templos. En Ur, el archivero era adems inspector de
canales.

Se crean depsitos especiales para los archivos. Se buscaba que tuvieran una
climatizacin adecuada. Las tablillas se colocaban en las paredes sobre estanteras de
obra recubiertas de asfalto.

Tambin se colocaban en nichos independientes. Se guardaban en cajas de madera,

cestas de paja, jarras de arcilla.
Los documentos normalmente eran de acceso restringido. Solamente podan utilizarlos
sus productores y los oficiales de la administracin con autorizacin previa.

Destaca, por ejemplo, el archivo de Ebla (23 Antes de Cristo) con 17.000 tablillas de
arcilla. Se encontraron libros con contabilidad, registros de transacciones mercantiles,
estatutos de gobierno y tratados de esta ciudad con otras de su entorno.

En Mari, en el 1700 Antes de Cristo, se menciona a Lasim Sumus, el primer archivero

del que tenemos noticia.

En Egipto, es bsico el archivo, porque el estado no se sostiene si no se pueden registrar

las propiedades y la produccin. Despus de cada inundacin haba que reconstruir las
propiedades.

El factor que hace que los archivos en Egipto sean abundantes es el material sobre el
que se escribe. Emplean el papiro. Tiene desventajas porque es frgil. Pero entre las
ventajas, es que es barato. Es un material fcil de escribir con tinta. Se escribe con
pinceles hechos con junco. Se puede guardar en forma de rollos y se pueden custodiar
gran cantidad de documentos en poco espacio.

Asimismo emplean trozos de cermica o tablillas de arcilla sobre todo par

correspondencia diplomtica.

Tambin los Escribas escriben en Egipto. Son personajes influyentes en la poltica

nacional. Solan ser prncipes de las casas reales.

En muchos documentos encontramos notas indicando que se pase al archivo, que se

guarde correctamente, etc.

Las clases de documentos que se producen en Egipto son registros de propiedad,

catastros, cuentas, listas de reyes, y a veces, documentos privados.

Haba archivos en los Palacios Reales, en los templos y en las oficinas gubernamentales.
En cada provincia, haba un archivo provisional, heredado poco despus por los
romanos. Tambin se deposita documentacin privada como actas matrimoniales,
transacciones particulares, recibos, etc.

Utilizaban etiquetas para identificar su rollo de papiro. Se inclua ao, smbolo del
faran, responsable del documento y los asuntos.

En Grecia, se encuentran archivos idnticos a los egipcios. Son de tablillas de acilla con
documentacin econmica. Cuando se organiza el Estado en Atenas, no hay archivos,
pero hay hombres memoria. Daban fe de lo que se trataba en el Sonsejo. En el siglo V
Antes de Cristo, aparece el archivo escrito. Se emplea el papiro emplea la piedra de
mrmol cuando se quiere que los documentos sean conocidos por todos y el pergamino.

Los primeros archivos son los archivos de la ciudad, guardados siempre en templos. En
Atenas, se guardaban en el templo de Cibeles. Los archivos atenienses conservaban
actas del consejo de gobierno, las referencias son cronolgicas. El acceso era pblico
para los ciudadanos.

En Grecia, el jefe del archivo, era el presidente del comit ejecutivo de la Asamblea
Nacional. Era puramente ceremonial. Escriban los secretos del consejo, sus ayudantes y
los esclavos escribas, surge el concepto de publicidad como atributo propio de los
archivos pblicos. Se contempla el principio de autenticidad documental y su vigor
legal. Hoy en da, no nos queda ms que referencias literarias.

A partir de Alejandro Magno, se une la tradicin de los archivos griegos y orientales,

sobre todo de los persas.

La cancillera persa funcionaba con la tradicin de los archivos. Confeccionaban

registros. Estaban ordenados cronolgicamente. Cuando el rey se trasladaba a otro
palacio, se llevaba copias. Los persas eran polivalentes. Empleaban tablillas de arcilla,
pergaminos y papiro segn la funcin de los documentos. Para los archivos definitivos,
se empleaba el papiro sellado con sellos de arcilla. El pergamino se empleaba para la
correspondencia definitiva.

