CÓDIGO AP-AI-RG-110

Republica de Colombia VERSIÓN 11

CARTA FECHA DE APROBACIÓN 02/01/2020

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Gobernación de Santander

Bucaramanga, 17 de septiembre de 2021.

Doctora
MAGDA FARINA MANCILLA HERNANDEZ
Directora Técnica de la Dirección de Tesorería del Departamento de Santander

Asunto: Manejo del archivo físico / digital dentro del proceso tramite de cuentas. Proceso
Forest 1952628.

Cordial Saludo,

Me permito dar respuesta al asunto correspondiente a la carta con número de proceso

Forest 1952628. Dando claridad en los siguientes puntos:

 El estimado en cuanto al número de expedientes que se comentó en documentos

anteriores se realizó sin discriminar los formatos CE02 Y CE12, en razón a que las
TRD no contemplan separación de los formatos, aun así, la Dirección Técnica de
Contabilidad es responsable del proceso documental (acopio, clasificación
documental, ordenación, disposición según conservación, descripción documental
(inventarios y rótulos de las carpetas y cajas) y disposición final del archivo
previamente organizado).

 El estimado de tiempo que se estipuló (25 minutos) corresponde únicamente al

tiempo necesario para imprimir y/o completar documentalmente el expediente, a
esto debe agregársele el tiempo de proceso documental descrito en el numeral
anterior.

 El número de folios se obtuvo de multiplicar el total de los 26.636 expedientes por,

entre 12 y 15 folios cada uno, este número incluye las empresas; en razón a que
se deben revisar uno a uno los documentos de cada empresa para verificar que
contengan toda la información correspondiente. (proceso que puede ser más
dispendioso que solo la impresión y el proceso documental).

Adicionalmente, es de considerar que los contratos ha aumentado durante los últimos

años, pues por ejemplo, en el 2018 se realizaron 2.164, en el 2019 se realizaron 2.629, en
el 2020 se generaron 2.519 y a la fecha 2021 se tienen un total de 2.452 contratos que si
los multiplicamos, en promedio, por ocho o nueve meses nos daría más o menos 20.000
egresos por año.

Para conocimiento a continuación se describe paso a paso el Proceso Documental que se

debe realizar a cada uno de los documentos (Comprobantes de Egreso), así:

1. Acopio de la documentación según lo establezca las Tablas de Retención

Documental
2. Clasificación Documental:
a. Conformación de cada expediente y/o proceso que este contemplado
dentro de las TRD, respetando el principio de procedencia.
b. Identificación de documentos no pertenecientes a la oficina.
c. Reintegración de documentos encontrados en otras series.
3. Ordenación Documental.
a. Ubicación de los expedientes por orden cronológico.
b. Ordenación interna de cada expediente siguiendo el principio de orden
natural.
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c. Depuración de duplicados y formatos sin diligenciar (si aplica, para esto se

debe revisar cada documento)
d. Revisión general del estado de conservación de los documentos.
e. Retiro de ganchos y material abrasivo.
f. Foliación de expedientes.
4. Disposición de los expedientes en nuevas unidades de conservación.
5. Descripción Documental.
a. Diligenciamiento del Inventario Documental
b. Diligenciamiento de la Hoja de Control de cada expediente.
c. Rotulación de carpetas y cajas.
6. Ubicación final de la documentación organizada dentro del cuarto de archivo, para
posterior traslado al Archivo Central.

Finalmente, me permito recordar que a la fecha y según las Tablas de Retención

Documental de la Gobernación de Santander la oficina encargada del Proceso
documental, del resguardo y traslado de los documentos referentes a los Comprobantes
de Egreso es la Dirección Técnica de contabilidad.

Atentamente:

SANDRA LUCIA HERNANDEZ RODRIGUEZ

Directora Técnica Contabilidad del Departamento de Santander

Proyectó: JOSE MANUEL CÁCERES ARENAS - Historiador y Archivista - Dirección Técnica de Contabilidad.
Revisó: MARTHA YANETH RODRÍGUEZ OTERO – Profesional Universitaria – Dirección Técnica de Contabilidad.