Alejandro Magno desarrollo una maquinaria estatal muy potente y unos buenos
archivos, que se reflejan en las provincias, sobre todo en las Selecidas, en siria y los
Ptolomeos en Egipto.

En la poca de los Ptolomeos, se crean archivos especializados en propiedades privadas.

Desarrollaban los trmites administrativos de los documentos. Por un lado se guardaban
los originales, por otro se guardaban los resmenes, por otro los ndices de los
documentos originales. Tienen un desarrollo espectacular los archivos privados.

En Roma, se empleaban tabletas de madera, bien albas, bien ceratas. Las albas se
empleaban cuando el documento se quera que tuviera una duracin indefinida. Las
ceratas se usaban para documentacin que no se quera conservar indefinidamente.

Los primeros archivos romanos son los pblicos. El primero es el archivo del tesoro
(Aerarium). Estaba situado en el templo de Saturno. Recoga toda la documentacin
econmica de la Repblica y los comentarios de los cuestores, adems de las sentencias
del Senado. Tambin haba archivos especializados como el de los Tribunos de la Plebe.
Estaba en el Templo de Ceres. Era independiente, porque no se fiaban de los Senadores.
Pensaban que podan destruirse los registros electorales y las resoluciones favorables a
la Plebe. Tambin exista el archivo de los Censores en el Templo de las Ninfas. Se
conservaban los registros de los cabezas de familia. Tambin exista el archivo de los
Pontfices. Recoga toda la documentacin necesaria para la elaboracin del calendario.
Adems, en este archivo se recogan todas las frmulas sagradas que se utilizaban en los
sacrificios y los informes que los Pontfices redactaban sobre los problemas legales.
En el ao 78 Antes de Cristo, se construye el Tabularium, el Archivo Central de Roma.
Se construye en pleno Foro junto al Senado. Tuvieron la previsin de construirlo en
piedra.
Junto a estos archivos pblicos, en cada casa exista un archivo familiar llamado
Tabliun. Estaban situados junto al altar de los dioses familiares.
El personal de archivos estaba liderado por los cuestores. Los que se encargaban del
archivo eran los librarios o secretarios.

Con la llegada del Imperio, se crean los archivos provinciales, y se crea el archivo del
Csar, y se crean secciones distintas como milicia, hacienda, patrimonio y diplomtica.
Se desarrollan los archivos del notariado. A partir de Justiniano, aparece el notario, que
se encarga de dar fe de documentos privados. Antes existan los documentos emanados
del gobierno central. Aparecen los archivos de protocolos.
El archivo en esta poca se defina como lugar sagrado y los papeles tanto pblicos
como privados obtenan custodia y seguridad.
Con los brbaros, llega la disolucin de las estructuras administrativas del Imperio
Romano y se destruyen los archivos. En el siglo VI, el pergamino sustituye al papiro
como medio de escritura. El pergamino es caro, y por lo tanto encarece los documentos.
Entre los siglos VI y XIII, apenas se escribe. El material en el que se escribe, tambin
hace costosos los documentos.
El documento se convierte en un objeto sagrado. De la letra romana se derivan letras
distintas, hasta que en el siglo XI aparece la letra carolina. Se produce una cada del
documento escrito, debido en parte al descenso del nivel cultural.
No hay sedes fsicas como sedes de los archivos. Estamos en un periodo oscuro.
Solamente se conservan archivos en los monasterios. All se renen los pocos que saben
leer y escribir. San Benito de Nursia, redacta la Regla del Monacato de Occidente, por la
cual obliga a que los monjes sepan escribir.
El primer intento de organizar un archivo estatal corre a cargo de Carlomagno. Organiza
una cancillera, y desde all, salen aptas de las reuniones con los nobles, diplomas y
capitulares. Este primitivo archivo tenia se sede en Aquisgrn. Los vikingos acabaron
con este archivo.
Todos los dems archivos europeos inician su andadura en el siglo XI, cuando se
consolidan los reinos europeos. Los reyes montan sus archivos para guardar sus
documentos. Los archivos no son fijos, van con el rey. Por ello se pierden muchos
documentos.
En esta poca, se guardaban los documentos de propiedades y privilegios feudales. Se
desarrollan dos instrumentos archivsticos muy interesantes: Los Registros y los
Cartularios.
Los registros son libros o cuadernos donde se transcriben documentos otorgados por
una persona o entidad. Los primeros registros que se conocen se elaboraron en la
Cancillera Pontificia en el siglo XII. Para que tengan valor, deben hacerse por voluntad
del que emite la documentacin. Es la nica institucin que conserva la tradicin
administrativa romana.
En los Cartularios, se copian las cartas que se reciben. Reciben el nombre de Rollos,
Becerros y Tumbos. Este sistema se mantiene a los largo de toda la Edad Media. Se
conservan los documentos solemnes y de valor.
La prctica de los registros se extiende por el resto de Europa. Juan sin Tierra, es el
primer Rey ingls que pide que se le registren sus cartas. En la Pennsula Ibrica, los
primeros registros importantes son lo de la Corona de Aragn.
El Domesday es un libro de registros editado por Guillermo el Conquistador. Est
escrito en latn. Se registran en l todas las propiedades de los nobles ingleses.
En el siglo XV, se empiezan a montar archivos reales con una sede fija. Recuperan
documentos de monos privadas y buscan lugares seguros para depositar el archivo.
Nombran archiveros casi profesionales. El primer archivo serio, se lo debemos a
Maximiliano I de Habsburgo. Quera centralizarlo en Innsbruck.
 A partir del siglo XVI aparece el concepto de archivo de Estado. Se caracterizan estos
archivos por la concentracin de todos los fondos documentales dispersos. Espaa fue la
pionera en la creacin de este tipo de archivos.
En 1543, Carlos I de Espaa funda el Archivo General de Simancas, En Portugal, se
crea el Archivo Central en la Torre de Tombo (Lisboa). En Francia, intentan crear un
archivo en el Louvre. En Inglaterra, en 1578, se crea un archivo para los papeles de
Estado.

Aparecen tres herramientas de descripcin nuevas: los inventarios topogrficos, los

inventarios cronolgicos y los inventarios por asuntos. Se mejoran los mtodos de
concentracin archivstica y se organizan los archivos administrativos.
A finales del siglo XVIII, empieza la investigacin den los archivos. En Espaa, la
persona que simboliza este trabajo, es el padre jesuita Marcos Burriel, pero la
investigacin que se haca en esta poca, era bajo sospecha, porque eran Archivos de la
Corona. Se necesitaba un permiso especfico que raramente se conceda
Con la Revolucin Francesa, se produce una revolucin en los archivos. El 25 de junio
de 1794 se nacionalizan los archivos franceses. Se crea el Archivo Nacional, y se
reconoce el derecho a la consulta de los documentos pblicos. Este derecho, se reconoce
en Espaa en 1844. El Archivo Nacional de Espaa se crea en 1868. Se crean las
Escuelas de Archivstica y se inicia la publicacin peridica de los documentos ms
importantes de los archivos.
Napolen pretendi concentrar en Pars los archivos de los diversos pases europeos. En
el siglo XIX, se empiezan a depositar en los archivos soportes distintos del papel, como
la fotografa o la microforma. Se empiezan a conceder los archivos como fuente de
poder, sustanciados sobre los conceptos de los derechos del Estado sobre los
documentos pblicos, la estructuracin de sus fondos y la concepcin del archivo como
territorio infranqueable.
En el siglo XX, se crean archivos intermedios, que conservan documentos que ya no
tienen valor administrativo pero que todava no se sabe si se van a conservar o no. Su
primera mitad se caracteriza por la consolidacin de los avances experimentados. La
archivstica se debate entre lo decimonnico y la modernidad.
Crecen los archivos privados por la creacin de las distintas Leyes de Archivos. Un
carcter importante de los archivos en el siglo XX, es el carcter que le da la legislacin.
Identifica qu es un documento de archivo.
Otro aspecto importante es la creacin de redes y de sistemas de archivo. Una red, es un
conjunto de instituciones archivsticas que tienen un convenio entre s. Para que haya
una red, tiene que haber un acto jurdico para que el archivo se comprometa a participar.
Un sistema de archivo es un conjunto de elementos que componen la poltica
archivstica de un pas determinado. Tiene que haber una Ley de Archivos y una red de
archivos y unas prcticas archivsticas comunes. Tambin componen el sistema de
archivos el personal y los archivos.
Hasta el siglo XX, los archivos estaban aislados porque funcionaban por libre. Con la
llegada del siglo XX, se acaba el aislamiento de los archivos.
LOS ARCHIVOS EN LA ACTUALIDAD

Con los rpidos avances en las tecnologas de la informacin los cuales han llegado a
muchos mbitos, y han afectado tambin a los archivos. En este campo se comenz a
utilizar la informtica para gestionar los grandes volmenes de informacin que se
generaban; despus empez a crecer el nmero de documentos creados directamente en
los ordenadores y que se almacenaban en el mismo formato electrnico en el que haban
sido originados, dando lugar a documentos electrnicos de archivo.
Los archivos tambin han sufrido cambios en cuanto a sus funciones, ya que deben
adaptarse para acoger a los nuevos documentos electrnicos. El CIA (Consejo
Internacional de Archivos) determina que las funciones del archivo son identificar,
salvaguardar y preservar los documentos y asegurar que van a ser accesibles y
comprensibles. Las actividades que se incluyen en la funcin del archivo comienzan en
la primera etapa del ciclo de vida de los documentos y terminan al final de dicho ciclo, y
han de tener presente el objetivo principal del archivo, que es asegurar la creacin y la
preservacin del valor probatorio de las actividades o transacciones realizadas por los
creadores de los documentos.
Al tratarse de documentos electrnicos, la funcin del archivo va a ser sometida a
ciertas modificaciones en cuanto a la creacin de los documentos, su valoracin y
seleccin, su preservacin, su acceso y su uso.
No se puede decir todava que se ha llegado a la oficina sin papeles, pero s que cada
vez son ms los documentos que nacen y viven en las organizaciones sin pasar por el
formato papel.

DOCUMENTO ELECTRNICO DE ARCHIVO

Un documento electrnico se define como: informacin registrada, producida o

recibida en el inicio, en el proceso o en la resolucin de una actividad de una institucin
o de un particular, y que consta del contenido, del contexto y de la estructura suficiente
para proveer a la actividad de valor probatorio.
Respecto al documento electrnico, su definicin es la siguiente: unidades
estructuradas de informacin registrada, publicada o no publicada, y gestionada como
unidades discretas en sistemas de informacin. En esta definicin se atiende a dos
caractersticas:

Son unidades estructuradas de informacin registrada. Los documentos

electrnicos tienen una estructura lgica de relaciones entre pequeos elementos
de datos que comprenden el total del documento.
 Son gestionados como unidades individuales en sistemas de informacin. Un
documento electrnico se distingue de otros documentos electrnicos (incluso de
otras versiones de ese mismo documento) porque permite ser gestionado y usado
como una unidad.

Actualmente y cada vez ms, los documentos electrnicos integran mayor parte de los
recursos de informacin de las organizaciones. Por eso es muy importante que se disee
un buen sistema de gestin de documentos que soporte las necesidades de la
organizacin y sea capaz al mismo tiempo de proveer la informacin requerida rpida y
eficazmente, y de proteger los datos almacenados en el sistema.
No se puede decir todava que se ha llegado a la oficina sin papeles, pero s que cada
vez son ms los documentos que nacen y viven en las organizaciones sin pasar por el
formato papel.

Bibliografa

Cruz Mundet, Jos Ramn: Manual de Archivstica, Salamanca: Fundacin Germn

Snchez Ruiprez, 1994.

Cruz Mundet, Jos Ramn: Archivistica: Gestion de Documentos y Administracin de

Archivos, Alianza Editorial, 2012.